II SAB/Wa 582/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Joanna Kruszewska-Grońska, Sędzia WSA Joanna Kube, Asesor WSA Mateusz Rogala (spr.), po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 14 listopada 2025 r. sprawy ze skargi A. K. na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpatrzenia skargi z dnia [...] stycznia 2024 r. na nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych 1. zobowiązuje Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych do rozpatrzenia skargi A. K. z dnia [...] stycznia 2024 r. w terminie miesiąca od daty doręczenia prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy; 2. stwierdza, że bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. przyznaje skarżącej A. K. od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych sumę pieniężną w wysokości 1000 (słownie: tysiąc) złotych; 4. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącej A. K. kwotę 597 (słownie: pięćset dziewięćdziesiąt siedem) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania. W piśmie z dnia 20 maja 2025 r. A.K. wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w postępowaniu wszczętym skierowaną do organu skargą na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych przez [...] S.A. Skarżąca wniosła o zobowiązanie organu do niezwłocznego wydania decyzji w sprawie; stwierdzenie, że organ dopuścił się bezczynności; zasądzenie od organu na rzecz skarżącej sumy pieniężnej w kwocie 5.000 zł; rozpoznanie sprawy w trybie uproszczonym i zasądzenie kosztów postępowania. W uzasadnieniu skargi skarżąca podniosła, że w dniu [...] stycznia 2024 r. wniosła do organu skargę w trybie art. 77 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, powoływanego dalej jako rozporządzenie nr 2016/679) dotyczącą przetwarzania przez [...] S.A. danych osobowych skarżącej bez podstawy prawnej. Do skargi dołączono dokumenty na poparcie przedstawionych w niej twierdzeń i zarzutów. Pismem z dnia 30 stycznia 2024 r. organ poinformował skarżącą, że wszczął postępowanie w sprawie oraz że zwrócił się do [...] o złożenie wyjaśnień. Następnie, pismem z dnia 26 lutego 2024 r. organ wezwał skarżącą do przedłożenia dodatkowych dokumentów - kopii prawomocnych postanowień wydanych w postępowaniu upadłościowym. Skarżąca niezwłocznie przesłała wymagane dokumenty wraz z pismem z dnia 7 marca 2024 r. Po kolejnych dwóch miesiącach, pismem z dnia 20 maja 2024 r., organ ponownie wezwał skarżącą do złożenia dokumentów, o których mowa powyżej, tym razem wskazując, że mają być opatrzone klauzulą wykonalności. Skarżąca przesłała organowi odpisy postanowień zaopatrzone w klauzule wykonalności w dniu 2 lipca 2024 r. Od tego czasu, tj. od ponad 10 miesięcy, organ nie podjął żadnej czynności w sprawie. Wbrew art. 78 ust. 2 rozporządzenie nr 2016/679, nie poinformował także skarżącej w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi. W dniu 31 marca 2025 r. skarżąca skierowała do organu pisemny wniosek o przyspieszenie rozpoznania sprawy. Wniosek ten nie tylko nie przyniósł żadnych efektów, ale pozostał bez odpowiedzi. Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie skarżącej nie może budzić wątpliwości, że doszło do naruszenia przez organ art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej odrzucenie, a z ostrożności procesowej o jej oddalenie. Prezes UODO stwierdził, że w jego ocenie pismo skarżącej z dnia 31 marca 2025 r. zatytułowane jako "wniosek o przyspieszenie rozpatrzenia sprawy" nie spełnia wymogów ponaglenia w rozumieniu art. 37 k.p.a. Na powyższe wskazuje tytuł tego pisma oraz to, że jako jego podstawę prawną wskazano art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679. W konsekwencji, zdaniem organu skarżąca przed wniesieniem do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargi na bezczynność, nie wyczerpała przysługujących jej środków zaskarżenie, co czyni skargę niedopuszczalną. Niezależnie od powyższego, organ po przedstawieniu przebiegu postępowania w sprawie stwierdził, że nie można przypisać mu bezczynności. Organ wskazał, że od momentu złożenia przez skarżącą skargi na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych, podejmował czynności mające na celu wyjaśnienie okoliczności faktycznych sprawy. W żadnym razie nie uchyla się od wydania rozstrzygnięcia w sprawie. Przeciwnie, w ramach swoich możliwości, przedsięwziął wszelkie przewidziane prawem czynności służące wnikliwemu i rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy i zebraniu materiału dowodowego potrzebnego do rozstrzygnięcia jej decyzją administracyjną. Czynności te podejmował zaś szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia zgodnie