II SA/Rz 433/24

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w składzie następującym: Przewodniczący SNSA Jerzy Solarski /spr./ Sędziowie NSA Stanisław Śliwa WSA Elżbieta Mazur - Selwa po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym w dniu 26 września 2024 r. sprawy ze skargi M. K. na postanowienie Wojewody Podkarpackiego z dnia 22 lutego 2024 r. nr O-III.6231.3.2024 w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg metrykalnych w celu wykonania fotografii I. uchyla zaskarżoną decyzję i decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w [...] z dnia 18 stycznia 2024 r. nr USC.5364.1.2023; II. zasądza od Wojewody Podkarpackiego na rzecz skarżącego M. K. kwotę 697 zł /słownie: sześćset dziewięćdziesiąt siedem złotych/ tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego. Decyzją z 22 lutego 2024 r. nr O-III.6231.3.2023, Wojewoda Podkarpacki (dalej: "Wojewoda"), na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r. poz.775 ze zm., dalej: "K.p.a."), w zw. z art. 11 ust. 2, art. 6 ust. 6, art. 130 ust. 3, 4, 5 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2023 r. poz. 1378 ze zm., dalej: "P.a.s.c.") oraz art. 16a ust. 1, 2, art. 16b ust. 2 pkt 1 ustawy dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164, dalej: "ustawa o archiwach"), po rozpatrzeniu odwołania M.K. (dalej; "Skarżący") od decyzji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w J. (dalej: "Kierownik") z dnia 18 stycznia 2024 r. nr USC.5364.1.2023 w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg metrykalnych w celu wykonania fotografii, utrzymał w mocy zaskarżoną decyzję. W uzasadnieniu stwierdzone zostało, że Skarżący wnioskiem z 21 grudnia 2023 r. zwrócił się do Kierownika o wyrażenie zgody na sfotografowanie ksiąg metrykalnych znajdujących się w zasobach Urzędu Stanu Cywilnego. Wniosek obejmował księgi do roku 1922 r. włącznie dla urodzeń oraz do 1942 r. włącznie dla małżeństw i zgonów. Decyzją z 18 stycznia 2024 r. Kierownik odmówił udostępnienia ksiąg metrykalnych w celu wykonania fotografii aktów znajdujących się w księgach metrykalnych. W odwołaniu Skarżący zarzucił naruszenie art. 16a ust. 1, 2, art. 16b ust. 2 pkt 1, art. 16d ust. 1 pkt 1 ustawy o archiwach w zw. z art. 130 ust. 4 P.a.s.c. Rozpatrując odwołanie Wojewoda wskazał, że dostęp do ksiąg stanu cywilnego sporządzonych przed wejściem w życie P.a.s.c. uzależniony jest od daty zamknięcia księgi. Stosownie do art. 128 ust. 1 P.a.s.c., kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeśli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, to termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. W efekcie księga stanu cywilnego zawierająca np. księgi urodzeń, małżeństw i zgonów, powinna być przechowywana przez okres właściwy dla księgi urodzeń, czyli przez najdłuższy możliwy. Udostępnianie aktów stanu cywilnego znajdujących się w księdze, dla której nie upłynął jeszcze okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, podlega przepisom P.a.s.c. Data zamknięcia księgi pozwala ustalić czy upłynął przewidziany w przepisach prawa okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego i czy stała się materiałem archiwalnym. Z tego względu kierownik urzędu stanu cywilnego każdorazowo dokonuje oceny, które regulacje mają zastosowanie w danym przypadku. Przedstawiając szczegółowo znajdujące się w USC księgi metrykalne wyznania rzymskokatolickiego Wojewoda podał, że nie stanowią one materiału archiwalnego i nie mogą być udostępnione zgodnie z przepisami ustawy o archiwach. Nie minął bowiem dla tych ksiąg okres ich przechowywania w USC. W przypadku ksiąg łączonych, termin przechowywania wskazany jest w art. 128 ust. 1 P.a.s.c. Wszystkie księgi w rozpoznawanej sprawie to księgi łączone, które