I SAB/Bd 6/24

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy w składzie następującym: Przewodniczący sędzia WSA Tomasz Wójcik Sędziowie sędzia WSA Urszula Wiśniewska (spr.) asesor WSA Joanna Ziołek po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym w dniu 14 stycznia 2025 r. sprawy ze skargi B. o. w C. na bezczynność Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego w przedmiocie nierozpoznania wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy oddala skargę Pismem z dnia [...] września 2024 r. B. o. w C. ("Skarżąca", "Strona", "Spółka") złożyła do tut. Sądu skargę na bezczynność organu – Zarządu Województwa [...], pełniącego funkcję Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa [...] na skutek braku rozpoznania wniosku z dnia [...] grudnia 2022 r. o ponowne rozpatrzenie sprawy zakończonej decyzją Zarządu Województwa [...] w sprawie zwrotu dofinansowania z dnia [...] listopada 2022 r. wniesionego do organu w dniu [...] grudnia 2022 r. Strona wniosła o zobowiązanie organu do wydania w terminie 14 dni decyzji w przedmiocie wniosku z dnia [...] grudnia 2022 r. o ponowne rozpatrzenie sprawy a także o stwierdzenie bezczynności organu z rażącym naruszeniem prawa i wymierzenie organowi grzywny w maksymalnej wysokości wskazanej w art. 154 § 6 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024r. poz. 935 dalej: "p.p.s.a."). Ponadto Skarżąca wniosła o dopuszczenie i przeprowadzenie dowodów z dokumentów. W uzasadnieniu Skarżąca podała, że decyzją z dnia [...] listopada 2022 r., Zarząd Województwa [...], pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa [...] zobowiązał Skarżącą do zwrotu otrzymanego dofinansowania w kwocie [...]zł. Decyzja ta została doręczona pełnomocnikowi w dniu [...] listopada 2022 r. Pełnomocnik, w przewidzianym w prawie 14-dniowym terminie złożył wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Wniosek ten, zgodnie z przepisem art. 57 § 5 ust. 2 ustawy z dna 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024, poz. 572 dalej: "k.p.a." ) został nadany w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe. Adresatem przesyłki był organ mający swoją siedzibę w Urzędzie Marszałkowskim Województwa [...] Departament Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego, [...]. Przesyłka nadana została listem poleconym (rejestrowanym) i otrzymała numer: [...]. W związku z upływem ponad roku od wniesienia wniosku z dnia [...] grudnia 2022 r. o ponownie rozpatrzenie sprawy, skierowano do organu pismo z dnia [...] czerwca 2024 r. z zapytaniem o przewidywany termin jego rozpoznania. Pismem z dnia [...] lipca 2024r. organ poinformował, że uznaje decyzję z dnia [...] listopada 2022 r. za prawomocną, a postępowanie administracyjne za zakończone. W piśmie z dnia [...] lipca 2024 r. Urząd wskazał również, że dokonał "ponownej weryfikacji wszelkiej korespondencji w przedmiotowej sprawie" i podkreślił, że wniosek z dnia [...] grudnia 2022r. "nie wpłynął" do Urzędu. Zdaniem Skarżącej, powyższe stwierdzenie jest nieprawdziwe. Wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy z dnia [...] grudnia 2022 r. został sporządzony przez pełnomocnika Beneficjenta i w dniu [...] grudnia 2022 r. został nadany do Urzędu, czego dowodzi potwierdzenie nadania na adres Urzędu. Strona wskazał ponadto, że zgodnie z informacjami pobranymi ze strony internetowej Poczty Polskiej, umożliwiającej śledzenie nadanej korespondencji, przesyłka zawierająca wniosek z dnia [...] grudnia 2022r. została doręczona do Urzędu w dniu [...] grudnia 2022 r. Pełnomocnik wystąpił na piśmie do Poczty Polskiej S.A. z prośbą o udzielenie informacji co do daty doręczenia przesyłki zawierającej wniosek z