I SA/Wa 13/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący: sędzia WSA Bożena Marciniak (spr.) sędzia WSA Agnieszka Jędrzejewska-Jaroszewicz sędzia WSA Przemysław Żmich po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 14 maja 2025 r. sprawy ze skargi S. S. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie z dnia 28 października 2024 r. nr KOC/6150/Go/24 w przedmiocie odmowy wydania uwierzytelnionych odpisów decyzji 1. uchyla zaskarżone postanowienie oraz postanowienie Prezydenta m. st. Warszawy z dnia 23 września 2024 r. nr 708/SD/2024; 2. zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie na rzecz S. S. kwotę [...] złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego. Postanowieniem z 28 października 2024 r., nr KOC/6150/Go/24, Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Warszawie, po rozpoznaniu zażalenia S. S. (dalej również jako "skarżący"), utrzymało w mocy postanowienie Prezydenta m. st. Warszawy z 23 września 2023 r. nr 708/SD/2024 r. o odmowie wydania uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy. Zaskarżone postanowienie zostało wydane w następującym stanie faktycznym i prawnym; Postanowieniem z 23 września 2024 r. Prezydent m.st. Warszawy odmówił wydania trzech odpisów decyzji z 14 września 2011 r. nr 391/GK/DW/2011 z klauzulą ostateczności i prawomocności z powodu niewykazania przez skarżącego interesu prawnego w ich uzyskaniu. Zażalenie na powyższe postanowienie złożył S. S. Postanowieniem z 28 października 2024 r. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Warszawie utrzymało w mocy postanowienie Prezydenta m. st. Warszawy z 23 września 2024 r. W uzasadnieniu powyższego rozstrzygnięcia Kolegium podniosło, że wnioskodawca, reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika, nie wykazał braku możliwości sporządzenia pożądanych odpisów z akt sprawy i już tylko z tego powodu uwzględnienie wniosku nie jest możliwe. Kolegium odniosło się następnie do przedłożonego przez wnioskodawcę oświadczenia notariusza z 5 września 2024 r. podnosząc, że w dokumencie tym notariusz nie wskazał żadnej podstawy prawnej rzekomo obligatoryjnego charakteru "oryginałów" decyzji z 14 września 2011 r. przy transakcji sprzedaży nieruchomości i to w ilości odpowiadającej "wielości stron transakcji". Nie wiadomo, jak ma się ilość stron transakcji do ilości dokumentów potrzebnych do sporządzenia aktu notarialnego (a zatem czy chodzi tu o dokument załączany do aktu, okazywany przy akcie czy też przekazywany innej stronie transakcji), a przede wszystkim dlaczego fakt ujawnienia przysługującego wnioskodawcy prawa w księdze wieczystej nie jest wystarczający do zbycia przysługującego wnioskodawcy prawa. Organ odwoławczy podniósł, że zgodnie z treścią księgi wieczystej (KW nr [...]) wnioskodawca jest współużytkownikiem wieczystym nieruchomości w udziale [...]. Podstawą wpisu była właśnie decyzja z 14 września 2011 r. znajdująca się w aktach ww. księgi. Kolegium zaznaczyło, że podobnie gdy podstawą wpisu jest przykładowo postanowienie sądu powszechnego o stwierdzeniu nabycia spadku, nie ma potrzeby przedkładania przy umowie zbycia prawa do nieruchomości przysługującego spadkobiercy poświadczonych przez sąd za zgodność z oryginałem odpisów postanowienia o stwierdzenia nabycia spadku i to w ilości odpowiadającej ilości stron transakcji. Zgodnie z art. 27 ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami oddanie nieruchomości gruntowej w użytkowanie wieczyste i przeniesienie tego prawa w drodze umowy wymaga wpisu w księdze wieczystej. Natomiast w myśl art. 3 ust. 1 ustawy z 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece domniemywa się, że prawo jawne z księgi wieczystej jest wpisane zgodnie z rzeczywistym stanem prawnym. Na marginesie organ dodał, że w myśl art. 36 ust. 4 powołanej ustawy odpisy dokumentów znajdujących się w aktach ksiąg