II SA/Wa 14/11

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Grochowska - Jung Sędzia WSA Ewa Pisula - Dąbrowska Sędzia WSA Adam Lipiński (spr.) Protokolant starszy sekretarz sądowy Dorota Kwiatkowska po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 29 marca 2011 r. sprawy ze skargi T. K. P. na postanowienie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia [...] kwietnia 2010 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania uwierzytelnionego odpisu 1) uchyla zaskarżone postanowienie i utrzymane nim w mocy postanowienie Dyrektora Archiwum Państwowego w K. z dnia [...] lutego 2010 r., 2) zaskarżone postanowienie nie podlega wykonaniu w całości, 3) zasądza od Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych na rzecz skarżącego – T. K. P. kwotę 340 (trzysta czterdzieści) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych postanowieniem z dnia [...] kwietnia 2010 r., działając na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 i art. 144 Kpa, utrzymał w mocy postanowienie Dyrektora Archiwum Państwowego w K. z dnia [...] lutego 2010 r. odmawiające T.P. wydania uwierzytelnionego odpisu/wypisu aktu notarialnego sporządzonego w 1939 roku z udziałem M.U. przed jednym z notariuszy w K. za nr rep. [...]. W uzasadnieniu postanowienia Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wskazał, co następuje: Uwierzytelniony, tzn. poświadczony za zgodność z oryginałem odpis dokumentu (a także wypis, będący odpisem częściowym) stanowi urzędowe potwierdzenie jego treści. Należy przy tym uwzględnić, że na podstawie art. 28 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 ze zm.) archiwa państwowe są uprawnione do wydawania uwierzytelnionych odpisów przechowywanych przez nie materiałów archiwalnych. Z uwagi na znaczenie uwierzytelnionych odpisów w obrocie prawnym Dyrektor Archiwów Państwowych w K. - organ I instancji - trafnie przyjął, że do ich wydawania stosują się przepisy Działu VII Kpa. W konkluzji organ stwierdził, iż trafna była odmowa wydania odpisu/wypisu znajdującego się w [...] archiwum aktu notarialnego, albowiem zainteresowany nie wykazał, zgodnie z treścią art. 217 i nast. Kpa, interesu prawnego do wydania przedmiotowego odpisu/wypisu. Zainteresowany pragnie posiadać uwierzytelniony odpis lub wypis wskazanego aktu notarialnego w celu zabezpieczenia swych interesów na wypadek ewentualnego zniszczenia lub zaginięcia oryginału aktu, znajdującego się w zasobie [...] Archiwum Państwowego. Otóż, w ocenie organu odwoławczego, tak sformułowana przesłanka nie uzasadnia w wystarczającym stopniu dokonania czynności urzędowej w postaci uwierzytelnienia odpisu. Nawet występowanie interesu faktycznego można uważać za problematyczne, z uwagi na nikłe prawdopodobieństwo zdarzeń, przed których skutkami uzyskanie odpisu miałoby skarżącego uchronić. Niesporny jest brak interesu prawnego w uzyskaniu żądanego uwierzytelnionego wypisu lub odpisu, a zainteresowany opiera przedłożony wniosek na innych podstawach, których organy administracji obu instancji nie uznały za należyte i co, zdaniem organu, nie wyczerpuje znamion interesu określonego w art. 217 § 2 Kpa. Dalej organ wskazał, iż ustawodawca unormował udostępnianie (art. 28 pkt 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.) oraz wydawanie urzędowych potwierdzeń (art. 28 pkt 5) jako wzajemnie odrębne zadania archiwów państwowych i nie powinno ulegać wątpliwości, że wydawanie uwierzytelnionych odpisów nie stanowi formy udostępniania. Należy zarazem przyznać, że pod tym względem praktyka wykonywania ustawy przez same archiwa państwowe, a także orzecznictwo sądów były chwiejne. Odrębność obu kategorii zadań znajduje niemniej potwierdzenie w kilku przepisach ustawy, począwszy od zasady bezpłatności udostępniania, która jest nie do pogodzenia z przepisami o opłacie skarbowej. Udostępnianie materiałów archiwalnych - ujmując to w pewnym uproszczeniu - zorientowane jest na cele poznawcze, podczas gdy urzędowe potwierdzenia są wydawane ze względu na ich znaczenie dowodowe. Ustosunkowując się do zarzutów zażalenia - naruszenia art. 110 § 1 ustawy o notariacie - organ wskazał, że powołany przepis zamieszczony jest w dziale "Czynności notarialne". Natomiast archiwa państwowe nie są uprawnione do podejmowania takich czynności. Przepisy odrębne regulują przekazywanie dokumentacji notarialnej do sądów rejonowych, a następnie do archiwów państwowych, lecz