VI SA/Wa 2195/18

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Małgorzata Grzelak (spr.) Sędziowie Sędzia WSA Ewa Frąckiewicz Sędzia WSA Sławomir Kozik Protokolant referent Łukasz Kawalec po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 2 kwietnia 2019 r. sprawy ze skargi E. Sp. z o.o. z siedzibą w [...] na decyzję Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej z dnia [...] września 2018 r. nr [...] w przedmiocie umorzenia postępowania zgłoszeniowego oddala skargę E. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w [...] (dalej: skarżąca, zgłaszająca), reprezentowana przez rzecznika patentowego, wniosła do tutejszego Sądu skargę na decyzję Urzędu Patentowego RP z [...] września 2018 r. utrzymującą w mocy poprzedzającą ją decyzję z [...] lipca 2018 r. o umorzeniu postępowania, na podstawie art. 245 ust.1 pkt 1 w zw. z art. 243 ust. 4 i art. 237 ust.5 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (Dz.U. z 2017r. poz.776, dalej p.w.p.) w sprawie zgłoszenia znaku towarowego słowno-graficznego: E., oznaczonego numerem [...], dokonanego przez skarżącą w dniu 25 stycznia 2018 r., z powodu niewykonania w wyznaczonym terminie postanowienia Urzędu Patentowego z dnia [...] marca 2018 r., którym Urząd Patentowy wezwał do nadesłania dokumentu pełnomocnictwa udzielonego przez zgłaszającą rzecznikowi patentowemu Pani E. M.. Z ustaleń przyjętych przez organ w sprawie niniejszej wynika, że do dokumentów zgłoszeniowych podpisanych przez rzecznika patentowego Panią E. M. nie zostało dołączone stosowne pełnomocnictwo udzielone temu rzecznikowi przez skarżącą spółkę. Postanowieniem z [...] marca 2018 r. Urząd Patentowy, wezwał do nadesłania dokumentu pełnomocnictwa w terminie 1 miesiąca od otrzymania postanowienia. Przedmiotowa korespondencja została skutecznie doręczona rzecznikowi Pani E. M. w dniu 20 marca 2018 r., a także Zgłaszającemu w dniu 22 marca 2018 r. (v. zwrotne potwierdzenia odbioru w aktach sprawy). Zgłaszający mógł również alternatywnie potwierdzić czynności dokonane przez pełnomocnika w niniejszej sprawie, o czym został pouczony w ww. postanowieniu. Pismem z 20 kwietnia 2018 r. przekazanym do Urzędu Patentowego telefaksem, potwierdzonym – na wezwanie organu - oryginałem w dniu 22 czerwca 2018 r., rzecznik patentowy wniosła o przedłużenie terminu do złożenia pełnomocnictwa do dnia 20 czerwca 2018 r. Organ uwzględnił ten wniosek w całości i jednocześnie wskazał, że wniosek strony z 22 czerwca 2018 r. o przedłużenie terminu do 15 lipca 2018 r. nie może zostać uwzględniony bowiem nie ma prawnej możliwości ponownego przedłużenia terminu. Wskazany termin (20 czerwca 2018 r.) upłynął bezskutecznie, albowiem zarówno pełnomocnik nie nadesłała stosownego pełnomocnictwa, jak i zgłaszająca nie potwierdziła czynności podjętych przez tego pełnomocnika. W tej sytuacji Urząd Patentowy, na podstawie art. 237 ust.5 p.w.p., wydał w dniu [...] lipca 2018 r. decyzję o umorzeniu postępowania zgłoszeniowego. We wniosku z 23 lipca 2018 r. o ponowne rozpatrzenie sprawy od tej decyzji. spółka E., reprezentowana przez rzecznika patentowego E. M., wskazała, że brak odpowiedzi na postanowienie Urzędu z dnia [...] marca 2018 r. był spowodowany nieotrzymaniem dokumentu pełnomocnictwa od zgłaszającej oraz przekonaniem pełnomocnika, że w związku z powyższym zgłaszająca złożyła ww. dokument bezpośrednio do akt sprawy. Ponadto zakwestionowano prawidłowość podstawy prawnej przywołanej w postanowieniu z dnia [...] marca 2018 r. Według pełnomocnika odwołującej się, art. 237 ust. 5 p.w.p. określa tryb postępowania właściwy wyłącznie w razie nieuiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa. Odniesiono również do rygoru umorzenia postępowania z art. 223 ust. 4 p.w.p. Do omawianego wniosku zostało dołączone pełnomocnictwo do złożenia wniosku o przedmiotową rejestrację, bez podpisu drugiego członka Zarządu zgłaszającej spółki. Urząd Patentowy RP po ponownym rozpatrzeniu sprawy stwierdził, że dla wykazania umocowania do działania w imieniu zgłaszającego dopiero powołanie się na udzielone pełnomocnictwo oraz jego złożenie (tj. oryginału lub poświadczonego odpisu) w konkretnej sprawie pozwala przyjąć, że strona jest w tym postępowaniu reprezentowana przez pełnomocnika. Dołączenie do akt oryginału lub poświadczonego odpisu pełnomocnictwa przy pierwszej czynności jest obowiązkiem