dnia [...] grudnia 2022 r. oraz osoby która pokwitowała jej odbiór. Pismem z dnia [...] sierpnia 2024r. Poczta Polska S.A. odpisała, iż Urząd Pocztowy [...], wskazał iż na podstawie danych ze zrealizowanego zgłoszenia na "Service Desk" wynika, że wskazana przesyłka została doręczona w dniu [...] grudnia 2024 (pełnomocnik wskazał, że chodzi o rok 2022) do adresata – odbiór pokwitowała A. P. (osoba uprawniona do odbioru przesyłki). Strona podkreśliła, że pomimo upływu 20 miesięcy od dnia otrzymania przez organ wniosku z dnia [...] grudnia 2022 r. wniosek ten nadal nie został rozpoznany. Upływ ponad półtora roku od dnia złożenia wniosku bez wątpienia stanowi rażącą bezczynność organu i powoduje ciągły stan niepewności strony co do jej sytuacji prawnej. W odpowiedzi na skargę Zarząd Województwa [...] w T. wniósł o uznanie skargi za całkowicie bezzasadną i oddalenie jej w całości. W uzasadnieniu organ podał, że Skarżąca w ramach zawartej z Zarządem Województwa [...], pełniącym funkcję IZ RPO WK-P, w dniu [...] lutego 2018 r. umowy o dofinansowanie realizowała Projekt, na który na podstawie złożonych i zaakceptowanych wniosków o płatność Beneficjentowi wypłacono środki finansowe w łącznej wysokości [...] zł. [...], na skutek wykrytych podczas licznych czynności kontrolnych nieprawidłowości w przedmiotowym Projekcie, po wszczęciu i przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie zwrotu przyznanych Spółce środków finansowych, w dniu [...] listopada 2022 r. Zarząd Województwa [...] wydał decyzję w sprawie zwrotu dofinansowania. W dniu [...] maja 2023r. IZ RPO WK-P złożyła do Urzędu Skarbowego w A. K. wniosek o wszczęcie egzekucji z rachunku bankowego i innych praw majątkowych, ruchomości i nieruchomości, niemniej organ egzekucyjny nie przystąpił do egzekucji z powodu jej bezskuteczności. Ponadto pismem z dnia [...] maja 2023r. przekazano do Beneficjenta Rozwiązanie Umowy o dofinansowanie z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia, w którym organ administracji publicznej wskazał, że wydana przez Zarząd Województwa [...] decyzja z dnia [...] listopada 2022r. w sprawie zwrotu dofinansowania jest ostateczna i prawomocna. Przedmiotowe pismo zostało odebrane przez Stronę w dniu [...] maja 2023 r. Organ wskazał, że w odpowiedzi na pismo Pełnomocnika z dnia [...] czerwca 2024r. poinformowano Skarżącą, że sprawa jest prawomocnie zakończona i po dokonaniu ponownej weryfikacji wszelkiej korespondencji w przedmiotowej sprawie ustalono, iż wniosek z dnia [...] grudnia 2022 r. o ponowne rozpatrzenie sprawy zakończonej decyzją Zarządu Województwa [...] w sprawie zwrotu dofinansowania z dnia [...] listopada 2022r. nie wpłynął do Urzędu Marszałkowskiego Województwa [...] w T.. Organ podkreślił, że pomimo, iż Strona co najmniej od dnia [...] maja 2023r., kiedy to odebrała informację o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie musiała zdawać sobie sprawę, że decyzja z dnia [...] listopada 2022 r. jest według organu ostateczna i prawomocna (bo taka też informacja była wskazana wprost w treści pisma), to pełnomocnik Beneficjenta dopiero pismem z dnia [...] sierpnia 2024 r. (wpływ do Urzędu Marszałkowskiego Województwa [...] w T. w dniu [...] września 2024 r.), a więc po ponad 14 miesiącach od uzyskanej informacji, wystąpił z wnioskiem o wznowienie postępowania zakończonego decyzją Zarządu Województwa [...] w sprawie zwrotu dofinansowania z dnia [...] listopada 2022r., do którego załączył wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy z dnia [...] grudnia 2022r. Następnie pismem z dnia [...] sierpnia 2024r. zostało złożone ponaglenie na działanie Zarządu Województwa [...] wraz z wnioskiem o stwierdzenie