jako właściwych do wydawania po tym zdarzeniu odpisów, wypisów i wyciągów wskazują wyłącznie sędziów. Uzasadniona jest interpretacja, że sędziowie wydają te dokumenty osobom uprawnionym w świetle Prawa o notariacie. Brak jednak podstaw do rozciągania jej na archiwa państwowe. Zasługuje wprawdzie na uwagę wyrażony przez pełnomocnika zainteresowanego pogląd, że przekazanie aktu notarialnego do archiwum państwowego nie powinno skutkować pogorszeniem sytuacji prawnej wnioskodawcy, nie znajduje jednak uzasadnienia wniosek, jakoby Prawo o notariacie stanowiło lex specialis w stosunku do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Z uwagi na charakter i przedmiot aktów notarialnych niedopuszczalne byłoby bowiem wykonywanie przez archiwa państwowe kompetencji dorozumianych. Z treści pism kierowanych przez organ I instancji do pełnomocnika wynika, iż na żądanie zainteresowanego zostaną mu wydane kopie zwykłe przedmiotowego aktu notarialnego. T.P. wniósł skargę na postanowienie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, żądając jego uchylenia wraz z postanowieniem organu I instancji. Zaskarżonemu postanowieniu zarzucił: - naruszenie art. 7 i 77 § 1 Kpa poprzez błędne uznanie, że postępowanie przeprowadzone w sprawie dowiodło, iż skarżący ubiegając się o wydanie odpisu (wypisu) uwierzytelnionego aktu notarialnego, nie wykazał przesłanek niezbędnych do wydania mu takowego dokumentu, podczas gdy przesłanki tego rodzaju zostały spełnione; błędne uznanie, że skarżący ubiegając się o wydanie odpisu (wypisu) aktu notarialnego nie wykazał swego interesu prawnego, mimo że skarżący wskazał, że jest następcą prawnym strony aktu notarialnego, którego wydania odpisu (wypisu) się domagał, zaś przedmiotowy akt notarialny dokumentuje nabycie przez poprzednika prawnego skarżącego określonej nieruchomości; zaniechanie wyjaśnienia, czy zachodzą negatywne przesłanki do wydania wnioskodawcy odpisu (wypisu) aktu notarialnego, określone w art. 17 ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i/lub w art. 110 § 1 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie oraz błędne przyjęcie, że wydanie przez archiwum państwowe odpisu (wypisu) aktu notarialnego następcy prawnemu strony czynności prawnej sporządzonej w formie aktu notarialnego jest uzależnione od wykazania przez wnioskodawcę przesłanek stawianych przepisami Kpa osobom ubiegającym się o wydanie zaświadczenia; - naruszenie art. 17 ust. 1a i 28 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach poprzez błędne uznanie, że sporządzenie przez archiwum państwowe odpisu aktu notarialnego jest uzależnione od spełnienia przez wnioskodawcę wymogów przepisanych Kodeksem postępowania administracyjnego dla wydawania zaświadczeń, podczas gdy reguły wydawania wypisów i odpisów z dokumentów przechowywanych przez archiwa państwowe regulują ww. przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym, które uzależniają udostępnienie archiwaliów w formie wydania ich odpisów lub wypisów jedynie od braku zaistnienia którejkolwiek z przesłanek negatywnych sprecyzowanych w art. 17 ust. 1a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach tj. braku naruszenia prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli oraz tajemnic ustawowo chronionych; - naruszenie art. 217 § 2 Kpa przez błędne jego zastosowanie w sprawie i uznanie, że stanowi on podstawę oceny skuteczności wniosku o sporządzenie przez archiwum państwowe odpisu (wypisu) aktu notarialnego, w sytuacji gdy przedmiotem żądania wnioskodawcy nie było sporządzenie przez archiwum państwowe zaświadczenia o istnieniu i/lub treści aktu notarialnego lub też okolicznościach, które akt ten dokumentuje, lecz sporządzenie odpisu (wypisu) aktu notarialnego. W odpowiedzi na skargę Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wniósł o jej oddalenie, argumentując jak w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Stosownie do treści art. 13 § 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1271 ze zm.), do rozpoznania sprawy właściwy jest wojewódzki sąd administracyjny, na którego obszarze właściwości ma siedzibę organ administracji publicznej, którego działalność została zaskarżona. W niniejszej sprawie sądem tym jest Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie. Natomiast zgodnie z treścią art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269 ze zm.), sąd administracyjny sprawuje wymiar sprawiedliwości