pełnomocnika zgodnie z art. 237 ust. 2 p.w.p. Niedołączenie ww. dokumentu przy podaniu o udzielenie prawa ochronnego na znak towarowy jest zatem brakiem formalnoprawnym zgłoszenia. W takim przypadku art. 237 ust. 5 p.w.p. w sposób jednoznaczny obliguje Urząd do wezwania pełnomocnika do nadesłania dokumentu pełnomocnictwa w drodze postanowienia pod rygorem umorzenia postępowania. Natomiast zgłaszający może również potwierdzić czynności dokonane w sprawie przez pełnomocnika. Prawidłowo zatem organ w I instancji wystosował postanowienie z dnia [...] marca 2018 r. i skierował je zarówno do pełnomocnika jak i do zgłaszającej spółki. Kwestionowanie zatem przez stronę art. 237 ust. 5 p.w.p., jako podstawy prawnej ww. postanowienia jest zatem bezzasadne. Rygor umorzenia postępowania w razie nienadesłania dokumentu pełnomocnictwa, mimo stosowanego wezwania, został wprost przewidziany w tym przepisie. Zarzut sugerujący, że art. 237 ust. 5 p.w.p. określa tryb postępowania właściwy wyłącznie w razie nieuiszczenia opłaty skarbowej jest nietrafny. Powołany przepis odnosi się wprost zarówno do stwierdzenia przez organ braku formalnoprawnego w postaci nienadesłania dokumentu pełnomocnictwa jak i przypadku nieuiszczenia należnej opłaty skarbowej od przesłanego pełnomocnictwa, jednakże w niniejszym postępowaniu art. 237 ust. 5 p.w.p. stanowił podstawę do wzywania wyłącznie o dokumenty pełnomocnictwa. Urząd Patentowy w przedmiotowym postanowieniu jedynie informacyjnie pouczył, że od pełnomocnictwa powinna zostać uiszczona opłata skarbowa w wysokości i na zasadach określonych w ustawie z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1827 z późn. zm.). Natomiast organ nie wzywał do jej uiszczenia. Również kontestowany przez odwołującą się spółkę art. 223 ust. 4 p.w.p. nie był podstawą do wzywania do nadesłania brakującego dokumentu pełnomocnictwa ani podstawą do umorzenia przedmiotowego postępowania. Dlatego argumenty strony odnoszące się do tego przepisu nie są adekwatne dla potrzeb niniejszego rozstrzygnięcia. Dalej organ wywodził, że zgodnie z utrwalonym orzecznictwem ocena braku winy w uchybieniu terminu powinna być dokonana w sposób uwzględniający obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony należycie dbającej o własne interesy i przy braniu pod uwagę uchybień spowodowanych nawet niewielkim niedbalstwem. Zatem o braku winy w uchybieniu terminu można mówić jedynie wtedy, gdy strona lub jej pełnomocnik, nie mogła usunąć zaistniałej przeszkody nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku. Oznacza to, że dla przyjęcia winy pełnomocnika wystarczy nawet lekkie niedbalstwo. W orzecznictwie przesądzono również, że skutki zaniedbań pełnomocnika obciążają stronę postępowania. Urząd Patentowy zaakcentował, że w orzecznictwie sądów administracyjnych podkreśla się, że w zakresie uprawdopodobnienia braku winy profesjonalnym pełnomocnikom stawiane są wyższe wymogi ze względu na zawodowy charakter podejmowanych przez nich czynności. Zdaniem organu, to rzecznik patentowy jako profesjonalny pełnomocnik w sprawach własności przemysłowej powinien czuwać nad terminowością czynności, do których wykonania wzywa Urząd w toku postępowania zgłoszeniowego. Oznacza to również weryfikowanie przed upływem wyznaczonego terminu, czy czynności, do których dokonania wzywa Urząd zostały wykonane. Niewystarczające w ocenie organu i świadczące o niedbalstwie rzecznika patentowego jest poprzestanie na przekonaniu, że to Zgłaszający samodzielnie prześle do UPRP wymagany dokument. Z doświadczenia życiowego wynika bowiem, że strona wyznacza pełnomocnika właśnie po to, aby sama bezpośrednio nie musiała działać w postępowaniu administracyjnym. Z kolei przy ocenie winy lub jej braku należy brać pod uwagę nie tylko okoliczności, które uniemożliwiły dokonanie tej czynności w terminie, lecz także okoliczności świadczące podjęciu lub nie podjęciu działań mających na celu dotrzymanie terminu. Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpoznawanej sprawy Urząd Patentowy wskazał, że w przedmiotowej sprawie zgłaszająca działała za pośrednictwem Pani E. M. rzecznika patentowego, który posiada stosowne przygotowanie i znajomość procedur administracyjnej i sądowoadministracyjnej zapewniające prawidłowe prowadzenie sprawy, w szczególności zdaje sobie sprawę z negatywnych skutków jakie wiążą się z niewykonaniem w terminie postanowienia Urzędu wzywającego do usunięcia braków formalnoprawnych podania. W ocenie organu pełnomocnik powinna zatem podjąć stosowne czynności w prowadzonej przez siebie sprawie, w celu zweryfikowania czy wymagany dokument pełnomocnictwa został faktycznie złożony do akt sprawy bezpośrednio przez Zgłaszającego, a nie opierać się wyłącznie na swoim przeświadczeniu. Zdaniem Urzędu należyta staranność wymagała, aby pełnomocnik sprawdziła np. poprzez kontakt z UPRP lub z mocodawcą, czy jej przekonanie jest słuszne. W ocenie organu, nie znajduje potwierdzenie w aktach przedmiotowego zgłoszenia twierdzenie pełnomocnika, że dopiero doręczenie zaskarżonej decyzji zweryfikowało przekonanie pani E. M., iż dokument pełnomocnictwa nie został złożony do akt sprawy przez zgłaszającą. Urząd bowiem w piśmie z dnia 25 czerwca 2018 r. wprost informował pełnomocnika, że postępowanie kwalifikuje się do umorzenia w związku z brakiem odpowiedzi na postanowienie Urzędu z dnia [...] marca 2018 r. Pismo to zostało skutecznie doręczone pełnomocnikowi w dniu 29 czerwca 2018 r. Zwrotne potwierdzenie odbioru znajduje się w aktach zgłoszenia. Urząd stwierdził, że przywołana wyżej okoliczność nie uprawdopodabnia braku winy w niedochowaniu terminu wyznaczonego w postanowieniu z dnia [...] marca 2018 r. Urząd uznał w szczególności, że pełnomocnik nie zachowała należytej staranności wymaganej od podmiotu zawodowo trudniącego się zastępstwem procesowym w sprawach własności przemysłowej, w celu wykonania ww. postanowienia w terminie. Urząd Patentowy stwierdził, że w związku z powyższym oraz z faktem nieuprawdopodobnienia braku winy pełnomocnika w niniejszej sprawie, nie może uwzględnić wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy i uchylić zaskarżonej decyzji tylko z tego względu, że wolą zgłaszającej jest kontynuowanie niniejszego postępowania. Organ uznał również, że wniosek o wyznaczenie rozprawy (zawarty we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy) jest bezzasadny. Według Urzędu Patentowego, w przedmiotowej sprawie wyznaczenie rozprawy, nie przyczyniłoby się ani do przyspieszenia ani do uproszczenia postępowania, wprost przeciwnie spowodowałoby jedynie jego przedłużenie. Urząd stwierdził także, że w niniejszej sprawie nie występują strony o spornych interesach, ani nie ma potrzeby powoływania biegłego lub świadka, czy też wyjaśnienia sprawy w drodze oględzin, co uzasadniałoby wyznaczenie rozprawy na podstawie art. 89 k.p.a. Odnosząc się do jednoczesnego wniosku strony o stwierdzenie nieważności zaskarżonej decyzji organ wyjaśnił, że w trakcie postępowania odwoławczego Urząd Patentowy nie orzeka na podstawie art. 156 k.p.a. W podsumowaniu Urząd Patentowy stwierdził, że po ponownym rozpatrzeniu przedmiotowej sprawy nie znalazł podstaw do uchylenia zaskarżonej decyzji z [...] lipca 2018 r., gdyż rozstrzygnięcie to zostało wydane w oparciu o prawidłowo ustalony stan faktyczny i na podstawie właściwych przepisów. W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie (WSA) spółka E., reprezentowana przez rzecznika patentowego E. M. wskazała, że wniosek z dnia 23 lipca 2018 r. był procedowany z udziałem niżej podpisanej, jako pełnomocnika Skarżącej, m.in. wniesiona została opłata urzędowa na wezwanie Urzędu Patentowego RP - Departament Zgłoszeń, co pozwalało na uznanie, że Urząd Patentowy RP - Departament Zgłoszeń uznał niżej podpisaną za pełnomocnika Skarżącej i dopuścił niżej podpisaną do czynnego uczestnictwa w postępowaniu, potwierdzając jej status jako pełnomocnika Skarżącej. Dalej wskazano, że analizując uzasadnienie zaskarżonej decyzji z dnia [...] września 2018 r. można zauważyć, iż podstawowym uchybieniem Skarżącej był brak potwierdzenia czynności dokonanych przez niżej podpisaną, jako pełnomocnika Skarżącej i/lub brak dostarczenia właściwie udzielonego pełnomocnictwa w wyznaczonym terminie, zaś po stronie niżej podpisanej, jako pełnomocnika Skarżącej - brak należytej staranności w prowadzeniu niniejszej sprawy oraz niewykazanie braku winy w niedotrzymaniu terminu złożenia wymaganego pełnomocnictwa, do czego Urząd Patentowy RP - Departament Zgłoszeń wezwał postanowieniem z dnia [...] marca 2018 r. Wyrazem niedochowania przez pełnomocnika skarżącej należytej staranności był - w ocenie organu administracji - brak kontaktu pełnomocnika ze