wieczystych wydaje się m. in. na żądanie notariusza. Skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie na powyższe postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie złożył S. S. zarzucając temu rozstrzygnięciu naruszenie: I. Przepisów prawa materialnego, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy, to jest: 1) art. 73 § 2 k.p.a. poprzez błędną wykładnię polegającą na przyjęciu, że skarżący nie wykazał istnienia ważnego interesu prawnego w uzyskaniu odpisów decyzji z 14 września 2011 r. z klauzulą ostateczności i prawomocności, podczas gdy przedłożył oświadczenie notariusza z 5 września 2024 r., z którego expressis verbis wynika, że jest to obligatoryjny dokument przy transakcji sprzedaży nieruchomości, 2) art. 73 § 2 k.p.a. w zw. z art. 49 i art. 80 § 2 ustawy z 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie poprzez błędną wykładnię wyrażającą się w nieuzasadnionym przyjęciu, że w oświadczeniu notariusza "nie wykazano żadnej podstawy prawnej rzekomo obligatoryjnego charakteru "oryginałów" decyzji z 14 września 2011 r. przy transakcji sprzedaży nieruchomości, podczas gdy w świetle prawa notariusz pełni zawód zaufania publicznego i mając szczególne uprawnienie do stwierdzania pewnych faktów mających znaczenie prawne zobowiązany jest do zachowania należytej staranności przy dokonywaniu czynności, w tym do należytego zabezpieczenia praw i słusznych interesów stron, dla których konkretna czynność może powodować skutki prawne, II. Przepisów postępowania, które miało wpływ na wynik sprawy, to jest: 1) art. 7, art. 77 § 1 i art. 80 k.p.a. poprzez przekroczenie granic swobodnej oceny dowodów i pominięcie okoliczności istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy, a w konsekwencji niewyjaśnienie wszystkich okoliczności sprawy, które to naruszenie miało istotny wpływ na wynik sprawy i doprowadziło do nieprawidłowego przyjęcia, że skarżący nie posiada interesu prawnego w przedmiotowym postępowaniu, 2) art. 107 § 3 k.p.a. poprzez niewywiązanie się przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze z obowiązku dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy, a w szczególności niedokonanie wszechstronnej i całościowej oceny sprawy, co doprowadziło do błędnego uznania, że skarżący nie dysponuje interesem prawnym w sprawie, 3) art. 11 i art. 107 § 3 k.p.a. przez nieprzedstawienie w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia jakichkolwiek merytorycznych argumentów przemawiającym za tym, że skarżący nie wykazał interesu prawnego w uzyskaniu odpisów decyzji, podczas gdy jego żądanie było skonkretyzowane w stopniu umożliwiającym ocenę jego zasadności w realiach niniejszej sprawy, 4) art. 138 § 1 pkt 1 w zw. z art. 144 k.p.a. przez jego niewłaściwe zastosowanie wyrażające się w utrzymaniu w mocy postanowienia organu pierwszej instancji w sytuacji gdy istniały przesłanki do jego uchylenia, w wyniku czego doszło do odmowy wydania żądanych dokumentów oraz uznania, że skarżący nie posiada ważnego interesu. Powołując się na powyższe skarżący wniósł o uchylenie w całości zaskarżonego postanowienia oraz poprzedzającego je postanowienia organu pierwszej instancji, a także zasądzenie kosztów postępowania. W uzasadnieniu skargi podniesiono, że skarżący w sposób precyzyjny skonkretyzował swoje żądanie wskazując nie tylko na materiał, który ma być udostępniony, ale również na swój ważny interes, z którym wiąże przedmiotowe żądanie, tj. konieczność przedłożenia dokumentów celem realizacji transakcji. W skardze wskazano również, że o ile na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych domniemywa się, że prawo jawne z księgi wieczystej jest wpisane zgodnie z rzeczywistym stanem prawnym, to z uwagi na decyzję z 26 października 2021 r. nr [...] zezwalającą na realizację inwestycji drogowej istnieje rozbieżność między stanem prawnym nieruchomości ujawnionym w księdze wieczystej, a rzeczywistym stanem prawnym. Zatem, o ile w księdze wieczystej nr [...] skarżący jest ujawniony jako współużytkownik wieczysty nieruchomości stanowiącej dz. nr [...], [...], [...] oraz [...], to na mocy wskazanej powyżej decyzji, działki oznaczone nr [...] i [...] stały się własnością Miasta [...]