§ 12

§ 12. 1. Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca stosuje odpo-wiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, uży-walność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji. 2. Odwzorowania cyfrowe, o których mowa w art. 94[8] § 2 Kodeksu pracy, sporządza się z należytą starannością i ja-kością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej. 3. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik do rozporządzenia. Rozdział 4 Przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi § 13. 1. Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych odnoszących się do każdego dokumentu. 2. Każdy dokument zapisuje się w odrębnym pliku, zgodnie z następującymi zasadami dotyczącymi formatów plików: 1) dokumenty stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej przekazuje się w formacie PDF; 2) dokumenty inne niż stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej i przechowywane w doku-mentacji pracowniczej w pliku o określonym formacie przekazuje się w formacie, w jakim były przechowywane; 3) dane zapisane w systemie teleinformatycznym w taki sposób, że nie stanowią pliku w określonym formacie, ale jedno-cześnie są częścią dokumentacji pracowniczej, zapisuje się w formacie TXT. 3. Do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw następujących metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML z metadanymi: 1) identyfikator dokumentu – będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji; 2) identyfikator dokumentacji – będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument; 3) rodzaj dokumentu – będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pra-cownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy; 4) data powstania dokumentu; 5) data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez pracodawcę – w przypadku gdy jest to odwzo-rowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej; 6) numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość; 7) imię i nazwisko pracownika; 8) nazwa pracodawcy; 9) data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument. Dziennik Ustaw – 8 – Poz. 474 4. Pracodawca zapewnia zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją techniczną za-mieszczoną na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw pracy. 5. Plikowi XML z metadanymi nadaje się taką samą nazwę, jaką ma pełna nazwa pliku, do którego się odnosi, i uzu-pełnia się ją o rozszerzenie XML.