IV SA/Po 328/09

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w składzie następującym: Przewodniczący sędzia NSA Ewa Makosz - Frymus Sędziowie WSA Maciej Dybowski WSA Ewa Kręcichwost – Durchowska (spr.) Protokolant Sekr. sąd. Justyna Hołyńska po rozpoznaniu w Wydziale IV na rozprawie w dniu 15 października 2009 r. sprawy ze skargi E. W. przeciwko Powiatowemu Inspektoratowi Nadzoru Budowlanego w K. w przedmiocie umożliwienia sporządzenia odpisu 1. uznaje uprawnienie E. W. do żądania od organu wydania kopii protokołu z kontroli przeprowadzonej w dniu [...] marca 2009 r., 2. zasądza od Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w K. na rzecz E. W. kwotę 457 zł (słownie: czterysta pięćdziesiąt siedem złotych ) tytułem zwrotu kosztów postępowania. /-/M. Dybowski /-/E. Makosz-Frymus /-/E. Kręcichwost-Durchowska Pismem z dnia [...] marca 2009 r. nr [...] Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w K., w odpowiedzi na wniosek E. W. zawarty w protokole z kontroli przeprowadzonej w dniu [...] marca 2009 r., a dotyczący możliwości sporządzenia odpisu protokołu z kontroli przeprowadzonej w dniu [...] marca 2009 r. na nieruchomości w L., przy ul. M. [...], działka nr [...] za pomocą kserokopiarki będącej na wyposażeniu Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w K. wyjaśnił, iż art. 73 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego ( tekst jednolity Dz. U. z 2000r., Nr 98, poz. 1071 ze zm. –dalej "Kpa") przyznaje stronom, obok możliwości przeglądania akt, także prawo sporządzania z nich notatek i odpisów, pozostawia jej uprawnienie do własnej realizacji. Rolą organu jest zapewnienie stronom możliwości skorzystania z tych uprawnień, w tym utrwalenia na własny użytek wiadomości zawartych w aktach przez ich notowanie lub wykonanie odpisów. Pismem z dnia [...] marca 2009 r. E. W. wezwała Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego (dalej PINB) do usunięcia naruszenia prawa. W ocenie E. W. odmowa umożliwienia sporządzenia odpisu z akt sprawy w sposób żądany przez stronę jest równoznaczyny z odmową, o której mowa w art. 74 § 2 Kpa. Umożliwienie stronie sporządzenia odpisu, jak i odmowa sporządzenia odpisu w sposób wybrany przez stronę są regulacjami pozostającymi w ścisłym związku z art. 9 Kpa, który nakazuje organom administracji publicznej należycie i wyczerpująco informować strony o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. W ocenie E. W. dokonana przez PINB w K. wykładnia przepisu art. 73 § 1 Kpa musi być uznana za błędną i to z następujących powodów. Po pierwsze kserowanie dokumentów z akt administracyjnych mieści się w pojęciu wykonania przez stronę odpisów tychże dokumentów. Użycie kserokopiarki oznacza bowiem tylko sposób sporządzenia takich notatek czy odpisów. Skarżąca podniosła, iż Organ winien zabezpieczyć stronie możliwość wykonania odpisów dokumentów, np. poprzez ustawienie w urzędzie płatnej kserokopiarki, czy też innego urządzenia, przy pomocy którego strona mogłaby utrwalić materiał dowodowy. Ponadto skarżąca podniosła, iż z art. 73 § 1 Kpa nie wynika wcale by sporządzanie odpisów musiało przyjmować formę osobistego ich dokonywania w formie rękopisu czy za pomocą innych własnych urządzeń. Co prawda uprawnienie do sporządzania odpisów z akt sprawy jest przypisana stronie, to językowa wykładnia nie uprawnia jednak do interpretacji zmierzającej do wyłączenia możliwości sporządzenia - na wniosek strony i na jej koszt - odpisów dokumentów znajdujących się w aktach sprawy. Prawo strony do utrwalania na własny użytek informacji zawartych w aktach sprawy, nie tylko w związku z jej czynnym udziałem w postępowaniu, ale także w związku z szeroko rozumianą zasadą jawności działania administracji publicznej musi być rozumiana szeroko. Zdaniem skarżącej co prawda kwestia odpłatności nie jest uregulowana prawnie, to jednak nie oznacza, że pobieranie opłat równoważnych kosztom sporządzenia odpisów nie jest możliwe. W ocenie skarżącej organ zdaje się nie zauważać tego, że czym innym jest zwrot kosztów sporządzenia odpisów, a czym innym nałożenie opłaty publicznej - m. in. skarbowej, kancelaryjnej itp, od wniosku o wydanie kopii dokumentu, których stała wysokość i pobieranie wymaga wyraźnej podstawy prawnej. Prawo strony wynikające z powołanego przepisu obejmuje sporządzanie notatek i kopii na własny użytek, a skoro tak, to musi się ona liczyć z