zgłaszającą po otrzymaniu postanowienia w dniu [...] czerwca br., czego jednak organ nie wykazał ale przyjął za pewnik. Organ administracji ponadto arbitralnie uznał, że nie dostrzega potrzeby przeprowadzenia rozprawy administracyjnej przed podjęciem decyzji w sprawie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy od decyzji z dnia [...] września 2018 r. mimo złożenia wniosku przez skarżącą o przeprowadzenie takiej rozprawy. Organ administracji nie wyznaczył również terminu na złożenie dodatkowych wyjaśnień przez skarżącą i jej niżej podpisanego pełnomocnika zamiast przeprowadzenia rozprawy administracyjnej. Zdaniem skarżącej, w tej sytuacji trudno jest uznać, że działanie Organu administracji jest zgodne z zasadą dążenia do pełnego wyjaśnienia okoliczności sprawy, zawartą w art. 7 k.p.a. Tymczasem pominięcie w zaskarżonym rozstrzygnięciu okoliczności kompletności i prawidłowości akt zgłoszenia nr [...] w dacie podejmowania decyzji dowodzi traktowania instytucji wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy jako instancji kasacyjnej, badającej czy w dacie bezskutecznego upływu terminu procesowego (wyznaczanego przez Organ administracji) były podstawy do umorzenia postępowania czy też nie - bez uwzględniania faktów zaistniałych po tej dacie. Gdyby takie były intencje Ustawodawcy instytucja ta byłaby całkowicie zbędna, gdyż decydowałby stan faktyczny na dzień upływu terminu, bez potrzeby angażowania całego aparatu organu administracji w badanie innych okoliczności. Ponadto Ustawodawca znowelizował kodeks postępowania administracyjnego wprowadzając przepisy art. 79a § 1 i 2 k.p.a. celem uniknięcia wydania decyzji niezgodnej z żądaniem strony w postępowaniu wszczętym na żądanie strony i dopuszczając możliwość składania dodatkowych dowodów na etapie wypowiadania się co do dowodów zgromadzonych w sprawie. Takie podejście do strony postępowania należy również zastosować w obecnej sprawie, bowiem toczy się ona na wniosek skarżącej i w jej interesie przy braku konfliktu z interesem społecznym oraz interesami innych uczestników obrotu. Skarżąca nie kwestionuje przywołanych przez organ tez zawartych w bogatym orzecznictwie dotyczącym wymagań wobec pełnomocnika zawodowego i kryteriów oceny, czy staranność działania była należyta. Jednakże, jej zdaniem, dokonując oceny stanu faktycznego nie można pominąć okoliczności, że w dacie wydania zaskarżonej decyzji braki dokumentacji wskazane w postanowieniu z dnia [...] marca 2018 r. były właściwie uzupełnione i dokumentacja zgłoszenia była kompletna - zawierała pełnomocnictwo udzielone przez Skarżącą, podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji spółki oraz dowód uiszczenia należnej opłaty skarbowej. Skarżąca nie zakwestionowała - po otrzymaniu postanowienia z dnia [...] marca 2018 r., czynności powierzonych do realizacji niżej podpisanej, obejmujących: opracowanie dokumentacji zgłoszeniowej, dokonanie zgłoszenia i wniesienie opłat urzędowych; nie zakwestionowała również swojej woli ubiegania się o ochronę swego znaku towarowego E.. ani nie zakwestionowała wykazu towarów i usług dołączonego do podania z dnia 25 stycznia 2018 r. Nowy przepis art. 237 ust. 5 p.w.p. dotyczący braku pełnomocnictwa w aktach zgłoszeń m.in. znaków towarowych wprowadza sankcję umorzenia postępowania, ale złożony wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy zakończonej decyzją umarzająca postępowanie zgodnie z tym przepisem zasługuje na dogłębne rozpatrzenie zgodnie z interesem strony postępowania. Strona podkreśliła, że unijne instytucje jak EUIPO i sądy powszechne w sprawach o naruszenie praw własności przemysłowej oraz instytucje międzynarodowe jak Europejski Urząd Patentowy odstąpiły już wiele lat temu od żądania przedstawiania dokumentu pełnomocnictwa przez zawodowych pełnomocników, utrzymując ten wymóg wyłącznie w wypadku zmian pełnomocnika. Pożądane byłoby obok harmonizacji prawa także dostosowanie praktyki Urzędu Patentowego RP oraz sądów administracyjnych sprawujących kontrolę nad pracą tego Organu administracji, do zasad przyjętych w pozostałych państwach Unii Europejskiej, do czego zobowiązuje Polskę przynależność do struktur Unii Europejskiej oraz podleganie ustawodawstwu Unii Europejskiej. Ponadto strona wskazała, że polski system prawny zna również instytucję prowadzenia cudzych spraw bez zlecenia i zasadę tę można