IV SA/Wa 208/19

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący sędzia WSA Kaja Angerman (spr.), Sędziowie asesor WSA Paweł Dańczak, sędzia WSA Leszek Kobylski, Protokolant ref. Luiza Cycling, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 11 kwietnia 2019 r. sprawy ze skargi M. P. na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w [...] z dnia [...] listopada 2018 r. nr [...] w przedmiocie nałożenia kary pieniężnej 1. uchyla zaskarżoną decyzję oraz utrzymaną nią w mocy decyzję Prezydenta [...] z dnia [...] czerwca 2018 nr [...]; 2. zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego w [...] na rzecz M. P. kwotę 1073 (tysiąc siedemdziesiąt trzy) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego. Przedmiotem kontroli sądowoadministracyjnej, na skutek skargi M.P. (dalej również "skarżący") była decyzja Samorządowe Kolegium Odwoławcze w W. (dalej również "organ" bądź "Kolegium") z [...] listopada 2018 r. nr [...] utrzymująca w mocy: 1. postanowienie Prezydenta [...] (dalej również "Prezydent") z [...] maja 2018 r. nr [...] w przedmiocie odmowy uwzględnienia zgłoszonych przez skarżącego wniosków dowodowych, 2. decyzję Prezydenta z [...] czerwca 2018 r. nr [...], nakładającą na skarżącego, prowadzącego działalność gospodarczą pod nazwą M., karę pieniężną w wysokości 3.900 zł za przekazanie po terminie sprawozdania za I półrocze 2017 r., o którym mowa w art. 9n ust. 1 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2018 r., poz. 1454, dalej również "ustawa"). W uzasadnieniu zaskarżonej decyzji organ wskazał, że ww. sprawozdanie zostało złożone osobiście [...] września 2017 r. w Kancelarii W. przy [...] w [...] Okoliczność ta – w ocenie organu – wynika z prezentaty umieszczonej na ww. dokumencie oraz naklejki z kodem paskowym i napisem: "[...]", jak również "Adnotacji urzędowej" z [...] września 2017 r. sporządzonej przez głównego specjalistę M.G. Ponadto organ wskazał, że M.D., która dokonywała rejestracji sprawozdania, w notatce urzędowej z [...] grudnia 2017 r. oświadczyła, że nie pamięta w jaki sposób zostało złożone sprawozdanie, ale oznaczenie pisma symbolem "[...]", pozwala przyjąć, że pismo zostało złożone osobiście. Dodatkowo organ wskazał, za treścią pism Zastępcy Dyrektora Biura Organizacji Urzędu W. z [...] października 2017 r., [...] grudnia 2017 r. i [...] lutego 2018 r., że oznaczenie ww. sprawozdania numerem kancelaryjnym "[...]" potwierdza fakt jego złożenia osobiście. Ponadto organ przytoczył treść ww. pism w części w jakiej opisują zasady rejestrowania przesyłek wpływających do kancelarii ogólnej Urzędu W. w zależności od sposobu ich doręczania (złożone osobiście, list polecony, list zwykły, e-mail, ePUAP) w oddzielnych rejestrach kancelaryjnych, w tym zasady nadawania numerów kancelaryjnych w systemie [...]. Organ podniósł, że skarżący wyjaśniał w pismach z [...] października 2017 r., [...] listopada 2017 r. oraz odwołaniu od decyzji z [...] czerwca 2018 r., że nadał ww. sprawozdanie w placówce pocztowej w S. listem zwykłym, a fakt dochowania terminu ma potwierdzać stempel pocztowy jakim została opatrzona koperta. Przy czym zdaniem organu, skarżący składał sprzeczne oświadczenia w zakresie daty złożenia sprawozdania w placówce pocztowej (tj. wskazywał na 31 lipca 2017 r. i 8 sierpnia 2017 r.) i nie było możliwe uwzględnienie ich treści przy ustalaniu daty i sposobu złożenia sprawozdania. Kolegium wskazało również, że skarżący - w odpowiedzi na wezwanie z 1 października 2018 r. o wykazanie, że sprawozdanie nadał