. Zdaniem skarżącego, niezasadne uniemożliwienie wydania decyzji z klauzulą ostateczności i prawomocności przyczynia się do utrudnienia realizacji zaplanowanej transakcji, a tym samym doprowadzi do poniesienia przez skarżącego szkody. Tylko dokument urzędowy stanowi podstawę dokonania jakiejkolwiek transakcji notarialnej. Fakt ujawnienia przysługującego prawa w księdze wieczystej nie jest wystarczający do jego zbycia. Decyzja znajdująca się w aktach postępowania wieczystoksięgowego nie jest bowiem opatrzona klauzulą ostateczności i prawomocności. Skarżący podkreślił, że po uprzednim zapoznaniu się z aktami przedmiotowej sprawy przez notariusza jednoznacznie stwierdzono, że zawarte w aktach postępowania wieczystoksięgowego dokumenty nie będą wystarczające do prawidłowego przeprowadzenia transakcji sprzedaży nieruchomości, co potwierdza oświadczenie notariusza z 5 września 2024 r., że jest to dokument obligatoryjny i stanowi podstawę nabycia przez spadkobierców prawa użytkowania wieczystego nieruchomości. W odpowiedzi na skargę Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Warszawie wniosło o jej oddalenie podtrzymując stanowisko wyrażone w zaskarżonym postanowieniu. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Skarga okazała się zasadna. Zaskarżone postanowienie zostało wydane na podstawie art. 73 § 2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572, dalej jako "k.p.a."). Przepis ten stanowi, że strona może żądać wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione jej ważnym interesem. Z powołanej normy wynika, że obowiązkiem organu administracji jest po pierwsze, ustalenie czy z żądaniem wydania uwierzytelnionego odpisu dokumentu wystąpiła strona, zaś po drugie, dokonanie w ramach tzw. uznania administracyjnego oceny czy wskazane przez stronę okoliczności i ich uzasadnienie wskazują na jej ważny interes w uzyskaniu żądanych dokumentów. W orzecznictwie sądów administracyjnych zapadłym na tle art. 73 § 2 k.p.a. podnosi się, że jako ważny interes strony może być potraktowana już sama potrzeba posiadania przez stronę uwierzytelnionych odpisów dokumentów, które mogą być wykorzystane przez nią w konkretnej sprawie administracyjnej (por. wyrok NSA z 23 stycznia 1998 r., sygn. akt I SA/Łd 770/96, Lex nr 31771). Jak przy tym trafnie przyjmują sądy administracyjne, żądając doręczenia uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy strona ma obowiązek wykazać w tym swój ważny interes, a rozpatrując takie żądanie organ dokonuje własnej oceny czy w danej sprawie, ze względu na okoliczność prowadzonego postępowania lub ze względu na potrzeby strony w innej sprawie, zaistniał ważny interes strony (por. m. in. NSA Ośrodek Zamiejscowy w Łodzi w wyroku z 3 czerwca 1997 r. I SA/Łd 302/96, Lex nr 29358 oraz wyrok NSA z 29 marca 2001 r., II SA 2580/00, Wokanda 2002/1/26). W niniejszej sprawie S. S., który jest stroną decyzji z 14 września 2011 r., żądanie wydania trzech uwierzytelnionych odpisów tej decyzji z klauzulą ostateczności i prawomocności motywował koniecznością ich przedłożenia w kancelarii notarialnej celem realizacji zaplanowanej transakcji sprzedaży udziału w prawie użytkowania wieczystego nieruchomości. Wskazywał, że tylko dokument urzędowy stanowi podstawę dokonania jakiejkolwiek transakcji notarialnej, a fakt ujawnienia przysługującego prawa w księdze wieczystej nie jest wystarczający do jego zbycia. Decyzja znajdująca się w aktach postępowania wieczystoksięgowego nie jest bowiem opatrzona klauzulą ostateczności i prawomocności. Skarżący