byłoby w istniejącym stanie prawnym rozciągnąć również na obecny przypadek. Wyjaśniając natomiast kwestię staranności pełnomocnika w działaniu oraz zagadnienie właściwego udokumentowania braku winy w niedotrzymaniu terminu złożenia odpowiedzi na postanowienie z dnia [...] marca 2018 r. w niniejszej skardze stwierdzono, że pełnomocnik skarżącej jest gotowa udostępnić do wglądu swoją dokumentację medyczną, jeżeli Urząd Patentowy RP wyrazi wolę załatwienia niniejszej skargi we własnym zakresie zgodnie z art. 54 § 3 p.p.s.a. lub Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uwzględni wniosek o przeprowadzenie mediacji (postępowania mediacyjnego) zgodnie z postanowieniami Rozdziału 8 - art. 115 do 118 p.p.s.a Strona podkreśla, że w.w. okoliczności zdrowotne pozwoliły pełnomocnikowi na podejmowanie jedynie kroków warunkujących bieg postępowania i trwania praw potwierdzonych zgłoszeniem nr [...] oraz innych przedmiotów własności przemysłowej powierzonych jednoosobowej kancelarii Pani rzecznik E. M.. Nadto wskazano, że skarżąca spółka ma siedzibę poza [...], a w skład jej zarządu wchodzą obcokrajowcy, poświęcający cały niemal służbowy czas kontaktom handlowym wymagającym bardzo częstych podróży. Jest to istotny powód, dla którego na dokumencie złożonym do akt sprawy w dniu 23 lipca 2018 r. brak było podpisu drugiego członka Zarządu. Brak ten uzupełniony został dopiero w dokumencie złożonym do akt sprawy w dniu 17 września 2018 r. Skarżąca wyjaśniła, że jej wniosek dnia 22 czerwca 2018 r. nie stanowił wniosku o ponowne przedłużenie terminu do złożenia pełnomocnictwa ale o wstrzymanie wyciągnięcia sankcji przewidzianych w art. 237 ust. 5 p.w.p. do dnia 15 lipca 2018 r., z nadzieją, że do tego czasu pełnomocnik będzie w stanie złożyć wymagany dokument pełnomocnictwa. Strona zarzuca, że fakt wydania decyzji umarzającej postępowanie w sprawie obecnego zgłoszenia w dniu [...] lipca 2018 r. a więc przed upływem terminu zakreślonego we wniosku z dnia 22 czerwca 2018 r. a także fakt wydania zaskarżonej decyzji z dnia [...] września 2018 r. oraz utrzymującej w mocy decyzję z [...] lipca 2018 r. o umorzeniu postępowania potwierdza pominięcie istotnej okoliczności faktycznej jaką jest kompletność akt sprawy. Zdaniem skarżącej, w świetle przywołanych wyżej okoliczności utrzymanie w mocy zaskarżonej obecnie decyzji z dnia [...] września 2018 r. oraz poprzedzającej ją decyzji z [...] lipca 2018 r. mimo dopełnienia wymogu formalnego dotyczącego złożenia do akt sprawy pełnomocnictwa dla rzecznika patentowego E. M., spełniającego wszelkie wymogi prawne, jest dla skarżącej krzywdzące, gdyż zastosowana sankcja jest niewspółmierna do wywołanych przez nią strat w prowadzeniu działalności gospodarczej przez skarżącą. W odpowiedzi na skargę, Urząd Patentowy RP odniósł się do zarzutów skargi uznając je za nietrafne. Wskazał m.in. że w okresie biegu terminu na wykonanie ww. postanowienia, tj. od 20 marca 2018 r. do dnia 20 czerwca 2018 r. rzecznik patentowy Pani E. M. podejmowała szereg czynności przed Urzędem Patentowym w różnych sprawach i łącznie złożyła 66 różnych pism i wniosków, w tym nadsyłała dokumenty pełnomocnictw do innych zgłoszeń. W ocenie, organu przywołane okoliczności wskazują zatem, że stan zdrowia rzecznika patentowego pozwalał na dokonywanie czynności w postępowaniu przed UPRP. Ponadto przesłanie dokumentu pełnomocnictwa w niniejszej sprawie było czynnością warunkującą bieg postępowania, co wprost wynikało z pouczenia zawartego w ww. postanowieniu. W efekcie organ wniósł o oddalenie skargi podtrzymując stanowisko zawarte w zaskarżonej decyzji. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Skarga nie zasługuje na uwzględnienie. Dokonując oceny zgodności z prawem zaskarżonej decyzji Urzędu Patentowego RP, działając w granicach sprawy, nie będąc przy tym związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U.2018, poz. 1302, zwaną dalej: p.p.s.a.) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie stwierdza, że w działaniu organu nie dopatrzył się nieprawidłowości zarówno, gdy idzie o ustalenie stanu faktycznego sprawy, jak w procesie subsumpcji ustalonego stanu faktycznego pod zastosowane w sprawie przepisy prawa materialnego. Zgodnie z art. 237 ust 2 p.w.p. pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie i dołączone do akt przy dokonywaniu pierwszej czynności prawnej. Z kolei art. 237 ust. 5 p.w.p. stanowi, że w przypadku nienadesłania dokumentu pełnomocnictwa lub nieuiszczenia należnej opłaty od pełnomocnictwa. Urząd Patentowy wyznaczając w tym celu odpowiedni termin, wzywa, w drodze postanowienia, pełnomocnika do usunięcia stwierdzonych braków oraz stronę do potwierdzenia czynności dokonanych przez pełnomocnika, pod rygorem umorzenia postępowania lub zaniechania czynności uzależnionej od uiszczenia opłaty. W myśl natomiast art. 243 ust. 4 p.w.p. jeżeli została wydana decyzja o umorzeniu postępowania na skutek uchybienia terminu do dokonania określonej czynności, może ona zostać uchylona, jeżeli strona złoży wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, w którym uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jej winy, i jednocześnie dokona czynności, dla której termin został wyznaczony. W sprawie poddanej kontroli Sądu zaskarżoną decyzją z dnia [...] września 2018 r. Urząd Patentowy po ponownym rozpoznaniu sprawy uznał, że nie zostały spełnione ustawowe przesłanki konieczne do uchylenia decyzji z dnia [...] lipca 2018 r., tj. pełnomocnik nie uprawdopodobniła braku winy w niedochowaniu terminu wyznaczonego w postanowieniu Urzędu z dnia [...] marca 2018 r. wzywającego do nadesłania dokumentu pełnomocnictwa. Z tym stanowiskiem Urzędu Patentowego należy się zgodzić. Na wstępie należy wskazać, że organ słusznie uznał, iż nie uzupełniono braku formalnego zgłoszenia znaku towarowego do rejestracji, który polegał na nieprzedstawieniu pełnomocnictwa udzielonego rzecznikowi patentowemu E. M. do reprezentowania zgłaszającej spółki E. w tym postępowaniu. Jak wynika z akt sprawy, w dniu 20 kwietnia 2018 r., tj. w ostatnim dniu na uzupełnienie ww. braku formalnego Skarżąca (faksem) wniosła o przedłużenie do dnia 20 czerwca 2018 r. terminu wskazanego w postanowieniu z [...] marca 2018 r. Możliwość przedłużania przez Urząd wyznaczonych terminów została w sposób szczególny uregulowana w art. 242 ust. 3 p.w.p., który stanowi, że czynność może być dokonana w ciągu 2 miesięcy po upływie terminu wyznaczonego zgodnie z ust. 1 lub 2, jeżeli przed jego upływem strona zawiadomi Urząd Patentowy na piśmie o przyczynach niedotrzymania terminu. W tej sprawie organ uwzględnił w całości wniosek rzecznika patentowego o przedłużenie terminu do 20 czerwca 2018 r. Jednakże takie pełnomocnictwo rzecznik patentowy złożyła dopiero 23 lipca 2018 r. dołączając je do wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Niezłożenie zatem pełnomocnictwa w terminie zakreślonym przez organ musiało skutkować wydaniem przez Urząd Patentowy decyzji (z [...] lipca 2018 r.) o umorzeniu postępowania na podstawie art. 237 ust. 5 p.w.p. zwłaszcza, że skarżąca spółka nie potwierdziła czynności dokonanych przez tego rzecznika patentowego w postępowaniu pierwszoinstancyjnym. Brzmienie art. 237 ust. 5 p.w.p. jest jasne - nieuzupełnienie braku w zakreślonym terminie obliguje organ do umorzenia postępowania. Sąd zauważa przy tym, że złożenie przedmiotowego pełnomocnictwa nastąpiło również po dacie o której wspomina Pani rzecznik w piśmie z dnia 22 czerwca 2018 r., w którym wnosi do organu o wstrzymanie się z wydaniem rozstrzygnięcia do 15 lipca 2018 r. (uwzględniając treść tego pisma Sąd zgodził się ze stroną skarżącą, że nie był to wniosek o dalsze przedłużenie terminu zakreślonego w postanowieniu z [...] marca 2018 r., jak błędnie odczytał to pismo Urząd Patentowy, co jednak nie ma żadnego wpływu na wynik sprawy) Sąd nie podziela zarzutu skargi, że sam fakt, iż w dacie wydania zaskarżonej decyzji braki w dokumentacji zostały uzupełnione, a dokumentacja zgłoszenia była kompletna, jest wystarczający do jej uchylenia w świetle art. 243 ust. 4 p.w.p. Przeczy temu treść tego przepisu. Wymogiem koniecznym do uchylenia decyzji umarzającej postępowanie jest bowiem także uprawdopodobnienie braku winy w niedopełnieniu czynności, do której wzywał Urząd Patentowy. W tym przypadku, jak słusznie podnosi organ, uprawdopodobnienia braku winy wymagał fakt nienadesłania w terminie wyznaczonym w postanowieniu z dnia [...] marca 2018 r. dokumentu pełnomocnictwa upoważniającego rzecznika patentowego Panią E. M. do reprezentowania zgłaszającej w przedmiotowej sprawie. W ocenie WSA, organ prawidłowo, bez cech dowolności, ocenił wyjaśnienia Pani rzecznik w tym zakresie. Należy