w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, zgodnie z wymaganiem określonym w art. 9ta pkt 1 ustawy, najpóźniej 31 lipca 2017 r. - poinformował, że koperta, w której zostało nadane sprawozdanie została wyrzucona. Jednocześnie organ miał na względzie, że skarżący w toku postępowania składał wnioski o przeprowadzenie dowodów, które Prezydent postanowieniem z [...] maja 2018 r oddalił. Prezydent uznał bowiem, że dowody w postaci (-) przesłuchania w charakterze świadka K.K. na okoliczność treści rozmów przeprowadzonych ze skarżącym 15 listopada 2017 r. w godzinach 11:00-11:30, (-) koperty ze stemplem pocztowym na okoliczność daty nadania na Poczcie Polskiej przesyłki zawierającej sprawozdanie, (-) zwrócenia się do Kierownika Wydziału Kancelaryjnego Urzędu W. o udzielenie informacji o miejscu wykonywania pracy przez M.D. [...] września 2017 r., dotyczą faktów znanych organowi z urzędu. Zaś dowody w postaci: (-) płyty (wraz z programem do odtworzenia) z nagraniem monitoringu z miejsca pracy K.K. oraz korytarza w Urzędzie i z wejścia do budynku przy [...], (-) przesłuchania w charakterze świadka M.D., (-) przesłuchania w charakterze świadka M.P. - nie mają znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy. Zdaniem Kolegium stanowisko Prezydenta w tej kwestii było trafne. Kolegium nie uwzględniło również wniosków dowodowych złożonych przez skarżącego wraz z odwołaniem, a mianowicie w postaci: (-) oświadczenia strony z [...] czerwca 2018 r. na okoliczność emocji towarzyszących sporządzeniu pisemnych wyjaśnień z [...] października 2017 r., zamiaru strony i celu złożenia wyjaśnień tej treści, równoległego nadania dwóch przesyłek zawierających sprawozdania - strony oraz jego żony prowadzącej działalność gospodarczą w tej samej branży, (-) przesłuchanie w charakterze świadka M.D. na okoliczność faktycznego miejsca wykonywania pracy [...] września 2017 r. i stanowiska pracy oraz sposobu doręczenia sprawozdania i odnotowania tego faktu w systemie [...], ze szczególnym uwzględnieniem sposobu nadania numeru kancelaryjnego i oznaczenia wpływu przesyłki, (-) przesłuchanie w charakterze świadka K.K. na okoliczność treści rozmowy z M.P. przeprowadzonej [...] listopada 2017 r., o której mowa w adnotacji urzędowej K.K. z tego samego dnia zawartej w aktach sprawy, (-) dokumentów znajdujących się w aktach postępowania dotyczących M.P., a mianowicie sprawozdania zerowego podmiotu odbierającego odpady komunalne na okoliczność daty sporządzenia sprawozdania, jego doręczenia do Urzędu oraz miejsca odbioru, sposobu oznaczenia wpływu, wydruku z systemu [...] dotyczącego pisma o numerze kancelaryjnym [...] na okoliczność miejsca doręczenia sprawozdania, daty doręczenia, przyporządkowania do rejestru, sposobu oznaczenia doręczenia. W ocenie Kolegium: – K.K. nie posiada wiedzy na temat sposobu złożenia przedmiotowego sprawozdania i nie mogła być świadkiem rzekomego nadania przesyłki w urzędzie pocztowym, nie ona również potwierdzała wpłynięcie sprawozdania do Kancelarii Urzędu; do wyjaśnienia kwestii dotyczących sposobu złożenia rzeczonego sprawozdania nie może również, z tych samych przyczyn, nie może służyć nagranie z monitoringu z miejsca pracy K.K. oraz z korytarza w Urzędzie i z wejścia do budynku przy [...], – ustalone zostało w sposób nie budzący wątpliwości, iż w posiadaniu organu pierwszej instancji nie znajduje się koperta ze stemplem pocztowym na okoliczność daty nadania na Poczcie Polskiej przesyłki zawierającej sprawozdanie i brak dowodu, że koperta taka kiedykolwiek znajdowała się w posiadaniu