II SA/Go 554/18

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wielkopolskim w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Adam Jutrzenka-Trzebiatowski (spr.) Sędziowie Sędzia WSA Grażyna Staniszewska Sędzia WSA Jacek Jaśkiewicz Protokolant st.sekr.sąd. Elżbieta Dzięcielewska po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 3 października 2018 r. sprawy ze skargi W.M. na decyzję Wojewody z dnia [...] r., nr [...] w przedmiocie wydania odpisu aktu małżeństwa I. uchyla zaskarżoną decyzję, II. zasądza od Wojewody na rzecz skarżącego W.M. kwotę 100 (sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego. W dniu 13 lipca 2017 r. do Urzędu Stanu Cywilnego, za pośrednictwem e-PUAP, wpłynął wniosek W.M. o wydanie w formie dokumentu elektronicznego, odpisu zupełnego aktu małżeństwa jego rodziców. Decyzją z dnia [...] października 2017 r., znak: [...] Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego odmówił wydania w formie dokumentu elektronicznego skróconego odpisu aktu małżeństwa rodziców W.M.. W uzasadnieniu decyzji organu I instancji podał, iż aktualny stan prawny regulujący wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego w formie dokumentu elektronicznego, sposób zapisu przez system teleinformatyczny rejestru stanu cywilnego odpisu aktu małżeństwa w formie dokumentu elektronicznego oraz brak zarejestrowania wzoru przedmiotowego odpisu w centralnym repozytorium uniemożliwiają wydanie z rejestru stanu cywilnego odpisu aktu małżeństwa w formie dokumentu elektronicznego. W wyniku odwołania wniesionego przez W.M. Wojewoda decyzją z dnia [...] grudnia 2017 r. znak: [...] uchylił zaskarżoną decyzję w całości przekazując sprawę do ponownego rozpatrzenia organowi I instancji. Następnie decyzją z dnia [...] lutego 2018 r. znak: [...], Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego – działając na podstawie art. 104 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. z 2017 r. poz. 1257 - określanej dalej jako k.p.a.), art. 44 ust. 6, art. 45 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tj. Dz. U. z 2016 r. poz. 2064 - określanej dalej jako P.a.s.c.), art. 1 pkt 6, art. 2 ust. 1 pkt 1, art. 3 pkt 2 i 24, art. 16a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570, dalej określanej jako ustawa o informatyzacji), § 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 194 - określanego dalej jako rozporządzenie MSW z 29 stycznia 2015 r.), § 17 i § 18 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 971 - określanego dalej jako rozporządzenie Prezesa RM z 14 września 2011 r.) - odmówił W.M. wydania w formie dokumentu elektronicznego odpisu aktu małżeństwa jego rodziców. Organ wskazał w uzasadnieniu, iż w świetle przepisów art. 44 i 45 P.a.s.c. W.M. jako syn osób, których wnioskowany akt małżeństwa dotyczy, jest osobą uprawnioną do uzyskania odpisu tego aktu, w tym w formie dokumentu elektronicznego. Następnie Kierownik USC podał, iż wizualizacja wzoru odpisu aktu małżeństwa w formie dokumentu elektronicznego zawarta jest w § 1 pkt 14 rozporządzenia MSW z 29 stycznia 2015 r. Organ wyjaśnił, iż system teleinformatyczny rejestru stanu cywilnego generuje odpisy aktów stanu cywilnego w dwóch formatach (jako dokument elektroniczny): w formacie XML oraz PDF, dodając, iż format PDF odpisu aktu małżeństwa stanowi wizualizację postaci pliku XML. W ocenie Kierownika USC przedstawiony powyżej sposób generowania przez rejestr stanu cywilnego odpisu aktu małżeństwa (jako dokument elektroniczny) nie spełnia wymagań wzoru dokumentu elektronicznego określonego w § 18 rozporządzenia Prezesa RM z 14 września 2011 r., zgodnie z którym sposób wizualizacji dokumentu