§ 8

§ 8. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogło-szenia.3)Prezes Rady Ministrów: D. Tusk3) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone: rozporządze-niem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorzą-du województwa (Dz. U. Nr 160, poz. 1073, z 1999 r. Nr 103, poz. 1192 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1244), rozporządze-niem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074, z 1999 r. Nr 102, poz. 1187 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1243) i rozporządzeniem Prezesa Ra-dy Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygmin-nych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z 2003 r. Nr 69, poz. 636 oraz z 2006 r. Nr 127, poz. 885), które utraciły moc z dniem 1 stycznia 2011 r. na podstawie art. 15 ustawy z dnia 12 lu-tego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektó-rych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230), oraz rozporzą-dzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161, poz. 1109 oraz z 1999 r. Nr 112, poz. 1320), które utraciło moc z dniem 2 kwietnia 2010 r. na podstawie art. 81 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i ad-ministracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230). Dziennik Ustaw Nr 14 — 749 — Poz. 67 Załączniki do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (poz. 67)Załącznik nr 1INSTRUKCJA KANCELARYJNASPIS TREŚCI:Rozdział 1 Przepisy ogólneRozdział 2 Czynności kancelaryjne w systemie EZDRozdział 3 Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnymRozdział 4 Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacjiZałączniki do instrukcjiRozdział 1Przepisy ogólne§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej: 1) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz2) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym.2. Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD.3. Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawo-wym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu. 4. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i roz-strzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne.5. Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu do-kumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.6. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wska-zuje się, jeżeli:1) przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, a ten sposób jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika podmiotu wyborem systemu; 2) szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych, elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane i wdrożone w:a) instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa jest realizowa-na tylko przez ten podmiot,b) instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi w procesie realizacji usługi publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi — w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów;3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.7. Z dokumentacją spraw niezakończonych, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu doku-mentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, postępuje się następująco: 1) zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych akt spraw, albo2) prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfro-we z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację nietwo-rzącą akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.8. Wyboru, o którym mowa w ust. 7, dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocznie informację archiwiście. Dziennik Ustaw Nr 14 — 750 — Poz. 67 9. Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.10. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiada-jącej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.