organu, – znane jest miejsce pracy M.D., która potwierdziła wpływ sprawozdania do Kancelarii Urzędu [...] września 2017 r., składając stosowne oświadczenie, – znane są oświadczenia M.P. składane w toku postępowania, w tym również na temat okoliczności towarzyszących złożeniu oświadczenia [...] października 2017 r., które zawiera zaledwie trzy zdania, zostało złożone dwa dni po otrzymaniu wezwania do złożenia wyjaśnień i wątpliwe "by emocje, jeśli nawet takowe wystąpiły tuż po otrzymaniu wezwania, utrzymywały się przez dwa dni, i to w sposób uniemożliwiający spokojne złożenie krótkiego przecież oświadczenia, zgodnego ze stanem faktycznym"; za niewiarygodnie Kolegium uznało twierdzenie, jakoby w takich okolicznościach możliwe było pomylenie "[...] lipca" z "[...] sierpnia" i brak potrzeby dalszego rozwijania tego wątku, – złożeniem analogicznego sprawozdania przez M.P. pozostawało bez znaczenia dla rozstrzygnięcia niniejszej sprawy. W konsekwencji Kolegium uznało, że poza twierdzeniem skarżącego brak jakichkolwiek dowodów na to, że sprawozdanie zostało nadane w urzędzie pocztowym [...] lipca 2017 r. Nie budził natomiast wątpliwości organu fakt, że sprawozdanie wpłynęło do siedziby organu pierwszej instancji [...] września 2017 r. i że zostało zarejestrowane jako pismo złożone osobiście. Kolegium dodało, że co prawda w systemie [...] znajduje się również adnotacja o wpływie pisma pocztą, ale przekonujące są wyjaśnienia pracowników Urzędu, z których wynika, że, wobec ilości pism przysyłanych drogą pocztową, ów system jest "ustawiony" właśnie na takie przesyłki, przez co, wobec braku odpowiedniego działania pracownika Kancelarii przyjmującego pismo, pismo składane osobiście może zostać oznaczone jako przysłane drogą pocztową. Odwołujący nie przedstawił przy tym kontrdowodu, mogącego skutecznie podważyć datę prezentaty na sprawozdaniu. Kolegium zaakcentowało, iż doświadczenie życiowe wskazuje, że nawet przesyłki zwykłe dostarczane są przez operatora pocztowego w ciągu trzech, czterech dni od chwili ich nadania. Gdyby zatem przedmiotowe sprawozdanie faktycznie, jak twierdzi odwołujący, zostało nadane [...] lipca 2017 r. (poniedziałek), to wpłynęłoby do siedziby organu pierwszej instancji do końca tygodnia (piątek [...] sierpnia 2017 r.), najpóźniej - tydzień po wysłaniu, a nie dopiero [...] września 2017 r., a więc 39 dni od daty nadania. Tym samym Samorządowe Kolegium Odwoławcze w W. stwierdziło, że nie było podstaw do uchylenia lub zmiany postanowienia Prezydenta z [...] maja 2018 r. w przedmiocie odmowy uwzględnienia wniosków dowodowych, jak również decyzji Prezydenta z [...] czerwca 2018 r. w przedmiocie wymierzenia skarżącemu kary pieniężnej za opóźnienie w złożeniu w wysokości ustalonej zgodnie z art. 9x ust. 1 pkt 5 ustawy. M.P. wywiódł skargę na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w W. z [...] listopada 2018 r. zaskarżył ją w całości. Zaskarżonej decyzji skarżący zarzucił naruszenie: 1. art. 7 w zw. z art. 77 w zw. z art. 107 § 3 k.p.a. poprzez niepodjęcie wszelkich czynności niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, a w szczególności poprzez zaniechanie przesłuchania M.P. na okoliczności dotyczące sposobu przekazania sprawozdania do organu oraz treści rozmowy skarżącego z K.K., a tym samym poprzez niezebranie i nierozpatrzenie w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego, czyli pominięcie przeprowadzenia dodatkowego postępowania dowodowego w zakresie wskazanym w odwołaniu, co mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy, 