elektronicznego musi być zdefiniowany w formacie danych XSL, a rejestr stanu cywilnego generuje wizualizację odpisu w formacie danych PDF. Kierownik USC dodał, iż mimo obowiązku wynikającego z art. 16a ust. 1 i 2 ustawy o informatyzacji Minister Cyfryzacji - jako organ odpowiedzialny w świetle art. 33 P.a.s.c. za określenie wzorów odpisów aktów stanu cywilnego w formie dokumentów elektronicznych - nie zarejestrował wzoru odpisu aktu małżeństwa w formie dokumentu elektronicznego w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych. Wyjaśnił, iż zgodnie z tym przepisem powyższy organ jest zobowiązany: 1. przekazać ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wzór dokumentu elektronicznego w celu umieszczenia go w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, 2. przekazać ministrowi do spraw informatyzacji opis usługi możliwej do zrealizowania przy wykorzystaniu wzoru dokumentu elektronicznego w celu zamieszczenia go w katalogu usług, 3. udostępnić na ePUAP lub w innym systemie teleinformatycznym formularz elektroniczny umożliwiający wygenerowanie dokumentu elektronicznego w celu złożenia go za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Kierownik wyjaśnił przy tym, iż opracowanie wzoru dokumentu elektronicznego polega na przekazaniu do centralnego repozytorium wniosku wraz z załączonymi plikami składającymi się na wzór dokumentu elektronicznego. Kierownik USC zauważył, iż w świetle zawartości centralnego repozytorium organy administracji publicznej (wśród nich Minister Cyfryzacji) takie wzory zgłaszają i wzory dokumentów elektronicznych są zamieszczane w repozytorium i zdaniem organu obowiązek opracowania wzoru dokumentu elektronicznego – odpisu aktu stanu cywilnego ciąży także na organach administracji publicznej względem dokumentów elektronicznych wysyłanych przez organy do obywateli. Organ stwierdził, iż formularz elektroniczny (opracowany na podstawie wzoru dokumentu elektronicznego) winien być udostępniony przez Ministra Cyfryzacji w systemie teleinformatycznym, którym w tym przypadku jest - rejestr stanu cywilnego, z którego możliwe jest wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego, a wydanie e-odpisu powinno polegać na wypełnieniu przez system teleinformatyczny treści elektronicznego formularza e-odpisu danymi z aktu stanu cywilnego. Kierownik USC wskazał również , iż obecnie w rejestrze stanu cywilnego są zaimplementowane formaty danych wzorów odpisów aktów stanu cywilnego niezgodne z wymaganiami dotyczącymi wzoru dokumentu elektronicznego, które określa § 18 rozporządzenia Prezesa RM z 14 września 2011 r. W ocenie Kierownika USC wynikające z przepisów ustawy o informatyzacji obowiązki względem dokumentów elektronicznych zostały tylko częściowo zrealizowane przez Ministra Cyfryzacji w odniesieniu do odpisów aktów stanu cywilnego w formie dokumentu elektronicznego. Zatem obecna forma e-odpisów, która jest generowana z rejestru stanu cywilnego nie spełnia wymogów prawnych tym samym nie może być wykorzystana w obrocie prawnym. Od powyższej decyzji W.M. złożył odwołanie wnosząc o jej uchylenie i orzeczenie przez organ odwoławczy co do istoty sprawy. W toku postępowania odwoławczego Wojewoda zwrócił się do Ministra Spraw Wewnętrznych z prośbą o zajęcie stanowiska w niniejszej sprawie. Odpowiedź na powyższe wezwanie udzielona została w dniu 17 maja 2018 r. przez Ministerstwo Cyfryzacji. Decyzją z dnia [...] maja 2018 r., znak: [...] Wojewoda, działając na podstawie art. 138 § 1 pkt 2 k.p.a. oraz art. 44 ust. 6 P.a.s.c., uchylił zaskarżoną decyzję w całości stwierdzając, iż nie ma przeszkód prawnych do wydania W.M. odpisu aktu małżeństwa jego rodziców. Na wstępie