III SA/Po 1221/12

Dnia 22 maja 2013 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Małgorzata Górecka Sędziowie NSA Tadeusz M. Geremek WSA Beata Sokołowska (spr.) Protokolant: st. sekr. sąd. Anna Piotrowska - Żyła po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 22 maja 2013 roku przy udziale sprawy ze skargi K M na postanowienie Dyrektora Oddziału Regionalnego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w P z dnia .... roku nr ... w przedmiocie odmowy wydania dokumentów z akt sprawy dotyczącej wniosku o przyznanie płatności na 2011r. I. uchyla zaskarżone postanowienie i poprzedzające je postanowienie Kierownika Biura Powiatowego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w P z dnia ... r. nr ... , II. przyznaje radcy prawnemu P K od Skarbu Państwa – Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu kwotę 295,20,- (dwieście dziewięćdziesiąt pięć i 20/100) złotych uwzględniającą podatek od towarów i usług w kwocie 55,20,- (pięćdziesiąt pięć i 20/100) złotych tytułem zwrotu kosztów nieopłaconej pomocy prawnej udzielonej skarżącemu z urzędu. Postanowieniem z dnia 15 lutego 2012 r. nr ... Kierownik Biura Powiatowego ARiMR w P odmówił, na podstawie art. 74 § 2 i art. 123 § 1 i § 2 K.p.a., K M wydania dokumentów z akt sprawy dotyczących złożonego wniosku o przyznanie płatności w ramach systemów wsparcia bezpośredniego z dnia 16 maja 2011 r. o sygnaturze ... : 1. kserokopii karty informacyjnej ... 2. kopii wezwania nr ... z dnia 2 września 2011 r. 3. kopii wezwania nr ... z dnia 2 września 2011 r. W uzasadnieniu postanowienia stwierdzono, że w dniu 8 lutego 2012 r. M M złożyła wniosek o odpis dokumentów z akt przedmiotowej sprawy. Zgodnie z art. 73 i art. 74 K.p.a. strona ma prawo do wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Istnienie tego ważnego interesu winno być każdorazowo oceniane przez organ ( wyrok NSA z 1 października 2003 r., sygn. akt II SA/Wr 1271/2001, Lex Polonica nr 365597). Obowiązek sporządzenia uwierzytelnionych odpisów i przesłania ich stronie lub jej pełnomocnikowi obciąża organ jedynie wtedy, gdy strona czy pełnomocnik nie mają możliwości sporządzenia odpisów dokumentów i uzyskania ich uwierzytelnienia w trybie art. 73 § 1 w zw. z art. 73 § 2 K.p.a. ( wyrok NSA z 23 stycznia 1998 r., sygn. akt I SA/Łd 770/96, Lex Polonica nr 329611 ). Zdaniem organu I instancji pełnomocnik strony nie wykazał w piśmie z dnia 8 lutego 2012 r. ważnego powodu, dla którego należałoby wydać dokumenty. W tym dniu pełnomocnik skorzystał z prawa wglądu w akta sprawy, miał też możliwość sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. W zażaleniu na powyższe postanowienie K M wniósł o jego uchylenie, przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania i wydanie wnioskowanych dokumentów oraz przedstawienie mu podstaw prawnych dla ponownego ( jak w 2007r.) nierównego traktowania stron przedmiotowego postępowania administracyjnego. Zażądał on ponadto przedłożenia do akt notatki służbowej na okoliczność przeprowadzania przez pracownika organu K P rozmów telefonicznych w okresie od 2 do 6 września 2011 r. z innymi beneficjentami i innymi Biurami Powiatowymi ARiMR w kraju. W uzasadnieniu zażalenia podniesiono, że M M wystąpiła w dniu 8 lutego 2012 r. o wydanie kopii a nie odpisów dokumentów, które nie zostały przesłane stronie w toku postępowania. Jednocześnie wskazano, że ważny interes strony polega na konieczności posiadania przez nią całej zawartości akt, co "gwarantuje dojście do prawdy". Notatka sporządzona własnoręcznie ma charakter jedynie informacyjny, nie może być dowodem w postępowaniu. Dyrektor Oddziału Regionalnego ARiMR w P postanowieniem z dnia 30 sierpnia 2012 r. utrzymał w mocy postanowienie organu I instancji, podzielając jego ustalenia faktyczne i rozważania prawne. W uzasadnieniu postanowienia organ wskazał, że zgodnie z art. 73 § 1 i § 2 K.p.a. strona ma prawo do wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Zdaniem organu w przypadku żądania wydania