2. art. 78 § 1 k.p.a. poprzez nieprzeprowadzenie dowodów zgłoszonych przez stronę w odwołaniu, w tym przesłuchania M.D., pomimo iż przedmiotem dowodu były okoliczności mające znaczenie dla sprawy, co mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy; 3. art. 80 k.p.a. poprzez niedokonanie na podstawie całokształtu materiału dowodowego oceny okoliczności czy skarżący faktycznie osobiście złożył sprawozdanie za I półrocze 2017 r. 8 września 2017 r., w konsekwencji czego okoliczność ta nie może zostać uznana za udowodnioną, 4. art. 138 § 1 pkt 1 k.p.a. poprzez utrzymanie w mocy wadliwej decyzji organu I instancji. Jednocześnie skarżący wniósł o przeprowadzenie dowodu uzupełniającego na podstawie art. 106 § 3 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, o zażądanie od organu wydruku informacji z systemu [...] obejmujących historię zdarzeń dla pism zarejestrowanych pod numerami kancelaryjnymi [...] oraz [...] i przeprowadzenie dowodu z dokumentów - na okoliczność daty i godziny zarejestrowania sprawozdania skarżącego oraz sprawozdania M.P. w systemie obsługi korespondencji Urzędu W. W oparciu o tak sformułowane zarzuty skarżący wniósł o uchylenie w całości zaskarżonej decyzji, oraz decyzji organu I instancji, jak również o zasądzenie od organu na rzecz skarżącego kosztów postępowania administracyjnego, w tym kosztów zastępstwa adwokackiego według norm przepisanych. W uzasadnieniu skargi podniesiono m.in., że rozstrzygnięcie Kolegium, jak i poprzedzająca je decyzja organu I instancji zostały oparte na informacjach z ystemu obsługi kancelarii Urzędu W., który zawiera jedynie wpisy wynikające z dokumentów i faktów, zaś sam w sobie nie stanowiły pierwotnego źródła danych i informacji, za wyjątkiem zdarzeń, które zostały w nim odnotowane w związku z korzystaniem z systemu. Przy czym szereg ujawnionych w nim informacji jest ze sobą sprzeczna. Zdaniem skarżącego niezbędna była weryfikacja dwóch wersji wydarzeń, tj. jednej przedstawionej przez stronę, iż sprawozdanie nadane zostało listem zwykłym [...] lipca 2017 r. wraz ze sprawozdaniem żony skarżącego M.P. oraz drugiej przedstawionej przez organ, iż sprawozdanie skarżący złożył osobiście [...] września 2017 r. w kancelarii ogólnej przy ul. [...] w W. Tymczasem organ nie podjął szeregu działań, które służyłyby wyjaśnieniu stanu faktycznego w sposób nie budzący wątpliwości. Kolegium zaniechało w szczególności przeprowadzenia dodatkowego postępowania dowodowego, do czego posiada kompetencje ustawowe, co z kolei doprowadziło do braku kompletnego materiału dowodowego. W ocenie skarżącego jego przesłuchanie w charakterze strony dałoby podstawy do przeprowadzenia kolejnych dowodów osobowych, w tym z zeznań M.D. i K.K. Skarżący bowiem rozmawiał z K.K., która odnotowała wpływ sprawozdania żony skarżącego, to jednak wskazała na odmienność stosowanej praktyki od zapisów instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Urzędzie W. i przyznała, że wpłynęło ono pocztą, a kopertę wyrzuciła. Prawidłowa ocena tego zdarzenia pozwala przyjąć, iż co najmniej sprawozdanie M.P. zostało faktycznie nadane przesyłką pocztową, co czyni wersję skarżącego o sposobie przekazania i jego sprawozdania bardziej wiarygodną. Kluczową sprawą - zdaniem skarżącego - było również przesłuchanie M.D. Zgodnie z twierdzeniem organu sprawozdanie skarżącego opatrzone datą [...] lipca 2017 r. zostało złożone osobiście [...] września 2017 r. w Kancelarii ogólnej przy [...]