organ odwoławczy wskazał na treść przepisów P.a.s.c. regulujących wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego, tj. art. 44 i 45. Następnie Wojewoda wyjaśnił, iż art. 33 P.a.s.c. nakładając obowiązek określenia w drodze rozporządzenia wzorów dokumentów elektronicznych implikuje w związku z art. 16a ust. 1 ustawy o informatyzacji następujące obowiązki: 1) przekazanie ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wzoru dokumentu elektronicznego w celu umieszczenia go w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych o którym mowa w art. 19b ust. 1, 2) przekazanie ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji opisu usługi możliwej do zrealizowania przy wykorzystaniu wzoru dokumentu elektronicznego w celu zamieszczenia go w katalogu usług, 3) udostępnienie na ePUAP lub w innym systemie teleinformatycznym formularza elektronicznego umożliwiającego wygenerowanie dokumentu elektronicznego w celu złożenia go za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wojewoda podkreślił, że zawarty w ustawie o informatyzacji obowiązek określenia wzorów dokumentów elektronicznych został spełniony na gruncie rozporządzenia MSW z 29 stycznia 2015 r., znowelizowanym następnie rozporządzeniem Ministra Cyfryzacji z dnia 14 grudnia 2017 r. (Dz. U. z 2017 r. poz. 2341), a w świetle obowiązującej ustawy o informatyzacji nie ma dodatkowego obowiązku polegającego na umieszczaniu elektronicznych wzorów przedmiotowych dokumentów w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych. Zdaniem Wojewody wymóg umieszczenia wzoru w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych odnosi się do wzorów dokumentów wnoszonych do organów administracji publicznej, a nie do dokumentów wydawanych przez te organy. Organ odwoławczy stwierdził, iż odwołujący jako syn osób, których akt małżeństwa dotyczy jest uprawniony do otrzymania jego odpisu. Następnie Wojewoda wskazał, iż zgodnie z § 17 ust 1 rozporządzenia Prezesa RM z 14 września 2011 r. pisma wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządza się w formacie danych XML na podstawie wzorów dokumentów elektronicznych umieszczonych w centralnym repozytorium. Organ wyjaśnił, iż Elektroniczna Skrzynka podawcza (ESP) jest usługą, która pozwala obywatelowi na elektroniczne przesłanie pisma do urzędu, a urzędowi pozwała na gromadzenie pism. Zatem w przypadku, gdy e-odpis aktu stanu cywilnego nie jest co do zasady przekazywany na elektroniczną skrzynkę podawczą, z tego punktu widzenia nie musi być tworzony na podstawie wzoru umieszczonego w centralnym repozytorium. Mając powyższe na uwadze organ odwoławczy stwierdził, iż obecna forma e-odpisów, która jest generowana z rejestru stanu cywilnego spełnia wymogi prawne i tym samym, może być wykorzystana w obrocie prawnym, co oznacza brak przeszkód prawnych do wydania stronie żądanego dokumentu. Na powyższą decyzję W.M. złożył skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wlkp. wnosząc o uchylenie jej w całości oraz zasądzenie na jego rzecz kosztów postępowania według norm przepisanych. W uzasadnieniu skargi strona zwróciła uwagę na definicję wzoru dokumentu elektronicznego zawartą w art. 3 pkt 24 ustawy o informatyzacji, według której stanowi on zbiór danych określających zestaw, sposób oznaczania oraz wymagalność elementów treści i metadanych dokumentu elektronicznego, a także mogących określać sposób zapisu danych dla wskazanych elementów oraz kolejność i sposób wyświetlania na ekranie lub drukowania poszczególnych elementów (wizualizacji). Następnie skarżący podniósł, iż w rozporządzeniu MSW z 29 stycznia 2015 r. została określona jedynie zwizualizowana postać wzorów odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczeń jako dokumentów elektronicznych (§ 1 pkt 2, 4, 6, 6, 8,10 i następne). W myśl zaś § 2 pkt 9 rozporządzenia Prezesa RM z 14 września 2011 r. wizualizacja dokumentu elektronicznego to prezentacja treści dokumentu elektronicznego w formie czytelnej dla człowieka, umożliwiającej zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie. Wobec powyższego zdaniem skarżącego opublikowane w rozporządzeniu MSW z 29 stycznia 2015 r. wizualizacje wzorów odpisów nie spełniają wymagań zawartych w art. 3 pkt 24 ustawy o informatyzacji, a Minister opracowując wyłącznie wizualizację wzorów nie wykonał w całości delegacji ustawowej z art. 33 P.a.s.c. Ponadto skarżący zwrócił uwagę na wewnętrzną sprzeczność uzasadnienia zaskarżonej decyzji, gdzie Wojewoda najpierw określił, że art. 33 P.a.s.c. implikuje spełnienie wymagań zawartych w art. 16a ustawy o informatyzacji, po czym w następnym akapicie (bez podania podstawy prawnej) stwierdził, że wskazany obowiązek został spełniony na gruncie rozporządzenia MSW z 29 stycznia 2015 r. Skarżący podkreślił również, iż Wojewoda wskazał, że w świetle obowiązujących przepisów ustawy o informatyzacji nie ma dodatkowego obowiązku polegającego na umieszczeniu elektronicznych wzorów w CRWDE, choć taki obowiązek wynika z art. 16a powyższej ustawy. Skarżący zarzucił także Wojewodzie brak podania uzasadnienia prawnego do stwierdzenia, że obowiązek umieszczenia wzorów dokumentów elektronicznych w CRWDE dotyczy tylko dokumentów elektronicznych wnoszonych do organów administracji publicznej, a nie do dokumentów wydawanych przez te organy, wskazując, iż przepisy ustawy o informatyzacji, jak i P.a.s.c. oraz przepisy wykonawcze nie zawierają takiego wyłączenia. Zdaniem skarżącego stanowisko Wojewody w tej kwestii jest ponadto sprzeczne z art. 1 pkt 6 ustawy o informatyzacji, gdyż wymiana informacji drogą elektroniczną, o której mowa w cyt. przepisie odnosi się do przekazywania dokumentów elektronicznych do organu administracji publicznej, jak i przez ten organ. Podobnie zdaniem skarżącego przepisy P.a.s.c. i związanego z ustawą rozporządzenia nie wyłączają zawartego w art. 16a ustawy o informatyzacji obowiązku wobec wzorów odpisów aktów stanu cywilnego. Następnie skarżący zarzucił Wojewodzie brak wyjaśnienia w decyzji, który z plików: XML czy PDF, jest elektronicznym odpisem aktu stanu cywilnego, dodając, iż tylko plik PDF będzie możliwy do odczytania przez człowieka, a z kolei wysłanie obu plików spowoduje, że wnioskodawca otrzyma ten sam odpis w dwóch odrębnych plikach, czyli dwa oddzielne dokumenty elektroniczne tego samego odpisu aktu stanu cywilnego. Powyższe zdaniem skarżącego budzi obawy, że otrzymany w obecnym formacie elektroniczny odpis aktu stanu cywilnego nie będzie spełniał cech dokumentu elektronicznego, a celem skarżącego było uzyskanie dokumentu, którym bez żadnych wątpliwości można się posłużyć przy załatwianiu spraw urzędowych. Ponadto skarżący zarzucił organowi błędne rozstrzygniecie, zwracając uwagę, iż organ chciał orzec co do istoty sprawy, jednak wydanie odpisu aktu stanu cywilnego, jako czynność materialno-techniczna, nie jest poprzedzane wydaniem decyzji administracyjnej, jedynie przy odmowie wydania odpisu konieczne jest wydanie takiej decyzji.   