VII SA/Wa 501/12

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Joanna Gierak-Podsiadły (spr.), , Sędzia WSA Jolanta Augustyniak-Pęczkowska, Sędzia WSA Małgorzata Miron, Protokolant sekr. sąd. Agnieszka Ciszek, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 11 września 2012 r. sprawy ze skargi W. S. na postanowienie Ministra Sprawiedliwości z dnia [...] lutego 2012 r. znak [...] w przedmiocie odmowy wydania zaświadczenia I. skargę oddala, II. przyznaje ze środków budżetowych Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie na rzecz adwokata P. K. tytułem kosztów nieopłaconej pomocy prawnej kwotę 295,20 zł (dwieście dziewięćdziesiąt pięć złotych dwadzieścia groszy) w tym: tytułem zastępstwa prawnego kwotę 240 zł (dwieście czterdzieści złotych), tytułem 23% podatku od towarów i usług kwotę 55,20 zł (pięćdziesiąt pięć złotych i dwadzieścia groszy). Przedmiotem skargi wniesionej przez W. S. jest postanowienie Ministra Sprawiedliwości z [...] lutego 2012 r. znak: [...] utrzymujące w mocy, na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 w związku z art. 127 § 3 i art. 144 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 ze zm., dalej: k.p.a.), postanowienie własne tego organu z [...] stycznia 2012 r. nr [...] o odmowie wydania zaświadczenia. Postępowanie, w wyniku którego zapadło zaskarżone postanowienie zainicjowane zostało wnioskiem skarżącego zawartym w piśmie z 4 stycznia 2012 r. W piśmie tym skarżący zwrócił się do Ministra Sprawiedliwości o wydania zaświadczenia, że w dniu 21 maja 2010 r. przesłał w liście do Ministra "fragment farby wraz z grzybem i pleśnią". Wyjaśnił, iż pismo to było napisane w formie skargi i dotyczyło celi nr [...] w pawilonie [...]. Wskazana przesyłka nadana została z Zakładu Karnego w [...]. Postanowieniem z [...] stycznia 2012 r. znak: [...], na podstawie art. 219 k.p.a., Minister Sprawiedliwości odmówił wydania W. S. zaświadczenia o przesłaniu przez niego w dniu 21 maja 2010 r. w piśmie "fragmentu farby wraz z grzybem i pleśnią". W uzasadnieniu organ przytoczył przepis art. 217 § 2 k.p.a. i wskazał, iż z przepisu tego jednoznacznie wynika, że jeżeli urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego nie wymaga przepis prawa, osoba ubiegająca się o wydanie zaświadczenia urzędowo potwierdzającego te fakty lub stan prawny musi wykazać swój interes prawny, aby takie zaświadczenie otrzymać. Wnioskodawca nie wykazał zaś interesu prawnego w ubieganiu się o wydanie zaświadczenia o przesłaniu przez niego korespondencji wraz z załączonym "fragmentem farby wraz z grzybem i pleśnią". W szczególności nie wskazał, czy toczy się przed sądem lub organem administracji jakiekolwiek postepowanie, w którym zaświadczenie mogłoby posłużyć jako dowód lub wzmocnić jego pozycję dowodową w danej sprawie. Nadto, organ podał, że nawet gdyby przyjąć, iż wnioskodawca wykazał istnienie interesu prawnego, to i tak wniosek o wydanie interesującego go zaświadczenia nie mógłby być uwzględniony, z uwagi na treść art. 218 § 1 k.p.a. Przepis ten pozwala bowiem organowi wydać zaświadczenie tylko wówczas, gdy chodzi o potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Ewidencja korespondencji nadsyłanej przez nadawców, prowadzona przez Ministerstwo Sprawiedliwości nie obejmuje dat ich wysłania przez zainteresowanych, jak również informacji o umieszczonych w kopertach materiałach nieorganicznych, typu: fragment tynku. Jednocześnie organ wskazał, iż pismo z 21 maja 2010 r., o które najprawdopodobniej zainteresowanemu chodzi, zostało przez Wydział Skarg i Wniosków Biura Ministra przekazane w całości do rozpoznania Dyrektorowi Okręgowemu Służby Więziennej w [...] w dniu 1 czerwca 2010 r., o czym zainteresowany został powiadomiony. Ministerstwo nie posiada zatem przedmiotowej korespondencji i ewentualnie nadesłanych przy niej załączników. We wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy W. S. podtrzymał swoje żądanie dotyczące wydania zaświadczenia. Wskazał dodatkowo, że zaświadczenie to jest mu potrzebne w sprawie toczącej się przed Sądem Rejonowym w [...]