uwierzytelnionych odpisów dokumentów, a nie jedynie ich kopii, strona musi wykazać istnienie ważnego interesu. W niniejszej sprawie pełnomocnik strony zażądał wydania kopii dokumentów ( kopie wezwań ) nie wysłanych do strony w toku postępowania. Z kolei wnioskowana karta informacyjna jest załącznikiem do wniosku o przyznanie płatności obszarowych. Strona i jej pełnomocnik nie wykazali ponadto, że nie mają możliwości sporządzania odpisów, notatek czy kopii z akt sprawy. Zgodnie z poglądem orzecznictwa strona może samodzielnie dokonywać kserokopii akt, a organ nie ma takiego obowiązku. W skardze na powyższą decyzję strona wniosła o uchylenie postanowień organów obu instancji i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania. W uzasadnieniu skargi podniesiono, że od 10 stycznia 2008 r. skarżącemu odmawia się systematycznie na wszystkich szczeblach ARiMR dostępu do dokumentów lub wydania odpisów dokumentów i płyt CD stanowiących istotne dowody w sprawie. Są to dokumenty niezbędne do prowadzenia postępowania w sprawie i w celu wykorzystania ich w innych postępowaniach prawnych. Skarżący nie posiada środków do samodzielnego sporządzenia odpisów dokumentów. Dla przeglądu zawartości płyt CD niezbędny jest przenośny komputer, którego skarżący nie posiada. Brak przedmiotowego materiału dowodowego uniemożliwia stronie udowadnianie jej twierdzeń. Organ II instancji wniósł o oddalenie skargi powołując się na argumenty zawarte w uzasadnieniu swojej decyzji. W piśmie z dnia 6 marca 2013 r. pełnomocnik strony skarżącej (radca prawny wyznaczony z urzędu) wniósł o uchylenie postanowień organów obu instancji. Podniósł, że w niniejszej sprawie organy nie ustaliły dokładnej treści żądania strony i nie wezwały jej do sprecyzowania tego żądania w toku prowadzonego postępowania. Organ administracji publicznej nie jest władny do samodzielnego dokonania klasyfikacji prawnej wieloznacznego żądania strony. Skarżący konsekwentnie domagał się wydania kopii akt, a nie ich uwierzytelnionych odpisów. Tymczasem organ arbitralnie zakwalifikował jego wniosek do trybu wskazanego w art. 73 § 2 K. p. a., oceniając bezzasadnie konieczność istnienia ważnego interesu strony. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył co następuje : Skarga okazała się uzasadniona. Zgodnie z art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269, z późn. zm.) sąd w zakresie swej właściwości sprawuje kontrolę zaskarżonych decyzji wyłącznie pod względem ich zgodności z prawem materialnym, przepisami postępowania i nie tylko samej decyzji, ale także procedowania organu przed jej wydaniem. Stosownie do art. 134 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. - Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ) w postępowaniu przed sądem obowiązuje zasada oficjalności, w myśl której nie jest on związany zarzutami i wnioskami oraz powołaną podstawą prawną. Zobowiązany jest jednak do wzięcia z urzędu pod uwagę wszelkich naruszeń prawa, w tym także niepodnoszonych w skardze. Granice rozpoznania skargi są z jednej strony wyznaczone przez kryterium legalności działań organów podatkowych, a z drugiej poprzez zakaz pogarszania sytuacji prawnej skarżącego – zakaz reformationis in peius. Zgodnie z art. 73 § 1 K.p.a. strona ma prawo do wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Strona może żądać ponadto uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony ( art. 73 § 2 K. p. a. ). Istnienie tego ważnego interesu winno być każdorazowo oceniane przez organ. Strona winna ponadto wykazać, że nie ma możliwości samodzielnego sporządzenia pożądanych odpisów z akt sprawy ( zob. m. in. A. Wróbel, komentarz do art. 73 K. p. a., lex 2013 ). Nie ulega przy tym wątpliwości, że obligatoryjna przesłanka w postaci ważnego interesu strony winna być spełniona jedynie w przypadku wskazanym w przepisie art. 73 § 2 K. p. a. Oznacza to, że w przypadku, gdy strona żąda otrzymania kopii określonych dokumentów z akt sprawy ( a nie uwierzytelnionych kopii czy uwierzytelnionych