IV SA/Wr 363/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Anetta Makowska-Hrycyk, Sędziowie: Sędzia WSA Daria Gawlak-Nowakowska, Sędzia WSA Andrzej Nikiforów (sprawozdawca), , Protokolant: Starszy referent Przemysław Pawłowski, po rozpoznaniu w Wydziale IV na rozprawie w dniu 26 listopada 2025 r. sprawy ze skargi R. S. na decyzję Prokuratora Okręgowego w Legnicy z dnia 27 maja 2025 r. nr 3044-4.Ip.14.2025 w przedmiocie odmowy udostępnienia informacji publicznej uchyla zaskarżoną decyzję. Przedmiotem skargi R. S. (dalej: skarżący) jest decyzja Prokuratora Okręgowego w Legnicy we Wrocławiu (dalej: Prokurator Okręgowy, organ odwoławczy) z dnia 27 maja 2025 r. nr 3044-4.Ip.14.2025 utrzymująca w mocy decyzję Prokuratora Rejonowego w Legnicy (dalej: Prokurator Rejonowy, organ pierwszej instancji) z dnia 3 kwietnia 2025 r. nr 4332-0.Ip.3.2025 o odmowie udostępnienia informacji publicznej w części. Z uzasadnienia zaskarżonej decyzji oraz akt administracyjnych sprawy wynika, że skarżący w dniu 12 marca 2025 r. złożył do Prokuratury Rejonowej w Legnicy wniosek (drogą komunikacji elektronicznej) o udostępnienie informacji publicznej co do aktów oskarżenia składanych przez tut. Prokuraturę Rejonową do Sądu Rejonowego w Legnicy i wniósł o informację: 1) "ile aktów oskarżenia z k.k. tut. jednostka złożyła do ww. sadu w okresie od 2 stycznia 2019 r. do 11 marca 2025 r.?; 2) Ile z tych aktów oskarżenia zakończyło się skazaniem, ile odrzucono, ile umorzono bądź załatwiono jeszcze inaczej (jeśli tak, to w jaki sposób)? 3) Czy toczyły się jakiekolwiek postępowania karne wobec sędziów bądź prokuratorów albo pracowników administracji państwowej? Jeśli tak, to w jaki sposób się zakończyły?" Zażądał, by odpowiedź została skarżącemu przesłana listem poleconym oraz drogą komunikacji elektronicznej. Pismem z 25 marca 2025 r. Prokurator Rejonowy udzielił skarżącemu odpowiedzi na pytanie 3) wniosku: "Czy toczyły się jakiekolwiek postępowania karne wobec sędziów bądź prokuratorów albo pracowników administracji państwowej? Jeśli tak, to w jaki sposób się zakończyły?". Natomiast odnośnie do pytania o ilość aktów oskarżenia składanych przez Prokuraturę Rejonową w Legnicy do Sądu Rejonowego w Legnicy w okresie od 2 stycznia 2019 r. do 11 marca 2025 r. , a także sposobu zakończenia tych spraw poinformował skarżącego, że stanowią one informację przetworzoną w świetle przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej (u.d.i.p.). Przedstawił rozumienie pojęcia informacji publicznej prostej oraz przetworzonej, warunki udostępnienia informacji przetworzonej wynikające z art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. i wyjaśnił, że żądane informacje dotyczą aktów oskarżenia w okresie przeszło szcześcioletnim, a ich liczba osiąga pułap kilku tysięcy spraw i nie jest możliwa do uzyskania za pomocą narzędzi dostępnych w wewnętrznym systemie prokuratury PROK-SYS. Przygotowanie informacji zgodnie z kryteriami wskazanymi we wniosku skarżącego wymagałoby przygotowania przez podmiot przy użyciu dodatkowych sił i środków, angażując zasoby kadrowe konieczne do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania prokuratury. W konsekwencji wezwał skarżącego w terminie 14 dni od doręczenia pisma poczta tradycyjną do wykazania istnienia szczególnego interesu publicznego w uzyskaniu tych informacji pod rygorem wydania decyzji o odmowie udostepnienia informacji publicznej w trybie art. 16 ust. 1 u.d.i.p. Wezwanie to skarżącemu doręczono "pocztą tradycyjną" w dniu 10 kwietnia 2025 r. Pismem złożonym w dniu 14 kwietnia 2025 r. za pośrednictwem platformy e-PUAP skarżący oświadczył, że rezygnuje z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej i przedstawił stanowisko odnośnie do ww. wezwania o wykazanie szczególnie istotnego interesu publicznego. Zakwestionował ocenę organu pierwszej instancji, że żądane informacje mają charakter przetworzony. Argumentował