obowiązkiem zwrotu kosztów jakie poniesie organ sporządzając kopie we własnym zakresie. W przedmiotowej sprawie E. W. jest oczywiście gotowa ponieść koszty sporządzenia żądanej kopii dokumentu. W odpowiedzi na powyższe wezwanie Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w K. wskazał, iż zgodnie z przepisem art. 73 § 1 Kpa umożliwia skarżącej przeglądanie akt sprawy między innymi protokółu z kontroli oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Organ ponadto wyjaśnił, iż art. 73 § 1 Kpa, przyznaje stronie, obok możliwości przeglądania akt, także prawo sporządzania z nich notatek i odpisów, pozostawia jej te uprawnienia do własnej realizacji. Rola organu administracji kończy się tu na zapewnieniu stronom możliwości skorzystania z tych uprawnień, w tym utrwalenia na własny użytek wiadomości (materiałów) zawartych w aktach przez ich notowanie, wykonywanie odpisów (obrysów), itd. W ocenie organu ustawodawca rozgraniczył obowiązki organu (umożliwienie przeglądania akt i sporządzania z nich notatek i odpisów) i uprawnienia strony (do przeglądania akt i sporządzania z nich notatek i odpisów), przy czym roli organu nie należy sprowadzać do zapewnienia przez organ faktycznych możliwości realizacji tych uprawnień poprzez, np. udostępnienie stronie urządzeń biurowych będących na wyposażeniu urzędu. Strona postępowania nie może żądać aby kserokopie dokumentów znajdujących się w aktach sprawy wykonywał i dostarczał sam organ administracji. Organ administracji rządowej jakim jest Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w K. nie ma takiego obowiązku, gdyż sporządzanie notatek, czy odpisów z akt postępowania przepis art. 73 § 1 Kpa pozostawił stronie, niezależnie od rodzaju użytych do tego środków technicznych. Skargę na powyższy akt do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu wniosła E. W. zarzucając mu naruszenie art. 73 § 1 Kpa przez błędną jego wykładnię oraz art. 74 § 2 Kpa przez jego niezastosowanie. Wskazując na powyższe skarżąca wniosła o uwzględnienie skargi w trybie autokontroli na podstawie art. 54 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270: z późn. zm.) poprzez umożliwienie przez PINB w K. sporządzenia odpisu protokołu z kontroli przeprowadzonej w dniu [...] marca 2009 r. na nieruchomości w L., przy ul. M. [...], działka nr [...] za pomocą kserokopiarki będącej na wyposażeniu Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w K. lub wydanie postanowienia odmawiającego sporządzenia odpisu tego protokołu (tj. wydania postanowienia, o którym mowa jest w art. 74 § 2 Kpa.). Ponadto skarżąca wniosła o uznanie przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu uprawnienia skarżącej do sporządzenia odpisu protokołu za pomocą kserokopiarki będącej na wyposażeniu Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w K. i obowiązku PINB w K. wydania postanowienia odmawiającego sporządzenia odpisu protokołu za pomocą kserokopiarki będącej na wyposażeniu Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w K. tj. wydania postanowienia, o którym mowa jest w art. 74 § 2 Kpa w razie odmowy sporządzenia odpisu protokołu za pomocą kserokopiarki będącej na wyposażeniu urzędu, w przypadku niezałatwienia sprawy przez PINB w K. w trybie autokontroli. W uzasadnieniu skargi skarżąca powtórzyła argumenty zawarte we wniosku o usunięcie naruszenia prawa. W odpowiedzi na skargę organ wskazał, iż jest ona niezasadna powtarzając argumenty zawarte w zaskarżonym akcie. Na rozprawie w dniu [...] października 2009 r. pełnomocnik skarżącej podtrzymał skargę oraz wskazał, iż J. K. miał pełnomocnictwo od skarżącej do występowania w postępowaniu administracyjnym. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Skarga zasługuje na uwzględnienie. Niniejsze postępowanie dotyczy kwestii proceduralnych,a konkretnie rozpoznania wniosku skarżącej o sporządzenie odpisu protokołu z kontroli przeprowadzonej w dniu [...] marca 2009 r. na nieruchomości w L., przy ul. M. [...], działka nr [...] za pomocą kserokopiarki będącej na wyposażeniu Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w K.. W pierwszej kolejności wskazać należy, iż zgodnie z art. 73 § 1 i 2 Kpa w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Powyższa regulacja umożliwia realizację zasady jawności postępowania wobec strony, a na tej zasadzie opiera się konstrukcja zasady czynnego udziału strony, co z kolei