§ 2

§ 2. Określenia użyte w rozporządzeniu oznaczają:1) akta sprawy — dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i roz-strzygania;2) archiwista — realizującego zadania archiwum za-kładowego pracownika podmiotu;3) kierownik komórki organizacyjnej — osobę kieru-jącą komórką organizacyjną lub osobę upoważnio-ną do wykonywania jej zadań;4) komórka organizacyjna — wydzieloną organiza-cyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne sta-nowisko pracy;5) metadane — zestaw usystematyzowanych infor-macji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszuki-wanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe prze-chowanie oraz zarządzanie;6) odwzorowanie cyfrowe — dokument elektronicz-ny będący kopią elektroniczną dowolnej treści za-pisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożli-wiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumie-nie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;7) pismo — wyrażoną tekstem informację, stanowią-cą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;8) prowadzący sprawę — osobę załatwiającą mery-torycznie daną sprawę, realizującą w tym zakre-sie przewidziane czynności kancelaryjne, w szcze-gólności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o termino-wość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy;9) przesyłka — dokumentację otrzymaną lub wysyła-ną przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednic- twem elektronicznej skrzynki podawczej, określo-nej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizują-cych zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.2));10) skład chronologiczny — uporządkowany zbiór do-kumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do syste-mu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wpro-wadzono system EZD;11) skład informatycznych nośników danych — upo-rządkowany zbiór informatycznych nośników da-nych zawierających dokumentację w postaci elek-tronicznej;12) sprawa — zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakre-su postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;67ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓWz dnia 18 stycznia 2011 r.w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcjiw sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 64, poz. 426, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 39, poz. 307 i Nr 166, poz. 1317 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 47, poz. 278 i Nr 182, poz. 1228.2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228. Dziennik Ustaw Nr 14 — 747 — Poz. 67 13) system EZD — system teleinformatyczny do elek-tronicznego zarządzania dokumentacją umożliwia-jący wykonywanie w nim czynności kancelaryj-nych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;14) system tradycyjny — system wykonywania czyn-ności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia doku-mentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwoś-cią korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;15) teczka aktowa — materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania do-kumentacji w postaci nieelektronicznej.