odpisów ) organ nie ma prawa badać istnienia powyższej przesłanki. Po przeanalizowaniu akt sprawy Sąd stwierdził, że rację ma strona skarżąca podnosząc, iż organy obu instancji nie ustaliły precyzyjnie zakresu żądania strony objętego wnioskiem, przez co doszło do naruszenia przepisów procesowych. Przedmiotowe postępowanie zostało wszczęte na wniosek pełnomocnika skarżącego złożony w dniu 8 lutego 2012 r. Wniosek dotyczył "wydania kopii z akt" ( kserokopii karty informacyjnej ; kopii wezwania z dnia 2 września 2011 r.; kopii wezwania z dnia 2 września 2011 r. ). Również we wniesionym zażaleniu skarżący podkreślał, że wnosił o wydanie kopii akt, a nie ich odpisów. Zgodnie z art. 63 § 2 K. p. a. wniosek o wszczęcie postępowania winien zawierać m. in. precyzyjne żądanie strony dotyczące zakresu prowadzonego postępowania administracyjnego. Treść żądania wyznacza bowiem przedmiot tego postępowania (zob. m. in. B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2006, s. 363). W razie wątpliwości sprecyzowanie żądania należy do obowiązków strony, a nie do organu administracji. Jeżeli zatem charakter wniesionego pisma budzi wątpliwości organ ma obowiązek wyjaśnić rzeczywistą wolę strony, udzielając jej niezbędnych wyjaśnień czy wskazówek. Przede wszystkim organ powinien skorzystać z trybu wskazanego w art. 64 § 2 K. p. a. i wezwać stronę do sprecyzowania swojego żądania, jeżeli zdaniem organu kwestia ta budzi określone wątpliwości. W niniejszej sprawie pełnomocnik skarżącego – M we wniosku wskazała na żądanie dotyczące wydania jedynie kserokopii określonych dokumentów z akt sprawy. W uzasadnieniu wniosku wskazano na chęć posiadania przedmiotowych dokumentów w zbiorze prowadzonym przez stronę. Organ I instancji uznał, w ocenie Sądu, zbyt arbitralnie i przedwcześnie, że wniosek skarżącego dotyczył w istocie wydania uwierzytelnionych kopii, czy ich odpisów, co wymagało dokonania oceny istnienia ważnego interesu strony, wskazanego w art. 73 § 2 K. p. a. Zdaniem Sądu w takiej sytuacji organ I instancji miał obowiązek dokonania precyzyjnego ustalenia zakresu żądania strony poprzez wezwanie jej w trybie art. 64 § 2 K. p. a. o jednoznaczne i szczegółowe wyjaśnienia w tej kwestii. Zaniechanie organu w tym zakresie doprowadziło do prowadzenia postępowania w trybie art. 73 § 2 K. p. a. wbrew woli samej strony. Również organ II instancji dokonał podobnego naruszenia przepisów procesowych dokonując merytorycznej oceny wniosku w kontekście istnienia przesłanki z art. 73 § 2 K. p. a., pomimo tego, że w zażaleniu skarżący wyraźnie podkreślał, że żądał wydania jedynie kserokopii akt, a nie ich odpisów. Ustawodawca nakazuje natomiast organom, również Agencji, stanie na straży praworządności i udzielanie stronom na ich żądanie niezbędnych informacji (wyjaśnień, wskazówek). Zwrot na żądanie nie oznacza przy tym, że żądanie to musi być zawsze rzeczowo sprecyzowane i uzasadnione. Obowiązek praworządności polega w tej sytuacji na dążeniu do wyjaśnienia intencji składającego wniosek oraz na konieczności jednoznacznego ustalenia woli wnioskodawcy. Ponownie rozpoznając sprawę organy obu instancji winny uwzględnić powyższe uwagi, a w szczególności powinny ustalić, czy żądanie strony skarżącej dotyczy wydania kserokopii akt, czy wydania ich uwierzytelnionych odpisów, gdyż jedynie sytuacja wskazana w art. 73 § 2 K. p. a. oznacza konieczność dokonania oceny istnienia ważnego interesu strony. Ze względu na powyższe okoliczności Sąd stwierdził, że zaskarżone postanowienie i postanowienie organu I instancji zostały wydane z naruszeniem przepisów postępowania ( art. 6, art. 8, art. 9 oraz art. 73 § 1 i § 2 K. p. a. w zw. z art. 63 § 2 K. p. a. ) mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Z tego względu należało orzec o ich uchyleniu na podstawie art. 145 § 1 pkt. 1 lit. c p. p. s. a. – jak w pkt. I wyroku. O kosztach nieopłaconej pomocy prawnej udzielonej skarżącemu z urzędu postanowiono zaś na podstawie art. 250 p. p. s. a. – jak w pkt. II orzeczenia.