odwołując się orzecznictwa sadowego - że są to informacje proste, a Prokuratura musi wiedzieć, jakich czynów karalnych na ich obszarze jest najwięcej, czy ich akty oskarżenia są skuteczne. Ponadto wskazał, że ma prawo wiedzieć, czy rejon L. jest bezpieczny do zamieszkania, jak bardzo skuteczna jest Prokuratura Rejonowa, jaka jest skala przestępczości, jakie przestępstwa są najczęściej popełniane, czy są to kradzieże, włamania, narkotyki czy gwałty, napady z bronią albo terroryzm, czy śledczy nadużywają swojej władzy. Takie informacje jednostka musi sprawozdawać do Ministerstwa czy GUS i ich udostępnienie to kwestia organizacji pracy. Jednocześnie zażądał przesłania odpowiedzi na wniosek zarówno listem poleconym jak i drogą komunikacji elektronicznej. Decyzją z dnia 3 kwietnia 2025 r. wydaną na podstawie art. 1 ust. 2 w zw. z art. 16 ust. 1 u.d.i.p. Prokurator Rejonowy odmówił udzielenia informacji publicznej w części, tj. odnośnie do ilości aktów oskarżenia składanych przez tut. Prokuraturę do Sadu Rejonowego w Legnicy w okresie od 2 stycznia 2019 r. do 11 marca 2025 r., a także sposobu zakończenia tych spraw, albowiem w piśmie z dnia 19 kwietnia 2025 r. skarżący nie wykazał istnienia szczególnego interesu publicznego w uzyskaniu tych informacji, do czego został zobowiązany wezwaniem z dnia 25 marca 2025 r. W uzasadnieniu wskazał, że żądana przez skarżącego informacja w przedmiotowej części jest informacja przetworzoną, której organ wprost nie posiada i która musi być dopiero wytworzona. Wskazał, że nie jest ona możliwa do uzyskania z systemu PROK-SYS, ponieważ nie posiada on opcji przefiltrowania takiej informacji. Przy liczbie kilku tysięcy aktów oskarżenia konieczne byłoby ręczne przeglądanie wszystkich tych spraw, celem stwierdzenia, które zostały skierowane do Sądu Rejonowego w Legnicy. Ww. system nie umożliwia automatycznego pobrania informacji o sposobie zakończenia tych konkretnych spraw, jedynie wygenerowanie ilości i sposobu rozstrzygnięć sądowych, które zapadły w okresie objętym zapytaniem, ale nie zawsze będą odnosić się do aktów oskarżenia skierowanych do sądów. Prokurator Rejonowy ocenił następnie, że ze względu na treść art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. warunkiem udostępnienia informacji przetworzonej jest wykazanie istnienia po stronie wnioskodawcy szczególnie istotnego interesu publicznego, którego skarżący mimo wezwania nie wykazał. Stwierdził, że chęć poddania przez skarżącego własnej analizie i poczynienie ustaleń: czy rejon L. jest bezpieczny do zamieszkania, jak bardzo skuteczna jest tut. Jednostka Prokuratury, jaka jest skala przestępczości, jakie przestępstwa są najczęściej popełniane, czy śledczy nadużywają swojej władzy – nie stanowią o szczególnej istotności tych informacji dla interesu publicznego. Zaskarżoną decyzją – po rozpatrzeniu odwołania - Prokurator Okręgowy utrzyma w mocy decyzję Prokuratora Rejonowego. W uzasadnieniu wskazał, że w sprawie zostały spełnione dwie przesłanki warunkujące wydanie decyzji odmawiającej udostępnienia informacji publicznej w trybie art. 16 ust. 1 u.d.i.p., tj. żądna informacja ma charakter przetworzony, a skarżący nie wykazał, aby jej uzyskanie było szczególnie istotne dla interesu publicznego. W zakresie charakteru informacji jako przetworzonej organ odwoławczy wskazał, że zarówno Prokuratura Okręgowa jak i podległe je prokuratury rejonowe nie posiadają możliwości wygenerowania żądanych informacji przy użyciu systemu informatycznego PROK-SYS, który funkcjonuje w tych jednostkach, a za pomocą którego dokonywana jest rejestracja spraw i odnotowywanie informacji o ich przebiegu. Wyjaśnił, że żądana przez skarżącego informacja dotyczy okresu ponad 6 lat i kilku tysięcy aktów oskarżenia, co przy braku możliwości wygenerowania ich w prosty sposób, tj. przefiltrowania prze system wg przyjętych kryteriów, wymaga zaangażowania dużej ilości sił i środków. Pozyskanie