art. 5 ust. 1a-1b

Art. 5. 1. Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także napływająca do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne, a następnie: 1) dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego, o ile organ lub jednostka organizacyjna nie przekazały wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego; 2) dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1, zwana dalej „dokumentacją niearchiwalną”, może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, chyba że zgoda ta nie jest wymagana, albo właściwego organu określonego w art. 19; dokumentacja niearchiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji, o których mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2, oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich zna-czenie, w tym wartość dowodową. 1a. W przypadku gdy trwale zaprzestają działalności organ lub jednostka organizacyjna, o których mowa w ust. 1, organ lub jednostka organizacyjna przekazuje: 1) niezwłocznie materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego; 2) dokumentację niearchiwalną organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującym ich zadania i kompetencje; do organu lub jednostki organizacyjnej przejmujących dokumentację niearchiwalną, w zakresie jej ewidencjonowania, przechowywania, zabezpieczania, udostępniania, brakowania i przekazywania do archiwum państwowego, stosuje się przepisy, jakim podlegał organ lub jednostka organizacyjna przekazujący dokumentację. Dziennik Ustaw – 4 – Poz. 164 1b. Jeżeli organ lub jednostka organizacyjna, o których mowa w ust. 1, które trwale zaprzestają działalności, nie przeka-zały materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, materiały te przejmuje i przekazuje do właściwego archiwum pań-stwowego organ nadrzędny nad organem lub jednostką organizacyjną, które trwale zaprzestają działalności, a w przypadku braku takiego organu – organ sprawujący nad nimi nadzór. 1c. Koszty związane z przygotowaniem do przekazania i konserwacją materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem do archiwum państwowego ponosi organ lub jednostka organizacyjna przekazująca materiały archiwalne do archiwum państwowego. 1d. W przypadku braku organu lub jednostki organizacyjnej przejmujących zadania i kompetencje organu lub jed-nostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, które trwale zaprzestają działalności, dokumentację niearchiwalną tego organu lub jednostki przekazuje się organowi nadrzędnemu nad organem lub jednostką organizacyjną, które trwale zaprze-stają działalności, w przypadku braku organu nadrzędnego – organowi sprawującemu nadzór nad organem lub jednostką organizacyjną, które trwale zaprzestają działalności, a w przypadku braku takiego organu – podmiotowi wykonującemu działalność, o której mowa w art. 51a, po zapewnieniu przez podmiot likwidujący działalność organu lub jednostki organi-zacyjnej podmiotowi wykonującemu działalność, o której mowa w art. 51a, środków finansowych na dalsze przechowywa-nie tej dokumentacji. 1e. Podlegające przejęciu przez archiwum państwowe materiały archiwalne organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, które trwale zaprzestały działalności, niezbędne do działalności: 1) organu państwowego lub państwowej jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej przejmujących zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, które trwale zaprzestały działalności, archiwum państwo-we pozostawia temu organowi lub jednostce, na ich pisemny wniosek, w tym złożony w postaci elektronicznej, na podstawie porozumienia zawartego pomiędzy archiwum państwowym a tym organem lub jednostką; 2) państwowej osoby prawnej, organu jednostki samorządu terytorialnego lub samorządowej jednostki organizacyjnej przejmujących zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, które trwale zaprzestały działalności, archiwum państwowe, na ich pisemny wniosek, w tym złożony w postaci elektronicznej, pozostawia do używania na podstawie umowy użyczenia tej osobie, organowi lub jednostce; 3) jednostki organizacyjnej niebędącej państwową lub samorządową jednostką organizacyjną, przejmującej zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, które trwale zaprzestały działalności, archiwum państwowe, na jej pisemny wniosek, w tym złożony w postaci elektronicznej, może pozostawić do używania na podstawie umowy uży-czenia tej jednostce. 1f. Porozumienie lub umowa użyczenia, o których mowa w ust. 1e, określają w szczególności czas dysponowania materiałami archiwalnymi oraz obowiązki biorącego do używania materiały archiwalne. 1g. Jeżeli z dokumentacji organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, które trwale zaprzestały działalności, nie wydzielono materiałów archiwalnych, do postępowania z tą dokumentacją, do czasu wydzielenia tych materiałów, stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące postępowania z materiałami archiwalnymi. 2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrek-tora Archiwów Państwowych, w drodze rozporządzenia: 1) określi: a) metody kwalifikowania i metodę klasyfikowania dokumentacji, b) rodzaje oznaczeń kategorii archiwalnych, c) elementy jednolitego rzeczowego wykazu akt, d) wzór budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt, e) wzór budowy kwalifikatora dokumentacji, f) standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych, g) szczegółowy tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, h) szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej, i) właściwość archiwów państwowych w sprawach, o których mowa w lit. g i h, w tym właściwość archiwów pań-stwowych dla naczelnych i centralnych organów władzy i administracji rządowej oraz innych centralnych jedno-stek organizacyjnych, a także dla rodzajów przejmowanych materiałów archiwalnych – mając na uwadze wartość historyczną dokumentacji lub utratę jej znaczenia i potrzebę ochrony dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz kierując się zakresem stosowania systemów teleinformatycznych w załatwianiu i rozstrzyganiu spraw; 2) może określić rodzaje lub typy dokumentacji niearchiwalnej, której brakowanie nie wymaga zgody dyrektora właści-wego archiwum państwowego, kierując się krótkotrwałym znaczeniem tej dokumentacji oraz tym, że nie stanowiła ona dotychczas materiałów archiwalnych. Dziennik Ustaw – 5 – Poz. 164 2a. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwo-wych, określi, w drodze rozporządzenia, niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych powstałych i groma-dzonych w podmiotach, o których mowa w ust. 1, uwzględniając minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej, a także potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych. 2b. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwo-wych, określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi w podmio-tach, o których mowa w ust. 1, w szczególności zasady ewidencjonowania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz zasady i tryb ich brakowania, uwzględniając potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektro-nicznych i długotrwałego ich przechowywania. 2c. Minister właściwy do spraw informatyzacji, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepi-sów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, przekazy-wanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych. 3. Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumen-tacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez organy lub jednostki organizacyjne, w tym pod-ległych i nadzorowanych, określają, w drodze zarządzenia, w odniesieniu do: 1) Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej – Szef Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej; 2) Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej – Szef Kancelarii Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej; 3) Senatu Rzeczypospolitej Polskiej – Szef Kancelarii Senatu Rzeczypospolitej Polskiej; 4) Rady Ministrów – Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów; 4a) Biura Bezpieczeństwa Narodowego – Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego; 5) organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej, ministra właś-ciwego do spraw wewnętrznych, ministra właściwego do spraw zagranicznych oraz wyodrębnionych komórek organi-zacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze, a także w odnie-sieniu do wyodrębnionej komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – ministrowie, którym podlegają oraz przez których są nadzorowane te organy i jednostki organizacyjne; 6) Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego – Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrz-nego; 6a) Agencji Wywiadu – Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Agencji Wywiadu; 6b) Centralnego Biura Antykorupcyjnego – Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Centralnego Biura Antykorupcyj-nego; 7) Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu – Prezes Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu. 4. (uchylony) 5. Zarządzenia dotyczące określenia sposobu kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz w Agencji Wywiadu podlegają ochronie zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.