III SA/Kr 938/16

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w składzie: Przewodniczący: Sędzia WSA Janusz Bociąga Sędziowie: WSA Halina Jakubiec (spr.) WSA Barbara Pasternak po rozpoznaniu w dniu 1 grudnia 2016 r. na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym sprawy ze skargi D. K. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia 5 maja 2016 r. nr [...] w przedmiocie stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania I. uchyla zaskarżone postanowienie, II. zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego na rzecz skarżącego kwotę 480 zł (czterysta osiemdziesiąt złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania. Samorządowe Kolegium Odwoławcze postanowieniem z dnia 5 maja 2016 r. nr [...] stwierdziło, że wniesione przez D. K. (dalej skarżącego) działającego przez pełnomocnika adwokat I. K., odwołanie od decyzji Wójta Gminy z dnia [...] 2016 r. nr [...] orzekającej o rozłożeniu na raty należności z tytułu otrzymanych przez osoby uprawnione A. K. i J. K. świadczeń z funduszu alimentacyjnego, przypisanych do zwrotu decyzją Wójta Gminy nr [...] z dnia [...] 2014 r. oraz o odmowie umorzenia odsetek od należności przypisanych do zwrotu decyzją z dnia [...] 2014 r. nr [...] zostało wniesione z uchybieniem terminu. Jako podstawa prawna postanowienia wskazany został przepis art. 134 w zw. z art. 129 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego – Kpa (Dz.U. z 2016 r., poz. 23). Z uzasadnienia powyższego postanowienia wynika następujący stan faktyczny: Wójt Gminy decyzją z dnia [...] 2016 r. nr [...] orzekł o rozłożeniu na raty należności skarżącego z tytułu otrzymanych przez osoby uprawnione A. K. i J. K. świadczeń z funduszu alimentacyjnego, przypisanych do zwrotu decyzją Wójta Gminy nr [...] z dnia [...] 2014 r. oraz o odmowie umorzenia odsetek od należności przypisanych do zwrotu decyzją z dnia [...] 2014 r. nr [...]. Pismem z dnia 18 marca 2016 r., które wpłynęło do organu w dniu 22 marca 2016 r., pełnomocnik adwokat I. K., działając w imieniu skarżącego odwołała się od ww. decyzji, twierdząc, że decyzja pierwszej instancji została jej doręczona w dniu 8 marca 2016 r. Data nadania listu poleconego zawierającego odwołanie nie jest czytelna. Samorządowe Kolegium Odwoławcze opisanym na wstępie postanowieniem stwierdziło, że odwołanie zostało wniesione z uchybieniem terminu. Wedle ustaleń organu przedmiotowa decyzja pierwszej instancji została doręczona pełnomocnikowi skarżącego w dniu 25 lutego 2016 r., co wynika z informacji w elektronicznym systemie śledzenia przesyłek Tracking Pocztex EMS oraz z duplikatu potwierdzenia odbioru przesyłki o nr [...]. Uznano w związku z tym, że twierdzenie pełnomocnika skarżącego o dacie odbioru decyzji (8 marca 2016 r.) jest nieprawdziwe. Decyzja pierwszej instancji zawierała pouczenie o terminie i sposobie wniesienia środka zaskarżenia. 14 – dniowy termin do wniesienia odwołania upłynął z dniem 10 marca 2016 r., natomiast strona wniosła odwołanie z dniem 18 marca 2016 r., co oznacza, że z uchybieniem terminu. Powyższe postanowienie zostało objęte skargą D. K. do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, sporządzoną i wniesioną przez pełnomocnika adwokata I. K., w której podniosła zarzuty naruszenia przepisów postępowania mających wpływ na wynik sprawy art. 7, 77 § 1, 80, 107, 40 i 46 Kpa poprzez uznanie, na podstawie informacji umieszczonej w elektronicznym systemie śledzenia przesyłek Tracking Pocztex EMS, iż odwołanie zostało wniesione z uchybieniem terminu, przez co nie zebrano w sposób wystarczający materiału dowodowego i nie ustalono wszystkich okoliczności faktycznych, na których powinno być oparte rozstrzygnięcie. Do skargi została dołączona kserokopia zwrotnego potwierdzenia odbioru decyzji pierwszej instancji z dnia [...] 