§ 17

§ 17. 1. Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym umieszcza na przesyłce identyfikator, o którym mowa w § 13 ust. 6, w przypadku, gdy:1) istnieje możliwość otwarcia koperty — na pierwszej stronie pisma;2) nie ma możliwości otwarcia koperty — na kopercie. 2. Identyfikator umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania bez potrzeby stosowania dodatkowych urządzeń technicznych. 3. Dopuszcza się, z uwzględnieniem wymogu, o którym mowa w ust. 2, nanoszenie na przesyłkę identyfika-tora przeznaczonego do odczytywania maszynowego. Dziennik Ustaw Nr 14 — 754 — Poz. 67 4. Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje ze względu na:1) rozmiar strony (na przykład A3 i większe);2) dużą liczbę stron;3) treść, formę lub postać.5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4, wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tą przesyłkę informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki.6. Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów, o których mowa w ust. 4.7. Jeśli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu prze-syłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe:1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;2) może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treś-cią wpływu przez adresata;3) może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.8. System EZD musi pozwolić na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano peł-nych odwzorowań cyfrowych.9. Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapo-znanie się z treścią bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego. 10. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik nr 2 do instrukcji kance-laryjnej.