W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie w całości podtrzymując stanowisko wyrażone w zaskarżonej decyzji wraz z zawartą w niej argumentacją. W pierwszej kolejności organ zauważył, iż skarga dotyczy decyzji uwzględniającej w pełni żądanie odwołującego i wyjaśnił, że wydanie odpisu aktu stanu cywilnego, jako czynność materialno-techniczna, wykracza poza jego kompetencje. Na podstawie analizy art. 16a ustawy o informatyzacji na tle art. 33 P.a.s.c. organ poddał wątpliwości możliwość spełnienia w stosunku do wzorów odpisów aktów stanu cywilnego warunków określonych w cytowanym art. 16a, szczególnie co do wymogu opracowania opisu usługi. Organ uznał, iż skoro dla odpisów aktów stanu cywilnego nie można spełnić powyższego wymogu to można założyć, że nie dotyczy on odpisów aktów stanu cywilnego, a utwierdza w tym także organ wymóg udostępnienia formularza elektronicznego, o którym mowa w art. 16a pkt 3 ustawy o informatyzacji. Wojewoda wskazał, iż co do zasady dokumenty składa się do organów administracji publicznej (organy nie składają dokumentów, tylko je doręczają), a zatem celem cyt. przepisu jest określenie wymogów dotyczących składania dokumentu do organu, a nie odwrotnie. Powyższe zdaniem Wojewody potwierdza § 17 ust 1 rozporządzenia Prezesa RM z 29 stycznia 2015 r., z którego wynika, że pisma wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządza się w formacie danych XML na podstawie wzorów dokumentów elektronicznych umieszczonych w centralnym repozytorium. Organ wskazał, iż Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) jest usługą, która pozwala obywatelowi na elektroniczne przesłanie pisma do urzędu, a urzędowi pozwala na gromadzenie pism, a zatem w przypadku, gdy e-odpis aktu stanu cywilnego nie jest co do zasady przekazywany na elektroniczną skrzynkę podawczą, także i z tego punktu widzenia nie musi być tworzony na podstawie wzoru umieszczonego w centralnym repozytorium. Wojewoda poddał wątpliwości celowość umieszczenia wzorów dokumentów w postaci odpisów aktów stanu cywilnego w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych, wskazując, iż dokumenty te co do zasady nie są i nie będą przeznaczone do odczytu maszynowego, stąd też nie powstaje wymóg definiowania ich wzorów łącznie w plikach XSD, XLS oraz XML. Odnosząc się do zarzutu skarżącego dotyczący braku wskazania w jakim formacie powinien organ I instancji powinien udostępnić akt stanu cywilnego, organ odwoławczy wskazał, iż powinien doręczyć wnioskodawcy dwa pliki generowane przez system tego organu i oba opatrzyć podpisem kwalifikowanym. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Przedmiotem kontroli pod względem legalności i w granicach rozpoznawanej sprawie była decyzja Wojewody uchylająca decyzję Kierownika USC o odmowie wydania odpisu aktu małżeństwa i stwierdzająca, iż nie ma przeszkód prawnych do wydania W.M. odpisu aktu małżeństwa jego rodziców. Istota sporu sprowadzała się do rozstrzygnięcia kwestii, czy w związku z tym, iż wzór zupełnego odpisu aktu małżeństwa w formie dokumentu elektronicznego, określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia MSW z dnia 29 stycznia 2015 r., nie znalazł się w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, o którym mowa w art. 19b ust. 1 i 2 ustawy o informatyzacji, podobnie jak wzory pozostałych aktów stanu cywilnego, stanowi to podstawę do odmowy wydania takiego odpisu. Zgodnie z art. 16a ust. 1 ustawy o informatyzacji w przypadku gdy w przepisach prawa został wskazany organ właściwy do określenia wzoru dokumentu, jeżeli przepisy te nie wykluczają przesyłania dokumentów drogą elektroniczną, organ ten: 1) przekazuje ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wzór dokumentu elektronicznego w celu umieszczenia go w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, o którym mowa w art. 19b ust. 1; 2) przekazuje ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji opis usługi możliwej do zrealizowania przy wykorzystaniu wzoru dokumentu elektronicznego w celu zamieszczenia go w katalogu usług; 