. Potwierdzeniem tego ma być wydruk informacji z systemu [...] dotyczących zarejestrowania sprawozdania skarżącego przez M.D. Tymczasem z informacji tych wynika jedynie, że nadano pismu numer [...], a szczegóły sprawy wprowadziła M.D., która jak wynika z adnotacji przy jej nazwisku w parametrach sprawy pracowała tego dnia na stanowisku pracy przy [...]. Z kolei symbol, jaki poprzedza numer kancelaryjny "[...]" - oznacza osobiste złożenie pisma w kancelarii ogólnej przy ul. [...]. Dziwi zatem, że wpływ pisma odnotowany został z oznaczeniem jego doręczenia do kancelarii przy ul. [...] przez pracownika na stanowisku kancelaryjnym przy [...], a nadto z adnotacją o doręczeniu przesyłki do urzędu "Pocztą Polską". Wątpliwości tych nie wyjaśnia notatka sporządzona przez M.D., zatem wskazane było jej przesłuchanie w charakterze świadka. Tym samym skarżący za niezrozumiałą uznał sytuację, w której z jednej strony dokonano oznaczenia numeru kancelaryjnego pisma symbolem "[...]", które wymagało ręcznej zmiany domyślnego sposobu oznaczenia bez zmiany oznaczenia wpływu "Pocztą Polską" w sytuacji, kiedy sprawozdanie miało być złożone osobiście. Odpowiedź na nie, jest tylko jedna, a mianowicie, iż zawinił pracownik punktu obsługi korespondencji. Wskazują na to takie okoliczności jak sposób oznaczenia wpływu - "Pocztą Polską", brak automatycznej zmiany metadanej sposobu doręczenia ("Pocztą Polską") w chwili ręcznej zmiany metadanej w postaci wyboru rejestru kancelaryjnego oznaczonego symbolem "[...]", wskazującego na osobiste złożenie pisma w kancelarii ogólnej, przyznanie tego faktu przez K.K. w rozmowie z M.P. [...] listopada 2017 r., wyjaśnienia skarżącego zawarte w złożonym oświadczeniu. Skarżący dodał, że istotne jest również to, że skarżący swoje sprawozdanie, jak też sprawozdanie żony wysłał pocztą [...] lipca 2017 r. Za zasadnością tego twierdzenia przemawia fakt, iż przesyłki trafiły do różnych punktów kancelaryjnych. Jeśli natomiast skarżący miałby złożyć sprawozdanie swoje i żony osobiście, to z pewnością nie zadawał by sobie tyle trudu, by składać dwa sprawozdania w dwóch różnych miejscach. Oczywiste jest, że wpłynęłyby do jednego i tego samego punktu niemal w tym samym czasie, a wpływ zostałby odnotowany przez tę samą osobę, względnie przez dwie różne osoby pracujące w tym samym punkcie obsługi kancelaryjnej. Tymczasem organy administracji nie zadały sobie trudu, by ustalić, czy istnieje możliwość odczytania w elektronicznej historii wydarzeń systemu [...] dla sprawy o numerze kancelaryjnym [...] godziny zarejestrowania pisma, w sytuacji, gdy z treści wydruku historii zdarzeń zarejestrowanych dla sprawy o numerze kancelaryjnym [...] wynika, iż sprawozdanie M.P. zostało zarejestrowane przez K.K. w systemie [...] września 2017 r. o godzinie 12:52:20. Różnica w czasie zarejestrowania pism z pewnością stanowiłaby dodatkową informację, którą należałoby ocenić w kontekście pozostałego materiału dowodowego. Z kolei przeprowadzenie dowodu z monitoringu wizyjnego i zapisanego w systemie CCTV obrazu z kamer z [...] listopada 2017 r. - w ocenie skarżącego – ma charakter posiłkowy, a celem tego dowodu jest potwierdzenie obecności M.P. w tym dniu w Urzędzie W. oraz faktu spotkania i rozmowy z K.K., co w świetle sporządzonej przez nią notatki służbowej ma znaczenie dla ustaleń i rozstrzygnięcia. W świetle powyższego skarżący stanął na stanowisku, że co do zasady na organie ciąży obowiązek wykazania dowodów pozwalających na ustalenie bez cienia wątpliwości, konkretnej daty złożenia sprawozdania. Ustawodawca nie nakazał składania sprawozdań za pomocą listów poleconych, tym samym dopuścił możliwość przesłania go listem zwykłym, nierejestrowanym. Potwierdzeniem nadania jest w takim przypadku pieczęć znajdująca się na kopercie, ze wskazaniem daty nadania. W sytuacji, gdy organ z przyczyn leżących po jego stronie, a w świetle informacji pochodzących od K.K. wina organu jest oczywista i nie jest w stanie udowodnić faktu, niedopuszczalne jest wywodzenie niekorzystnych dla skarżącego skutków prawnych. