§ 16

§ 16.1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pi-sma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założo­nego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego. 2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formula-rzach lub w rejestrach elektronicznych. 3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porząd­ku chronologicznym. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 4. 4. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierw-szym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzed-ników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwie­nia, rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach re-ferent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. Na nośniku papierowym znak ten wpisuje się w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.