§ 38

§ 38. 1. Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w in-strukcji archiwalnej.2. Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informa-tycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, jest kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.3. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informa-tycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesy-łek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji ar-chiwalnej.Rozdział 3Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym§ 39. 1. W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych;2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu;4) przesyłania przesyłek;5) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na doku-ment w postaci nieelektronicznej.3. Dopuszczenie, o którym mowa w ust. 2, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informa-tycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.4. W przypadku spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania, o których mowa w § 1 ust. 5, do realizowania czynności, o których mowa w ust. 2, za wystarczający uznaje się system EZD.