bezczynności organu, niezwłoczne załatwienie sprawy, tj. rozpoznanie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy z dnia [...] grudnia 2022 r. oraz zarządzenie wyjaśnienia przyczyn i ustalenie osób winnych bezczynności organu. Do przedmiotowego pisma zostały załączone: wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy z dnia [...] grudnia 2022r., potwierdzenie nadania pisma do Urzędu Marszałkowskiego z dnia [...] grudnia 2022 r. oraz wydruk ze strony internetowej Poczty Polskiej emonitoring.poczta-polska.pl. Dodatkowo pismem z dnia [...] sierpnia 2024r. pełnomocnik Beneficjenta wystąpił z wnioskiem o stwierdzenie nieważności decyzji stwierdzającej ostateczność decyzji Zarządu Województwa [...] w sprawie zwrotu dofinansowania z dnia [...] listopada 2022r. wraz z wnioskiem o wydanie zaświadczenia stwierdzającego brak ostateczności i prawomocności ww. decyzji. Po zapoznaniu się z treścią ww. pism oraz ich załączników organ zweryfikował na stronie internetowej: emonitoring.poczta-polska.pl. dane o przesyłce numer [...]. Po wpisaniu ww. numeru w polu "Śledzenie przesyłek" pojawiał się komunikat: "Podany numer przesyłki jest błędny. Brak danych o przesyłce [...], sprawdź czy dobrze wpisałeś jej numer". Z uwagi na zaistniałe okoliczności, została wszczęta procedura reklamacyjna u operatora pocztowego – Poczty Polskiej S.A. celem ustalenia stanu faktycznego związanego z ww. przesyłką i podjęcia stosownych czynności. Z uwagi na trwające postępowanie wyjaśniające oraz reklamacyjne u operatora pocztowego w sprawie przedmiotowej przesyłki i w związku z tym fakt, iż na wczesnym etapie nie mógł być rozpatrzony wniosek o wznowienie postępowania, a więc tok instancji w sprawie o zwrot dofinansowania był zamknięty, organ wydał w dniu [...] września 2024 r. dwa postanowienia, a mianowicie postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia o żądanej treści oraz postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania w przedmiocie ponaglenia. Organ wskazał, iż z treści pisma z Poczty Polskiej S.A. z dnia [...] sierpnia 2024 r. wynika, że w systemach informatycznych Poczty Polskiej S.A. brak jest uwidocznienia przesyłki nr [...], bowiem operator pocztowy gromadzi i przechowuje dokumentację oraz dane przesyłek przez okres 12 miesięcy od daty ich nadania. Po tym okresie występuje brak możliwości odtworzenia danych w zakresie poszczególnych zdarzeń. Tym niemniej Urząd Pocztowy [...] wskazał na podstawie danych ze zrealizowanego zgłoszenia "Service Desk", że przedmiotowa przesyłka została doręczona do adresata w dniu [...] grudnia 2022 r., a odbiór pokwitowała Pani A. P.. Po analizie treści pisma z Poczty Polskiej S.A. z dnia [...] sierpnia 2024 r. IZ RPO WK-P za pośrednictwem Departamentu Organizacyjnego w miejscu zainicjowała w trybie pilnym dodatkowe wyjaśnienie sytuacji przesyłki z dnia [...] grudnia 2022 r., która nie wpłynęła do Departamentu Wdrażania Funduszy Europejskich dla [...]. Z uzyskanych informacji wynika, iż Departament Organizacyjny nie potwierdził wpływu do Urzędu Marszałkowskiego Województwa [...] ww. przesyłki. Wyjaśniono bowiem, iż przesyłki wpływające do Urzędu Marszałkowskiego są rejestrowane od 2010 r. w elektronicznym systemie obsługi spraw i dokumentów Mdok i po wnikliwym sprawdzeniu w dniach [...] września 2024 r. w rejestrze korespondencji przychodzącej nie stwierdzono wpływu tej przesyłki. Ponadto zgodnie z przyjętą praktyką korespondencja przychodząca, po rozdzieleniu na poszczególne komórki organizacyjne, rejestrowana jest także w dziennikach korespondencji prowadzonych w sekretariatach departamentów, w związku z czym w dniu [...] września 2024 r. dokonano również sprawdzenia w