§ 26

§ 26. 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawie-rać: 1) nagłówek -druk lub podłużną pieczęć nagłówko­wą, 2) znak sprawy, 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpo-wiedź dotyczy, 4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, 5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 6) treść pisma, 7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe). Dziennik Ustaw Nr 161 -6460 -Poz. 1109 2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać: 1 l parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma l, 2l termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołącze­nia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej czę­ści arkusza. 3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia: 1 l nad adresem z prawej strony -wskazówki doty-czące sposobu wysyłania czystopisu: "polecony", "ekspres", "za zwrotnym dowodem doręczen ia", "pilne", "poufne" itp., 2l pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza -liczbę przesyłanych załączników (zał .... l lub wy-mienia się je z podaniem liczb porządkowych, na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma znak ... l, 3l adresy tych instytucji lub osób umieszczone pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: "Otrzy-mują do wiadomości" -jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym in-stytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma, 4l pod treścią pisma z lewej strony -termin wyzna-czony do załatwienia sprawy (Termin do dnia ... l, określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych po-nagleń należy wyznaczyć termin, w którym możli­we jest załatwienie sprawy; terminy należy w zasa-dzie wyznaczać dekadowo: 10,20,30 danego mie-siąca; po upływie terminu wyznaczonego do zała­twienia sprawy referent decyduje o wysłaniu pona-glenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnoto-wuje w aktach sprawy, 5l ewentualne wskazówki dla kancelarii. 4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać for-mularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi. §"27. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym ter-minie nie jest możliwe: 1 l należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązujący­mi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Ko-deksu, 2l gdy w konkretnej sprawie nie stosuje się przepisów wymienionych w pkt 1, a sprawa dotyczy organu nadrzędnego, należy zwrócić się do tego organu z wnioskiem o przesunięcie terminu, podając przy-czyny uniemożliwiające załatwienie sprawy w wy-znaczonym terminie oraz zaproponować nowy ter-min jej załatwienia.