2016 r., z której wynika, że odbiór decyzji nastąpił w dniu 8 marca 2016 r. Na potwierdzeniu pełnomocnik złożyła podpis i stwierdziła datę odbioru. Pełnomocnik wyjaśniła, że praktyka kopiowania zwrotnych potwierdzeń odbioru jest stosowana w jej kancelarii ze względu na pojawiające się w prowadzonych przez nią sprawach wątpliwości w zakresie doręczeń korespondencji. Z nieznanych jej przyczyn potwierdzenie odbioru nie zostało doręczone organowi pierwszej instancji. Odwołanie zostało złożone w terminie, gdyż w dniu 18 marca 2016 r. (w dziesiątym dniu biegu terminu do wniesienia odwołania). System śledzenia przesyłek Tracking Pocztex EMS nie stanowi dowodu na datę doręczenia decyzji pierwszej instancji. W świetle przepisu art. 46 § 1 Kpa dowód stanowi jedynie zwrotne potwierdzenie odbioru, na którym odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swoim podpisem wraz ze wskazaniem daty doręczenia. System śledzenia przesyłek nie spełnia tej funkcji, zwłaszcza, że skarżący nie ma wpływu na działanie tego systemu. Z kolei na duplikacie potwierdzenia odbioru pełnomocnik wpisał datę doręczenia 8 marca 2016 r., jednocześnie składając swój podpis. Poczyniona na duplikacie adnotacja o dacie doręczenia (data wpisana przez pełnomocnika została skreślona i wpisano datę 25/02/2016 – bez podpisu osoby dokonującej skreślenia) nie została potwierdzona przez pełnomocnika. Skarżący poddał pod wątpliwość sporządzenie przez operatora pocztowego duplikatu dokumentu potwierdzenia odbioru w sytuacji, gdy oryginał tego dokumentu pozostaje w obrocie. Pełnomocnik posiada jego kopię. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko w sprawie. Stwierdził, że dołączona przez pełnomocnika do akt sprawy kserokopia zwrotnego potwierdzenia odbioru w odróżnieniu od innych zwrotnych potwierdzeń odbioru pism kierowanych do pełnomocnika skarżącego nie zawiera pieczęci kancelarii adwokackiej, jak również pieczęci operatora pocztowego, ponadto opatrzone jest ono tą samą datą, która została wpisana przez pełnomocnika na duplikacie zwrotnego potwierdzenia odbioru pisma. Zachodzi więc zdaniem organu wątpliwość, z jakiego powodu pełnomocnik podpisał w tym samym dniu zwrotne potwierdzenie odbioru i duplikat tego potwierdzenia. Ponadto w ocenie organu niecodzienną praktyką jest sporządzanie kopii zwrotnych potwierdzeń odbioru pism. W piśmie datowanym na dzień 20 lipca 2016 r. pełnomocnik skarżącego odpierał zarzuty poświadczania nieprawdy na zwrotnym potwierdzeniu odbioru decyzji pierwszej instancji. Wskazał, że nie dysponuje oryginałem potwierdzenia odbioru korespondencji, ponieważ jest ono odbierane przez pracownika poczty. Skarżący nie może ponosić negatywnych konsekwencji zaniedbań pracowników doręczyciela, które zaszły w sprawie, zwłaszcza, że zwrócono się do pełnomocnika o podpisanie duplikatu potwierdzenia odbioru po znacznym upływie czasu od faktycznego doręczenia. Jednocześnie pełnomocnik wskazał, że duplikat potwierdzenia odbioru jest jego egzemplarzem, stąd daty odbioru pokrywają się. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje: Wojewódzki Sąd Administracyjny zgodnie z przepisem art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. (Dz. U. z 2016 r., poz. 718) Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (p.p.s.a.) sprawuje kontrolę działalności administracji publicznej i bada legalność zaskarżonego aktu administracyjnego stosowanie do przepisu art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1066) nie będąc w sprawowaniu tej kontroli związany granicami tej skargi – zarzutami, wnioskami oraz powołaną podstawą prawną (art. 134 §1 p.p.s.a.). Kontrola sądu polega na zbadaniu, czy przy wydawaniu zaskarżonego aktu nie doszło do rażącego naruszenia prawa dającego podstawę do stwierdzenia nieważności, naruszenia prawa dającego prawo do wznowienia postępowania, naruszenia prawa materialnego w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy oraz naruszenia przepisów postępowanie administracyjnego w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy (art. 145 par 1 i 2 p.p.s.a.). Zaskarżone postanowienie zostało wydane z naruszeniem przepisów postępowania mającym wpływ na wynik sprawy. Samorządowe Kolegium Odwoławcze uznało, że wniesione przez skarżącego, w imieniu którego występował w sprawie pełnomocnik adwokat I. K., odwołanie od decyzji Wójta Gminy z dnia [...] 2016 r. nr [...], jest spóźnione, w związku z czym stwierdzono, że zostało wniesione z uchybieniem terminu. Okoliczność sporna powstała na tle daty odebrania przez ww. pełnomocnika decyzji pierwszej instancji. Organ, posiłkując się elektronicznym systemem śledzenia przesyłek Tracking Pocztex EMS (k. 24) oraz datą odbioru decyzji stwierdzoną przez bliżej nieokreśloną osobę na duplikacie zwrotnego potwierdzenia odbioru ww. decyzji z dnia [...] 