dzienniku Departamentu Wdrażania Funduszy Europejskich dla [...] za rok 2022, który przechowywany jest w Archiwum Urzędu, i w tym rejestrze także nie stwierdzono wpływu przesyłki nadanej w grudniu 2022r. przez Kancelarię Adwokacką adwokata J. B.. Organ dodał, że wprawdzie w toku podjętych czynności wyjaśniających ustalono, iż pracownik Biura Podawczo-Kancelaryjnego podpisał zbiorczy dokument dostarczenia korespondencji w dniu [...] grudnia 2022r., jednakże stanowi to wyłącznie potwierdzenie ilościowe wszystkich przesyłek przekazanych do Urzędu w danym dniu; zaś dokument ten nie jest potwierdzeniem odbioru przesyłki o numerze [...] nadanej [...] grudnia 2022r. Dlatego też Urząd Marszałkowski w dniu [...] września 2024 r. wystąpił o zestawienie dostarczonych przesyłek z dnia [...] grudnia 2022 r. W ustosunkowaniu Poczta Polska S.A. w drodze wiadomości e-mail z dnia [...] października 2024 r. wskazała, iż nie przechowuje zestawienia przesyłek przez tak długi czas i nie może go wygenerować elektronicznie, natomiast przesyłka o numerze [...] mogła być widoczna w systemie śledzenia przesyłek, gdyż najprawdopodobniej dział reklamacji ją sprawdzał w celu udzielenia odpowiedzi na reklamację. W konsekwencji, organ administracji publicznej zakończył postępowanie wyjaśniające w sprawie przesyłki o numerze [...] mającej zawierać wniosek z dnia [...] grudnia 2022 r. o ponowne rozpatrzenie sprawy, gdyż z uwagi na upływ czasu operator pocztowy nie jest w stanie udzielić większej ilości informacji. W związku z powyższym, mając na uwadze całokształt zgromadzonego materiału dowodowego, organ przyjął, iż wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy z dnia [...] grudnia 2022r. został nadany przez pełnomocnika Beneficjenta w przepisanym terminie, jednakże Urząd Marszałkowski Województwa [...] nie potwierdza, że przesyłka fizycznie wpłynęła do organu w dniu [...] grudnia 2022 r. O treści wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy organ dowiedział się bowiem najwcześniej z dniem [...] sierpnia 2024r., a więc z datą wpływu ponaglenia Skarżącej z dnia [...] sierpnia 2024r. i dołączonych załączników. Co istotne, dla wywołania skutków prawnych w postaci zaskarżenia decyzji nie ma znaczenia finalna data wpływu do organu, jednakże ewentualny fakt jej nadania w terminie do jej zaskarżenia. Ze zgromadzonych przez IZ RPO WK-P dokumentów wynika, że wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy z dnia [...] grudnia 2022 r. został jednak nadany przez pełnomocnika Beneficjenta w przepisanym terminie, w związku z czym sprawa jest w toku. Tym samym wniosek z dnia [...] sierpnia 2024 r. o wznowienie postępowania pochodzący od pełnomocnika nie został uwzględniony. Skoro bowiem na podstawie nowych dokumentów, które wpłynęły do organu zostało ustalone, że wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy został nadany w przepisanym terminie, sprawa nie została zakończona, zaś decyzja Zarządu Województwa [...] w sprawie zwrotu dofinansowania z dnia [...] listopada 2022 r. nie jest ostateczna. W konsekwencji, nie mogło dojść do wznowienia postępowania, ponieważ wznawia się postępowanie tylko zakończone ostateczną decyzją. Organ podkreślił, że nie ulega wątpliwości, iż nie rozpoznał wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy i nie wydał decyzji po ponownym rozpatrzeniu, ponieważ zwyczajnie nie miał wiedzy o wniesieniu środka zaskarżenia przez Stronę, potwierdzenia jego nadania ani nie znał jego treści. Wbrew twierdzeniom Skarżącej organ nie udawał, że sprawa jest zakończona, bo wniosek nie wpłynął, tylko faktycznie przesyłka ta fizycznie nie wpłynęła do organu. Po przeprowadzeniu analizy zgłoszenia i podjęciu