podnosił, że po uprzednim zapoznaniu się z aktami przedmiotowej sprawy przez notariusza jednoznacznie stwierdzono, że dokumenty zawarte w aktach postępowania wieczystoksięgowego nie będą wystarczające do prawidłowego przeprowadzenia transakcji sprzedaży nieruchomości, co potwierdził notariusz w oświadczeniu z 5 września 2024 r. Po analizie akt sprawy sąd w składzie orzekającym doszedł do przekonania, że opisane przez skarżącego okoliczności i ich uzasadnienie wskazują na jego ważny interes w rozumieniu art. 73 § 2 k.p.a. w uzyskaniu żądanych dokumentów. W niniejszej sprawie skarżący uprawdopodobnił bowiem, że cele jakie zamierza osiągnąć poprzez uzyskanie żądanych uwierzytelnionych odpisów decyzji nie mogą być zrealizowane poprzez uzyskanie przez skarżącego dostępu do akt sprawy. Skarżący powołał się na konkretną okoliczność w postaci zamierzonej transakcji sprzedaży udziału i związanej z tym konieczności przedłożenia w kancelarii notarialnej uwierzytelnionych odpisów decyzji o nabyciu przez skarżącego użytkowania wieczystego, które stanowią dokument urzędowy i znajdują się w grupie dokumentów obligatoryjnych do realizacji transakcji sprzedaży. Na potwierdzenie powyższego skarżący przedłożył oświadczenie notariusza L. W. z 5 września 2024 r., będącego notariuszem prowadzącym wszystkie transakcje związane z nieruchomością, w przedmiocie obowiązku przedstawienia decyzji z 14 września 2011 r. w oryginale wraz z klauzulą prawomocności i ostateczności. Mając powyższe na uwadze Sąd uznał, że w realiach niniejszej sprawy skarżący dostatecznie uprawdopodobnił wystąpienie po jego stronie ważnego interesu, o którym mowa w art. 73 § 2 k.p.a. Sąd zwraca przy tym uwagę, że powołany przepis wymaga aby w uzyskaniu uwierzytelnionego odpisu dokumentu strona wykazała się ważnym interesem, a nie interesem szczególnie ważnym lub wyjątkowo ważnym. Za wadliwą Sąd uznał również zawartą w zaskarżonych postanowieniach argumentację, że uwzględnienie wniosku skarżącego nie jest możliwe już tylko z tego powodu, że nie wykazał on braku możliwości sporządzenia pożądanych odpisów z akt sprawy. Dostrzec trzeba, że z art. 73 k.p.a. nie wynika aby prawo strony do otrzymania uwierzytelnionych odpisów decyzji uzależnione było od uprzedniego skorzystania przez skarżącego, reprezentowanego przez profesjonalnego pełnomocnika, z prawa do sporządzenia żądanych odpisów z akt sprawy. Przyjęcie takiego poglądu byłoby, zdaniem Sądu, sprzeczne z koncepcją praw procesowych strony. Z samej istoty tych praw wynika bowiem, że to strona decyduje o tym, z którego z wyżej wymienionych praw skorzysta. Przepisy k.p.a. przewidują wprawdzie możliwość ograniczenia przez organ praw strony, jednakże musi to wynikać z wyraźnego przepisu prawa (por. np. art. 78 § 2 k.p.a. ograniczający prawo strony do przeprowadzenia dowodu). W art. 73 k.p.a. nie zawarto natomiast ograniczenia tego rodzaju, co oznacza, że uprawnienia przysługujące stronie na mocy art. 73 § 1 i § 2 k.p.a. są od siebie niezależne. Wobec powyższego Sąd uznał, że wydając zaskarżone rozstrzygnięcia organy obu instancji w istotny sposób naruszyły art. 73 § 2 k.p.a., co prowadzić musiało do uchylenia zarówno zaskarżonego postanowienia, jak również poprzedzającego je postanowienia organu pierwszej instancji. Rozpatrując sprawę ponownie organ uwzględni ocenę prawną wyrażoną w uzasadnieniu niniejszego wyroku. Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a i c oraz art. 135 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r. poz. 935, dalej jako "p.p.s.a.") orzekł jak w pkt 1 sentencji. O kosztach postępowania (pkt 2 sentencji) orzeczono na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 § 1 p.p.s.a. w zw. z § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1935). Rozpatrzenie sprawy w trybie uproszczonym nastąpiło na podstawie art. 119 pkt 3 w związku z art. 120 p.p.s.a.