zwierają różne rodzaje i roczniki ksiąg, dla których nie upłynął okres przechowywania w USC. Kierownik nie oddziela księgi łącznej na różne rodzaje i roczniki ksiąg. Księgi traktowane są jako całość W związku z tym, skoro nie upłynęły jeszcze maksymalne okresy przechowywania ksiąg stanu cywilnego, to nie może mieć zastosowania przepis art. 130 ust. 4 P.a.s.c. Udostępnienie ich na zasadach określonych w ustawie o archiwach będzie możliwe po upływie okresu przechowywania ksiąg w Urzędzie Stanu Cywilnego. Reasumując Wojewoda wskazał, że Kierownik przeprowadził postępowanie zgodnie w przepisami procedury administracyjnej i dokonał prawidłowej interpretacji prawa materialnego, dlatego odwołanie należało uznać za bezzasadne. W skardze Skarżący reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika, zaskarżył w całości decyzję Wojewody i wniósł o zasądzenie kosztów postępowania. Decyzji zarzucił naruszenie prawa materialnego: - art. 128 ust. 1 P.a.s.c. poprzez niewłaściwe zastosowanie i przyjęcie, że normy tam zawarte regulują zasady udostępniania opisanych akt stanu cywilnego osobom trzecim, a przez to, że stanowią podstawę do odmowy udostępniania akt Skarżącemu celem ich digitalizacji, podczas gdy przepisy te regulują zasady przekazywania ksiąg stanu cywilnego z urzędu stanu cywilnego do archiwum, a więc nie mogą stanowić podstawy prawnej do odmowy udostępnienia ksiąg do digitalizacji; - art. 16a ust. 1 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 ustawy o archiwach w związku z art. 130 ust. 4 P.a.s.c. poprzez ich niezastosowanie, w sytuacji, gdy art. 130 ust. 4 zd. drugie P.a.s.c. stanowi, że akta stanu cywilnego sporządzone przed wejściem w życie P.a.s.c., po upływie 80 lat (dla ksiąg małżeństw i zgonów) i 100 lat (księgi urodzeń) od zamknięcia księgi, tak długo jak długo nie zostały przekazane do archiwum, są udostępniane przez kierownika urzędu stanu cywilnego na zasadach określonych w ustawy o archiwach a zgodnie z art. 16a ust. 1 ustawy o archiwach każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych, natomiast zgodnie z art. 16d ust. 1 pkt. 1 lit. a) ustawy o archiwach podmioty zobowiązane udostępniają zainteresowanym materiały archiwalne przez umożliwienie osobistego utrwalenia ich treści w postaci m.in. odwzorowań cyfrowych; - niewłaściwe zastosowanie art. 130 ust. 5 P.a.s.c. poprzez przyjęcie, że ma zastosowanie w niniejszej sprawie do Skarżącego (i może być odmową udostępnienia żądanych akt do digitalizacji), podczas gdy przepis ten stosuje się wyłącznie do osób uprawnionych do otrzymania odpisu akt stanu cywilnego (niezależnie od tego czy upłynął okres przechowywania akt czy nie), a bezspornym jest, że takie uprawnienie Skarżącemu nie przysługuje i nie na tej podstawie żądał udostępnienia akt do digitalizacji. W uzasadnieniu zarzuty skargi zostały rozwinięte. W odpowiedzi na skargę Wojewoda Podkarpacki wniósł o jej oddalenie. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje: skarga jest uzasadniona. I. Stan sprawy ustalony przez organy ma oparcie w aktach administracyjnych i nie jest kwestionowany. Spór natomiast sprowadza się do wykładni i subsumcji prawa materialnego. W pierwszej kolejności wskazać należy, że okresy przechowywania akt stanu cywilnego przez kierownika urzędu stanu cywilnego reguluje art. 28 ust. 1 P.a.s.c. Zgodnie z tym przepisem, akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia przechowuje się przez okres 100 lat, natomiast akty małżeństwa, zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu przez lat 80. Powyższe okresy liczone są od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego (art. 28 ust. 2 P.a.s.c.). Jeżeli osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby (art. 28 ust. 3 P.a.s.c.). Po upływie powyższych