czynności w celu wyjaśnienia sprawy, nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie przyjmowania, rozdziału i przekazywania korespondencji w dniu [...] grudnia 2022 r., ustalając przy tym, że upoważniony pracownik Biura Podawczo-Kancelaryjnego postąpił zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami i zasadami wewnętrznymi potwierdzając wpływ korespondencji zbiorczo-ilościowo. W dniu [...] grudnia 2022 r. w systemie Mdok zarejestrowano wpływ 406 dokumentów – wpływ każdej przesyłki pocztowej tego rodzaju rejestrowany jest przez pozostałych pracowników Biura w systemie Mdok, dokonywane jest odwzorowanie cyfrowe całościowe oraz skanowanie czytnikiem kodów kreskowych po numerze nadawczym, tzw. R-ce. Natomiast brak tych czynności oraz niestwierdzenie wpisów o wpływie takiej przesyłki w dwóch odrębnych rejestrach korespondencji przychodzącej (Urzędu i Departamentu) wyklucza, iż ww. przesyłka fizycznie została doręczona do tut. Urzędu. Ponadto w rejestrze ujęto korespondencję kierowaną przez tego Nadawcę do Urzędu Marszałkowskiego Województwa [...] i nie występowały sytuacje, w których zgłaszano brak dostarczenia zarejestrowanej korespondencji do Departamentu Wdrażania Funduszy Europejskich dla [...]. W konsekwencji, skoro przesyłka została nadana w dniu [...] grudnia 2022 r., ale z ustaleń poczynionych przez organ wynika, że fizycznie nie wpłynęła w dniu [...] grudnia 2022 r., to organ uznał, że o treści wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy dowiedział się najwcześniej z dniem [...] sierpnia 2024 r., a więc z datą wpływu ponaglenia Skarżącej z dnia [...] sierpnia 2024 r. na działanie Zarządu Województwa [...] pełniącego funkcję IZ RPO WK-P. Tym samym skoro należy przyjąć, że wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy wpłynął do organu w dniu [...] sierpnia 2024 r., to w dacie wystąpienia ze skargą do WSA, tj. w dniu [...] września 2024 r., nie upłynął nawet termin załatwienia sprawy przewidziany w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego. Dlatego zdaniem organu nie sposób uznać, by w przedmiotowej sprawie dopuścił się on bezczynności. W piśmie procesowym z dnia [...] listopada 2024r. organ wniósł o przeprowadzenie dowodu z dokumentu w postaci decyzji Zarządu Województwa [...] w sprawie zwrotu dofinansowania po ponownym rozpatrzeniu sprawy z dnia [...] listopada 2024r., znak: [...] na fakt rozpoznania wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy i wydania rozstrzygnięcia w przedmiotowej sprawie. Wskazał, że okoliczność wydania decyzji świadczy o braku bezczynności organu. Postanowieniem wpisanym do protokołu z posiedzenia niejawnego z dnia [...] stycznia 2025r. Sąd oddalił wniosek Strony o przeprowadzenie dowodu z dokumentów załączonych do skargi i przeprowadził dowód z decyzji z dnia [...] listopada 2024r. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Skarga nie zasługuje na uwzględnienie. Stosownie do art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a. kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 1 - 4 lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadku określonym w pkt 4a. W pierwszej kolejności wskazania wymaga, że z uwagi na przedmiot niniejszej sprawy, została ona rozpoznana w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym. W myśl bowiem art. 119 pkt 4 w związku z art. 120 p.p.s.a. sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. Na wstępie wyjaśnić należy, że w przypadku skargi na bezczynność organu przedmiotem sądowej kontroli nie jest określony akt lub czynność organu administracji, lecz ich brak w sytuacji gdy organ miał obowiązek podjąć działanie w danej formie i w określonym przez prawo