żądanych danych wymaga bowiem każdorazowego "wejścia" do danej sprawy i ustalenia sposobu jej zakończenia, tj. dokonania żądanych ustaleń w sposób "ręczny". Ponadto nawet gdyby istniała możliwość wygenerowania żądanych danych w prosty sposób, to informacja o ilości aktów oskarżenia i sposobie ich zakończenia byłaby niepełna. Prokurator Okręgowy, podobnie jak organ pierwszej instancji, stwierdził, że skarżący nie wykazał szczególnie istotnego interesu publicznego dla udostępnienia żądanej informacji przetworzonej Powołane przez skarżącego takie argumenty w piśmie z dnia 14 kwietnia 2025 r. nie wskazują na zaistnienie przesłanki z art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu skarżący zakwestionował stanowisko organu odwoławczego argumentując, że żądana informacja jest informacją prostą oraz że ma prawo do jej uzyskania. Takie informacje uzyskał z innych jednostek. W odpowiedzi na skargę Prokurator Okręgowy wniósł o oddalenie skargi. W piśmie procesowym z dnia 10 września 2025 r. pełnomocnik skarżącego ustanowiony w ramach pomocy prawnej podtrzymał stanowisko skarżącego i dodatkowo zarzucił naruszenie: 1) art. 3 ust.1 pkt 1 w zw. z art. 1 u.d.i.p. poprzez błędne uznanie, że żądana informacja ma charakter przetworzony, podczas gdy ma ona charakter informacji prostej; 2) art. 61 Konstytucji RP poprzez bezpodstawne ograniczenie prawa skarżącego do dostępu do informacji publicznej, 3) art. 8 § 1 i 2 k.p.a. poprzez brak rozważenia, czy istnieje interes publiczny w udostępnieniu żądanych informacji oraz odstąpienia bez uzasadnionej przyczyny od utrwalonej praktyki rozstrzygania spraw w takim samym stanie faktycznym i prawnym. Do pisma dołączył wydruk i dokumenty. Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu zważył, co następuje. Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1267), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Na podstawie art. 145 § 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami powszechnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.: dalej p.p.s.a.) uwzględnienie skargi następuje w przypadku: naruszenia prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszenia prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania administracyjnego lub innego naruszenia przepisów postępowania, jeśli mogło mieć ono istotny wpływ na wynik sprawy (pkt 1 lit. a–c), a także w przypadku stwierdzenia przyczyn powodujących nieważność kontrolowanego aktu (pkt 2) lub wydania tego aktu z naruszeniem prawa (pkt 3). W przypadku uznania, że skarga nie ma uzasadnionych podstaw podlega ona oddaleniu, na podstawie art. 151 p.p.s.a. Stosownie natomiast do art. 134 § 1 p.p.s.a. sąd wydaje rozstrzygnięcie w granicach danej sprawy, nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Przedmiotem kontroli sądowej według wskazanego kryterium jest odmowa udostępnienia informacji publicznej. Zaskarżonej decyzja narusza ona prawo z innych powodów, niż wskazane w skardze i piśmie procesowym z dnia 10 września 2025 r. Podstawą materialnoprawną zaskarżonej decyzji były przepisy ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2022 r., poz. 902 ze zm.; dalej: u.d.i.p.). W pierwszej kolejności podkreślić należy, że postępowanie w przedmiocie udzielenia informacji publicznej jest postępowaniem z zasady odformalizowanym i uproszczonym. Należy zatem przyjąć, że jeżeli organ (lub inny podmiot zobowiązany) dysponuje żądaną informacją publiczną i istnieje podstawa do jej udostępnienia, to w postępowaniu tym nie mają w ogóle zastosowania przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, ponieważ informacja publiczna jest wtedy udostępniana w formie czynności materialno-technicznej. Natomiast inaczej przedstawia się sytuacja, gdy organ – jak to ma miejsce w rozpoznawanej sprawie - wydaje w trybie art. 16 ust. 1 u.d.i.p. decyzję o odmowie udostępnienia informacji publicznej bądź też zamierza umorzyć