3) udostępnia na ePUAP lub w innym systemie teleinformatycznym formularz elektroniczny umożliwiający wygenerowanie dokumentu elektronicznego w celu złożenia go za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wbrew stanowisku Wojewody nie sposób ograniczać powyższego obowiązku umieszczenia wzoru dokumentów elektronicznych w centralnym repozytorium jedynie do dokumentów wnoszonych do organów administracji publicznej. Niewątpliwie bowiem mając na uwadze definicję wzoru dokumentu elektronicznego , określoną w art. 3 pkt 24 ustawy o informatyzacji, zgodnie z którym jest to zbiór danych określających zestaw, sposób oznaczania oraz wymagalność elementów treści i metadanych dokumentu elektronicznego, a także mogących określać sposób zapisu danych dla wskazanych elementów oraz kolejność i sposób wyświetlania na ekranie lub drukowania poszczególnych elementów (wizualizacji), nie sposób twierdzić, iż nie obejmuje wzorów dokumentów wydawanych przez te organy. Ponadto analiza centralnego repozytorium wskazuje jednoznacznie, iż te ostanie dokumenty w istocie również są w nim rejestrowane (por. np. wzory o nr [...]). Również na etapie tworzenia rozporządzenia MSW z dnia 29 stycznia 2015 r. Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji w piśmie z dnia 25 listopada 2014 r. : DP-III-0231-33/2014/AB podnosiło, iż nie jest wskazanym tworzenie odrębnych załączników do projektowanego rozporządzenia, ustanawiających wzory dokumentów w formie elektronicznym, ponieważ wzory dokumentów elektronicznych umieszcza się co do zasady w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych. Podkreślić jednakże należy, iż za brak realizacji obowiązku wynikającego z art. 16 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o informatyzacji nie przewidziano żadnych sankcji. Jedyną konsekwencją udostępniania formularzy bez uwzględnienia standardów określonych i opublikowanych na ePUAP przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, może być usunięcie tych formularzy z ePUAP (art. 16 ust. 5 ustawy o informatyzacji). Tym samym nie stworzono żadnych gwarancji dla podmiotów korzystających z tych wzorów i formularzy, że rzeczywiście będą one dostępne, uzależniając to w zasadzie od dobrej woli administracji (por. G. Szpor, Ustawa o informatyzacji, LEX 2015, t. 4 do art. 16a). Nie jest zatem również zabronione posługiwanie się przez organy wzorami dokumentów elektronicznych, które nie zostały wpisane do centralnego repozytorium lub nie spełniają wszystkich wymogów przewidzianych dla wzorów dokumentów wpisywanych w tym repozytorium. Wobec tego dokumenty elektroniczne sporządzone na podstawie takich wzorów nie są z tego powodu nieważne. W związku z tym w ocenie Sądu brak ujawnienia wzoru zupełnego odpisu aktu małżeństwa w centralnym repozytorium nie mogło spotkać się z sankcją w postaci odmowy wydania skarżącemu żądanego przez niego odpisu aktu małżeństwa w formie elektronicznej, jeśli rozporządzenie MS z dnia 29 stycznia 2015 r. przewidziało możliwość wydawania odpisów w takiej formie, co wynika z wyraźnego w tym zakresie upoważnienia, zawartego w art. 33 P.a.s.c Bez znaczenia również było to, iż wygenerowane przez organ I instancji pliki nie będę spełniały wymogów określonych w § 18 rozporządzenia Prezesa RM z dnia z dnia 14 września 2011 r. Wymagania bowiem zawarte w tym przepisie, nakazujące używania formatów XSD, XSL i XML dotyczą jednie wzorów dokumentów przekazywanych do centralnego repozytorium. Mając na uwadze powyższe organ odwoławczy prawidłowo uchylił zaskarżoną decyzję. Wadliwa jest natomiast druga część rozstrzygnięcia, stwierdzająca, iż nie ma przeszkód prawnych do wydania skarżącemu odpisu aktu