terminie. Właściwość w powyższym zakresie dotyczy niepodejmowania przez organy administracji nakazanych prawem aktów lub czynności w sprawach indywidualnych. Przepisy ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi nie definiują pojęcia bezczynności. W piśmiennictwie prawniczym przyjmuje się jednak, że bezczynność organu administracji publicznej zachodzi wówczas, gdy w prawnie ustalonym terminie organ ten nie podjął żadnych czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale - mimo istnienia ustawowego obowiązku - nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub też innego aktu lub nie podjął stosownej czynności (T. Woś (w:) T. Woś, H. Knysiak-Molczyk, M. Romańska, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Warszawa 2011, s. 109). Z bezczynnością organu administracji publicznej mamy zatem do czynienia, gdy w prawnie określonym terminie organ nie podejmuje żadnych czynności w sprawie lub gdy wprawdzie prowadził postępowanie w sprawie, jednakże mimo istnienia ustawowego obowiązku, nie kończy go wydaniem stosownego aktu lub nie podejmuje czynności. Dla uznania bezczynności konieczne jest zatem ustalenie, że organ zobowiązany był na podstawie przepisów prawa do wydania decyzji lub innego aktu albo do podjęcia określonych czynności. Powyższe determinuje zakres kontroli sądu, sprowadzającej się w tym wypadku do oceny, czy sprawa podlega załatwieniu przez organ w drodze określonego przez ustawodawcę aktu administracyjnego lub czynności. Dla dopuszczalności skargi nie ma znaczenia okoliczność, z jakich powodów określony akt nie został podjęty lub czynność nie została dokonana, a w szczególności czy bezczynność spowodowana została opieszałością organu, czy też wiąże się z przeświadczeniem, że stosowny akt lub czynność w ogóle nie powinny zostać dokonane. Jednocześnie jednak sąd bierze pod uwagę stan sprawy istniejący w chwili zamknięcia rozprawy. Skarga na bezczynność organu ma bowiem na celu ochronę strony przez doprowadzenie do wydania rozstrzygnięcia w sprawie lub podjęcia innej czynności dotyczącej uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa. W niniejszej sprawie zasadnicza kwestia sporna sprowadza się do oceny czy organ pozostawał w bezczynności w zakresie rozpoznania wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Z istotnych dla dokonania tej oceny okoliczności wynika, że decyzją z dnia [...] listopada 2022r. Zarząd Województwa [...] zobowiązał Stronę do zwrotu otrzymanego dofinansowania. W dniu [...] grudnia 2022r. nadana została przesyłka do Urzędu Marszałkowskiego Województwa [...] Departament Wdrażania, o numerze [...] która zawierała wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Z pisma Poczty Polskiej z dnia [...] sierpnia 2024r. (będącym odpowiedzią na zgłoszenie reklamacyjne złożone przez Skarżącą, k.- 326 akt admin.) wynika, że Urząd Pocztowy [...] wskazał, iż na podstawie danych ze zrealizowanego zgłoszenia na "Servce Desk" przesyłka [...] została doręczona w dniu [...] grudnia 2024r. do adresata. Organ mając na uwadze treść wskazanego pisma przeprowadził postępowanie wyjaśniające. Z ustaleń wynika, iż Departament Organizacyjny nie potwierdził wpływu do Urzędu Marszałkowskiego Województwa [...] ww. przesyłki. Wyjaśniono bowiem, iż przesyłki wpływające do Urzędu Marszałkowskiego są rejestrowane od 2010 r. w elektronicznym systemie obsługi spraw i dokumentów Mdok i po wnikliwym sprawdzeniu w dniach [...] września 2024 r. w rejestrze korespondencji przychodzącej nie stwierdzono wpływu tej przesyłki. Ponadto zgodnie z przyjętą praktyką korespondencja przychodząca, po rozdzieleniu na poszczególne komórki organizacyjne, rejestrowana jest także w dziennikach korespondencji