postępowanie na podstawie art. 14 ust. 2 u.d.i.p. W takim przypadku, zgodnie z ust. 2 powoływanego wyżej przepisu stosuje się przepisy k.p.a. z pewnymi modyfikacjami dot. terminu rozpoznania odwołania od decyzji (art. 16 ust. 2 pkt 1) oraz części składowych takiej decyzji (art. 16 ust. 2 pkt 2). Nie ma wątpliwości, że Prokurator Rejonowy – jako organ władzy publicznej - jest podmiotem zobowiązanym do udostępnienia informacji publicznej na podstawie art. 4 ust. 1 pkt 1) u.d.i.p. Prokurator Okręgowy jest natomiast organem wyższego stopnia w stosunku do Prokuratora Rejonowego. Stosownie do art. 16 u.d.i.p. odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania o udostępnienie informacji w przypadku określonym w art. 14 ust. 2 przez organ władzy publicznej następują w drodze decyzji. Do decyzji, o których mowa w art. 14 ust. 1 u.d.i.p., stosuje się przepisy k.p.a. (z pewnymi różnicami - art. 16 ust. 2 pkt 1 i 2 u.d.i.p.). W sprawie poddanej kontroli Sądu bezsporne jest, że skarżący złożył wniosek się o udzielenie informacji publicznej, który wpłynął do Prokuratury Okręgowej na adres "Biuro Podawcze POLEG (Biuro Podawcze PO w Legnicy)" w dniu 12 marca 2025 r. drogą elektroniczną (zwykły mejl) , który następnie został przekazany do Prokuratora Rejonowego w tym samym trybie. Niespornie też, skarżący we wniosku żądał przesłania odpowiedzi listem poleconym na adres podany we wniosku ([...]-[...] W., "ul. [...]"), a także – drogą elektroniczną na adres podany we wniosku ([...]). Z akt administracyjnych sprawy wynika jednoznacznie, że odpowiedź organu z dnia 28 marca 2025 r. wraz z wezwaniem do wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego w udostępnieniu informacji przetworzonej (k. 5-6) została doręczona skarżącemu zarówno drogą komunikacji elektronicznej (w dniu 26 marca 2025 r., k. 8) jak i za pośrednictwem operatora pocztowego (w dniu 10 kwietnia 2025 r., k. 9). Ponadto jasno z tych akt wynika, że pismem z 19 kwietnia 2024 r. przesłanym za pośrednictwem platformy e-PUAP (k. 13) skarżący oświadczył o rezygnacji z doręczania mu pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Akta administracyjne potwierdzają ponadto, że decyzja Prokuratora Rejonowego z dnia 3 kwietnia 2025 r. o odmowie udostępnienia części żądanej informacji publicznej niewątpliwie została sporządzona w formie dokumentu papierowego i opatrzona odciskiem pieczęci służbowej oraz podpisana własnoręcznie przez Prokuratora Rejonowego D. R. (k. 14-17), a następnie cyfrową kopię (skan, format PDF) tej decyzji został przesłany skarżącemu w dniu 5 maja 2025 r. (k. 19) na adres poczty elektronicznej podanej we wniosku o udostępnienie informacji publicznej, tj. [...]). Akta administracyjne sprawy nie zawierają potwierdzenia doręczenia ww. decyzji w inny sposób. Wskazane okoliczności faktyczne sprawy prowadzą do wniosku, że 1) wniosek skarżącego został przez niego podpisany podpisem elektronicznym w dniu 19 kwietnia 2025 r.; 2) skarżący oświadczeniem z 19 kwietnia 2025 r. zrezygnował z doręczeń za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej i jednocześnie wniósł o doręczanie pism w dwóch trybach: tradycyjnym oraz elektronicznym; 3) decyzja Prokuratora Rejonowego z 3 kwietnia 2025 r. o odmowie udostępnienia części informacji publicznej została sporządzona w formie papierowej, a skarżącemu został doręczony jej skan, tj. cyfrowa kopia w formacie PDF; 4) w uzasadnieniu decyzji Prokuratora Rejonowego z dnia 3 kwietnia 2025 r. powołane zostało pismo skarżącego z dnia 19 kwietnia 2025 r. oraz zawarta została analiza argumentacji skarżącego przedstawionej w tym piśmie - co nie odpowiada wymogom art. 14 § 1a w zw. z art. 391 k.p.a. w zw. z art. 16 u.d.i.p. Ocena prawna tych ustaleń wymaga uprzedniego wyjaśnienia, że postępowanie w sprawie udostępnienia informacji publicznej jest postępowaniem odformalizowanym i uproszczonym, w którym przepisy kodeksu postępowania