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w W. w odpowiedzi na skargę wniosło o jej oddalenie i podtrzymało stanowisko wyrażone w zaskarżonej decyzji. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, zważył co następuje. Skarga jest zasadna, albowiem decyzja Samorządowego Kolegium Odwoławczego w W. z [...] listopada 2018 r. oraz utrzymana nią w mocy decyzja Prezydenta W. z [...] czerwca 2018 r. zostały wydane z naruszeniem przepisów postępowania, w stopniu mogącym mieć wpływ na wynik sprawy. Kwestią sporną w niniejszej sprawie była prawidłowość ustalenia stanu faktycznego sprawy w zakresie sposobu złożenia sprawozdania za I półrocze 2017 r., o którym mowa w art. 9n ust. 1 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, przez M.P., prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą M., a tym samym bezsporne ustalenie czy skarżący dochował terminu na złożenie tego sprawozdania, a w konsekwencji czy zasadnym było wymierzenie skarżącemu administracyjnej kary pieniężnej w wysokości 3 900 (trzy tysiące dziewięćset) złotych. Skarżący zarówno w postępowaniu administracyjnym, jak i w postępowaniu sądowoadministracyjnym wywodził, że sprawozdanie nadał [...] lipca 2017 r. w Urzędzie Pocztowym [...] przesyłką nierejestrowaną. Z kolei organ stanął na stanowisku, że sprawozdanie zostało złożone osobiście w Kancelarii Urzędu W. [...] września 2017 r. W ocenie sądu organy orzekającej w sprawie nie wyjaśniły w sposób nie budzący wątpliwości formy w jakiej zostało wniesione przez skarżącego sprawozdanie za I półrocze 2017 r. i daty dokonania tej czynności. Tym samym za zasadny sąd uznał zarzuty skargi dotyczące naruszenia przepisów postępowania, tj. art. 7 k.p.a., art. 77 k.p.a. oraz art. 80 k.p.a. Na znajdującym się w aktach sprawy sprawozdaniu sporządzonym [...] lipca 2017 r. widnieje prezentata organu "Urząd W. Kancelaria [...] .09.2017". Na prezentacie nie zaznaczono jednak czy sprawozdanie zostało wniesione osobiście, jak również nie dołączono koperty, w której ewentualnie przekazano sprawozdanie w placówce pocztowej. Na tym samym sprawozdaniu widnieje również naklejka z kodem kreskowym oraz napisem "[...]". Z akt sprawy wynika, że organy administracji prowadziły ustalenia, co do trybu złożenia przez skarżącego sprawozdania, ale jako przedwczesne należało uznać twierdzenie organu, że data na prezentacie była decydująca dla ustalenia zachowania terminu. Zdaniem sądu niewystarczające były ustalenia z systemu informatycznego [...] wykorzystywanego m.in. do tworzenia rejestrów korespondencji. Samo zestawienie katalogu oznaczeń jakie obowiązują przy oznaczeniu przesyłek wpływających do Urzędu w ww. systemie informatycznym (wskazane w piśmie Zastępcy Dyrektora Biura Organizacji Urzędu z [...] lutego 2018 r.) z wydrukiem potwierdzającym wpływ sprawozdania i prezentatą organu na sprawozdaniu wskazuje na niejednoznaczne oznaczenie co do miejsca, do którego wpłynęło sprawozdanie, tj. do kancelarii ogólnej przy [...] czy do kancelarii ogólnej przy ul. [...]