poprzez kontrolę pod względem zgodności z prawem zaskarżonej decyzji administracyjnej i to z przepisami obowiązującymi w dacie jej wydania. Innymi słowy, wojewódzki sąd administracyjny nie orzeka co do istoty sprawy w zakresie danego przypadku, lecz jedynie kontroluje legalność rozstrzygnięcia zapadłego w tym postępowaniu, z punktu widzenia jego zgodności z prawem materialnym i obowiązującymi przepisami prawa procesowego. Skarga analizowana pod tym kątem podlega uwzględnieniu, aczkolwiek nie wszystkie zarzuty skargi są trafne. Na wstępie zaznaczyć należy, iż niniejsza sprawa zapoczątkowana została żądaniem skarżącego skierowanym do Archiwum Państwowego w K. o sporządzenie i przesłanie poświadczonego za zgodność z oryginałem przedmiotowego aktu notarialnego z dnia [...] czerwca 1939 r., dotyczącego umowy kupna-sprzedaży nieruchomości przy ul. K. w K. zawartej przez M.U. oraz innych aktów notarialnych dokonanych tego dnia z udziałem M.U. pod nr rep. [...]. Skarżący przedstawił odpisy trzech postanowień Sądów Rejonowych na okoliczność wykazania, iż jest następcą prawnym M.U. oraz wskazał, iż pragnie posiadać uwierzytelniony odpis lub wypis wskazanych dokumentów w domowym archiwum w celu zabezpieczenia swych interesów na wypadek ewentualnego zniszczenia lub zaginięcia oryginałów znajdujących się w zasobie [...] Archiwum Państwowego. Dyrektor Archiwum Państwowego w K. postanowieniem z dnia [...] grudnia 2009 r. odmówił spełnienia żądania, wskazując na brak wykazania przez wnioskodawcę interesu prawnego w rozumieniu art. 217 Kpa. Postanowienie to zostało uchylone postanowieniem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia [...] lutego 2010 r., z różnych formalnych przyczyn. Następnie pełnomocnik skarżącego w dniu 15 lutego 2010 r. złożył wniosek będący przedmiotem niniejszej sprawy - wydania uwierzytelnionego odpisu/wypisu aktu notarialnego sporządzonego w 1939 roku z udziałem M.U. przed jednym z notariuszy w K. za nr rep. [...] - argumentując jak we wniosku poprzednim, jednakże posługując się nowym pełnomocnictwem upoważniającym do dokonywania w imieniu mandata wszelkich czynności prawnych w celu uzyskania stosownych odpisów, wypisów, kopii urzędowych itp. oraz wszelkich dokumentów dotyczących M.U., w szczególności sporządzonych z jej udziałem aktów notarialnych. Organ I instancji postanowieniem z dnia [...] lutego 2010 r. odmówił wydania żądanego odpisu/wypisu, zaś Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych postanowieniem z dnia [...] kwietnia 2010 r. utrzymał to postanowienie w mocy. W ocenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie organ trafnie uznał, iż na podstawie art. 28 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 ze zm.) archiwa państwowe są uprawnione do wydawania uwierzytelnionych odpisów przechowywanych przez nie materiałów archiwalnych. Z uwagi na znaczenie uwierzytelnionych odpisów w obrocie prawnym Dyrektor Archiwów Państwowych w K., jak i Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prawidłowo przyjęli, że do ich wydawania stosują się przepisy Działu VII Kpa. Wobec braku w omawianej ustawie dokładnej regulacji kwestii wydawania uwierzytelnionych odpisów zarchiwizowanych dokumentów, powyższe rozwiązanie jest jak najbardziej poprawne. Zważyć tu należy, iż zgodnie z ustawą, podstawowym celem archiwów państwowych jest przede wszystkim gromadzenie i odpowiednie przechowywanie (w tym konserwacja) dokumentów. Dalsze czynności (porównaj np. art. 16 ustawy) to usługi udostępniania, wyszukiwania dokumentów, przeprowadzania kwerend, kopiowania dokumentów na nośniki elektroniczne itp. Archiwa świadczą także usługi dla zainteresowanych podmiotów w wydawaniu kserokopii zarchiwizowanych dokumentów i w niniejszej sprawie Archiwum Państwowe w K. zawsze oświadczało gotowość do spełnienia tej usługi dla wnioskodawcy, zarówno wobec przedmiotowego aktu notarialnego z 1939 r., jak i innych poprzednio żądanych dokumentów. Jednakże wnioskodawca zażądał nie kserokopii, ale wydania uwierzytelnionego odpisu/wypisu aktu notarialnego sporządzonego w 1939 roku z udziałem M.U. przed jednym z notariuszy w K. za nr rep. [...], która to czynność znacznie wykracza pod względem technicznym, jak i prawnym poza sporządzenie i wydanie fotokopii czy kserokopii rzeczonego dokumentu. Takie zatem żądanie można rozpatrzyć pozytywnie jedynie wtedy, gdy wnioskodawca wykaże interes prawny w urzędowym