. Po ponownym rozpatrzeniu sprawy, postanowieniem z [...] lutego 2012 r. Minister Sprawiedliwości utrzymał w mocy postanowienie własne o odmowie wydania zaświadczenia na wniosek W. S., o treści przez niego żądanej. W uzasadnieniu postanowienia Minister wskazał, iż co prawda W. S. we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy wykazał istnienie interesu prawnego do uzyskania interesującego go zaświadczenia, niemniej jednak żądane zaświadczenie nie może zostać wydane. Ewidencja korespondencji nadsyłanej przez nadawców, prowadzona przez Ministerstwo Sprawiedliwości, nie obejmuje bowiem dat ich wysłania przez zainteresowanych, jak również informacji o umieszczonych w kopertach materiałach nieorganicznych, a pismo, o które zainteresowanemu najprawdopodobniej chodzi zostało przekazane do rozpoznania Dyrektorowi Okręgowemu Służby Więziennej w [...] w dniu 1 czerwca 2010 r. Konkludując, Minister wskazał, że z uwagi na to, iż nie posiada ani oryginału korespondencji W. S., której miałoby dotyczyć zaświadczenie, ani informacji o ewentualnie nadesłanych przy niej załącznikach, zasadne było utrzymanie w mocy postanowienia z [...] stycznia 2012 r. W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie na ww. postanowienie Ministra Sprawiedliwości z [...] lutego 2012 r. skarżący – W. S. zwrócił się o przychylenie się do jego wniosku, albowiem -jak wskazał- musi przedstawić materiał dowodowy przed Sądem Rejonowym w [...], I Wydział Cywilny. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko w sprawie. Pismem procesowym z 8 sierpnia 2012 r. profesjonalny pełnomocnik skarżącego, ustanowiony w sprawie z urzędu, uzupełnił wniesioną skargę. Zaskarżonemu postanowieniu pełnomocnik skarżącego zarzucił naruszenie art. 7 k.p.a. poprzez niezastosowanie art. 218 § 2 tej ustawy i nieprzeprowadzenie niezbędnego w sprawie postępowania wyjaśniającego. Zarzucił również naruszenie art. 217 § 1 i 2 oraz art. 218 §1 i 2 k.p.a. poprzez błędne ich zastosowanie i w konsekwencji odmowę wydania zaświadczenia skarżącemu. Pełnomocnik skarżącego podnosząc powyższe wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia oraz o zasądzenie kosztów nieopłaconej pomocy prawnej udzielonej z urzędu, albowiem nie zostały one uiszczone w całości ani w części. W uzasadnieniu pisma pełnomocnik wskazał, że zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną wprowadzoną zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia [...] grudnia 1991 r. Nr [...] i obowiązującą w 2010 r. w Ministerstwie Sprawiedliwości, Wydział Skarg i Wniosków Gabinetu Ministra (obecnie Biura Ministra), prowadzi ewidencje wszystkich skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa. Ewidencja ta winna zawierać w szczególności informację o wpływie pisma stanowiącego skargę lub wniosek, jego przedmiocie oraz sposobie i terminie załatwienia. Faktem jest, że w ewidencji Wydziału Skarg i Wniosków odnotowano otrzymanie pisma od skarżącego, co potwierdza również treść postanowienia. Niczym nieuzasadnione jest jednak podnoszenie przez organ w postanowieniu, iż wskazana wyżej ewidencja nie obejmuje dat wysłania korespondencji przez nadawców w sytuacji, gdy