przypomnieć, że Pani rzecznik wskazując na okoliczności ekskulpujące wyjaśniła, iż była przekonana, że skoro nie otrzymała od zgłaszającej spółki w terminie wyznaczonym w postanowieniu z dnia [...] marca 2018 r. dokumentu pełnomocnictwa to został on złożony przez zgłaszającą bezpośrednio do UPRP oraz, że dopiero doręczenie w dniu 17 lipca 2018 r. decyzji umarzającej postępowanie zweryfikowało przekonanie pełnomocnika, iż zgłaszająca jednak nie przesłała wymaganego dokumentu pełnomocnictwa bezpośrednio do UPRP. Ponadto dopiero w skardze do Sądu Pani rzecznik powołała się na swoje kłopoty zdrowotne, do tych argumentów organ, z oczywistych względów, odniósł się w odpowiedzi na skargę. WSA podziela stanowisko organu, że Pani rzecznik nie uprawdopodobniła braku winy w uchybieniu terminu do złożenia pełnomocnictwa. Zasadnie organ wywiódł, że wobec zawiadomienia Pani rzecznik pismem z 25 czerwca 2018 r., iż przedmiotowa sprawa w związku z brakiem odpowiedzi na postanowienie Urzędu Patentowego z [...] marca 2018 r. kwalifikuje się do umorzenia Pani rzecznik powinna podjąć stosowne czynności celem zweryfikowania, czy dany dokument został faktycznie przez zgłaszającą do organu przesłany a nie polegać wyłącznie na własnym przeświadczeniu, że zgłaszająca samodzielnie przesłała stosowne pełnomocnictwo wprost do organu. Trudno również zaakceptować, jako trafny, argument Pani rzecznik, że dopiero doręczenie decyzji z [...] lipca 2018 r. zweryfikowało jej przekonanie o tym, że pełnomocnictwo jednak nie zostało złożone bezpośrednio przez skarżącą. Przeczy temu treść ww. pisma z 25 czerwca 2018 r. doręczonego Pani rzecznik w dniu 29 czerwca 2018 r. Należy zatem uznać, że co najmniej od 29 czerwca 2018 r., Pani rzecznik mogła podjąć wspominane wyżej czynności weryfikacyjne. Trudno zarzucić organowi, że przykładowo wskazał na wydaje się najprostszy sposób weryfikacji, jakim jest zasięgnięcie informacji wprost od mocodawcy. Oczywiście nie jest rolą organu ani Sądu układać relacje służbowe pomiędzy mocodawcą a pełnomocnikiem, leży to bowiem wyłącznie w gestii tych podmiotów. Tym niemniej, profesjonalny podmiot jakim jest rzecznik patentowy, znając przepisy proceduralne i materialne rządzące wzmiankowanym postępowaniem powinien czuwać nad terminowością czynności, do których wykonania wzywa Urząd Patentowy. Tym bardziej, że wszelkie zaniedbania pełnomocnika obciążają stronę, którą reprezentuje. Tym samym, brak poczynienia przez Panią rzecznik E. M. powyższych ustaleń należy, w ślad za organem, uznać za co najmniej niezachowanie należytej staranności po stronie Pani rzecznik. To z kolei powoduje, że nie można uznać, iż Pani rzecznik uprawdopodobniła brak swojej winy w uchybieniu terminu a konsekwencji nakazuje stwierdzić, że organ nie miał podstaw do uchylenia decyzji z [...] lipca 2018 r. Również nie zasługuje na uwzględnienie argumentacja, że w postępowaniu przed UP pełnomocnik działała w oparciu o ustne upoważnienie zgłaszającej a brak zakwestionowania przez zgłaszającą czynności podjętych przez rzecznika patentowego świadczy o tym, że Pani E. M. była umocowana do działania w imieniu zgłaszającej spółki. Jak już powiedziano, zgodnie z art. 237 ust. 2 p.w.p. pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie i co do zasady dołączone do akt przy dokonywaniu pierwszej czynności prawnej. W sytuacji, gdy nie zostało złożone stosowne pełnomocnictwo przez osobę nienależycie umocowaną sama strona ma możliwość uniknięcia niekorzystnego skutku takiego stanu rzeczy – w tym przypadku umorzenia postępowania zgłoszeniowego - poprzez potwierdzenie czynności dokonanych przez tego pełnomocnika. Czynności te są wówczas uznane za skuteczne. Zatem, wobec niepotwierdzenia przez spółkę E. czynności podjętych przez rzecznika patentowego w terminie wyznaczonym w postanowieniu z dnia [...] marca 2018 r. zgodnie z zawartym pouczeniem i dyspozycją art. 237 ust. 5 p.w.p. mogło skutkować wyłącznie wydaniem decyzji umarzającej postępowanie. Przepis ten nie przewiduje natomiast "milczącego" (poprzez brak zakwestionowania działań domniemanego pełnomocnika) potwierdzenia statusu danej osoby, jako pełnomocnika. Słusznie też organ uznał, że należyta staranność wymagała, aby rzecznik patentowy po otrzymaniu zlecenia podjęła niezwłoczne działania, w celu uzyskania dokumentu pełnomocnictwa potwierdzającego swoje umocowanie