okresów akty stanu cywilnego i akta zbiorowe stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego (art. 28 ust. 4 P.a.s.c.). Natomiast w myśl art. 128 ust. 1 tej ustawy, kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. Z kolei na podstawie art. 130 ust. 4 P.a.s.c., akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164). Na gruncie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach obowiązuje zasada powszechności dostępu do materiałów archiwalnych o czym stanowi art. 16a ustawy o archiwach. Przez materiały archiwalne należy rozumieć zgodnie z tą ustawą: wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencję, dokumentację finansową, techniczną i statystyczną, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, ze zm.) oraz inną dokumentację, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie. Materiały archiwalne wchodzą w skład zasobu archiwalnego, którym dysponują archiwa państwowe wykonujące usługi w zakresie wyszukania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych. II. W rozpoznawanej sprawie kluczowe jest dokonanie prawidłowej wykładni art. 130 ust. 4 w zw. z art. 128 ust. 1 P.a.s.c. Należy stwierdzić, że nieprawidłowa jest taka ich interpretacja, która kwestię udostępniania wnioskowanych materiałów utożsamia z okresem ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego. Innymi słowy, z art. 130 ust. 4 P.a.s.c. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego lub aktów zbiorowych stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a P.a.s.c. W tym ostatnim przepisie mowa jest jedynie o ich przechowywaniu co pozwala przyjąć, że przepis ten reguluje zasady udostępnienia materiałów o tyle, że wskazuje na podmiot odpowiedzialny za ich udostępnienie. Nie stanowi jednak podstawy do uznania, że brak upływu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego ze względu chociażby na prowadzenie więcej niż jednej księgi stanu cywilnego w danej księdze stanu cywilnego, uniemożliwia udostępnienie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów. Zatem wykładnia art. 130 ust. 4 P.a.s.c. w związku z art. 128 ust. 1 i 1a P.a.s.c. musi odbywać się w świetle ogólnej zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o archiwach. Przepisy ustawy o archiwach stanowią lex specialis względem unormowań P.a.s.c. w zakresie, w jakim określają one co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów. Taka wykładnia dominuje w dotychczasowym orzecznictwie sądów administracyjnych (zob. wyrok NSA z 22 stycznia 2019 r., sygn. II OSK 417/17 i prawomocne wyroki: WSA w Krakowie z 5 listopada 2019 r., sygn. III SA/Kr 925/19, WSA w Warszawie z 4 kwietnia 2019 r., sygn. IV SA/Wa 538/19, WSA w Rzeszowie z 9 lutego 2022 r., sygn. II SA/Rz 1540/21 i inne). Sąd w składzie rozpoznającym sprawę taką wykładnię podziela. Niezależnie od powyższej argumentacji wskazać wypada, że za takim rozumieniem omawianych przepisów przemawia również kontekst historyczny prowadzenia ksiąg stanu cywilnego w latach, które obejmują księgi metrykalne będące przedmiotem wniosku w rozpoznawanej sprawie. Księgi te powstały w okresie, kiedy sposób prowadzenia ksiąg metrykalnych regulował Kodeks Cywilny Królestwa Polskiego z dnia 1 (13) Czerwca 1825 r. (Dz.Pr.k.p. Tom X, Nr 41, s. 3 - dalej: Kodeks Cywilny Królestwa Polskiego), którego przepisy o aktach stanu cywilnego (art. 71-142) uchylone zostały dopiero dekretem z dnia 25 września 1945 r. - Przepisy wprowadzające prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 1945 r. Nr 48, poz. 273 ze zm. - dalej: p.a.s.c. z 1945 r.) obowiązującym od 1 stycznia 1946 r. Pod rządami Kodeksu Cywilnego Królestwa Polskiego każdy akt stanu cywilnego sporządzany był "na dwie ręce": zarówno w księdze, która pozostawała w parafii, w