administracyjnego znajdują zastosowanie dopiero na etapie wydania decyzji w trybie art. 16 u.d.i.p. Artykuł 10 u.d.i.p. nie określa żadnej formy ani też ram wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Nie oznacza to jednak, że do postępowania dotyczącego informacji publicznej nie stosuje się pewnych ogólnych zasad odnoszących się do postępowań administracyjnych. Mają one charakter uniwersalny i należy je odnosić do każdego działania władzy publicznej. Pozwalają adresatowi wniosku na jego zgodne z prawem rozpoznanie, zapewniają ponadto należytą ochronę praw przysługujących wnioskodawcy (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22 marca 2024 r., III OSK 237/22, CBOSA). Z art. 16 ust. 2 u.d.i.p. wynika wprost, że do decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej stosuje się przepisy k.p.a. Pod pojęciem "stosowania przepisów k.p.a. do decyzji" nie należy rozumieć jedynie wymogu stosowania przepisów wprost odnoszących się do tej formy działania administracji publicznej (np. art. 107 § 1 k.p.a.), ale także nakaz stosowania wszelkich przepisów regulujących procedurę, która kończy się wydaniem decyzji, a więc i obejmującą tryb postępowania określony w art. 64 k.p.a. oraz przepisów, które normują dalsze postępowanie w sprawie zakończonej wydaniem decyzji. Konkludując, we wszystkich tych przypadkach, w których ma dojść do podjęcia przez organ aktu administracyjnego, w tym zwłaszcza kwalifikowanego, jakim jest decyzja administracyjna (odmowna oraz o umorzeniu postępowania), bezwzględnie wymagać należy własnoręcznego podpisu wnioskodawcy bądź podpisu elektronicznego na wniosku o udostępnienie informacji publicznej, a jego brak powinien być usuwany w postępowaniu naprawczym, regulowanym w art. 64 § 2 k.p.a. (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 29 lutego 2024 r., sygn. akt III OSK 6654/21, dostępny w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych; orzeczenia.nsa.gov.pl; dalej: CBOSA). Jak wynika z akt administracyjnych sprawy, decyzja z 3 kwietnia 2025 r. jakkolwiek została wydana w terminie wskazanym w art. 13 ust. 2 u.d.i.p., to jednak nie została doręczona skarżącemu w sposób wskazany w przepisach k.p.a., uzależniony od formy wydania decyzji. Z akt sprawy wynika bowiem jednoznacznie, że organ przesłał skarżącemu za pośrednictwem poczty elektronicznej jedynie skan (w formacie PDF i bez podpisu elektronicznego) ww. decyzji, która została wydana jako dokument papierowy z własnoręcznym podpisem Prokuratora Rejonowego. Organ pierwszej instancji nie zadziałał we właściwej formie, albowiem przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nie przewidują doręczania decyzji za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail). Oznacza to, że decyzja Prokuratora Rejonowego z dnia 3 kwietnia 2025 r. nie weszła do obrotu prawnego. Podkreślić w tym miejscu należy, że jakkolwiek postępowanie z zakresu dostępu do informacji publicznej nie jest postępowaniem administracyjnym, to przepisy k.p.a. stosuje się w sytuacji odmowy udostępnienia informacji publicznej, dla której to czynności właściwą formą jest decyzja administracyjna. Wymóg ten wynika wprost z art. 16 ust. 1 u.d.i.p. Sąd w składzie orzekającym podziela poglądy orzecznictwa, że wykładnia systemowa art. 16 ust. 2 u.d.i.p. prowadzi do wniosku, iż pod pojęciem "stosowania przepisów k.p.a. do decyzji" nie należy rozumieć jedynie wymogu stosowania przepisów wprost odnoszących się do tej formy działania administracji publicznej (np. art. 107 § 1 k.p.a.), ale także nakaz stosowania wszelkich przepisów pozostających w związku z wydaniem decyzji (zwrot "do decyzji" oznacza "do wydania decyzji"). Są to w szczególności przepisy regulujące procedurę, która kończy się wydaniem i doręczeniem decyzji (por. np. wyrok NSA z dnia 3 marca 2023 r., sygn. akt III OSK 2285/21; CBOSA). Stosownie do treści art. 14 § 1a k.p.a., sprawy należy prowadzić i załatwiać