prowadzonych w sekretariatach departamentów, w związku z czym w dniu [...] września 2024r. dokonano również sprawdzenia w dzienniku Departamentu Wdrażania Funduszy Europejskich dla [...] za rok 2022, który przechowywany jest w Archiwum Urzędu, i w tym rejestrze korespondencji także nie stwierdzono wpływu przesyłki nadanej w grudniu 2022 r. przez Kancelarię Adwokacką adwokata J. B.. Wprawdzie w toku podjętych czynności wyjaśniających ustalono, iż pracownik Biura Podawczo-Kancelaryjnego podpisał zbiorczy dokument dostarczenia korespondencji w dniu [...] grudnia 2022 r., jednakże stanowi to wyłącznie potwierdzenie ilościowe wszystkich przesyłek przekazanych do Urzędu w danym dniu; zaś dokument ten nie jest potwierdzeniem odbioru przesyłki o numerze [...] nadanej [...] grudnia 2022 r. W dniu [...] grudnia 2022 r. w systemie Mdok zarejestrowano wpływ 406 dokumentów - wpływ każdej przesyłki pocztowej tego rodzaju rejestrowany jest przez pozostałych pracowników Biura w systemie Mdok, dokonywane jest odwzorowanie cyfrowe całościowe oraz skanowanie czytnikiem kodów kreskowych po numerze nadawczym, tzw. R-ce. Natomiast brak tych czynności oraz niestwierdzenie wpisów o wpływie takiej przesyłki w dwóch odrębnych rejestrach korespondencji przychodzącej (Urzędu i Departamentu) wyklucza, iż ww. przesyłka fizycznie została doręczona do tut. Urzędu. Dlatego też Urząd Marszałkowski w dniu [...] września 2024 r. wystąpił do Poczty Polskiej o zestawienie dostarczonych przesyłek z dnia [...] grudnia 2022r. W odpowiedzi (w drodze wiadomości e-mail) z dnia [...] października 2024 r. wskazano, iż niestety nie przechowuje się zestawienia przesyłek przez tak długi czas i nie można go wygenerować elektronicznie, natomiast przesyłka o numerze [...] mogła być widoczna w systemie śledzenia przesyłek, gdyż najprawdopodobniej dział reklamacji ją sprawdzał w celu udzielenia odpowiedzi na reklamacji. (k. 341-355 akt admin.). W świetle powyższego w ocenie Sądu wątpliwości nie budzą dwie okoliczności: - w dniu [...] grudnia 2022r. pełnomocnik Strony nadał przesyłkę adresowaną do organu, - wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy datowany na [...] grudnia 2022r. nie wpłynął do organu w grudniu 2022r. Analiza akt sprawy w tym przede wszystkim przedłożonych przez organ dowodów oraz wyjaśnień pozwala, zdaniem Sądu, na akceptację stanowiska organu, iż wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy nie wpłynął do Urzędu Marszałkowskiego. Podkreślić należy, że wyjaśnienia organu w tym zakresie są spójne, logiczne i poparte dowodami. W konsekwencji Sąd uznał, co wynika z akt sprawy, że o treści wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy organ dowiedział się po raz pierwszy w dniu [...] sierpnia 2024r., a więc z datą wpływu ponaglenia Skarżącej z dnia [...] sierpnia 2024r. i dołączonych załączników. Z ogólnych zasad postępowania administracyjnego wynika, że organy administracji publicznej mają obowiązek działać wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do załatwienia sprawy, zgodnie z art. 12 § 1 k.p.a., a także zobowiązane są podejmować wszelkie kroki niezbędne do jej wyjaśnienia i załatwienia w myśl art. 7 i art. 77 § 1 k.p.a. Stosownie do art. 35 § 1 k.p.a. organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od daty wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania (art. 35 § 3 k.p.a.). W myśl art. 36 § 1 k.p.a. o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w ustawowym terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub w przepisach szczególnych organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu (art. 36 § 2 k.p.a.). Analizowana skarga, datowana jest na 06 wrzesnia 