§ 48

§ 48. 1. Dane przechowywane w pamięci kompute-rów zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnio­nych pracowników, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośni­kach informatycznych. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w kompu-terach ogranicza się przez: 1) system haseł identyfikujących pracownika, 2) system haseł ograniczających dostęp do wybra-nych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień, 3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych lub kart obiego-wych. Dziennik Ustaw Nr 161 -6464-Poz. 1109 3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: 1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio za-bezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania: a) operacyjnego, b) narzędziowego, c) aplikacyjnego, 2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lo-kalnych na nośnikach informatycznych przechowy-wanych w innym pomieszczeniu, 3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygo-dniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych, oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu, 4) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pa-mięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczo-nym pomieszczeniu poza gmachem urzędu. 4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycz-nych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplo-wanie oraz okresowe sprawdzanie programami anty-wirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stano-wisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu i z zainstalowanym programem antywirusowym). 5. Korzystanie z dostępu do światowych sieci infor-matycznych (typu Internet) jest możliwe wyłącznie w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputero-wych. 6. W przypadku gromadzenia danych osobowych, do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. Rozdział XVI Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych § 49. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykony-waniem przez pracowników urzędu czynności kancela-ryjnych należy do obowiązków kierownika urzędu. 2. Obowiązki kierownika wydziału w zakresie nad-zoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowa-nia instrukcji kancelaryjnej przez pracowników wydzia-łu i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szcze-gólności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, reje-strów oraz teczek, 2) prawidłowości załatwiania spraw, 3) terminowości załatwiania spraw, 4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją, 5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kaso-wania znaczków, 6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w § 26, 7) terminowości przekazywania akt do archiwum za-kładowego. 3. Do obowiązków kierownika wydziału należy do-pilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pra-cowników wydziału, w celu umożliwienia im zapozna-nia się z ich treścią. Załączniki do instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie Załącznik nr 1 STEMPEL WPŁYWU KANCELARII OGÓLNEJ WPŁYNĘŁO Kancelaria Ogólna (datownik) Ilość załączników .............................................. . podpis ............................................................... . lit DZIENNIK KORESPONDENCJI Sekretariatu/Pionu Nadawca Lp. Pismo Termin Nazwa jednostki organizacyjnej Określenie sprawy załatwienia lub nazwisko interesanta Data Znak 1 2 3 4 5 6 ~-~-Załącznik nr 2 Pismo Uwagi o przydzielono/ załatwieniu podpis odbiorcy 7 8 o N CD :::J :::J '" C IJ) ... OJ :E z .., Ol ..... Ol ~ Ol (J1 "tJ o N ..... o CD Dziennik Ustaw Nr 161 -6466-Poz. 1109 Załącznik nr 3 WZÓR FORMULARZA POLECEŃ WOJEWODY Wojewoda Szczeciński Pan/Pani ....................................................................................... . 1. Termin wykonania: D natychmiast D pilne D dziś do godz ................. . D do dnia .............. godz ........ .. D bez terminu 2. Polecenie -proszę o: D rozmowę D zreferowanie załączonego materiału D zreferowanie stanu sprawy D uwagi i wnioski D wykonanie prośby D przygotowanie pisma na mój podpis D udzielenie odpowiedzi w moim imieniu 4. Przesyłam w załączeniu materiały, które należy: D po zapoznaniu się zwrócić do Sekretariatu Wojewody 3. Informacja D akceptuję D nie mam uwag D do wiadomości D do wykorzystania D po zapoznaniu się przekazać do ................................................................................................................... .. D powielić w liczbie ............... egz. i przekazać do .......................................................................................... .. D zachować w aktach wydziału Data .................................................... Podpis ................................................... .. Treść odpowiedzi adresata: A • Dziennik Ustaw Nr 161 -6467 -Poz. 1109 Załącznik nr 4 WZÓR FORMULARZA SPISU SPRAW 19 ......... . ........................ ................................... ....................................... . ................................................ rok (referent) (symbol kom. org.) (oznacz. teczki) (tytuł teczki wg wykazu akt) Od kogo wpłynęła Data Uwagi Sprawa Lp. (krótka treść) wszczęcia ostatecznego (sposób znak pisma z dnia załatwienia) sprawy załatwienia Dziennik Ustaw Nr 161 -6468-Poz. 1109 Załącznik nr 5 WZORY BLANKIETÓW KORESPONDENCYJNYCH, PIECZĘCI NAGŁÓWKOWYCH I PIECZĘCI DO PODPISU DLA ZESPOLONEJ ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE 1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych w sprawach należących do zakresu działania organów administracji zespolonej: WOJEWODA MAŁOPOLSKI (adres) 2. Wzory pieczęci do podpisu WOJEWODA MAŁOPOLSKI (imię i nazwisko) II MAŁOPOLSKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR OCHRONY ŚRODOWISKA W KRAKOWIE (adres) WOJEWÓDZKI INSPEKTOR OCHRONY ŚRODOWISKA W KRAKOWIE (imię i nazwisko) 1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych w sprawach załatwianych w zastępstwie kierownika urzędu: WOJEWODA MAŁOPOLSKI (adres) 2. Wzory pieczęci do podpisu: w z. WOJEWODY MAŁOPOLSKIEGO (imię i nazwisko) I WICEWOJEWODA , MAŁOPOLSKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR OCHRONY ŚRODOWISKA W KRAKOWIE (adres) w z. MAŁOPOLSKIEGO WOJEWÓDZKIEGO INSPEKTORA OCHRONY ŚRODOWISKA (imię i nazwisko) ZASTĘPCA WOJEWÓDZKIEGO INSPEKTORA OCHRONY ŚRODOWISKA • " Dziennik Ustaw Nr 161 -6469-Poz. 1109 III 1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych w sprawach należących do zakresu działania zastępców organów administracji zespolonej: \ WICEWOJEWODA ZACHODNIOPOMORSKI (adres) 2. Wzory pieczęci do podpisu: WICEWOJEWODA (imię i nazwisko) IV 1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych w sprawach załatwianych z upoważnienia organu rządowej administracji zespolonej oraz pracowników tego samego urzędu: MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE (adres) 2. Wzory pieczęci do podpisu: Z up. WOJEWODY MAŁOPOLSKIEGO (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe, np. inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Regionalnej) WOJEWÓDZKI INSPEKTORAT OCHRONY ŚRODOWISKA W KRAKOWIE (adres) Z up. MAŁOPOLSKIEGO WOJEWÓDZKIEGO INSPEKTORA OCHRONY ŚRODOWISKA (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe, np. Kierownik Oddziału w Wydziale Organizacyjno-Prawnym) Dziennik Ustaw Nr 161 -6470 -Poz. 1109 Załącznik nr 6 KSIĄŻKA DORĘCZEŃ Przychodzące Wychodzące Nazwa Ilość Pokwitowanie Lp. Data otrzymania Data wysłania adresata/pionu przesyłek adresata Uwagi 1 2 3 4 5 6 7 " .. Dziennik Ustaw Nr 161 Symbol literowy kom. org. i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt ) -6471 -Poz. 1109 Załącznik nr 7 OPIS TECZKI AKTOWEJ Jednostka Kategoria archiwalna i komórka organizacyjna (tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego) (roczne daty końcowe akt) I • ~ Lp. z.e.cznik nr • (Nazwa jednostki i komórki organizacyjnej) SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT Nr ................... . Znak teczki Tytuł teczki Daty skrajne od -do Kat. akt Liczba teczek Przekazujący akta Kierownik komórki organizacyjnej Imię i nazwisko Imię i nazwisko (podpis) (podpis) Miejsce Data zniszczenia przechowywania akt lub przekazania do arch. państwowego lo'-<. --.' Przyjmujący akta Imię i nazwisko .••••••••••••.•.••••.. :!. ••.•..•..••..•......••••••....••.•.••.... (podpis) ~ li· ~ ~ 7f' C ~ ~ Z ., ~ Q) ~ C) ~ I\,) \J o r" .... o <.o