§ 4

§ 4. 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz prze-syłek, 2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych, 3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powiela-nie, 4) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefono-gramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp., 6) udzielanie informacji interesantom, a w razie po-trzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy. 2. Czynności kancelaryjne w urzędach wykonują: 1) kancelaria, 2) sekretariaty, 3) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwie­nie danej sprawy, 4) pracownicy sporządzający czystopisy. Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji § 5. 1. Korespondencję przyjmuje kancelaria, reje-strując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a poda-nia składane do protokołu przyjmują właściwi referen-ci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierow-nikowi wydziału. 2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocz-tową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opa-kowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefo-nogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pi-sma organów nadrzędnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych w urzędzie, sporządza o tym adnotację w obrębie pie-częci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za po-kwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach i da-lekopisach, oprócz daty wpływu, zamieszcza się godzi-nę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach -także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego. Wzór pieczęci wpływu określa załącz­nik nr 1. 4. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrze-żeniem § 1 ust. 4, z wyjątkiem: 1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresa-tom, 2) stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresa-tom, 3) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem. 5. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na ze-wnątrz napisem "poufne" okaże się, że zawiera ona wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie wła­ściwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyj-nej -z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty. 6. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilo-ści i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opa-truje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej ko-mórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowa­nie z depozytem. 7. Po otwarciu koperty sprawdza się: 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 8. Brak załączników lub otrzymanie samych załącz­ników bez pisma przewodniego odnotowuje się na da-nym piśmie lub załączniku. 9. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 1) poufnych, wartościowych, poleconych, ekspreso-wych, za dowodem doręczenia, 2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocz-towego), np. skargi, odwołania itp., 3) w których brak nadawcy lub daty pisma, 4) mylnie skierowanych, 5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich za-wartością· 10. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wy-daje na żądanie składającego pismo. -l Dziennik Ustaw Nr 161 -6456-Poz. 1109 11. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowa-ną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespon-dencji. 12. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania -na przedniej stronie koperty) piecząt­kę wpływu określającą datę otrzymania. 13. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-12 kancelaria segreguje wpływającą korespondencję we-dług jej treści i przekazuje sekretariatom i wydziałom. 14. Kancelaria jest stałym punktem wymiany kore-spondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki wymagające natychmiastowego doręczenia wydziały przekazują sobie za pośrednic­twem swoich pracowników bez pokwitowań. Rozdział III Przekazywanie korespondencji wojewodzie, wicewojewodom i kierownikowi urzędu § 6. 1. Wojewodzie kancelaria przekazuje za pośred-nictwem sekretariatu następującą korespondencję: 1) adresowaną do wojewody, 2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym, 3) od organów naczelnych i centralnych, 4) zastrzeżoną dla wojewody, 5) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli prze-prowadzonych przez organy nadrzędne lub inne właściwe organy w zespolonych służbach, inspek-cjach lub strażach wojewódzkich. 2. Wicewojewodom kancelaria przekazuje, poprzez ich sekretariaty, korespondencję: 1) imiennie do nich adresowaną, 2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podzia-łem zadań, kompetencji i odpowiedzialności po-między wojewodą a wicewojewodami, 3) zastrzeżoną dla wicewojewodów. 3. Kierownikowi urzędu kancelaria przekazuje za pośrednictwem sekretariatu następującą korespon-dencję: 1) adresowaną imiennie do kierownika urzędu, 2) dotyczącą korpusu służby cywilnej oraz spraw ka-drowych, 3) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania urzędu, 4) skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników, 5) protokoły kontroli i zalecenia pokontrolne z kontro-li przeprowadzonych w urzędzie przez organy nad-rzędne lub inne organy kontrolne. Rozdział IV Czynności kancelaryjne sekretariatów § 7. 1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespon-dencję oraz -jeżeli nie została wprowadzona do żad­nego z rejestrów -rejestruje ją w dzienniku korespon-dencji i przekazuje odpowiednio: wojewodzie, wicewo-jewodom lub kierownikowi urzędu, a następnie przeka-zuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kan-celaryjnym. 2. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik nr 2.