służy realizacji zasad prawdy obiektywnej i pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa oraz wyrażonego w art. 51 ust. 3 Konstytucji RP prawa dostępu każdego do dotyczących go urzędowo dokumentów i zbiorów danych (KPA Komentarz R. Kędziora Wyd. 2005 s. 193). W ocenie składu orzekającego sporządzenie kopii pisma z akt sprawy za pomocą kserokopiarki zaliczyć należy do pojęcia udostępniania akt (art. 73 § 1 Kpa). Art. 73 § 1 Kpa nie stwarza żadnych ograniczeń w wykonywaniu odpisów z akt sprawy. W ocenie Sądu, skoro strona ma prawo sporządzać notatki lub odpisy z wszelkich pism znajdujących się w aktach sprawy, to tym samym brak jest podstaw do odmowy sporządzenia tychże pism za pomocą kserokopiarki jak i innych nowoczesnych urządzeń służących do powielania i gromadzenia materiałów oraz informacji (tak NSA w wyroku z dnia 29 marca 2001 r. II SA 2580/00, opubl. LEX nr 6359). W tym miejscu zwrócić należy uwagę, iż w wyroku z dnia z dnia 8 kwietnia 1998 r. I SA/Gd 1657/97 LEX nr 35920 Naczelny Sąd Administracyjny stanął na stanowisku, iż skoro strona ma prawo sporządzać notatki lub odpisy z wszelkich pism znajdujących się w aktach sprawy, to tym samym brak jest podstaw prawnych do odmowy sporządzenia kopii tychże pism za pomocą kserokopiarki. Problem może jedynie sprowadzać się do ustalenia odpłatności za powyższe. Wobec powyższego stwierdzić należy, iż uprawnienie strony do sporządzania odpisów z akt sprawy może być realizowane również przez sporządzenie kserokopii pism zawartych w aktach. Organ ma swobodę przy tworzeniu warunków sporządzania kserokopii, lecz odmowa ich wydania narusza art. 73 § 1 Kpa. Podnieść należy, iż kwestie techniki sporządzania kserokopii i jego kosztów wymagają organizacyjnego rozwiązania przez organ, lecz nie należą do istoty obowiązku organu wyrażonego w art. 73 § 1 Kpa, a tym bardziej nie mogą organu z tego obowiązku zwalniać. W tym miejscu przywołać należy wyrok z dnia 22 października 2008 r., II OSK 1271/07, orzeczenia.nsa.gov.pl, w którym Naczelny Sad Administracyjny wskazał, że nawet językowa wykładnia art. 73 § 1 Kpa nie uprawnia do interpretacji zmierzającej do wyłączenia możliwości sporządzenia - na wniosek strony i na jej koszt - odpisów dokumentów znajdujących się w aktach sprawy, w tym za pomocą kserokopiarki. Organ powinien umożliwić stronie uzyskanie kserokopii, szczególnie gdy na terenie urzędu działa odpowiedni punkt usługowy. Należy umożliwić stronie sporządzenie kserokopii na jej koszt. Organ może domagać się zwrotu poniesionych kosztów wykonania kserokopii Ponadto w tym miejscu zauważyć należy, iż postanowienie o odmowie dostępu do akt (art. 74 § 2 Kpa) dotyczy wszystkich przypadków, zatem nie tylko tych wymienionych w art. 74 § 1 Kpa (por. Komentarz do art. 74 Kpa M. Jaśkowska, A. Wróbel, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, LEX, 2009, wyd. III). Jeżeli więc ktokolwiek wystąpi do organu o wydanie odpisu (kserokopii) z akt sprawy, to w każdym przypadku odmowy należy wydać postanowienie odmowne, gdyż jedynie ono służy wyrażeniu stanowiska organu o bezpodstawności żądania. Zwrócić również należy uwagę, iż organ bezzasadnie utożsamia obowiązek umożliwienia stronie sporządzenia kserokopii z obowiązkiem sporządzenia kserokopii przez organ i na jego koszt. Zwrócić należy uwagę, iż w niniejszej sprawie strona domaga się umożliwienia sporządzenia kserokopii z akt, a nie jak twierdzi organ sporządzenia i dostarczenia kserokopii przez ten organ. Ponadto zwrócić należy uwagę, iż w niniejszej sprawie strona oświadczyła, że jest gotowa ponieść koszty sporządzenia kserokopii. Rozpoznając sprawę ponownie organ w przypadku, gdy posiada techniczne możliwości sporządzenia kserokopii protokołu, powinien umożliwić skarżącej jej wykonanie, za ewentualnym zwrotem związanych z tym kosztów. Natomiast jakakolwiek przyczyna uzasadniająca odmowę umożliwienia powyższego winna znaleźć swoje odzwierciedlenie w wydanym na podstawie art. 74 Kpa postanowieniu. W tym stanie rzeczy Sąd na podstawie art. 146 § 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270: z późn. zm.) orzekł jak w sentencji. O kosztach orzeczono na podstawie art. 200 ww. ustawy. Orzeczenia na podstawie art. 152 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi nie wydano z uwagi na negatywny charakter rozstrzygnięcia. /-/E.Kręcichwost-Durchowska /-/E.Makosz-Frymus /-/M.Dybowski KP