VIII SA/Wa 7/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Sławomir Fularski Sędziowie Sędzia WSA Iwona Owsińska - Gwiazda (sprawozdawca) Sędzia WSA Justyna Mazur po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w Radomiu w trybie uproszczonym w dniu 6 marca 2025 r. sprawy ze skargi R. M. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w R. z 21 października 2024 r. znak: [...] w przedmiocie odmowy sporządzenia i zapisania kopii zebranych dowodów i materiałów na płycie DVD oddala skargę Przedmiotem skargi wniesionej przez R. M. (dalej: "Strona", "Skarżący") do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie jest postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w R. z 21.10. 2024 r., utrzymujące w mocy postanowienie Prezydenta Miasta R. z 26.08.2024 r. w sprawie odmowy sporządzenia i zapisania kopii zebranych dowodów i materiałów na płycie DVD dotyczących postepowania w sprawie ustalenia opłaty R. M.o na pobyt matki B. M. w Domu Pomocy Społecznej [...] w R.. Skargę wniesiono w następujących okolicznościach faktycznych i prawnych: W dniu 24 kwietnia 2023 roku skarżący złożył wniosek o doręczenie kopii kompletnej dokumentacji postępowania administracyjnego, zgromadzonego w sprawie do dnia 14 kwietnia 2023 roku. Organ pierwszej instancji postanowieniem z 27 kwietnia 2023 r. odmówił żądaniu wykonania i przesłania kopii zebranych dowodów i materiałów dotyczących w/w postepowania wskazując, iż stanowiłoby to nadmierne utrudnienie ze względu na obszerny materiał dowodowy zebrany w sprawie, który wymagałby znacznego zaangażowania ze strony pracowników organu. Postanowieniem z dnia 9 listopada 2023 r. SKO w R. utrzymało w mocy w/w postanowienie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z dnia 8 maja 2024 r. (sygn. akt VIII SA/Wa 74/24) uchylił postanowienie SKO i poprzedzające go postanowienie organu I instancji. W uzasadnieniu wskazał, że odmowa uwzględnienia wniosku o sporządzenie kopii z akt sprawy mogłaby nastąpić jedynie, gdyby organ wykazał konkretne utrudnienia wynikające z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania. Tylko więc w sytuacjach wymagających większego organizacyjnego zaangażowania ze strony pracowników organu dopuszczalne byłoby wyznaczenie stronie określonych warunków realizacji wniosku w przedmiocie sporządzenia kserokopii dokumentów. Oczywiście odmowa wydania kopii z akt sprawy może być usprawiedliwiona w sytuacji, gdy strona w sposób oczywisty i świadomy nadużywa prawa wynikającego z art. 73 § 1 k.p.a. Podniósł, iż Sąd jest związany stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego zajętym uchwale I OPS 1/18 w składzie siedmiu sędziów, iż w ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 k.p.a. mieści się sporządzanie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy. Podniósł też, iż organ odwołuje się do pojęć niedookreślonych obszerności i nadmiernego utrudnienia, podczas gdy powinien wykazać jaką liczbę dokumentów ma sporządzić, jakie środki techniczne i osobowe i na jaki czas musiałby zaangażować, a także jaki wpływ na prace danej komórki organu miałoby wykonanie kopii żądanych dokumentów. Ponownie rozpoznając sprawę postanowieniem z 26 sierpnia 2024 r. Prezydent Miasta R. odmówił wykonania i przesłania kopii zebranych dowodów i materiałów dotyczących w/w postępowania. W uzasadnieniu wskazał, że pismem z 14 lipca 2024 r. zwrócił się do Skarżącego czy podtrzymuje swa prośbę wobec faktu, iż upoważniona A. M. w dniu 5 kwietnia 2024 r. wykonała fotokopię akt. Skarżący wskazał, że A. M. nie wykonała fotokopii całości akt sprawy prowadzonej od 2021 r., a jedynie teczkę dotyczącą jego osoby. Organ podkreślił, że Skarżacy we wniosku z 24 kwietnia 2024 r. wniósł o kopie dokumentów w postępowaniu administracyjnym którego jest stroną i w dniu 4 kwietnia 2024 r. A. M. wykonała fotokopie tego materiału dowodowego, natomiast pismem z 12 sierpnia 2024 r. Skarżący rozszerzył swój wniosek o fotokopie całości akt sprawy znak: [...] od 2021 r. Podniósł, ze pierwszy dokument w aktach Skarżącego został wytworzony w dniu 9 lutego 2023 r. i dotyczy wszczęcia postepowania w sprawie ustalenia opłaty za pobyt B. M.. Natomiast od 2021 r. pod znakiem [...] było prowadzone postepowanie w sprawie skierowania i umieszczenia B. M. w dps i stroną tego postępowania nie był Skarżący. Stosownie do treści art. 73 § 1 kpa podmiotem, któremu służy prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów jest wyłącznie strona postępowania. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Podniósł też, że żądanie dotyczące sporządzenia kopii zebranych dowodów i materiałów na płycie DVD dotyczących postępowania w sprawie ustalenia opłaty R. M. na pobyt matki B. M. w Domu Pomocy Społecznej [...] w R. stanowiłoby dla organu nadmierne utrudnienie z uwagi na obszerny materiał dowodowy zebrany w sprawie. Do skopiowania byłoby 144 strony dokumentów zebranych w sprawie, a urzędnik w którego zakresie obowiązków znajduje się sprawa Skarżącego aktualnie prowadzi 42 skomplikowane postępowania administracyjne, które codziennie wymagają podejmowania szeregu czasochłonnych czynności uniemożliwiających wykonanie skanowania tak obszernych akt sprawy, a następnie zgrania ich na nośnik DVD. Szacunkowy czas realizacji tego żądania na skanerze, który pozostaje w dyspozycji pracowników Działu Usług Opiekuńczych i Pomocy Stacjonarnej MOPS w R., wyniósłby ok. 6 godzin. W tym czasie pracownik zablokowałby także możliwość skorzystania z tego sprzętu pozostałym 23 pracownikom i nie mógłby wykonywać innych pilnych zadań na swoim stanowisku pracy. MOPS w R. w swojej strukturze organizacyjnej nie ma stanowiska do zadań którego należałoby wyłącznie tworzenie kopii akt postępowań administracyjnych ani specjalistycznego sprzętu umożliwiającego szybkie tworzenie skanów czy kopii. Jednocześnie organ podkreślił, że odległość miedzy miejscem zamieszkania Skarżącego a siedzibą tut. Ośrodka wynosi 4 km, a czas przejazdu 8 minut. Podniósł, że R. posiada dobra infrastrukturę komunikacyjną i nie zachodzą żadne przeszkody w przybyciu do siedziby organu, w celu zapoznania się z aktami postępowania. Reasumując organ wskazał, że mając na uwadze możliwości kadrowe i techniczne organu, inne zadania pracownika konieczne do wykonania w ramach interwencji kryzysowej, bądź w ściśle określonych terminach wykonanie przedmiotowych kopii stanowiłoby dla organu nadmierne obciążenie i dlatego postanowiono o odmowie sporządzenia i zapisania kopii zebranych dowodów i materiałów na płycie DVD. W zażaleniu Skarżący podniósł, ze organ nie był uprawniony do odmowy sporządzenia dokumentacji podnosząc niezasadnie na ograniczenia kadrowe, albowiem sporządzenie kopii 144 stron nie jest czynnością czasochłonną, jak błędnie wskazuje organ. Wskazał też, że strona nie rozszerzyła wniosku. Utrzymując w mocy postanowienie organu I instancji w/w postanowieniem z 21.10.2024 r. SKO przytoczyło treść art. 73 § 1 i 74 § 2 kpa oraz uchwały NSA z 8.10.2018 r. w sprawie sygn. akt OPS 1/18. Wskazało, że odmowa uwzględnienia wniosku strony o sporządzenie kserokopii z akt mogłaby nastąpić, gdyby organ wykazał konkretne utrudnienia wynikające z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania. Tylko więc w sytuacjach wymagających większego organizacyjnego zaangażowania ze strony pracowników organu, dopuszczalne byłoby wyznaczenie stronie określonych warunków realizacji wniosku w przedmiocie sporządzenia kserokopii dokumentów. Odmowa wydania kserokopii z akt sprawy może być też usprawiedliwiona w sytuacji, gdy strona w sposób oczywisty i świadomy nadużywa prawa wynikającego z art. 73 § 1 k.p.a. Takie rozumienie art. 73 § 1 k.p.a. nie oznacza zatem bezwzględnego związania organu żądaniem strony o wydanie kserokopii dokumentów z akt sprawy, lecz wprowadza ograniczenia mające wykluczyć nieuzasadnioną odmowę załatwienia wniosku w tym przedmiocie. Podniosło, że organ I instancji zgodnie z zaleceniami Sądu wskazał