§ 4

§ 4. 1. Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej „wykazem akt”, przez oznaczanie, reje-strację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.2. Wykaz akt dla:1) organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki stano-wi załącznik nr 2 do rozporządzenia;2) organów powiatu i starostw powiatowych stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;3) organów samorządu województwa i urzędów mar-szałkowskich stanowi załącznik nr 4 do rozporzą-dzenia;4) organów zespolonej administracji rządowej w wo-jewództwie i urzędów obsługujących te organy stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.3. Jeżeli w działalności podmiotu pojawią się no-we zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się do-kumentacji związanej z realizacją tych zadań.4. Konstrukcja wykazu akt opiera się na:1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w opar-ciu o kryteria rzeczowe;2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na koń-cowym etapie podziału w wykazie akt. 5. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4 pkt 1, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kom-petencji wewnątrz podmiotu.6. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfi-kacji dziesiętnej, o której mowa w ust. 4 pkt 2, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zaj-muje się dany podmiot, a tym samym całości wytwa-rzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej „klasami głównymi”. W ramach każdej klasy głów-nej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (mi-nimum — dwie, maksimum — dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analo-gicznie, aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się doku-mentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.7. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archi-walnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpo-wiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o naro-dowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej da-lej „ustawą”.8. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfro-we od „0” do „9”;2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od „00” do „99”;3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od „000” do „999”;4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfro-we od „0000” do „9999”.9. Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzysta-ne przez podmioty do dodania nowych klas.10. Na opis klasy w wykazie akt składają się:1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w ust. 8;2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;3) w przypadku klas końcowych — kategoria archi-walna, o której mowa w ust. 7.11. Na opis klasy może składać się, w razie potrze-by, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wy-jaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określe-nia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.