2024r. i została wniesiona w tym samym dniu (data nadania w placówce pocztowej). W związku z tym należy przypomnieć, że merytoryczna ocena zasadności skargi na bezczynność organu dokonywana jest na dzień wniesienia skargi. Według stanu na ten moment należy badać, czy sposób zachowania organu odpowiada sytuacji, do której nawiązał ustawodawca w art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a. W razie stwierdzenia bezczynności, sąd, uwzględniając skargę, zobowiązany jest zastosować środki wymienione art. 149 § 1 i § 1a p.p.s.a., poddając swojemu rozważeniu również zasadność skorzystania z kompetencji przewidzianej w art. 149 § 1b i § 2 p.p.s.a. Oddalenie skargi na bezczynność organu, oznaczające oparcie przez sąd rozstrzygnięcia zamieszczonego w wyroku na dyspozycji art. 151 p.p.s.a., a nie art. 149 § 1 i § 1a p.p.s.a., może więc nastąpić wyłącznie w sytuacji ustalenia, że według stanu na dzień wniesienia skargi organ nie pozostaje bezczynny. Stanowisko, zgodnie z którym moment wniesienia skargi ma decydujące znaczenie dla oceny zachowania organu, które zostało objęte skargą, ma charakter ugruntowany w dotychczasowym orzecznictwie sądowoadministracyjnym. Dzień wniesienia skargi, a nie dzień orzekania przez sąd administracyjny jest adekwatny tak dla oceny dopuszczalności rozpatrzenia skargi odnoszonej do istnienia przedmiotu zaskarżenia (por. uchwała składu siedmiu sędziów NSA z 7 marca 2022 r., II OPS 1/21, ONSAiWSA 2022/3/34), jak i dla oceny, czy sprawa ma charakter "sprawy niezałatwionej" w rozumieniu art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a. (por. uchwały składu siedmiu sędziów NSA z 22 czerwca 2020 r., II OPS 5/19, ONSAiWSA 2020/6/79 i z 26 listopada 2008 r., I OPS 6/08, ONSAiWSA 2009/4/63, a także wyrok NSA z 1 września 2022 r., II OSK 791/22, wyrok NSA z 9 grudnia 2021 r., II OSK 1966/21; wyrok NSA z 19 lutego 2021 r., II OSK 2346/20; wyrok NSA z 10 listopada 2020 r., II OSK 514/20). Pogląd, że jeżeli sąd stwierdzi, że w dniu wniesienia skargi organ, wbrew twierdzeniom skarżącego, nie pozostawał w bezczynności, to powinien skargę na bezczynność oddalić, jest aprobowany również w piśmiennictwie (por. T. Woś [w:] Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, red. T. Woś, Warszawa 2016, s. 876). W związku z tym, w ocenie Sądu, analizowana skarga w zakresie zarzucającym bezczynność organu nie zasługuje na uwzględnienie. Wniosek ponowne rozpatrzenie sprawy wpłynął do organu w dniu [...] sierpnia 2024r.,zatem w dacie wniesienia skargi ([...] września 2024r.) organ nie pozostawał w stanie bezczynności, nie upłynął bowiem jeszcze bezskutecznie termin wyznaczony na załatwienie sprawy w trybie art. 36 k.p.a. Natomiast w dniu orzekania przez sąd ([...] stycznia 2025r.) sprawa została już załatwiona albowiem decyzja z dnia [...] listopada 2024r. ( k.38-60 akt sądowych). Końcowo Sąd wskazuje, że oddalił wniosek Skarżącej o przeprowadzenie dowodu z dokumentów. Zgodnie z art. 106 § 3 p.p.s.a. sąd może z urzędu lub na wniosek stron przeprowadzić dowody uzupełniające z dokumentów, jeżeli jest to niezbędne do wyjaśnienia istotnych wątpliwości i nie spowoduje nadmiernego przedłużenia postępowania. Jak wynika z przytoczonego przepisu, przeprowadzenie uzupełniającego postępowania dowodowego ma charakter fakultatywny i odnosi się tylko do dowodu z dokumentu. Przedłożone przez Stronę dokumenty znajdują się w aktach sprawy. Dopuszczono natomiast dowód z przesłanej przez organ decyzji wydanej w wyniku rozpatrzenie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy z dnia [...] grudnia 2022r. Mając na uwadze powyższe Sąd uznał skargę za niezasadną i orzekł o jej oddaleniu na podstawie art. 151 p.p.s.a.