. Za takie Sąd uznał m.in. posłużenie się oznaczeniem "[...]" stosowanym dla pism złożonych osobiście w kancelarii ogólnej przy ul. [...] z jednoczesnym opatrzeniem sprawozdania prezentatą kancelarii ogólnej znajdującej się przy [...] i adnotacją "[...]". O niewłaściwym oznaczeniu sposobu korespondencji w jaki wpłynęło sprawozdanie świadczy również adnotacja w wydruku z ww. systemu informatycznego, gdzie zaznaczono, że sprawozdanie wpłynęło za pośrednictwem poczty. W świetle powyższego skład orzekający uznał, że organy administracji oparły swoje rozstrzygnięcia w oparciu o niespójny i niekompletny materiał dowodowy. Ustalenia faktyczne do tego, że skarżący złożył sprawozdanie [...] września 2017 r. nie znajdują odzwierciedlenia w zebranym materiale dowodowym, a tym samym organ naruszył zasady swobodnej oceny dowodów. Uzasadnienie zaskarżonej decyzji mimo, że chaotyczne i przez to nieczytelne, to spełnia wymogi art. 107 § 3 k.p.a., w tym zawiera odniesienie się do dowodów i oświadczeń składanych przez skarżącego. Inną kwestią jest jednak to, że stanowisko organu wyrażone w uzasadnieniu jest arbitralne i wnioski organu zmierzają do obrony postawionej tezy w zakresie formy i daty złożenia sprawozdania. Takie działanie organu godzi w zasadę pogłębiania zaufania uczestników postępowania do władzy publicznej (art. 8 § 1 k.p.a.). Sąd miał na względzie, że wybór sposobu wniesienia pisma do organu, w niniejszej sprawie - sprawozdania, należał do strony (bądź jej pełnomocnika). Strona mogła złożyć je bezpośrednio w urzędzie, zwracając się o potwierdzenie daty złożenia pisma na jego odpisie (np. w formie prezentaty), jak również nadać pismo w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego (przesyłką rejestrowaną, której dowód nadania ma moc dokumentu urzędowego lub przesyłką nierejestrowaną, której dowodem nadania jest koperta opatrzona stemplem pocztowym z datą nadania). Sąd akceptuje przy tym pogląd, że co do zasady to na stronie spoczywa ciężar dowodu w kwestii złożenia pisma w terminie i to strona ponosi ryzyko, w przypadku braku możliwości udowodnienia daty nadania pisma (por. G. Łaszczyca, C. Martysz, A. Matan, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, t. I., Warszawa 2010, s. 496). Nie oznacza to jednak, że zawsze zachowanie strony, która korzysta z prostszej i tańszej formy przesyłki (nierejestrowanej) należy kwalifikować jako zachowanie świadczące o braku dbałości o własne interesy. W rozpoznawanej sprawie organ I instancji nie dokonał prawidłowej rejestracji korespondencji do niego wpływającej, o czym mowa powyżej, dlatego w ocenie sądu niezrozumiałe było przerzucanie wyłączenie na skarżącego ciężaru dowodu w zakresie sposobu i daty złożenia sprawozdania. Z pola widzenia organu nie mogło umknąć to, że to organ odpowiada za właściwe ewidencjonowanie korespondencji i kompletność akt sprawy, jak również za to, że z chwilą otrzymania przesyłki nierejestrowanej, koperta stanowiąca dowód nadania pisma jest w posiadaniu organu jako adresata. Zatem obowiązkiem organu jest włączenie koperty z datą stempla pocztowego do akt sprawy i traktowanie koperty z najwyższą starannością, tak aby nie została zagubiona czy zniszczona. Bezcelowe było więc żądanie od skarżącego złożenia dowodu nadania sprawozdania w placówce pocztowej, który w toku całego postępowania konsekwentnie oświadczał, że sprawozdanie przesłał przesyłką nierejestrowaną. Ponadto Sąd za niezasadne uznał oddalenie przez organy orzekające w sprawie wszystkich wniosków dowodowych składanych przez skarżącego. W ocenie Sądu organy samodzielnie nie zebrał wyczerpująco materiału dowodowego, dlatego powinny wnikliwie zapoznać