na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią. Zgodnie natomiast z art. 39 § 1 k.p.a. organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (adres do doręczeń elektronicznych), chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu. W przypadku braku możliwości doręczenia w sposób, o którym mowa w § 1, organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem: 1) przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, albo 2) przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy (§ 2). W przypadku braku możliwości doręczenia w sposób, o którym mowa w § 1 i § 2 pkt 1, organ administracji publicznej doręcza pisma: 1) przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640), albo 2) przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. W myśl art. 391 k.p.a. w przypadku doręczenia w sposób, o którym mowa w art. 39 § 1, pisma doręcza się stronie lub innemu uczestnikowi postępowania na: 1) adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, o której mowa w art. 25 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, a w przypadku pełnomocnika - na adres do doręczeń elektronicznych wskazany w podaniu, albo 2) adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, za pomocą której wniesiono podanie, jeżeli adres do doręczeń elektronicznych strony lub innego uczestnika postępowania nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych. Z powyższego wynika, że jeżeli decyzja ma zostać doręczona za pomocą środków komunikacji elektronicznej, to powinna być wydana w formie dokumentu elektronicznego. Skan (kopia) decyzji, nieopatrzony podpisem elektronicznym, przesłany na adres e-mail, nie staje się decyzją wydaną w formie dokumentu elektronicznego, a doręczenie go przy użyciu poczty elektronicznej (e-mail) nie stanowi prawidłowego doręczenia decyzji (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 22 marca 2016r., sygn. akt II SA/Wa 1509/15; CBOSA). Podkreślić należy, że prawidłowość doręczeń jest jednym z kluczowych warunków przestrzegania praw strony. Jedynie doręczenie zgodne z przepisami wywołuje skutki prawne i dopóki akt nie zostanie doręczony w sposób zgodny z przepisami o doręczeniach, dopóty nie wchodzi on do obrotu prawnego. Prawidłowe doręczenie decyzji lub postanowienia to zdarzenie mające istotne znaczenie prawne, rodzące określone skutki procesowe i materialne tak w stosunku do strony, jak i organu, który akt ten wydał, i dlatego doręczenie to musi być pewne, nie budzące wątpliwości, zgodne z przepisami prawa i wykluczające dowolność w jego stwierdzeniu czy jakąkolwiek uznaniowość (por. wyrok NSA z dnia 14 stycznia 2021 r., sygn. akt II FSK 2330/20; CBOSA). Oznacza to w konsekwencji, że doręczenie jedynie skanu decyzji bez pliku zawierającego podpis elektroniczny narusza zasadę pisemności postępowania administracyjnego, a w rezultacie prowadzi do nieskutecznego doręczenia decyzji organu i brak wejścia takiej decyzji do obrotu prawnego. Zgodnie z art. 109 § 1 k.p.a. o wprowadzeniu decyzji do obrotu prawnego i jej obowiązywaniu wobec strony można mówić dopiero z chwilą doręczenia, a wyjątkowo - ustnego ogłoszenia. Decyzja administracyjna zaczyna funkcjonować w obrocie prawnym od momentu jej skutecznego doręczenia. Przesądza o tym art. 110 k.p.a. stanowiący, że organ administracji publicznej jest związany decyzją od chwili jej doręczenia lub ogłoszenia. Moment skutecznego doręczenia decyzji stronie ma zatem dwojakie znaczenie dla dalszego przebiegu postępowania administracyjnego. Po pierwsze, z tą chwilą decyzja zaczyna wiązać organ, który ją wydał i jednocześnie dopiero od tego momentu może zostać zaskarżona we właściwy sposób. Tym samym decyzja administracyjna, chociaż podpisana przez organ, który ją wydał, nie wchodzi do obrotu prawnego i nie wywołuje żadnych skutków prawnych przed jej doręczeniem lub ogłoszeniem stronie (B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2019 