II SA/Sz 402/13

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Arkadiusz Windak (spr.), Sędziowie Sędzia WSA Barbara Gebel, Sędzia WSA Maria Mysiak, Protokolant Teresa Zauerman, po rozpoznaniu w Wydziale II na rozprawie w dniu 13 czerwca 2013 r. sprawy ze skargi J. K. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia [...] nr [...] w przedmiocie odmowy sporządzenia i przesłania kserokopii dokumentów uchyla zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie Prezydenta Miasta z dnia [...] nr [...]. J.K. wnioskiem z dnia [...] r. zwrócił się do Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej o przesłanie, w trybie art. 73 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.), kserokopii wywiadu środowiskowego przeprowadzonego w [...] roku wraz z wnioskami pracownika socjalnego oraz planem pomocy zatwierdzonym przez upoważnioną osobę. J.K. podał, iż wskazane dokumenty są mu niezbędne do uzasadnienia jego stanowiska w dalszych postępowaniach. Zaznaczył, że ośrodkowi pomocy społecznej wiadome jest, że jest on osobą niepełnosprawną, niezdolną do samodzielnej egzystencji. Nie ma więc możliwości przybycia do siedziby MOPS, aby dokonać wglądu do akt i sporządzić z nich odpisów. Nadmienił, że ewentualną opłatę za przesłane dokumenty uiści natychmiast po poinformowaniu go przez organu o jej wysokości. Pismem z dnia [...] r. J.K. złożył zażalenie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego na bezczynność Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, polegającą na niezałatwieniu wniosku z dnia [...] r. Samorządowe Kolegium Odwoławczego postanowieniem z dnia [...] po rozpoznaniu zażalenia J.K. na bezczynność organu, wyznaczyło Dyrektorowi Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej termin rozpatrzenia wniosku J.K. z dnia [...] do dnia [...] r. Postanowieniem z dnia [...], Zastępca Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, działając z upoważnienia Prezydenta Miasta, na podstawie art. 74 § 2 K.p.a., odmówił spełnienia żądania wniosku J.K. z dnia [...] r. W uzasadnieniu organ podał, że J.K. w dniu [...] r. odebrał pismo z dnia [...] z informacją o możliwości zapoznania się w dniu [...] r. w siedzibie Rejonu Pracy Socjalnej Nr [...] z aktami sprawy i wypowiedzenia się, co do zebranych materiałów oraz zgłoszonych żądań. Sprawa dotyczyła rozpatrzenia wniosku o przyznanie zasiłku celowego na zakup lodówki. Do dnia [...] r. wnioskodawca miał prawo ustosunkowania się do zebranego materiału dowodowego. Mimo tego nie skorzystał z możliwości zapoznania się z aktami sprawy oraz nie wniósł żadnych uwag w wyznaczonym terminie. Organ podał, że J.K. już w piśmie z dnia [...] r. zażądał przesłania całości materiałów zebranych w przedmiotowej sprawie. Odpowiedź na to pismo wnioskodawca odebrał dnia [...] r. W ocenie organu I instancji, wnioskodawcy umożliwiono zapoznanie się z aktami sprawy w dniu [...] r., natomiast odpowiedzi na wniosek z dnia [...] r. udzielono w uzasadnieniu decyzji z dnia [...]. Zastępca Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej wyjaśnił, że wzór wywiadu, wg stanu na dzień wydania niniejszego postanowienia oraz wydania decyzji z dnia [...] r. odmawiającej przyznania J.K. zasiłku celowego na zakup lodówki, określony został rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia [...] r. W niniejszej sprawie wywiad środowiskowy nie został przeprowadzony w [...]. Organ rozpatrywał sprawę dotyczącą zasiłku celowego na zakup lodówki zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego, natomiast nie miały w tym przypadku zastosowania przepisy ustawy o pomocy społecznej w części dot. wywiadu środowiskowego. Sytuacja wnioskodawcy znana jest organowi z urzędu z posiadanej dokumentacji. Nadto, organ nie posiada wniosków sporządzonych przez pracownika socjalnego oraz planu pomocy zatwierdzonego przez upoważnioną osobę, które wynikałyby z przeprowadzonego rzekomo wywiadu środowiskowego w [...] r. W zażaleniu na powyższe postanowienie J.K. wskazał, że w dniu [...], w siedzibie Samorządowego Kolegium Odwoławczego udostępniono A.K., jego pełnomocnikowi, następujące dokumenty: plan pomocy podpisany w dniu [...] r. przez Kierownika Rejonu Pracy Socjalnej nr [...] oraz wnioski pracownika socjalnego odnoszące się