z zasadą, o której mowa w art. 12 ust. 1 k.p.a. Organ powołał się na treść art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679, zgodnie z którym organ nadzorczy zobligowany jest do poinformowania osoby, której dane dotyczą w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrzenia skargi. Zdaniem organu, przepis ten – nieokreślający granicznego terminu rozpatrzenia skargi przez organ nadzorczy – stanowi uregulowanie szczególne wobec przepisów k.p.a. dotyczących terminów załatwiania spraw administracyjnych. Organ wyjaśnił, że podjął czynności w sprawie z zachowaniem terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679, gdyż skarżąca została poinformowana o podjęciu czynności w sprawie przed upływem trzech miesięcy od daty wniesienia skargi. Organ wezwał wówczas podmiot wskazany w treści skargi do złożenia wyjaśnień. Wyjaśnienia przedkładane przez [...] w toku postępowania nie były wystarczające do wydania decyzji administracyjnej, wobec czego organ zwracał się do skarżonych podmiotów o ich uzupełnienie. Skarżąca za każdym razem była informowana o podejmowanych w sprawie czynnościach, które nie miały charakteru działań pozornych, a zmierzały bezpośrednio do ustalenia stanu faktycznego sprawy i jej załatwienia. Organ podkreślił, że w prowadzonym postępowaniu zobowiązany jest do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy, co wymaga zebrania materiału dowodowego, przede wszystkim w postaci wyjaśnień od skarżonych podmiotów. W rozpatrywanej sprawie wyjaśnienia stron są sprzeczne w zakresie sposobu pozyskania danych osobowych skarżącej. Powyższe kwestia ma zaś kluczowe znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. Organ zwrócił się zatem do obu podmiotów o złożenie dodatkowych wyjaśnień. Wobec tego organ stwierdził, że nie może z góry określić daty zakończenia postępowania, bowiem jego przebieg uzależniony jest od pozyskiwanych w trakcie tego postępowania informacji, które mogą powodować ewentualną konieczność podjęcia dalszych czynności oraz określać ich charakter. Organ wyjaśnił, że decyzja w tej sprawie zostanie wydana niezwłocznie po zebraniu wyczerpującego materiału dowodowego oraz po upływie terminu wyznaczonego stronom na realizację przysługujących im praw. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Odnosząc się w pierwszej kolejności do wniosku organu o odrzucenie skargi, Sąd stwierdza, że skarga w niniejszej sprawie jest dopuszczalna, bowiem skarżąca wyczerpała przysługujące jej środki zaskarżenia. W myśl art. 53 § 2b ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r., poz. 935 ze zm., powoływanej dalej jako p.p.s.a.), skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania można wnieść w każdym czasie po wniesieniu ponaglenia do właściwego organu. Warunkiem skutecznego wniesienia do sądu administracyjnego skargi na bezczynność jest zatem złożenie, przed wniesieniem skargi, ponaglenia w trybie przewidzianym w art. 37 k.p.a. Zgodnie z art. 37 § 1 k.p.a. stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia jeżeli: 1) nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub w przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 (bezczynność), 2) postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość). Ponaglenie wnosi się do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie lub do organu prowadzącego postępowanie, jeżeli nie ma organu wyższego stopnia (art. 37 § 3 pkt 1 i 2 k.p.a.). Zdaniem Sądu, skarżąca w niniejszej sprawie dopełnił wymogów formalnych do złożenia skargi na bezczynność, wnosząc do organu ponaglenie zgodnie z art. 37 § 1 k.p.a. Otóż, w skierowanym do organu piśmie z dnia 31 marca 2025 r. (k. 182 akt administracyjnych) skarżąca zwróciła się do organu z wnioskiem o "przyspieszenie rozpoznania sprawy", wskazując, że organ przekroczył terminy do jej zakończenia. Nie budzi zatem wątpliwości Sądu, że intencją skarżącej było ponaglenie organu do jak najszybszego zakończenia sprawy poprzez wydanie decyzji administracyjnej. Wprawdzie skarżąca nie zatytułowała swojego pisma jako ponaglenie i nie powołała się na art. 37 § 1 k.p.a., jednak tylko z tych okoliczności nie można wywodzić – jak czyni to organ – że istotą pisma z dnia 31 marca 2025 r. nie było ponaglenie organu do wydania decyzji w sprawie. Z tych przyczyn Sąd nie uwzględnił wniosku organu o odrzucenie skargi. Przechodząc do merytorycznej oceny zasadności skargi i odnosząc się do stanowiska organu, że trzymiesięczny termin z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679, jest przepisem szczególnym względem uregulowań Kodeksu postepowania administracyjnego, a tym samym organ nie jest związany terminami załatwienia sprawy określonymi w k.p.a., a jedynie ma obowiązek informować stronę o podejmowanych czynnościach w jej sprawie w odstępach czasu nie przekraczających trzech miesięcy, należy wyjaśnić, że Sąd w składzie rozpoznającym niniejszą sprawę stanowiska tego nie podziela. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 7 lipca 2023 r. sygn. akt III OSK 5190/21 oraz III OSK 4754/21, z dnia 9 listopada 2023 r. sygn. akt III OSK 1959/22 oraz z dnia 20 listopada 2024 r. sygn. akt III OSK 74/23), trzymiesięczny termin z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 nie odnosi się tylko do obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77 rozporządzenia, ale w pierwszej kolejności odnosi się do rozpatrzenia skargi, co wynika z treści przepisu ("jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował ..."). Rozpatrzenie skargi w rozumieniu art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 w zw. z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.), oznacza wydanie decyzji administracyjnej. Nie jest więc uprawnione twierdzenie organu, że art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 nie wyznacza terminu na załatwienie sprawy administracyjnej. Skoro upływ trzymiesięcznego terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 2, uprawnia do wniesienia skargi na bezczynność (por. P. Fajgielski [w:] Komentarz do ustawy o ochronie danych osobowych [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, wyd. II, Warszawa 2022, art. 62, uw. 4) – a bezczynność wiąże się z niezałatwieniem sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. (zob. art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a.) – to termin z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 musi być traktowany jako termin szczególny, w rozumieniu art. 35 § 4 k.p.a. W ocenie Sądu, art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 należy zatem odczytywać w ten sposób, że obowiązek organu nadzoru poinformowania osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi, staje się aktualny, jeśli skarga nie została rozpatrzona w tym terminie (czyli nie została wydana decyzja administracyjna) i zachodzi potrzeba jego wydłużenia, w trybie art. 36 k.p.a., co koresponduje z art. 62 ustawy o ochronie danych osobowych, nakazującym dodatkowo w takiej sytuacji poinformowanie stron o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku, o którym mowa w art. 36 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, Prezes Urzędu, zawiadamiając strony o niezałatwieniu sprawy w terminie, jest obowiązany również poinformować o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach. Sąd administracyjny, ustalając, czy organ pozostaje w bezczynności w niniejszej sprawie, badał zatem, czy doszło do uchybienia trzymiesięcznego terminu określonego w art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679. Co istotne, dla stwierdzenia bezczynności nie ma znaczenia fakt, z jakich powodów dany akt administracyjny nie został podjęty, a w szczególności, czy zostało to spowodowane zawinioną lub też niezawinioną opieszałością organu w jego podjęciu, ani stopień przekroczenia terminu załatwienia sprawy. Okoliczności, jakie spowodowały zwłokę oraz działania organu w toku rozpoznawania sprawy (jak też zaniechania) oraz stopień przekroczenia terminów, będą natomiast istotne przy ocenie Sądu, czy stwierdzona bezczynność miała charakter kwalifikowany, tj. czy miała ona miejsce z rażącym naruszeniem prawa, w rozumieniu art. 149 § 1a p.p.s.a. W rozpoznawanej sprawie, jak wynika z akt sprawy, przy piśmie przewodnim z dnia [...] stycznia 2024 r., które wpłynęło do organu w dniu 22 stycznia 2024 r. A.K. złożyła do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych skargę na nieprawidłowości w przetwarzaniu jej danych osobowych. Określony w art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679, termin do załatwienia sprawy upłynął zatem w dniu 22 kwietnia 2024 r. Tymczasem organ do dnia wydania wyroku w niniejszej sprawie nie wydał decyzji kończącej postępowanie administracyjne, co oznacza, że uchybił terminowi do zakończenia sprawy ponad 1,5 roku. Organ nie wykonał także obowiązków wynikających z art. 36 § 1 k.p.a., bowiem na żadnym etapie postępowania nie powiadomił strony o niedochowaniu terminu, nie podał przyczyn zwłoki i nie wskazał nowego terminu załatwienia sprawy. Nie budzi zatem wątpliwości Sądu, że organ pozostaje bezczynny w tej sprawie. W związku z powyższym Sąd w pkt 1 sentencji zobowiązał organ do rozpatrzenia skargi skarżącej z dnia 12 stycznia 2024 r. Zgodnie z art. 149 § 1a p.p.s.a., uwzględniając skargę na bezczynność, sąd stwierdza jednocześnie, czy bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych, o rażącym naruszeniu prawa można mówić, gdy zwłoka w załatwieniu sprawy jest znaczna i jest efektem działań (zaniechań) organów, które można zinterpretować jako unikanie podejmowania rozstrzygnięcia, bądź lekceważenie praw stron domagających się czynności organu, które to czynności organ prowadzi w sposób nieefektywny, poprzez wykonywanie czynności w dużym odstępie czasu bądź wykonywanie czynności pozornych, powodujących, że formalnie organ nie jest bezczynny (por. wyrok NSA z dnia 23 października 2013 r., sygn. akt I OSK 1181/13). W ocenie Sądu, taka sytuacja wystąpiła w rozpoznawanej sprawie. Jak wynika z akt administracyjnych, organ po wpłynięciu skargi w dniu 22 stycznia 2024 r., niezwłocznie, tj. w dniu 30 stycznia 2024 r. zwrócił się do podmiotu skarżonego o udzielenie wyjaśnień, które wpłynęły do organu w dniu 15 lutego 2024 r. Kolejne czynności w sprawie organ podjął w dniu 26 lutego 2024 r, zwracając się do stron o udzielenie wyjaśnień oraz do skarżącej o nadesłanie dodatkowych dokumentów. Wyjaśnienia stron postępowania wpłynęły do organu w dniu 7 marca 2024 r. i 13 marca 2024 r., zaś skarżąca nadesłała ostatecznie żądane przez organ dokumenty w dniu 8 lipca 2024 r. Jednak od tego dnia organ nie podejmował jakichkolwiek czynności w sprawie, aż do złożenia przez skarżącą do Sądu skargi na bezczynność (tj. do czerwca 2025 r.), co oznacza niczym nieusprawiedliwioną przerwę w podejmowaniu czynności procesowych przez 11 miesięcy. Do podjęcia czynności w postępowaniu nie zmotywowało organu również złożone przez skarżącą w dniu 31 marca 2025 r. ponaglenie, które pozostało bez jakiejkolwiek odpowiedzi. Dopiero po wniesieniu skargi na bezczynność, organ dokonał ponownej analizy akt postępowania i wezwał strony do złożenia niezbędnych wyjaśnień. Wymaga jednak podkreślenia, że organ uczynił to po upływie ponad roku od uzyskania od stron poprzednio składanych wyjaśnień. W tym okresie organ nie dokonał żadnej analizy zgromadzonego materiału dowodowego, która pozwoliłaby mu stwierdzić, że konieczne będzie jego uzupełnienie. Z akt administracyjnych nie wynika, by istniało jakiegokolwiek racjonalne uzasadnienie tak istotnej zwłoki w rozpatrzeniu sprawy. Przedstawiona wyżej sekwencja czynności podejmowanych w sprawie w najmniejszym stopniu nie potwierdza twierdzenia organu, że podejmował czynności szybko, dążąc do załatwienia sprawy zgodnie z wyrażoną w art. 12 § 1 k.p.a. zasadą szybkości postępowania. Sąd ocenił, że brak jakiejkolwiek aktywności organu w tak długim, niespełna rocznym okresie pomiędzy poszczególnymi czynnościami procesowymi świadczy o zlekceważeniu przez organ prawa strony do rozpatrzenia jej sprawy bez zbędnej zwłoki, a także o tym, że długość trwania postępowania nie była skutkiem (jak twierdzi organ) konieczności wnikliwego zebrania materiału dowodowego. Z tej przyczyny, zdaniem Sądu, bezczynności organu w tej sprawie można przypisać rażący charakter w wyżej przedstawionym rozumieniu. Biorąc powyższe pod uwagę, Sąd uznał w pkt 2 sentencji wyroku, że bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Zdaniem Sądu, w niniejszej sprawie wystąpiły okoliczności przemawiające za przyznaniem na rzecz skarżącej w pkt 3 sentencji wyroku sumy pieniężnej w wysokości 1000 zł, co ma stanowić swego rodzaju rekompensatę za uciążliwości dla skarżącej związane z długotrwałym prowadzeniem przez organ postępowania, wielokrotnie przekraczającym prawem przewidziane terminy, a po drugie ma służyć zdyscyplinowaniu organu do jak najszybszego załatwienia sprawy. Wysokość przyznanej sumy pieniężnej jest niższa niż wnioskowana przez skarżącą, jednak zdaniem Sądu, jest ona adekwatna z punktu widzenia realizacji celów tej instytucji z uwzględnieniem charakteru postępowania administracyjnego dotyczącego nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych. Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie na podstawie art. 149 § 1 pkt 1 i 3 oraz § 1a p.p.s.a. orzekł jak w punkcie 1 i 2 sentencji. Rozstrzygnięcie zawarte w punkcie 3 sentencji Sąd wydał na podstawie art. 149 § 2 p.p.s.a. O kosztach w punkcie 4 sentencji orzeczono na podstawie art. 205 § 2 w zw. z art. 200 p.p.s.a. w zw. z § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c) rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (Dz. U. z 2023 r., poz. 1935). Do kosztów tych Sąd zaliczył uiszczony przez skarżącą wpis od skargi w wysokości 100 zł, wynagrodzenie radcy prawnego reprezentującego skarżącą (480 zł) i opłatę skarbową od dokumentu pełnomocnictwa (17 zł). Rozpoznanie sprawy w trybie uproszczonym nastąpiło na podstawie art. 119 pkt 4 w związku z art. 120 p.p.s.a.