II SA/Wa 1376/05

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA - Stanisław Marek Pietras (spraw.), Sędzia WSA - Anna Mierzejewska, Sędzia WSA - Eugeniusz Wasilewski, Protokolant - Wojciech Wiktorowski, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 25 listopada 2005 r. sprawy ze skargi Prezesa Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciw Narodowi Polskiemu na postanowienie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] czerwca 2005 r. nr [...]w przedmiocie odmowy uwzględnienia wniosku o wydanie uwierzytelnionych odpisów dokumentów - oddala skargę - Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w dniu [...] marca 2005 r. wszczął z urzędu postępowanie o sygn. [...] w sprawie zgodności przetwarzania danych osobowych w Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu. Upoważnieni przez Prezesa Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu pracownicy Instytutu, w dniu [...] maja 2005 r. skorzystali z przysługującego stronie prawa do przeglądania akt przedmiotowej sprawy i zapowiedzieli dalsze ich przeglądanie w następnym dniu. Jednak w dniu [...] maja 2005 r. Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi złożył wniosek do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych o wydanie uwierzytelnionych odpisów dokumentów oznaczonych jako załączniki o nr [...] W uzasadnieniu podał, że jest to niezbędne skarżącemu ze względu na konieczność należytego przygotowania wniosków dowodowych w toczącym się postępowaniu administracyjnym. Dokumenty te zaś, to przede wszystkim protokoły oględzin stanowisk komputerowych, w tym zrzuty z ekranów komputerowych danych znajdujących się w systemie informatycznym Instytutu oraz protokoły przesłuchań pracowników tegoż Instytutu. Ponadto podczas przeprowadzania powyższych czynności dowodowych, nie był obecny na miejscu informatyk Instytutu, a materiał dowodowy jest wyjątkowo obszerny. Powoduje to, że brak jest możliwości sporządzenia szczegółowych notatek i własnych odpisów, w oparciu o które można by sporządzić wnioski dowodowe oraz wskazać istotne okoliczności faktyczne będące przedmiotem postępowania dowodowego, a pominięte w trakcie kontroli. Reasumując, w przytoczonych powodach przejawia się ważny interes strony. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych postanowieniem z dnia [...] maja 2005 r. nr [...], działając na podstawie art. 74 § 2 k.p.a. oraz art. 123 k.p.a. w zw. z art. 22 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. z 2002 r. Dz. U. Nr 101, poz. 926 ze zm.), odmówił uwzględnienia powyższego wniosku. W uzasadnieniu - powołując się na opisane już powyżej okoliczności faktyczne - wskazał na treść art. 73 § 1 i 2 k.p.a. stwierdzając, że skarżący we wniosku niewątpliwie wykazał ważny interes, o którym mowa w art. 73 § 2 k.p.a. i na tę okoliczność powołał tezę z wyroku o sygn. akt I SA/Łd 770/96. Jednocześnie powołując się na tę samą tezę stwierdził, że ważny interes strony mógł zostać zaspokojony poprzez sporządzenie odpisów dokumentów przez samych pracowników Instytutu w trakcie realizacji przysługującego im prawa do sporządzania notatek i odpisów z akt sprawy. W dalszej części stwierdził, że sprawą otwartą jest kwestia techniki stosowanej przez stronę w tym względzie. Zatem nie jest wykluczone utrwalanie materiałów za pomocą kopiarki i innych urządzeń technicznych służących do powielania pisma. Jednakże strona nie może żądać, aby te kopie wykonywał sam organ administracji publicznej, bowiem w świetle art. 73 k.p.a. nie ma on takiego obowiązku i sporządzanie notatek, czy też odpisów z akt postępowania, pozostawiono stronie. W tym miejscu organ wskazał na zasadę wynikającą z treści art. 6 k.p.a., zgodnie z którą organy administracji działają na podstawie i w granicach przepisów prawa. Te zaś nakładają na organ ochrony danych osobowych prawo i obowiązek podejmowania działań wyłącznie w granicach i na podstawie obowiązującego prawa. Niezależnie od powyższego stwierdzono, że nieobecność informatyka podczas gromadzenia dowodów, nie ma znaczenia przy ocenie rozpoznawanego wniosku. Podobnie, jak obszerność zgromadzonego materiału dowodowego. W zażaleniu z dnia[...]czerwca 2005 r. Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu wniósł o uchylenie powyższego postanowienia zarzucając mu naruszenie art. 124 § 1 i art. 73 § 2 k.p.a. W uzasadnieniu podał, że w zaskarżonym postanowieniu nie podano oznaczenia strony. Ponadto, powołując się na tezę przytoczonego przez organ wyroku NSA stwierdził, że nie żąda przesłania mu uwierzytelnionych odpisów, bowiem mogę one być w wydane w jego siedzibie. Ponadto brak możliwości sporządzenia przez stronę odpisów dokumentów, rodzi po stronie organu obowiązek wydania jej uwierzytelnionych odpisów. Brak zaś tych możliwości, to przeszkody natury faktycznej, które całkowicie uniemożliwiają sporządzenie odpisów, bądź też bariery, które co prawda nie wykluczają całkowicie takiej możliwości, lecz powodują istotne trudności, których strona nie jest w stanie pokonać z przyczyn obiektywnych. Do barier tych należy zaliczyć - co między innymi zostało już wskazane we wniosku z dnia [...] maja 2005 r. - obszerność dokumentów i ich skomplikowany układ zarówno co do treści, jak i szaty graficznej (m.in. zrzuty z ekranów komputerowych poszczególnych elementów systemu informatycznego). Strona bowiem nie ma środków technicznych, które umożliwiłyby sporządzenie odpisów dokumentów w sposób odzwierciedlający treść oryginalnych dokumentów znajdujących się w aktach sprawy administracyjnej. Wobec powyższego nie sposób będzie odnieść się do zarzutów dotyczących braku zabezpieczeń w systemie informatycznym przed nieuprawnionym przetwarzaniem danych osobowych, jak również nie będzie miała możliwości sporządzenia w tym przedmiocie odpowiednich wniosków dowodowych. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych postanowieniem z dnia [...]czerwca 2005 r. nr [...], mając za podstawę art. 138 § 1 pkt 1 w zw. z art. 73 § 2, art. 74 § 2 i art. 144 k.p.a., utrzymał w mocy zaskarżone postanowienie. W uzasadnieniu - poza argumentami przedstawionymi już w powyższym rozstrzygnięciu - stwierdził, że jego analiza pozwala w sposób jednoznaczny określić stronę postępowania. Wynika to zarówno z sentencji postanowienia, jak i z jej uzasadnienia, gdzie kilkakrotnie wskazano adresata, tj. Prezesa Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu. Ponadto skarżący w zażaleniu nie wykazał, że nie ma możliwości sporządzenia odpisów, a następnie wystąpienia o ich uwierzytelnienie. Faktem bezspornym bowiem jest, że dokumentacja zgromadzona w sprawie jest obszerna, lecz prawdą również jest, iż upoważnieni pracownicy Instytutu na ich przeglądnięcie i ewentualne sporządzenie notatek, przeznaczyli niespełna dwie godziny. Mimo zapewnienia o skorzystaniu z tego prawa w dniu następnym, nie uczynili tego, a w zamian złożono wspomniany już na wstępie wniosek. Nie zmienia to faktu, że nadal mogą skorzystać z tego prawa. Ponadto wszystkie te dokumenty (zrzuty z ekranów komputerowych i dokumenty dotyczące funkcjonowania systemu informatycznego), są w posiadaniu strony lub możliwy jest do nich dostęp w przypadku systemu informatycznego. W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia z uwagi na naruszenie art. 73 § 2 k.p.a. W uzasadnieniu zaś stwierdził, że nie istnieje możliwość dokonania ponownych identycznych zrzutów z ekranów komputerowych systemu informatycznego Instytutu, bowiem w zależności od tego, na jakim poziomie systemu informatycznego dokonano powyższych zrzutów, istnieje nieograniczona możliwość kombinacji treści prezentowanych przez ekrany komputerowe i odtworzenie tych konkretnych, z przeszłości, na dużą skalę jest niemożliwe. Skarżący bowiem nie posiada możliwości samodzielnego ustalenia treści owych zrzutów z uwagi na fakt, że nie dysponuje wiedzą o poziomie systemu informatycznego, z którego zostały one dokonane. Ponadto pozostałe dokumenty zostały przez organ sporządzone ręcznie i ich odczytanie rodzi w praktyce trudne do przezwyciężenia skutki. Reasumując, brak zadośćuczynienia słusznemu żądaniu strony pełnego uczestnictwa w postępowaniu, nie znajduje podstaw prawnych. W odpowiedzi na skargę Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wniósł o jej oddalenie, wskazując na dotychczasowe ustalenia faktyczne i prawne. Dodał jednocześnie, że przyczyny uniemożliwiające realizację uprawnień wynikających