2016 r. (k. 41) uznał, że decyzja została odebrana w dniu 25 lutego 2016 r. Obliczył, że odwołanie powinno zostać złożone najpóźniej w dniu 10 marca 2016 r. Z kolei skarżący wywodził, że decyzja pierwszej instancji została odebrana w dniu 8 marca 2016 r., na okoliczność czego przedstawił kserokopię zwrotnego potwierdzenia odbioru decyzji, którą pełnomocnik wykonał, odbierając korespondencję oraz datę tę wpisał na duplikacie zwrotnego potwierdzenia odbioru, który został mu przedstawiony przez pracownika poczty. Odwołanie mogło zatem zostać wniesione do dnia 22 marca 2016 r. (a zostało wniesione w dniu 18 marca 2016 r.). W kwestii doręczeń stanowią przepisy art. 39 i nast. Kodeksu postępowania administracyjnego. W szczególności przepis art. 39 stanowi, że organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. poz. 1529 oraz z 2015 r. poz. 1830), przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. Przepis art. 40 § 2 stanowi z kolei, że jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Jeżeli ustanowiono kilku pełnomocników, doręcza się pisma tylko jednemu pełnomocnikowi. Strona może wskazać takiego pełnomocnika. Natomiast zgodnie z przepisem art. 46 § 1 Kpa odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swoim podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Faktem pozostaje, że w rozpatrywanej sprawie powstały wątpliwości odnoszące się do daty doręczenia pełnomocnikowi skarżącego decyzji pierwszej instancji, gdyż w aktach administracyjnych brakuje oryginału zwrotnego potwierdzenia odbioru tej decyzji. W wypadku gdy istnieją wątpliwości co do faktycznej daty doręczenia pisma stronie należy przeprowadzić wszelkie dowody umożliwiające ustalenie tej daty w sposób pewny (tak przykładowo Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach z dnia 21 stycznia 2016 r., sygn. akt I SA/Gl 823/15). Dowodem takim, jak wskazał ten Sąd, w przypadku skierowania do adresata pisma w formie pocztowej przesyłki poleconej może być rejestr dzienny doręczanych przesyłek poleconych znajdujący się w urzędzie pocztowym właściwym do doręczenia przesyłki. Nie jest również wykluczone dowodzenie daty odbioru źródłami, na które powołuje się w sprawie organ, to jest danymi wynikającymi z duplikatu potwierdzenia odbioru, czy nawet informacjami z systemu śledzenia przesyłek Tracking Pocztex EMS, zwłaszcza, gdy źródła wskazują na tę samą datę. W rozpatrywanej sprawie nie można jednak przyjąć, że zostały w sposób pewny usunięte wątpliwości w zakresie daty faktycznego odbioru przez pełnomocnika skarżącego decyzji pierwszej instancji. W szczególności dokonane przez nieokreśloną osobę skreślenia na duplikacie w miejscu wyznaczonym dla stwierdzenia daty odbioru decyzji nie zostały w żaden sposób omówione, czy to na samym duplikacie, czy w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia. Wpisana data (25 lutego 2016 r.) w miejsce stwierdzonej przez pełnomocnika (8 marca 2016 r.) pokrywa się co prawda z datą wynikającą z systemu śledzenia przesyłek Tracking Pocztex EMS, niemniej system wskazał na numer przesyłki poleconej, której na podstawie akt sprawy nie można w sposób pewny przyporządkować do przesyłki zawierającej decyzję pierwszej instancji. W aktach znajduje się co prawda rejestr korespondencji wychodzącej organu pierwszej instancji na dzień 23 lutego 2016 r., w tym do I. K. z Kancelarii Adwokackiej w D, jednak nie odnotowano przy tym zapisie numeru przesyłki poleconej. Do rejestru dołączono jedynie odręcznie zapisany numer przesyłki [...] z adnotacją "Dor. 25.02.2016., D". Informacja ta jednak wraz z pismem z dnia 24.03.2016 r. o przyjęciu duplikatu zwrotnego potwierdzenia odbioru celem odesłania do urzędu oddawczego jest nieczytelna i w żaden sposób nie prowadzi wbrew przekonaniu organu do ustalenia w sposób pewny daty odbioru przez pełnomocnika skarżącego decyzji Wójta Gminy z dnia [...] 2016 r. W ocenie Sądu orzekający w sprawie organ zaniechał przeprowadzenia w sposób wyczerpujący postępowania dowodowego w sprawie w zakresie ustalenia daty odbioru decyzji pierwszej instancji, doprowadzając do naruszenia przepisów art. 7, 77 § 1 kpa i wydania przedwcześnie postanowienia zamykającego w efekcie stronie skarżącej drogę rozpoznania odwołania. Rozpoznając ponownie sprawę, organ odwoławczy uwzględni zawarte w niniejszym uzasadnieniu wskazówki, i przeprowadzi postępowanie dowodowe, które usunie powstałe w sprawie wątpliwości. Wobec powyższego Sąd orzekł w pkt I wyroku na podstawie przepisu art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy Prawo o postepowaniu przed sądami administracyjnymi, w pkt II na podstawie przepisu art. 205 § 2 tej ustawy.