do tego planu podpisane przez A.C. Powyższe oznacza, że organ jest jednak w posiadaniu wnioskowanych dokumentów. J.K. podał, że z notatki służbowej pracownika socjalnego z dnia [...] r. wynika że "żadnych dokumentów więcej nie dostanie, gdyż wcześniej otrzymał całość dokumentacji". Inna informacja zawarta jest w piśmie Zastępcy Dyrektora Ośrodka z dnia [...] r., z którego wynika, że wnioski pracownika socjalnego może zobaczyć w każdym czasie. Ponadto, organ nie odniósł się w ogóle do kwestii wydania żądanych dokumentów za opłatą. Wnioskodawca podkreślił, że jego żądanie jest zgodne z zasadami współżycia społecznego i etyki urzędniczej a prawo wglądu do akt sprawy i sporządzania z nich odpisów jest zagwarantowane w art. 51 ust. 3 i art. 2 Konstytucji RP. Samorządowe Kolegium Odwoławcze postanowieniem z dnia [...], po rozpoznaniu zażalenia J.K., działając na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 w zw. z art. 144 K.p.a., utrzymało w mocy zaskarżone postanowienie. Kolegium wskazało, iż stosownie do art. 73 § 1 K.p.a. strona ma prawo wglądu w akt sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Jednakże przepis ten nie nakłada na organ administracji obowiązku wykonywania, nawet odpłatnie, kserokopii dokumentów zawartych w aktach i dostarczania ich stronie, gdyż utrwalenie wiadomości zawartych w aktach administracyjnych w postaci notatek lub odpisów jednoznacznie powierza stronie, bez względu na użyte przez nią w tym celu środki techniczne (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 5 lipca 2005 r., sygn. akt GSK 898/04). Strona może natomiast żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. O ile więc strona do przeglądania akt sprawy nie musi wykazać się ważnym interesem, to już żądanie od organu wydania uwierzytelnionych odpisów wymaga jego uzasadnienia ważnym interesem. J.K. wystąpił do organu I instancji z żądaniem sporządzenia i przesłania mu przez urzędników kserokopii dokumentów, nie wykazał jednak w jakim celu są mu one potrzebne. Kolegium zauważyło, iż przedmiotowe dokumenty w dniu [...] r. zostały udostępnione w siedzibie Kolegium pełnomocnikowi strony, co zresztą sam zainteresowany podkreślił w swoim zażaleniu. Wnioskodawca skorzystał więc z uprawnienia wynikającego z art. 73 § 1 K.p.a. do przeglądania zgromadzonych dokumentów i sporządzania z nich notatek. W skardze skierowanej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego J.K. wniósł o uchylenie postanowienia Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia [...] r. oraz poprzedzającego go postanowienia organu I instancji. Skarżący podtrzymał argumenty powołane wcześniej w zażaleniu na postanowienie organu I instancji. Wskazał, że posiadanie przez niego niektórych dokumentów z akt potrzebnych do innego postępowania, w związku z jego schorzeniami, jest wystarczającym interesem faktycznym i prawnym, co potwierdza orzecznictwo sądowoadministracyjne. Nadto Kolegium nie odniosło się do faktu, iż wnioskowane dokumenty, znajdują się jednak w aktach sprawy, gdyż udostępniono je jego córce. Organ nie odniósł się również do możliwości udostępnienia akt w formie elektronicznej. J.K. wykazując swoje prawo do wglądu w akta sprawy i sporządzania z nich odpisów, powołał się na wybrane orzecznictwo sądów administracyjnych. Ponadto, zwrócił uwagę na obowiązki organu w tym zakresie wynikające z zasad ogólnych postępowania administracyjnego, określonych przepisami art. 7, art. 8, art. 9 K.p.a., a przede wszystkim art. 73 K.p.a. W odpowiedzi na skargę Samorządowe Kolegium Odwoławcze podtrzymało stanowisko wyrażone w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia i wniosło o oddalenie skargi. Wojewódzki Sąd Administracyjny u z n a ł, co następuje: Skarga jest zasadna, bowiem zaskarżone postanowienie jak i postanowienie je poprzedzające zapadły z naruszeniem przepisów postępowania, które miało istotny wpływ na wynik sprawy. Przedmiotem kontroli Sądu w niniejszym postępowaniu było postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia [...] r., utrzymujące w mocy postanowienie Prezydenta Miasta z dnia [...] r., którym odmówiono J.K. przesłania żądanych kserokopii dokumentów z akt sprawy. Podstawą wydania zaskarżonego postanowienia stał się art. 73 