§ 12

§ 12. 1. W wydziałach urzędów obowiązuje bez-dziennikowy system kancelaryjny oparty na jednoli-tym rzeczowym wykazie akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależ­ną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie za-gadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i ka-tegorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, re-jestracji, łączenia i przechowywania akt. 3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od O do 9. 4. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jed-nej z cyfr od O do 9, co daje: 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzę­du oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest: 000-999, a w ramach klas trzeciego rzędu -podział na kla-sy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfro-wymi, to jest: 0000-9999. 5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kate-gorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczo-wym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym zna-kiem akt co klasy końcowe w wykazie. 6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych urzędu będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznacze-nia nazwy danej komórki organizacyjnej. 7. W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ra-mach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej. 8. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt za-wiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt. 9. Do materiałów archiwalnych oznaczonych sym-bolem"A" zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. 10. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi licz-bę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zali-cza się dokumentację mającą czasowo znaczenie prak-tyczne. 11. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krót-kotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brako-waniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywa-nia jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumie-niu z tym archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe. 12. Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE", przechowywana w archiwum zakładowym przez okre-śloną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwal-nej tej dokumentacji.