z art. 73 § 1 k.p.a., muszą mieć charakter obiektywny, a nie opierać się na subiektywnych przesłankach strony i w ocenie organu nie zaistniała żadna okoliczność, która czyniłaby niemożliwym skorzystanie przez skarżącego z praw określonych w cytowanym już wyżej przepisie. Zaś co do protokołów przyjęcia ustnych wyjaśnień od pracowników Instytutu, bądź protokołów oględzin dokonanych z udziałem tych pracowników, organ stwierdził, że były one własnoręcznie podpisywane przez tych pracowników, dopiero po uprzednim samodzielnym odczytaniu i żaden z nich nie kwestionował ich nieczytelności. Reasumując, postawa skarżącego zdaje się świadczyć o zamiarze przeniesienia jego uprawnień na organ administracji. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Zgodnie z brzmieniem art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269 ze zm.), sąd administracyjny sprawuje wymiar sprawiedliwości poprzez kontrolę pod względem zgodności z prawem zaskarżonej decyzji administracyjnej i to z przepisami obowiązującymi w dacie jej wydania. Skarga analizowana pod tym kątem podlega oddaleniu, bowiem zaskarżone postanowienie jest zgodne z prawem. Konkretyzacją zasad kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa w postępowaniu administracyjnym oraz czynnego udziału stron w tym postępowaniu, a wyrażonych w art. 7 i 10 k.p.a., jest przepis art. 73 § 1 k.p.a., który zobowiązuje organ administracji publicznej do umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek i odpisów. Stosownie natomiast do treści art. 73 § 2 k.p.a., strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione jej ważnym interesem. W niniejszej sprawie strona żądając wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów powyższych dokumentów, nie wykazała - zdaniem Sądu - ważnego interesu, o którym mowa w art. 73 § 2 k.p.a. W rozpoznawanej sprawie bezspornym jest, że - a na to powołuje się Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - ilość materiału dowodowego zebranego w sprawie jest obszerna i że wiele z tych dokumentów, to zrzuty z ekranów komputerowych danych znajdujących się w systemie informatycznym o skomplikowanym układzie treści oraz szaty graficznej. Bezspornym również jest, że protokoły przesłuchania pracowników Instytutu zostały sporządzone ręcznie. Nie budzi również wątpliwości Sądu fakt, że sporządzenie w sposób tradycyjny notatek i odpisów z zrzutów ekranów komputerowych, jest niemożliwe do wykonania. Z tego bowiem powodu, że nie odzwierciedliłoby to w żaden sposób ich treści, jak i szaty graficznej. Dotyczy to zarówno skarżącego, jak i organu. Jednakże, co wielokrotnie wyjaśniano już w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego, strona techniczna jest w tym względzie otwarta, bowiem odpisy takie można sporządzać zarówno za pomocą kserokopiarki, jak i innych nowoczesnych technik powielania oraz gromadzenia informacji. Analizując przedmiotową sprawę należy również zwrócić uwagę na fakt, że organ umożliwił skarżącemu zapoznanie się z materiałami sprawy i stworzył warunki do ewentualnego sporządzenia z nich notatek, bądź odpisów. W związku z tym, w dniu[...]maja 2005 r. upoważnieni przez Prezesa Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu pełnomocnicy, stawili się w siedzibie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, zaś kolejne zapoznawanie się z materiałami przełożyli na następny dzień. Wreszcie rację ma skarżący podnosząc, że organ w uzasadnieniu postanowienia z dnia [...] maja 2005 r. użył sformułowania: "W ocenie Generalnego Inspektora składający wniosek niewątpliwie wykazał w nim ważny interes, o którym mowa w cytowanym powyżej art. 75 § 2 Kpa.". Rzecz jednak w tym, że w pozostałej części tego uzasadnienia, jak i w całości uzasadnienia postanowienia z dnia [...] czerwca 2005 r. oraz w odpowiedzi na skargę, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w sposób klarowny oraz wnikliwy wyjaśnił i podał przekonywające motywy, iż ów ważny interes dotyczy subiektywnej oceny skarżącego, a nie organu, zaś jego argumenty w tym względzie zostały już przedstawione w stanie faktycznym uzasadnienia niniejszego wyroku. Stąd też przede wszystkim stwierdzić należy, że strona żądająca wydania