do występowania w sprawie, a nie opierała się wyłącznie na ustnym upoważnieniu. Ustawodawca nie pozostawia bowiem swobodnego uznania organowi, co do możliwości odstąpienia od przedłożenia ww. dokumentu, jeżeli Zgłaszający nie potwierdzi w wyznaczonym terminie czynności dokonanych przez pełnomocnika. Nadesłanie dokumentu pełnomocnictwa przez rzecznika patentowego dokonującego zgłoszenia w imieniu zgłaszającego jest wymagane przepisami prawa i było obligatoryjne w okolicznościach faktycznych niniejszej sprawy. Jak już powiedziano, kwestie związane ze stanem zdrowia Pani rzecznik zostały zgłoszone dopiero na etapie skargi do Sądu, co uniemożliwiło organowi odniesienie się do nich w zaskarżonej decyzji a w efekcie kontrolę sądowoadministracyjną w tym zakresie. Tym niemniej WSA stwierdza, że należy podzielić stanowisko Urzędu Patentowego zaprezentowane w odpowiedzi na skargę, iż wskazane okoliczności nie mogą być uznane za uprawdopodobniające brak winy w uchybieniu terminu do uzupełnienia braku formalnego wniosku. Sąd uznaje za słuszne spostrzeżenie organu, że w razie choroby, o braku winy można mówić, gdy choroba uniemożliwia podjęcie działania nie tylko osobiście ale i skorzystanie z pomocy innych. Należy również podkreślić, że na rozprawie przed tutejszym Sądem Pani rzecznik nie zakwestionowała informacji organu zawartej w odpowiedzi na skargę, że "w okresie od 20 marca 2018 r. do 20 czerwca 2018 r. rzecznik patentowy Pani E. M. podejmowała szereg czynności przed organem w różnych sprawach i łącznie złożyła 66 różnych pism i wniosków, w tym nadsyłała dokumenty pełnomocnictw do innych zgłoszeń." Tym samym należy zgodzić się z organem, że przywołane okoliczności wskazują, że stan zdrowia rzecznika patentowego pozwalał na dokonywanie czynności w postępowaniu przed Urzędem Patentowym. Tym bardziej, że przesłanie dokumentu pełnomocnictwa było czynnością warunkującą bieg postępowania. W ocenie Sądu, podnoszona przez Panią rzecznik okoliczność uprawdopodabniająca, zdaniem strony, brak winy w uchybieniu terminu, mianowicie: że skarżąca ma siedzibę poza Warszawą, a członkami zarządu spółki są obcokrajowcy, którzy często odbywają podróże służbowe, co utrudniało uzyskanie dokumentu pełnomocnictwa również nie może odnieść skutku pożądanego przez skarżącą. Po pierwsze należy mieć na uwadze, że termin do złożenia pełnomocnictwa został przez organ przedłużony o 2 miesiące, co nastąpiło zgodnie z żądaniem strony. Po drugie, siedziba spółki, która nie jest podmiotem zagranicznym, znajduje się na terenie Polski (ok. 200 km od [...]). Po trzecie, w skład zarządu wchodziło pięciu członków zarządu w tym jeden Polak a do reprezentowania spółki było uprawnionych dwóch członków zarządu działających wspólnie. Z uwagi na powyższe trudno uznać za przekonujące twierdzenie, że nie można było dochować terminu na złożenie pełnomocnictwa. Strona dbająca należycie o własne interesy powinna podjąć stosowne działania, które umożliwiłyby jej dokonanie określonych czynności procesowych w terminie. Tym bardziej, że mamy do czynienia z fundamentalną kwestią – udzielenie pełnomocnictwa do działania w imieniu spółki w sprawie prowadzonej na jej wniosek. W ocenie Sądu, pozostałe zarzuty skargi należy również uznać za niezasadne. Wbrew twierdzeniom skarżącej organ nie mógł zastosować art. 7a k.p.a., gdyż art. 243 ust. 4 p.w.p. ma charakter normy bezwzględnie wiążącej. Zarzut naruszenia art. 7 k.p.a. jest także bezzasadny. Zgodnie z ww. przepisem, organ jest zobowiązany do podejmowania wszelkich kroków niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy zarówno przy uwzględnieniu interesu społecznego jak i słusznego interesu obywateli. Zdaniem WSA, Urząd Patentowy prawidłowo zbadał stan faktyczny sprawy, w następstwie czego wezwał pełnomocnika jak i skarżącą spółkę postanowieniem z dnia [...] marca 2018 r. do nadesłania dokumentu pełnomocnictwa pod rygorem umorzenia postępowania. Na gruncie tej sprawy Sąd nie znalazł również innych, nie podnoszonych w skardze, mankamentów zaskarżonej decyzji, które mogłyby spowodować wyeliminowanie rozstrzygnięcia organu z obrotu prawnego. Gdy chodzi natomiast o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego, to organ nie wyraził na takie procedowanie w sprawie (v. odpowiedź na skargę). Mając na uwadze powyższe, skargę należało oddalić na podstawie art. 151 p.p.s.a.