§ 15

§ 15. 1. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę ak-tową do przechowywania w niej spraw ostatecznie za-łatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i za-kończenia sprawy. Dziennik Ustaw Nr 161 -6458-Poz. 1109 2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadze-nie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. 3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określo­nych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się pod-teczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, za-łożonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w ukła­dzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym. 4. W przypadku założenia podteczki, zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki ma-cierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wów-czas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzy-stej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. Or. 1-0258-10-6/98). 5. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowy-wać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach, zało­żonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy spraw do teczek symbol ... ". Po zakończeniu ro-ku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.