na konieczna pracę do wykonania przez pracownika organu w celu realizacji wniosku i związane z tym utrudnienia. Przeanalizował iż organ podał konkretna liczbę stron (144 strony) i czas niezbędny do skanowania (6 godzin) oraz zakłócenie pracy innych pracowników MOPS, korzystających z urządzenia, które na czas skanowania dokumentów na potrzeby wniosku byłby dla nich niedostępny. Wskazał, ze MOPS w R. w swojej strukturze organizacyjnej nie ma stanowiska do zadań którego należałoby wyłącznie tworzenie kopii akt postepowań administracyjnych, ani specjalistycznego sprzętu pozwalającego na szybkie tworzenie skanów czy kopii. W ocenie SKO przedstawiona argumentacja odmowy uwzględnienia wniosku jest przekonująca i wystarczająca. Wyjaśnia w sposób konkretny ograniczenia osobowe i sprzętowe uniemożliwiające bez nadmiernego utrudnienia wykonanie i zapisanie kopii obszernych akt sprawy na płycie DVD. Odnośnie rozszerzenia wniosku Kolegium stwierdziło, że w treści wyjaśnienia w piśmie z 12.08.2024 r., który organ zakwalifikował jako rozszerzenie wniosku wynika, że Skarżący domaga się doręczenia kompletnej dokumentacji postępowania administracyjnego, zgromadzonej do dnia 14.04.2023 r., wyjaśniając jednocześnie, że w dniu 5.04.2024 r. A. M. działając z jego upoważnienia nie wykonała fotokopii całości akt [...] prowadzonej od 2021 r., a jedynie teczkę akt dotyczącą jego osoby. Z powyższego zdaniem SKO jednoznacznie wynika, że Skarżący poza dokumentami dotyczącymi ustalenia dla niego opłaty oczekuje wyłącznie kopii akt dotyczących skierowania i umieszczenia jego matki w dps. Tak jak Skarżący podał postępowanie w tej sprawie toczyło się od 2021 r. Skarżący w ocenie SKO nie legitymuje się interesem prawnym, takim interesem legitymuje się wyłącznie osoba umieszczana w tego typu placówce, ponieważ rozstrzygniecie dotyczy jej praw i obowiązków. Skarżący nie wykazał, że przysługuje mu interes prawny w domaganiu się udostepnienia żądanych dokumentów, ponieważ nie udokumentował, że jest stroną postępowania dotyczącego umieszczenia B. M. w dps, jak również nie przedłożył pełnomocnictwa do reprezentowania w/w w tym postępowaniu. W tej sytuacji akta sprawy od 2021 r. dotyczące w istocie matki Skarżącego nie mogą mu być udostępnione. Skargę na postanowienie organu odwoławczego wniósł R. M.. Zaskarżonemu postanowieniu zarzucił naruszenie prawa procesowego, tj. art. 73 § 1 k.p.a. poprzez nieuzasadnioną odmowę sporządzenia i przesłania kopii zebranych dowodów i materiałów, albowiem sporządzenie w/w kopii nie stanowiło trudności dla organu, ale przede wszystkim Skarżący miał interes prawny w uzyskaniu żądanych materiałów. Wnosił o uchylenie w całości zaskarżonego postanowienia Samorządowego Kolegium Odwoławczego w R. oraz zasądzenie zwrotu kosztów postępowania. W uzasadnieniu skargi przywołał orzecznictwo sądów administracyjnych dotyczące wykładni art. 73 § 1 k.p.a. i podniósł w szczególności, że wydaje się oczywiste, iż wykonanie kopii 144 dokumentów nie mogło stanowić dla organu jakiejkolwiek trudności. Kapitalne znaczenie, zdaniem Strony ma okoliczność że z udziałem Skarżącego toczy się przed MOPS postępowanie w przedmiocie zwrotu wydatków poniesionych zastępczo przez Prezydenta Miasta R. z tytułu odpłatności za pobyt w dps. Tym samym oczywistym jest że ma on interes prawny w zapoznaniu się z aktami sprawy. Odpowiadając na skargę organ wniósł o jej oddalenie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Podstawą materialnoprawną wniosku o wydanie odpisów dokumentów z akt postępowania administracyjnego był przepis art. 73 § 1 k.p.a. Wyrokiem z dnia 8.05.2024 r. w sprawie sygn. akt VIII SA/Wa 74/24 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił postanowienie SKO i poprzedzające go postanowienie organu I instancji odmawiające uwzględnienia wniosku Skarżącego w przedmiocie sporządzenia i zapisania kopii zebranych dowodów i materiałów na płycie DVD dotyczących postepowania w sprawie ustalenia opłaty R. M. na pobyt matki B. M. w Domu Pomocy Społecznej [...] w R.. W uzasadnieniu wskazał, iż odmowa uwzględnienia wniosku jest wyjątkiem od reguły sporządzenia kopii akt sprawy i skorzystanie z niej powinno być w sposób precyzyjny i jasny uargumentowane. Organ winien wskazać zatem jaką liczbę kopii dokumentów winien sporządzić, jakie środki techniczne i osobowe i na jaki czas musiałby zaangażować. Jaki wpływ na pracę danej komórki organu wykonanie kopii dokumentów by miało. Jak stanowi przepis art. 153 p.p.s.a. ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie. W ocenie Sądu organy ponownie rozpoznając sprawę uwzględniły w całości wytyczne tut. Sądu wyrażone w przywołanym wyżej wyroku w sprawie VIII SA/Wa 7424. Prawidłowe jest stanowisko SKO, iż organ I instancji ponownie rozpoznając przedmiotowy wniosek Skarżącego podał konkretną liczbę stron (144 strony) i czas niezbędny do skanowania (6 godzin) oraz zakłócenie pracy innych pracowników MOPS, korzystających z urządzenia, które na czas skanowania dokumentów na potrzeby wniosku Skarżącego byłby dla nich niedostępny. Istotnym jest też, że MOPS w R. w swojej strukturze organizacyjnej nie ma stanowiska do zadań którego należałoby wyłącznie tworzenie kopii akt postępowań administracyjnych, ani specjalistycznego sprzętu pozwalającego na szybkie tworzenie skanów czy kopii. Zasadnie zatem SKO uznało, iż przedstawiona argumentacja odmowy uwzględnienia wniosku jest w pełni przekonująca i wystarczająca. Wyjaśnia w sposób szczegółowy ograniczenia osobowe i sprzętowe uniemożliwiające bez nadmiernego utrudnienia wykonanie i zapisanie kopii obszernych akt sprawy na płycie DVD. Nie bez znaczenia jest też okoliczność, że odległość między miejscem zamieszkania Skarżącego a siedzibą tut. Ośrodka wynosi 4 km, a czas przejazdu 8 minut. Prawidłowa jest konstatacja, że nie zachodzą żadne przeszkody w przybyciu Strony do siedziby organu, w celu zapoznania się z aktami postępowania. Jeszcze raz podkreślić należy, iż z uwagi możliwości kadrowe i techniczne organu, inne zadania pracownika konieczne do wykonania w ramach interwencji kryzysowej, bądź w ściśle określonych terminach wykonanie przedmiotowych kopii stanowiłoby dla organu nadmierne obciążenie i dlatego odmowa sporządzenia i zapisania kopii zebranych dowodów i materiałów na płycie DVD w okolicznościach przedmiotowej sprawy jest uzasadniona. Nie można też tracić z pola widzenia, że Strona, mając na uwadze powyższe uwarunkowania - nie została pozbawiona dostępu do akt. Odnosząc się do kwestii rozszerzenia wniosku prawidłowe jest stanowisko SKO, że w piśmie z 12.08.2024 r., który organ zakwalifikował jako rozszerzenie wniosku Skarżący domaga się doręczenia kompletnej dokumentacji postępowania administracyjnego, zgromadzonej do dnia 14.04.2023 r., wyjaśniając jednocześnie, że w dniu 5.04.2024 r. A. M. działając z jego upoważnienia nie wykonała fotokopii całości akt [...] prowadzonej od 2021 r., a jedynie teczkę akt dotyczącą Skarżącego. Zatem Skarżący poza dokumentami z akt dotyczącymi ustalenia dla niego opłaty oczekuje kopii akt dotyczących skierowania i umieszczenia jego matki w dps, bowiem postępowanie sprawie B.M. toczyło się od 2021 r. Skarżący nie był stroną tego postępowania, legitymuje się wyłącznie interesem faktycznym, natomiast nie legitymuje się interesem prawnym, takim interesem legitymuje się wyłącznie osoba umieszczana w tego typu placówce, ponieważ rozstrzygniecie dotyczy wyłącznie jej praw i obowiązków. Skarżący nie wykazał, że przysługuje mu interes prawny w domaganiu się udostępnienia żądanych dokumentów z akt postępowania prowadzonego od 2021 r., nie udokumentował, że jest stroną postępowania dotyczącego umieszczenia B. M. w dps, jak również nie przedłożył pełnomocnictwa do reprezentowania w/w w tym postępowaniu. W tej sytuacji akta sprawy od 2021 r. dotyczące w istocie matki Skarżącego nie mogą mu być udostępnione. Mając powyższe na uwadze Sąd oddalił skargę - art. 151 p.p.s.a. ----------------------- 5