której podejmowano obrzędy religijne mające skutki cywilne (księga metrykalna), jak i w księdze, która corocznie była składana w Archiwum hipotecznym (Sądu Pokoju). Księgi metrykalne w parafiach były prowadzone tak długo, jak pozwalała na to objętość księgi, natomiast te przekazywane do Archiwum hipotecznego prowadzone były osobno dla każdego roku. Zasadą było, że dla każdego rodzaju aktów: urodzenia, małżeństwa i śmierci, oddzielnie prowadzono księgę miejscową. Akty wpisywane na drugą rękę (przekazywane do Archiwum) pisane były w jednej księdze złożonej z trzech części (zob. art. 72 Kodeksu Cywilnego Królestwa Polskiego). W kolejnych aktach prawnych regulujących prawo o aktach stanu cywilnego obowiązywała zasada prowadzenia danej księgi przez jeden rok (art. 20 p.a.s.c. z 1945 r., art. 11 ust. 3 ustawy z dnia 8 czerwca 1955 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 1955 r. Nr 25, poz. 151 z późn. zm. - dalej: p.a.s.c. z 1955 r.); art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz. 1264 z późn. zm. - dalej: p.a.s.c. z 1986 r.) i prowadzenia osobno księgi urodzeń, małżeństw i zgonów (art. 22 p.a.s.c. z 1945 r., art. 11 ust. 2 p.a.s.c. z 1955 r.; art. 17 ust. 1 p.a.s.c. z 1986 r.). Odczytując w świetle powyższego obecnie obowiązujące przepisy z zakresu udostępniania aktów stanu cywilnego należy wskazać, że art. 128 ust. 1 zd. 2 P.a.s.c. dotyczy również takiej sytuacji, gdy w jednej księdze stanu cywilnego przechowuje się łącznie księgi jednego rodzaju prowadzone przez wiele lat, a nie tylko sytuacji, gdy dana księga zawiera księgi łączone urodzeń, małżeństw i zgonów. Skoro bowiem pod rządami Kodeksu Cywilnego Królestwa Polskiego księgi gromadzone w Archiwum hipotecznym obejmowały jeden rok, to należy przyjąć, że również w tym zakresie, prawidłowa wykładnia art. 130 ust. 4 w świetle art. 128 ust. 1 i 1a P.a.s.c. powinna prowadzić do konkluzji, że okres przechowywania ksiąg jednego rodzaju (np. urodzeń) ze względu na umieszczenie w danej księdze aktów stanu cywilnego powstałych na przestrzeni wielu lat, nie może być przeszkodą do ich udostępnienia na zasadach określonych w art. 16a i art. 16b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dostęp do tych ksiąg (roczników), dla których minęły okresy 100 lat dla księgi urodzeń i 80 lat dla ksiąg małżeństw i zgonów z uwzględnieniem należy obliczać dla każdego rocznika osobno (tak NSA w wyroku z dnia 1 marca 2023 r. sygn. II OSK 192/22) . Reasumując Sąd stwierdza, że organy naruszyły prawo materialne, tj. art. 28 ust. 1, 2 i 3, art. 128 ust. 1 i 1a oraz art. 130 ust. 4 P.a.s.c. oraz art. 16a ust. 1 i art. 16 ust. 2 pkt 1 ustawy o archiwach dokonując błędnej wykładni tych przepisów i niewłaściwego zastosowania. Dodać też należy, że trudności techniczne w udostępnieniu materiałów archiwalnych, w szczególności w sytuacji, gdy objęte okresem ochronnym akty urodzenia znajdują się w tej samej księdze co akty małżeństwa i zgonu - stanowiące zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 2 P.a.s.c. materiał archiwalny, a także w sytuacji, gdy księga stanu cywilnego jednego rodzaju obejmuje wiele lat, ze względu na fakt, że stanowiła księgę metrykalną prowadzoną i przechowywaną w parafii danego wyznania, nie mogą być ograniczeniem obowiązującej zasady powszechnego dostępu określonej w art. 16a ust. 1 ustawy o archiwach (zob. wyrok NSA z 22 stycznia 2019 r., sygn. II OSK 417/17). Z tych przyczyn Sąd orzekł, jak w wyroku, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a w zw. z art. 135 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r., poz. 935, dalej: "P.p.s.a."). O kosztach Sąd orzekł na podstawie art. 200 P.p.s.a. Rozpoznając ponownie wniosek Skarżącego Kierownik uwzględni przedstawioną wykładnię prawa materialnego.