II SA/Po 508/10

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Aleksandra Łaskarzewska (spr.) Sędziowie Sędzia WSA Maria Kwiecińska Sędzia WSA Tomasz Świstak Protokolant Starszy sekretarz sądowy Monika Pancewicz po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 1 grudnia 2010 r. sprawy ze skargi R. C. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w L. z dnia [...] 2010r. Nr [...] w przedmiocie odmowy wydania kserokopii dokumentów I. uchyla zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w L. z dnia [...] 2010r. nr [...] II. określa, że zaskarżone postanowienie nie może być wykonane. /-/ T. Świstak /-/ A. Łaskarzewska /-/ M. Kwiecińska Wnioskiem z dnia 12 stycznia 2010 r. R. C. zwrócił się do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w L. o wydanie "odbitek uwierzytelnionych – formularzy przeprowadzonych wywiadów środowiskowych z dodatkami 17 decyzji MORP, których dotyczy sygn. [...]". Wskazał, że jest to podstawowy materiał dowodowy w w/w sprawach. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w L. postanowieniem z dnia [...] 2010 r. Nr [...] odmówiło wydania kserokopii żądanych dokumentów. W uzasadnieniu rozstrzygnięcia stwierdziło, że strona nie może żądać od organu nieuwierzytelnionych kopii dokumentów znajdujących się w altach sprawy. Powołało się na przepis art. 73 § 1 kpa, zgodnie z którym w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (art. 73 § 2 kpa). Organ stwierdził, że wykładnia tego przepisu nakazuje przyjąć, że na instytucję udostępnienia akt sprawy składają się uprawnienia do przeglądania akt, sporządzania z nich notatek i odpisów, żądanie uwierzytelnienia sporządzonych uprzednio notatek i odpisów z akt, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony oraz żądanie wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów,, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Zdaniem organu sporządzenie kopii pism za pomocą kserokopiarki lub innego urządzenia mieści się w pojęciu sporządzania z akt odpisów i notatek, jest jednak uprawnieniem strony i nie oznacza, że organ zobowiązany jest do sporządzania kserokopii. Strona nie może też żądać od organu nieuwierzytelnionych kopii dokumentów znajdujących się w aktach sprawy. Pogląd ten znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego. Kolegium dodało, że każdorazowo podczas wizyt R. C. w siedzibie organu umożliwiało mu nie tylko wgląd do akt, ale też sporządzanie z nich notatek i odpisów. R. C. złożył wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy zakończonej powyższym postanowieniem. Wskazał, że jego żądanie dotyczy uwierzytelnionych kwestionariuszy wywiadu środowiskowego (17 sztuk). Samorządowe Kolegium Odwoławcze w L. postanowieniem z [...] 2010 r. Nr [...] utrzymało w mocy zaskarżone postanowienie. W motywach rozstrzygnięcia organ ponownie przytoczył treść art. 73 § 1 i 2 kpa. Nadto wskazał, że żądanie uwierzytelnienia sporządzonych odpisów z akt sprawy wymaga wykazania przez stronę ważnego interesu, a więc wskazania do czego są mu odpisy te potrzebne, co zamierza nimi udowodnić i w jakim postępowaniu. Ważnym interesem strony może być posiadanie uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt tak dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie, jak i w celu wykorzystania ich w innych postępowaniach prawnych lub w celu przedłożenia innemu organowi. Z akt sprawy wynika, że R. C. w swoim wniosku żądał sporządzenia kopii formularzy przeprowadzonych wywiadów środowiskowych "z dodatkami 17 decyzji MOPR", sporządzenia ze wszystkich czynności protokołów "z moich uwag, żądań, dowodów, przesłuchania prac. socjalnego" oraz kopii dokumentów z akt sprawy. W uzasadnieniu wniosku wskazał zaś, że jest to podstawowy materiał dowodowy w w/w sprawach do analizy. Organ zaznaczył jednak, że strona nie wskazała do czego potrzebne są mu dane dokumenty, co zamierza nimi udowodnić i w jakim postępowaniu. Nie wykazał więc ważnego interesu prawnego, którego istnienie zobowiązywałoby organ do wydania wymienionych kopii. Kolegium podkreśliło, że też w piśmie z 22 stycznia 2010 r. R. C. nie wykazał swojego ważnego interesu, nie uzasadnił też w jakikolwiek sposób konieczności wydania z akt sprawy uwierzytelnionych kopii żądanych dokumentów. Kolegium podkreśliło, że ustalenie ważnego interesu strony należy wprawdzie do organu prowadzącego daną sprawę, jednakże oświadczenie strony powinno mieć dla określenia interesu strony podstawowe znaczenie. Dlatego strona żądając doręczenia odpisów z akt sprawy ma obowiązek wykazać swój ważny interes. R. C. wniósł skargę na powyższe postanowienie Kolegium z [...] 2010 r. Podniósł, iż jest podopiecznym MOPR w L. i nie może uzyskać zarówno z MOPR w L., jak i z SKO w L. uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy. jego zdaniem w ten sposób zamyka mu się drogę do dochodzenia jego praw, co przesądza o istnieniu po jego stronie ważnego interesu (art. 73 § 2 kpa). W odpowiedzi na skargę Kolegium wniosło o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko zawarte w zaskarżonym postanowieniu. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje. Skarga okazała się zasadna. Organy administracji publicznej w toku postępowania stoją na straży praworządności i podejmują wszelkie kroki niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli (art. 7 kpa). Winny przy tym prowadzić postępowanie w taki sposób, aby pogłębiać zaufanie obywateli do organów Państwa oraz świadomość i kulturę prawną obywateli (art. 8 kpa), a także należycie i wyczerpująco informować strony o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenia ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego (art. 9 kpa). Ich obowiązkiem jest czuwanie nad tym, aby strony nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek (art. 9 zd. 2. kpa). W niniejszej sprawie skarżący wystąpił do Samorządowego Kolegium w L. z wnioskiem z dnia [...] 2010 r., w którym określił żądanie podając, iż "wnioskuje o odbitki uwierzytelnione formularzy przeprowadzonych wywiadów środowiskowych z dodatkami 17 decyzjami MOPR, których sygn. w/w dotyczy (w nagłówku podał sygn. [...]). Organ nie żądając sprecyzowania wniosku, ani jego uzupełnienia odmówił R. C. wydania kserokopii dokumentów. Przepis art. 73 § 1 kpa stanowi, że w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (art. 73 § 2 kpa). Mając na względzie powołany przepis należy stwierdzić, że organ orzekający nie dokonał wyczerpujących ustaleń co do zakresu żądania zawartego we wniosku z 12 stycznia 2010 r. Po pierwsze wskazać trzeba, że skoro strona wyraźnie zaznaczyła, że żąda uwierzytelnionych odbitek to chodziło jej o uwierzytelnione kopie dokumentów. Skoro tak, organ winien był wszechstronnie zbadać, czy wydanie R. C. uwierzytelnionych odpisów określonych dokumentów z akt sprawy jest uzasadnione ważnym interesem strony. W tym celu, mając na względzie powołane przez Sąd zasady rządzące postępowaniem administracyjnym (z. prawdy obiektywnej – art. 7 kpa, z. pogłębiania zaufania – art. 8 kpa oraz z. udzielania informacji) Kolegium winno zwrócić się do skarżącego o wykazanie istnienia ważnego interesu w uzyskaniu dokumentów, o które wniósł. Ponadto mając na uwadze, że skarżący wniósł o wydanie mu uwierzytelnionych kopii wywiadów środowiskowych wraz z dodatkami - 17 decyzjami MOPR w L., Kolegium powinno zwrócić się do skarżącego o sprecyzowanie żądania, których konkretnie (z jakich dat) wywiadów środowiskowych skarżący żąda. Organ powinien też zażądać od skarżącego wyjaśnienia jakie "dodatki" mają mu zostać wydane, w szczególności, czy za "dodatki" te uważa wspomnianych 17 decyzji MOPR w L. Obowiązkiem Kolegium było ustalenie precyzyjnie o jakie siedemnaście decyzji MOPR w L. chodzi skarżącemu. Ponadto w przypadku ustalenia, że nie posiada wszystkich z żądanych przez skarżącego dokumentów winien wniosek w tym zakresie przekazać w oparciu o przepis art. 65 § 1 kpa Prezydentowi L. (działającemu z jego upoważnienia Kierownikowi MOPR w L.). W ocenie Sądu dopiero w takim zakresie przeprowadzone postępowanie wyjaśniające będzie uprawniać Kolegium do wydania rozstrzygnięcia sprawy w przedmiocie wydania uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy. Odnosząc się do stanowiska organu jakoby organ nie był zobowiązany do wydania kserokopii dokumentów żądanych przez stronę Sąd orzekający w niniejszym składzie podziela aktualnie prezentowany w orzecznictwie sądowoadministracyjnym pogląd, zgodnie z którym skoro strona ma prawo sporządzać notatki lub odpisy wszelkich pism znajdujących się w aktach sprawy, to tym samym brak jest podstaw do odmowy sporządzenia tychże pism za pomocą kserokopiarki, jak i innych urządzeń służących do powielania i gromadzenia materiałów oraz informacji. Problem może jedynie sprowadzać się do ustalenia odpłatności za powyższe. Regulacja art. 73 § 1 i 2 kpa ma bowiem za zadanie zapewnić rzeczywiste funkcjonowanie zasady jawności postępowania wobec strony, a na tej zasadzie opiera się konstrukcja zasady czynnego udziału strony, co z kolei służy realizacji zasad prawdy obiektywnej i pogłębiania zaufania obywateli do organów Państwa. Sporządzenie kopii pisma z akt sprawy za pomocą kserokopiarki zaliczyć więc należy do pojęcia udostępniania akt (art. 73 § 1 kpa). Art. 73 § 1 kpa nie stwarza żadnych ograniczeń w wykonywaniu odpisów z akt sprawy (por. postanowienie NSA z 19 stycznia 2010 r., II OSK 2043/09, również wyrok WSA w Poznaniu z dnia 5 lutego 2010 r., II SA/Po 925/09, dostępne na stronie internetowej: http://orzeczenia.nsa.gov.pl). Mając na względzie wykazane naruszenia przepisów postępowania, które mogły mieć istotny wpływ na wynik sprawy, Sąd na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) w zw. z art. 135 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.) orzekł jak w punkcie I wyroku. Przy ponownym rozpoznaniu sprawy Samorządowe Kolegium Odwoławcze w L. winno uwzględnić poczynione w niniejszym uzasadnieniu rozważania, w szczególności co do konieczności wezwania skarżącego o sprecyzowanie dokumentacji, której wydania żąda, zobowiązania skarżącego do wykazania interesu prawnego w uzyskaniu uwierzytelnionych kopii, pouczenia o możliwości uzyskania kopii dokumentów bez ich uwierzytelniania. O wykonalności zaskarżonego postanowienia orzeczono w oparciu o przepis art. 152 powołanej w zdaniu poprzednim ustawy. /-/ J.Zieliński /-/ M.Kwiecińska /-/ D.Rzyminiak-Owczarczak MK