uwierzytelnionych odpisów dokumentów, winna jest wykazać w tym swój ważny interes, co - jak zaznaczono już wyżej - miało miejsce w rozpoznawanej sprawie. Jednakże to organ rozpatrując takie żądanie, dokonuje własnej oceny, czy ze względu na okoliczności prowadzonego postępowania lub ze względu na potrzeby strony w innej sprawie, zaistniał faktycznie ważny interes w rozumieniu art. 73 § 2 k.p.a. Analizując powyższe, Sąd w pełni podziela argumentację organu. Wszak Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu we wniosku stwierdził, że jego żądanie jest uzasadnione tylko dla potrzeb toczącego się postępowania administracyjnego, nie zaś dla potrzeb innego postępowania. W tym natomiast, aktualnym postępowaniu, nie wykorzystał żadnych innych, prawnie dopuszczalnych środków przewidzianych w art. 73 § 1 k.p.a., żeby móc się skutecznie domagać środków przewidzianych w art. 73 § 2 in fine k.p.a. Należy w tym miejscu jednoznacznie stwierdzić, że przepisu art. 73 § 2 k.p.a. nie wprowadzono, jako alternatywnego wyposażenia strony do zapoznania się z aktami sprawy. Uwierzytelnienie samo w sobie nie służy bowiem celowi zapoznawania się z aktami sprawy, lecz do utrwalania, w formie dokumentu, informacji z nich wynikających. Skoro zatem - jak podnosi - nie sposób sporządzić odpisów zrzutów komputerowych danych znajdujących się w systemie informatycznym, to nic nie stało na przeszkodzie w zwróceniu się z wnioskiem do organu o umożliwienie mu dokonania tej czynności z wykorzystaniem innych technicznych środków utrwalania materiałów, takich jak na przykład kserokopiarka. I w tym miejscu kończy się rola organu, tzn. na zapewnieniu stronie takiej możliwości, bowiem uprawnienia strony pozostawia się jej do własnej realizacji. Gdyby zaś organ nie uwzględnił takiego wniosku, to wówczas skarżącemu przysługiwałoby prawo wniesienia zażalenia na takie postanowienie w trybie art. 74 § 2 k.p.a. w zw. z art. 141 k.p.a. Podobnie rzecz się ma z obszernością materiału zgromadzonego w aktach. Organ miał bowiem możliwość zapoznać się z nim w opisany już powyżej sposób i w żadnej mierze nie można uznać, podzielając stanowisko organu, że tylko wydanie uwierzytelnionych odpisów jest jedyną metodą spełnienia przysługujących stronie gwarancji procesowych, zawartych w art. 73 § 1 k.p.a. W każdym bądź razie według zaprezentowanych przez skarżącego motywów uzasadniających jego ważny interes, jest to niewystarczające do wyczerpania tej przesłanki. Nie można bowiem uznać za nią faktu przedłużania się zapoznawania z aktami. W rzeczy samej, to przedłużenie sprowadziłoby się jedynie do przedziału czasowego, przeznaczonego do fizycznego wykonania odbitek kserograficznych przez upoważnionego do tego, na przykład, pracownika Instytutu. Zauważyć wreszcie należy, że skoro skarżący - jak twierdzi - miał interes w uzyskaniu uwierzytelnionych dokumentów, to mógł i miał możliwość skorzystać z instytucji przewidzianej w art. 73 § 2 in inito, tzn. sporządzić w opisany powyżej sposób odpisy, a następnie żądać ich uwierzytelnienia przez organ. Odnosząc się zaś do zarzutu skarżącego, że pozostałe dokumenty zostały sporządzone pismem ręcznym i ich oczytanie rodzi w praktyce trudności, należy w pełni podzielić stanowisko organu zawarte w zaskarżonym postanowieniu. Otóż po pierwsze każda osoba z Instytutu przesłuchiwana, bądź biorąca udział w innej czynności procesowej, nie zgłaszała problemów w tym względzie podczas osobistego odczytywania i podpisywania owych dokumentów. Po drugie zaś, Sąd po zapoznaniu się z aktami sprawy również nie podziela zarzutów skarżącego, bowiem powyższe dokumenty nie stwarzają żadnych trudności w ich odczytaniu. Wprawdzie czynności tej należy poświęcić więcej czasu aniżeli przy odczytywaniu pisma maszynowego, lecz nie można tutaj mówić o niemożliwych do przezwyciężenia trudnościach. Reasumując, dokonana przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych negatywna ocena ważnego interesu Prezesa Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, nie nosi - w ocenie Sądu - znamion dowolności. W tym stanie rzeczy, na mocy art. 151 w zw. z art. 132 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.), należało orzec jak w sentencji wyroku.