r., s. 662; wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 14 października 2021 r., sygn. akt III OSK 3720/21, CBOSA). W przepisie art. 109 § 1 k.p.a. (decyzję doręcza się stronom na piśmie) ustawodawca wyraźnie wskazał, że przedmiotem doręczenia jest decyzja w formie pisemnej, a nie jej kopia. Przepis art. 109 § 1 k.p.a. zobowiązuje organ administracji publicznej do doręczenia stronie decyzji, co należy rozumieć jako obowiązek doręczenia stronie oryginału decyzji. Skan decyzji, bez pliku zawierającego podpis elektroniczny, nie spełnia wymagań przewidzianych dla doręczenia decyzji za pomocą środków komunikacji elektronicznej, wynikających z art. 391 k.p.a., jak również nie jest wydrukiem w rozumieniu art. 393 k.p.a. Przesłanie skanu (cyfrowej kopii - w formacie PDF) decyzji sporządzonej w formie dokumentu "papierowego" na podany we wniosku skarżącego adres mejlowy (poczty elektronicznej) nie stanowi prawidłowego doręczenia decyzji w sprawie. Sąd w składzie orzekającym zgadza się bowiem z oceną Naczelnego Sądu Administracyjnego (wyroku z 30 listopada 2018 r., sygn. akt I OSK 171/17 , CBOSA), że określona we wniosku forma przekazania (przesłania) informacji wiąże organ jedynie co do czynności materialno-technicznej, w wyniku której następuje udostępnienie żądanej informacji, natomiast w przypadku, gdy organ dopatrzył się podstaw do wydania decyzji na podstawie art. 16 ust. 1 u.d.i.p., zastosowanie będą miały przepisy k.p.a. Skoro tak, to wówczas decyzja taka, aby stanowiła wiążące rozstrzygnięcie, winna być doręczona stronie na zasadach określonych przepisami k.p.a. ze wszystkimi tego konsekwencjami. Zgodnie z regułą wysłowioną w art. 109 § 1 k.p.a. decyzję doręcza się stronom na piśmie (określony w art. 109 § 2 k.p.a. wyjątek od tej reguły, przewidujący możliwość ustnego ogłoszenia decyzji stronom, nie znajduje w tej sprawie zastosowania). Z kolei użyte w cytowanym przepisie określenie "na piśmie" należy interpretować zgodnie z ogólną zasadą pisemności postępowania administracyjnego, którą reguluje art. 14 § 1a k.p.a., w myśl którego: "Sprawy należy prowadzić i załatwiać na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią." W świetle cytowanych przepisów, aby doszło do skutecznego doręczenia skarżącemu decyzji Prokuratora Rejonowego z 3 kwietnia 2025 r. - które to doręczenie zarazem, jak to już wyżej wyjaśniono, warunkowało wejście tego rozstrzygnięcia do obrotu prawnego - należało ww. rozstrzygnięcie doręczyć "na piśmie" (zob. art. 109 § 1 k.p.a. w zw. z art. 16 ust. 2 in principio u.d.i.p. w zw. z art. 17 ust. 1 u.d.i.p.), a więc: - w postaci papierowej, opatrzonej podpisem własnoręcznym, albo - w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią. Przesłanie skanu decyzji z 3 kwietnia 2025 r. na adres mejlowy skarżącego - jak to wynika z akt administracyjnych sprawy - nie spełnia żadnego z ww. kodeksowych warunków doręczenia "na piśmie", w tym także doręczenia w postaci elektronicznej. Ponadto przesłanie takiej decyzji za pośrednictwem środka komunikacji elektronicznej na adres zwykłej poczty elektronicznej skarżącego nie odpowiada regułom k.p.a. w zakresie sposobu doręczania pism przez organ. W konsekwencji akta administracyjne sprawy nie potwierdzają, że rozstrzygnięcie organu pierwszej instancji z 3 kwietnia 2025 r. zostało prawidłowo doręczone skarżącemu i w konsekwencji weszło do obrotu prawnego oraz mogło stanowić przedmiot odwołania oraz przedmiot postępowania odwoławczego. Z tych względów Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu uchylił zaskarżoną decyzję na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) p.p.s.a. W ponownym postępowaniu organ odwoławczy uwzględni ocenę prawną przedstawioną w uzasadnieniu wyroku i ponownie oceni, według podanych wskazówek, czy decyzja Prokuratora Rejonowego z dnia 3 kwietnia 2025 r. weszła do obrotu prawnego ustalając jednoznacznie tryb i skutek jej doręczenia.