skarżącemu chodzi o zaświadczenie dotyczące faktu otrzymania przez Ministra jego pisma w przedmiocie skargi na warunki panujące w celi, w jakiej przebywał, a przedmiot korespondencji kierowanej do Ministerstwa w ewidencji winien być uwidoczniony. I dalej, pełnomocnik skarżącego wskazał, że organ mając potwierdzenie w prowadzonej przez siebie ewidencji wpływu pisma z 21 maja 2010 r., jak również wiedzę co do jego przedmiotu, nie miał podstaw do przyjęcia, iż fakty jakich potwierdzenia domaga się skarżący nie wynikają z prowadzonej przez ten organ ewidencji. Organ winien w drodze postępowania wyjaśniającego, zgodnie z art. 218 § 2 k.p.a. ustalić, czy dodatkowe dane (rodzaj załączników), jakich potwierdzenia w zaświadczeniu domaga się skarżący znajdują się w posiadanej przez Dyrektora Okręgowego Służby Więziennej (w [...]) dokumentacji, jako jednostce podległej bezpośrednio Ministrowi Sprawiedliwości. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Skarga nie zasługiwała na uwzględnienie. Sąd nie podzielił zarzutów w niej podniesionych, nie znalazł też żadnych innych powodów, dla których należałoby co najmniej uchylić zaskarżone w sprawie orzeczenie. Przedmiotem kontroli Sądu w niniejszej sprawie było postanowienie Ministra Sprawiedliwości wydane w oparciu o art. 219 k.p.a., o odmowie wydania zaświadczenia na żądanie skarżącego. W ocenie Sądu rozstrzygnięcie to jest zasadne i zgodne z przepisami prawa. Kwestię wydawania zaświadczeń uregulowano w dziale VII Kodeksu postępowania administracyjnego, zatytułowanym "Wydawanie zaświadczeń", począwszy od art. 217. Artykuł 217 k.p.a. stanowi, że organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie. Zaświadczenie wydaje się, jeżeli urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa (art. 217 § 2 pkt 1). Zaświadczenie wydaje się również wtedy, gdy osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego (art. 217 § 2 pkt 2). W przypadkach, o których mowa w art. 217 § 2 pkt 2, organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu (art. 218 § 1). W niniejszej sprawie, zainicjowanej wnioskiem skarżącego z 4 stycznia 2012 r. decydujące znaczenie miał przepis art. 217 § 2 pkt 2 k.p.a. oraz art. 218 stanowiący jego doprecyzowanie. Skarżący, wnosząc o wydanie zaświadczenia, nie wskazał bowiem na żaden przepis prawa, w związku z którym domaga się zaświadczenia. Powołał się natomiast na interes prawny mający przemawiać za uzyskaniem wnioskowanego przez niego zaświadczenia podnosząc, iż zaświadczenie o żądanej treści jest mu niezbędne w postępowaniu prowadzonym przez sąd powszechny. Tym samym kwestia interesu prawnego skarżącego -wobec okoliczności przez niego podniesionych a wskazanych we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy- przestała budzić wątpliwości i nie została w zaskarżonym orzeczeniu zakwestionowana. To zaś oznacza, że analizując sprawę należało ustalić, czy w oparciu o art. 217 § 2 pkt 2 k.p.a. interpretowany łącznie z art. 218 tej ustawy, Minister Sprawiedliwości obowiązany był wydać żądane przez skarżącego zaświadczenie, a więc czy dysponował danymi pozwalającymi mu na pozytywne załatwienie tego żądania. Warunkiem koniecznym dla wydania zaświadczenia jest bowiem ustalenie, czy obowiązujący w dacie jego wydawania stan prawny lub faktyczny miał swoje odzwierciedlenie w posiadanej przez organ dokumentacji. Kierując się powyższym przypomnieć w tym miejscu trzeba, że skarżący zwrócił się o wydanie zaświadczenia, że w dniu 21 maja 2010 r. przesłał w liście skierowanym do Ministra Sprawiedliwości "fragment farby wraz z grzybem i pleśnią". Żądanie to powtórzył