IV SA/Wa 1267/09

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Wanda Zielińska-Baran (spr.), Sędziowie Sędzia WSA Agnieszka Łąpieś-Rosińska, Sędzia WSA Michał Sowiński, Protokolant Agnieszka Olszewska, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 23 listopada 2009 r. sprawy ze skargi S. C. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w W. z dnia [...] czerwca 2009 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania uwierzytelnionej kopii notatki służbowej - oddala skargę - Postanowieniem z dnia [...] czerwca 2009 r. nr [...] Samorządowe Kolegium Odwoławcze w W., po rozpatrzeniu wniosku S. C., utrzymało w mocy własne postanowienie z dnia [...] lipca 2007 r. nr [...] o odmowie wydania uwierzytelnionej kopii notatki służbowej. W uzasadnieniu podano, że S. C. w piśmie z dnia 30 marca 2007 r. uzupełnionym pismem z dnia 22 kwietnia 2007r. wniósł o wydanie uwierzytelnionej kopii notatki służbowej, podając, iż jest mu niezbędna do opracowania koncepcji obrony swoich interesów, jako strony postępowania, a także potrzebna do rozważenia, czy treść tej notatki uzasadnia ewentualność wszczęcia postępowania zmierzającego do ochrony praw i dóbr osobistych oraz wykorzystania jej w takim postępowaniu. Postanowieniem z dnia [...] lipca 2007 r. Kolegium odmówiło skarżącemu wydania żądanej notatki, sporządzonej odręcznie w dniu [...] marca 2007 roku ze spotkania Państwa G. z Prezesem SKO, uznając że notatka ta nie jest dokumentem odwoławczym. Nie dokumentuje bowiem żadnych czynności związanych z tym postępowaniem, a dotyczy jedynie kwestii przyspieszenia postępowania. Powołanie się przez stronę na ewentualną możliwość wykorzystania notatki w postępowaniu cywilnym przeciwko Państwu G. nie jest, zdaniem organu, przesłanką interesu, jakim mogłaby się wylegitymować osoba żądająca wydania uwierzytelnionej kopii tej notatki, gdyż w świetle zaistniałych okoliczności w niniejszej sprawie jest to żądanie stworzenia przez organ dowodu w formie urzędowego dokumentu, który dla wnioskodawcy stanowiłby podstawę do wytoczenia powództwa. Organ odwoławczy wskazał, że S. C. we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy podniósł, iż " wszelkie dokumenty, jakie zostały wytworzone w związku z toczącym się postępowaniem a jakie mają wpływ na bieg sprawy lub jej merytoryczne rozstrzygnięcie, mają związek z interesem strony, a ich posiadanie jest interesem w tym względzie szczególnym, wiążącym się z możliwością ich wykorzystywania w takim celu, jaki związek z toczącym się postępowaniem, może w przekonaniu strony uzasadniać ". Dlatego, zdaniem skarżącego, organ nie może uchylać się od wydania uwierzytelnionej kopii dokumentu znajdującego się w aktach sprawy, jeżeli nie stoją temu na przeszkodzie jakieś szczególne względy. Kolegium podniosło, że zgodnie z art. 73 kpa w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów ( § 1). Strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony ( § 2). Powołany przepis zobowiązuje organ do sporządzenia uwierzytelnionych odpisów tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione ważnym interesem strony, przy czy na stronie ciąży obowiązek udowodnienia swojego interesu prawnego. Organ powołując się na orzecznictwo, stwierdził, że rozpatrując żądanie strony, organ dokonuje własnej oceny, czy w danej sprawie ze względu na okoliczności prowadzonego postępowania lub ze względu na potrzeby strony w innej sprawie zaistniał ważny interes prawny. Obowiązek sporządzenia uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych i przesłania ich stronie obciąża organ tylko wtedy, gdy strona nie ma możliwości sporządzenia odpisów tych dokumentów i uzyskania ich uwierzytelnienia w trybie art. 73 § 1 w zw. z art. 73 § 2 kpa. Kolegium stwierdziło, że strona mogła sama sporządzić odpis niezbędnej jej części akt administracyjnych, za pomocą technicznych środków kopiujących. Następnie dochodzić ich uwierzytelnienia przez organ. Zaniechanie tych prawnie możliwych czynności i uzasadnienie obowiązku sporządzenia przez organ uwierzytelnionych odpisów potrzebą opracowania przez skarżącego koncepcji obrony swoich interesów, a także potrzebą rozważenia czy treść notatki służbowej uzasadniałaby wszczęcie stosownego postępowania cywilnego nie wyczerpuje przesłanek z art. 73 § 2 kpa, bowiem ważny interes strony mógł być zaspokojony bez potrzeby stosowania postępowania wynikającego z cytowanego powyżej przepisu. Skargę na powyższe postanowienie wniósł S. C., podnosząc zarzut naruszenia art. 73 § 2 kpa poprzez jego błędną wykładnię oraz naruszenie art. 8 i 9 kpa. Zdaniem skarżącego organ obowiązany był sporządzić i wydać mu uwierzytelnioną kopię notatki służbowej. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Zgodnie z art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. (Dz. U. Nr 153, poz, 1270 z późn. zm.) - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (p.p.s.a.) sprawuje kontrolę działalności administracji publicznej i stosownie do przepisu art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269 z późn. zm.) kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Jednocześnie w oparciu o art. 134 § 1 p.p.s.a. Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami oraz powołaną podstawą prawną. W ramach tej kognicji Sąd bada, czy przy wydaniu zaskarżonego aktu administracyjnego nie naruszono przepisów prawa materialnego i przepisów postępowania. Na wstępie należy stwierdzić, że art. 73 kpa określa zasady udostępniania akt sprawy stronie. W § 1 tego przepisu stwierdza się, że "W każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów". Jak zatem trafnie zauważył organ przepis ten nakłada na organ administracji określony obowiązek, tj. obowiązek stworzenia stronie warunków umożliwiających przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Z kolei w § 2 postanawia się, że "strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony". Wynikają z tego unormowania dwa wnioski. Po pierwsze, wskazane w nim uprawnienia strony przysługują jej o tyle, o ile jest to uzasadnione jej ważnym interesem. Po drugie zaś, z przepisu tego nie wynika obowiązek sporządzania przez organ administracyjny kserokopii akt administracyjnych lub ich odpisu i doręczenia ich stronie. Zatem więc uzasadnianie istnienia ważnego interesu strony tylko koniecznością posiadania uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów tej z akt administracyjnych, czy to dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie, czy to w celu ich wykorzystania ich w innych postępowaniach prawnych jest niewystarczające. Żądając wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów należy jeszcze wykazać, że nie ma się samemu możliwości sporządzenia pożądanych odpisów z akt sprawy. Istnienia tej drugiej przesłanki skarżący nie wykazał, żądając sporządzenia i wydania uwierzytelnionej kopii notatki służbowej sporządzonej na okoliczność przeprowadzonej przez Prezesa Samorządowego Kolegium Odwoławczego w W. rozmowy z Państwem A. i S. G. dotyczącej zakończenia sprawy zawisłej przed tym organem, Mając powyższe na względzie - Wojewódzki Sąd Administracyjny uznał, że zaskarżone postanowienie nie narusza prawa - a przeto na podstawie art. 151 p.p.s.a. orzekł - jak w sentencji.