§ 9

§ 9. 1. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym komórka merytoryczna, współpra-cująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzo-nej przez siebie sprawy.2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.4. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyj-nej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc. 5. Zmiany kwalifikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4, może dokonać dyrektor właściwego miejsco-wo archiwum państwowego.Rozdział 2Czynności kancelaryjne w systemie EZD§ 10. W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności dotyczy to:1) prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;2) wykonywania dekretacji;3) wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wy-mienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;4) prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodza-jów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD;5) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mają-cych znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.