się z żądaniem strony dotyczącym przeprowadzenia dowodu i uwzględnić te dowody, które służyłby wyjaśnieniu okoliczności znaczących dla sprawy (art. 78 k.p.a.). W ocenie Sądu zabrakło w szczególności racjonalnego uzasadnienia co do odmowy przeprowadzenia dowodu w postaci przesłuchania w charakterze świadka M.D., która złożyła do akt notatkę urzędową. Sąd nie zgodził się z poglądem prezentowanym przez organ, że notatka urzędowa sporządzona przez M.D., obok wyjaśnień pism Zastępcy Dyrektora Biura Organizacji Urzędu dotyczących zasad obiegu korespondencji, była wystarczająca dla ustalenia tak doniosłej dla skarżącego kwestii jak ustalenie sposobu i daty złożenia sprawozdania. Organ błędnie przyjął, że każdy dowód w sprawie ma taką samą moc dowodową. Skoro powyższa notatka zawiera lakoniczne stwierdzenia o sposobie i dacie wniesienia sprawozdania, a organ nie dysponował innymi dowodami służącymi niewątpliwe wyjaśnienie tej kwestii, to powinien rozważyć wezwanie M.D. w charakterze świadka celem złożenia zeznań. Nie można bowiem z góry wykluczyć, że przeprowadzenie ww. dowodu z zachowaniem zasad dokonania tej czynności, w szczególności wynikających z art. 79 § 1 i § 2 k.p.a. i art. 83 § 3 k.p.a. może uzupełnić w istotnej części materiał dowodowy. Podobny skutek - zdaniem sądu – może odnieść przeprowadzenie dowodu wskazanego w skardze. Jakkolwiek złożenie sprawozdania przez żonę skarżącego M.P. stanowi odrębną sprawę administracyjną, to nietrafne jest kategoryczne stwierdzenie organu, że nie ma to znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy skarżącego. Mając na uwadze powyższe Sąd uznał, że doszło do naruszenia przepisów postępowania w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy, i działając na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c w zw. z art. 135 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, orzekł jak w punkcie pierwszym sentencji wyroku. Sąd uznał, że zasadne będzie uchylenia zarówno zaskarżonej decyzji, jak i utrzymanej nią w mocy decyzji organu, celem zagwarantowania stronie prawa do dwukrotnego rozpatrzenia i rozstrzygnięcia sprawy (art. 15 k.p.a.). Dostrzeżone naruszenia przepisów postępowania wymagają ponownego rzetelnego wyjaśnienia czy sprawozdanie skarżącego z [...] lipca 2017 r. zostało złożone osobiście czy za pośrednictwem poczty oraz w jakim terminie, z uwzględnieniem powyższych rozważań. Dopiero wyniki tych ustaleń - przeprowadzone po uprawomocnieniu się niniejszego wyroku - umożliwią organowi wydanie rozstrzygnięcie w sprawie, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa. W sytuacji bowiem, gdy organ z przyczyn leżących po jego stronie nie będzie w stanie bezspornie ustalić powyższych kwestii, to niedopuszczalne będzie wywodzenie niekorzystnych dla skarżącego skutków prawnych, tj. wymierzenia skarżącemu kary pieniężnej za nieterminowe złożenia sprawozdania. O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 200 i art. 205 § 2 p.p.s.a. Na koszty postępowania składa się: wpis od skargi, określony na podstawie § 1 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 16 grudnia 2003 r. w sprawie wysokości oraz szczegółowych zasad pobierania wpisu w postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 221, poz. 2193), koszty zastępstwa procesowego, określone na podstawie § 14 ust. 1 pkt. 1 lit. a w zw. z § 2 pkt 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. z 2015 r. poz. 1800 ze zm.) i art. 1 ust. 1 pkt 2 oraz pkt IV załącznika do ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1044 ze zm.).