we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, wskazując dodatkowo na sprawę zawisłą przed Sądem Rejonowym w [...], na potrzeby której to domaga się wydania zaświadczenia. Z obu tych pism skarżącego bezspornie wynika, że żąda on wydania zaświadczenia i nie chodzi o to, aby zaświadczenie potwierdzało złożenie do Ministra pisma – skargi na warunki panujące w celi zakładu karnego (tj. dotyczyło samego faktu złożenia podania tej treści), ale o to, aby potwierdzało złożenie przy piśmie dotyczącym tej kwestii załączników w postaci "fragmentu farby wraz z grzybem i pleśnią". Powyższe potwierdza pismo procesowe pełnomocnika skarżącego złożone w postępowaniu sądowym. Zatem, dostrzegając treść żądania skarżącego zauważyć raz jeszcze należy, iż wydanie zaświadczenia w trybie art. 217 § 2 pkt 2 k.p.a. jest możliwe o ile organ administracji, do którego skierowano wniosek, dysponuje odpowiednimi danymi. W myśl bowiem art. 218 § 1 k.p.a. (precyzującego powyższy przepis), organ administracji obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Jednocześnie wyjaśnić należy, iż użyte w art. 218 § 1 k.p.a. określenie: "danych znajdujących się w jego posiadaniu", nie może być rozumiane dowolnie i rozszerzająco. W istocie zaświadczenie, stanowiące dokument urzędowy, zawierać może jedynie informacje o określonym stanie prawnym lub faktycznym, który został już ustalony odpowiednim aktem prawnym albo jest znany organowi ze względu na dane zawarte w prowadzonych przez niego ewidencjach, rejestrach lub innych urzędowych zbiorach. Jeżeli potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego nie można dokonać na podstawie danych znajdujących się w posiadaniu organu, organ ten może uchylić się od wydania zaświadczenia - nie może wydać zaświadczenia żądanej treści, bowiem nie może wydać czegoś, czego nie posiada. Taka sytuacja -w ocenie Sądu- występowała w rozpoznawanej sprawie. Okoliczności, których potwierdzenia w formie zaświadczenia żądał skarżący, nie wynikają bowiem w szczególności z ewidencji korespondencji prowadzonej przez ten organ. W Ministerstwie Sprawiedliwości jest prowadzona tego rodzaju ewidencja, ale nie obejmuje ona informacji o umieszczonych w kopertach materiałach nieorganicznych (co pełnomocnik skarżącego także zdaje się dostrzegać, wskazując na potrzebę przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego). Tego rodzaju dane nie wynikają ani z ww. ewidencji, ani z innych rejestrów organu, nie mogą być również traktowane jako "inne dane znajdujące się w posiadaniu organu". Nie bez znaczenia jest przy tym fakt, iż pismo skarżącego, przy którym przedmiotowe załączniki miałyby być przesłane do organu, nie znajduje się obecnie w dyspozycji Ministra. Zostało ono bowiem przekazane do załatwienia Dyrektorowi Okręgowemu Służby Więziennej w [...], przy piśmie z 1 czerwca 2010 r. (v. k. 1 akt administracyjnych). Skoro więc wniosek skarżącego dotyczy faktów, których organ na podstawie posiadanych danych nie może potwierdzić, to zastosowanie art. 219 k.p.a. w takich okolicznościach należało uznać za prawidłowe. Dodatkowo -z uwagi na zarzuty podniesione w piśmie procesowym przez pełnomocnika skarżącego- przypomnieć trzeba, że stosownie do treści art. 218 § 2 k.p.a., organ administracji publicznej, przed wydaniem zaświadczenia, może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, ale tylko w koniecznym zakresie. W wyroku z 8 września 2009 r. (sygn. akt I OSK 104/09 – przywołanym również przez stronę skarżącą), Naczelny Sąd Administracyjny zauważył, że postępowanie wyjaśniające, o jakim mowa w art. 218 § 2 k.p.a., spełnia tylko pomocniczą rolę przy ustalaniu