małżeństwa jego rodziców. Organ odwoławczy uchylając zaskarżoną decyzję w całości albo w części - stosownie do art. 138 § 1 pkt 2 k.p.a. - w tym zakresie orzeka co do istoty sprawy albo umarza postępowanie pierwszej instancji w całości albo w części. W niniejszej sprawie organ orzekł co do istoty nie będąc uprawniony do tego rodzaju rozstrzygnięcia. Zważyć bowiem należy, iż wydanie odpisu aktu stanu cywilnego jest czynnością materialno- techniczną niewymagającą wydania decyzji. Jedynie w przypadku odmowy wydania takiego odpisu konieczne jest podjęcie decyzji. W sytuacji więc kiedy organ odwoławczy uznał, iż istniały podstawy do wydania skarżącemu odpisu aktu małżeństwa, co może uczynić jedynie Kierownik USC, nie był uprawniony do rozstrzygania o tym merytoryczną decyzją. Stwierdzenie przez organ braku właściwości do rozstrzygnięcia sprawy w drodze decyzji (czyli niezbędnej przesłanki określonej w art. 1 pkt 1 k.p.a.) oznacza, że organ ten nie ma podstaw prawnych do merytorycznego rozpoznania sprawy (rozstrzygnięcia o jej istocie), a postępowanie winno zostać umorzone. Tak rozumiana przesłanka umorzenia postępowania może istnieć jeszcze przed wszczęciem postępowania, co zostanie ujawnione dopiero w toczącym się postępowaniu, może również powstać w czasie trwania postępowania, a więc w sprawie już zawisłej przed organem administracyjnym (por. B. Adamiak, J. Borkowski "Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz.", 12. wydanie, Wydawnictwo C. H. Beck, Warszawa 2012, str. 415; Andrzej Wróbel "Komentarz aktualizowany do art. 105 Kodeksu postępowania administracyjnego; wyrok WSA w Gliwicach z 9 maja 2013 roku, sygn. II SA/GL 1474/12, wyrok WSA w Warszawie z 26 marca 2013 roku, sygn. II SA/WA 62/13, wyrok w Gliwicach z 6 marca 2013 roku, sygn. II SA/GL 1392/12, wyrok WSA we Wrocławiu z 4 marca 2013 r., sygn. II SA/WR 776/12). Ponadto organ odwoławczy stwierdzając podstawy do zakończenia postępowania czynnością materialno- techniczną winien był wskazać jednoznacznie Kierownikowi USC sposób wykonania tej czynności również co do formy, tak aby skarżący miał gwarancję, iż wystawiony przez organ I instancji odpis aktu stanu cywilnego będzie dokumentem urzędowym, czego nie uczynił w uzasadnieniu decyzji z naruszeniem art. 107 § 3 k.p.a. Rozważenia te znalazły się dopiero w odpowiedzi na skargę, która nie może zastępować uzasadnienia podjętego rozstrzygnięcia ani też go uzupełniać, gdyż odpowiedź nie podlega ocenie w zakresie legalności. Nie ma zatem prawnych możliwości, aby potraktować odpowiedź na skargę jako poprawienie decyzji, czy też uzupełnienie (aneks) do decyzji, gdyż odpowiedź będąca pismem procesowym należy do postępowania sądowego, a nie administracyjnego (por. wyrok NSA z dnia 1 lutego 2007 r., II OSK 1446/06). Mając na uwadze powyższe naruszenia przepisów postępowania, tj. art. 138 § 1 pkt 2 w zw. z art. 105 § 1 k.p.a. oraz art. 107 § 3 k.p.a. Sąd – na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1302 – określanej dalej jako p.p.s.a.) - uchylił zaskarżoną decyzję ( pkt I wyroku). Rozpoznając ponownie sprawę organ odwoławczy uwzględni ocenę prawną i wskazania zawarte w uzasadnieniu wyroku. Jako, iż skarga została uwzględniona, Sąd na podstawie art. 200 i art. 205 § 1 p.p.s.a. zasadził od organu na rzecz skarżącego poniesione przez niego koszty postępowania sądowego (pkt II wyroku), które sprowadzały się do wpisu od skargi w wysokości 100 zł, ustalonego zgodnie z § 2 ust. 3 pkt 9 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2003 r. w sprawie wysokości oraz szczegółowych zasad pobierania wpisu w postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. nr 221, poz. 2193 ze zm.).