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz.1071 ze zm.), zgodnie z którym, strona ma prawo do wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów (art. 73 § 1). Strona może żądać ponadto uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (art. 73 § 2 K.p.a.). Obowiązek wydania uwierzytelnionych odpisów jest zatem ograniczony jedynym warunkiem, to jest ważnym interesem strony. Nie ulega przy tym wątpliwości, że obligatoryjna przesłanka w postaci ważnego interesu strony winna być spełniona jedynie w przypadku wskazanym w przepisie art. 73 § 2 K.p.a. Natomiast w sytuacji, gdy strona żąda otrzymania tylko kopii określonych dokumentów z akt sprawy (a nie uwierzytelnionych kopii, czy uwierzytelnionych odpisów) organ nie ma prawa oczekiwać wykazania przez osobę zainteresowaną istnienia ważnego jej interesu. W rozpoznawanej sprawie wniosek J.K. z dnia [...] r. dotyczył uzyskania kserokopii wywiadu środowiskowego z roku [...] wraz z wnioskami pracownika oraz planem pomocy zatwierdzonym przez upoważnioną osobę. Żądanie skarżącego było więc czytelne i konkretne. Jako niezrozumiałe należy więc uznać stanowiska organów obu instancji, które negatywnie odniosły się do jego realizacji. Ponadto, organ II instancji błędnie zarzucił skarżącemu, że nie wykazał on celu w jakim kserokopie dokumentów są mu potrzebne. Stwierdzenie przez Kolegium, iż żądane przez wnioskodawcę akta zostały udostępnione do wglądu jego córce, będącej jego pełnomocnikiem w postępowaniu zażaleniowym, nie jest okolicznością konsumującą uprawnienie strony do żądania kopii określonych dokumentów. Czym innym jest prawo do wglądu w akta sprawy, a czym innym prawo do sporządzania kopii dokumentów z akt sprawy. W postanowieniu NSA z dnia 19 stycznia 2010 r., sygn. akt II OSK 2043/09 zwrócono uwagę, że uprawnienie strony do sporządzania odpisów z akt sprawy może być realizowane również przez sporządzanie kserokopii pism zawartych w aktach. Organ odwoławczy podając, że pełnomocnik J.K. mógł zapoznać się z wnioskowanymi dokumentami, przesądził, że przedmiotowe dokumenty w aktach tej sprawy się znajdują, co pozostaje w sprzeczności z dotychczasowymi wyjaśnieniami organu I instancji przedstawionym w uzasadnieniu postanowienia. Stanowisko organów w niniejszej sprawie należy ocenić krytycznie również z tego względu, że odmowa udostępnienia i nadesłania kserokopii dokumentów dotyczyła osoby niepełnosprawnej, niezdolnej do osobistego przybycia do siedziby organu. W tej sytuacji twierdzenie organu I instancji, że stronie umożliwiono zapoznanie się z aktami w dniu [...] r., a więc osobiście, jawi się jako oczywiste uchybienie zarówno zasadzie pogłębiania zaufania do organów państwa (art. 8 K.p.a.) jak i zasadzie czynnego udziału w postępowaniu (art. 10 K.p.a.). Zauważyć dodatkowo należy, że skarżący w swych pismach kierowanych do organów informował, że uiści wskazaną mu kwotę pieniężną wynikającą z kosztów realizacji przez organ jego wniosku. Na kanwie niniejszej sprawy Sąd znajduje również uzasadnienie dla wyrażenia dezaprobaty dla postawy organów obu instancji, które miast uczynić zadość prośbie skarżącego, gotowego opłacić koszty związane ze sporządzeniem i przesłaniem mu kserokopii kilku stron dokumentów, podejmują szereg czynności w sprawie, takich jak przygotowanie i wysyłka pism, postanowień, kończących się uruchomieniem trybu sądowoadministracyjnego, angażując przy tym szereg pracowników organów administracji publicznej oraz sądu. Działania takie, pomijając fakt, że wynikają z niewłaściwej wykładni art. 73 K.p.a., stanowią przykład nadmiernego formalizmu, w którym traci się z pola widzenia zasady ekonomiki procesowej. Ze względu na powyższe okoliczności Wojewódzki Sąd Administracyjny stwierdził, że zaskarżone postanowienie jak i poprzedzające je postanowienie organu I instancji zostały wydane z naruszeniem przepisów postępowania, tj. art. 6, art. 8, art. 10 § 1 oraz art. 73 § 1 K.p.a., mającym istotny wpływ na sposób jej załatwienia. Z tego względu Sąd orzekł o ich uchyleniu na podstawie art. 145 § 1 pkt. 1 lit. c i art. 135 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Rozpoznając ponownie sprawę, organ powinie uwzględnić zawarte w niniejszym uzasadnieniu stanowisko Sądu i rozpoznać wniosek z poszanowaniem praw skarżącego.