treści zaświadczenia. Odnosi się ono do zbadania okoliczności wynikających z istniejących ewidencji, rejestrów i innych danych, czy też wyjaśnienia, czy dane te odnoszą się do osoby wnioskodawcy, faktów, stanu prawnego, którego poświadczenia domaga się zainteresowany, a także ustalenia, jakiego rodzaju ewidencja lub rejestry mogą zawierać żądane dane i ustalenia ewentualnych ich dysponentów. Postępowanie przewidziane w cyt. powyżej art. 218 ma zatem na celu usunięcie wątpliwości co do znanych, bo istniejących już faktów lub praw. Niedopuszczalne jest natomiast dokonywanie w nim nowych ustaleń faktycznych i prawnych. Przenosząc powyższe na grunt niniejszej sprawy stwierdzić trzeba, iż postępowanie wyjaśniające -jakiego domaga się strona skarżąca- znacznie wykraczałoby poza ramy postępowania przewidzianego w ww. art. 218 i w efekcie prowadziłoby do ustalenia nowych okoliczności, tj. takich, którymi organ nie dysponuje. Tymczasem, w postępowaniu, o którym mowa w art. 218 nie ma miejsca (ani czasu, z uwagi na brzmienie art. 217 § 3 k.p.a.), na dokonywanie nowych ustaleń faktycznych, jak i prawnych. Konkludując, Minister Sprawiedliwości wydał -w ocenie Sądu- prawidłowe rozstrzygnięcie o odmowie wydania zaświadczenia o treści żądanej przez skarżącego, gdyż nie dysponował danymi, które miałby potwierdzić zaświadczeniem. Skoro zaś nie dysponował informacjami, o które zwrócił się skarżący, to nie mógł prowadzić postępowania wyjaśniającego w tej kwestii, w oparciu o art. 218 § 2. Postępowanie, o którym mowa w tym przepisie ma tylko uzupełniać wiedzę na temat danych znajdujących się już w posiadaniu organu, a nie prowadzić do ich ustalenia. Warto w tym miejscu ponownie odwołać się do przytoczonego powyżej wyroku NSA, albowiem w wyroku tym Sąd zwrócił uwagę na istotę samego zaświadczenia zaznaczając, że jest ono aktem wiedzy a nie woli organu. Organ potwierdza nim jedynie, a nie stwierdza istnienie w danym czasie określonego stanu. Potwierdzenia tego, co do zasady dokonuje przy tym na podstawie posiadanych danych. Główną rolę w tym zakresie pełnią więc dane z ewidencji, rejestru, zbioru dokumentów lub zbioru danych utrwalonych innymi technikami. Skoro Minister Sprawiedliwości nie posiada żadnych danych na temat załączonego do pisma skarżącego z 21 maja 2010 r. "fragmentu farby wraz z grzybem i pleśnią", to nie mógł potwierdzić złożenia tego rodzaju załączników zaświadczeniem. Z powyżej przedstawionych względów, Sąd uznał, iż żądanie skarżącego nie mogło zostać uwzględnione. Odmowa wydania zaświadczenia była -w ocenie Sądu- zgodna z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a zarzuty podniesione w piśmie procesowym uzupełniającym skargę okazały się (z przyczyn wyżej zaprezentowanych) bezzasadne. Na koniec, dostrzec należy, iż organ orzekając w sprawie miał na uwadze taki zakres żądania, jaki wynikał z wniosku skarżącego i w takim zakresie zaskarżonym orzeczeniem i orzeczeniem go poprzedzającym wypowiedział się w sprawie. Nadto, intencja skarżącego wynikająca z jego wniosku, została -zdaniem Sądu- prawidłowo przez organ odczytana. Z pism skarżącego kierowanych do Ministra bezspornie wynikało bowiem (na co raz jeszcze trzeba zwrócić uwagę), iż zainteresowanemu nie chodzi o potwierdzenie zaświadczeniem złożenia do organu skargi na warunki panujące w celi zakładu karnego, ale o złożenie wraz z tą skargą konkretnych załączników. W tej sytuacji, na podstawie art. 151 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie orzekł jak w sentencji. O kosztach dla pełnomocnika świadczącego pomoc prawną z urzędu, Sąd orzekł w oparciu o art. 250 ww. ustawy.