potwierdzeniu autentyczności odpisu/wypisu danego dokumentu. Takim interesem może być np. prowadzenie badań naukowych, potwierdzonych odpowiednim upoważnieniem, gdy zwykła kopia dokumentu nie może być wystarczająca, jednakże za taki interes nie można ze względów oczywistych uznać chęci posiadania urzędowo potwierdzonego odpisu/wypisu danego dokumentu w celu umieszczenia go w archiwum domowym, albowiem do takiego celu wystarcza zwykły wypis albo kserokopia dokumentu. Trafnie wskazuje tu organ, iż archiwa państwowe nie zastępują notariatów, ale przede wszystkim archiwizują dokumenty. Dlatego nie ma racji pełnomocnik skarżącego, gdy jako wykazanie interesu prawnego wskazuje chęć posiadania uwierzytelnionego odpisu lub wypisu wskazanego aktu notarialnego w prywatnym archiwum domowym, w celu zabezpieczenia przez wnioskodawcę swych interesów na wypadek ewentualnego zniszczenia lub zaginięcia oryginału aktu, znajdującego się w zasobie [...] Archiwum Państwowego. Jednakże poza tak sformułowanym interesem prawnym, pełnomocnik T.P. wskazał także na następstwo prawne swojego mandata wobec M.U. – strony przedmiotowego aktu notarialnego i na te okoliczność załączył odpisy trzech postanowień Sądów Rejonowych. Organy obu instancji w ogóle nie ustosunkowały się do tej okoliczności. W ocenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, bez zbadania tej okoliczności nie można zasadnie twierdzić, iż wnioskodawca nie wykazał istnienia interesu prawnego, zgodnie z przepisami Działu VII Kpa, warunkującego uzyskanie uwierzytelnionego odpisu/wypisu aktu notarialnego sporządzonego w 1939 roku z udziałem M.U. przed jednym z notariuszy w K. za nr rep. [...]. Bycie następcą prawnym, bycie spadkobiercą, czy współspadkobiercą danej osoby łączy się z szeregiem praw majątkowych. Dla wykazania takich praw przez następcę prawnego często niezbędne jest posługiwanie się przez niego dokumentami swojego wstępnego. W ocenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie ta właśnie okoliczność sama w sobie, bez konieczności wykazywania celu czy interesu, stanowi o istnieniu po stronie następcy prawnego interesu prawnego wyszczególnionego w treści przepisu art. 217 Kpa. Zatem samo wykazanie, że jest się następcą prawnym osoby wyszczególnionej w danym dokumencie, a zwłaszcza, że jest się następcą prawnym strony notarialnej umowy kupna–sprzedaży nieruchomości - w konsekwencji wcześniejszego wywodu na temat roli przepisów Działu VIII, rozdziału 3 Kpa dla właściwego rozumienia i wykonywania art. 28 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - powinno stanowić wystarczającą przesłankę do sporządzenia i wydania zainteresowanemu przez Archiwum Państwowe uwierzytelnionego odpisu/wypisu przedmiotowego aktu notarialnego. Jak to już wyżej podkreślono zasadę tę należy wyprowadzać z istoty prawa własności i prawa dziedziczenia. Inna jest bowiem sytuacja osoby obcej, niebędącej spadkobiercą strony zarchiwizowanego aktu notarialnego, która np. ubiega się o stosowny wypis/odpis tego dokumentu w celu napisania pracy naukowej o ujętym w tym akcie budynku, a inna spadkobiercy strony takiego aktu notarialnego. Z tych powodów nie jest tu istotne dlaczego i w jakim celu skarżący chce posiadać uwierzytelniony odpis/wypis przedmiotowego aktu notarialnego, czy chce go jedynie posiadać jako pamiątkę rodzinną, czy zamierza akt ten wykorzystać do ustalenia praw majątkowych. Istotne jest powoływanie się na fakt bycia następcą prawnym strony tego aktu, co już samo w sobie stanowi przesłankę istnienia interesu prawnego, określonego w art. 217 § 2 Kpa. Inne rozumienie roli spadkobiercy przeczyłoby podstawowym prawom własności i dziedziczenia. Właśnie na tej zasadzie opiera się norma art. 110 § 1 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie i tak samo z tej zasady należy wyprowadzać istnienie dla spadkobiercy interesu prawnego w uzyskaniu rzeczonego dokumentu w formie uwierzytelnionej. Reasumując, oba organy rozpatrując niniejszą sprawę naruszyły przepisy art. 7 i art. 77 § 1 Kpa oraz art. 28 pkt 5 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w związku z treścią art. 217 § 2 Kpa. Naruszenia te miały istotny wpływ na wynik sprawy i dlatego należało uchylić zaskarżone postanowienie i utrzymane nim w mocy postanowienie organu I instancji. Dyrektor Archiwum Państwowego w K., ponownie rozpatrując niniejszą sprawę, powinien na podstawie przedstawionych przez skarżącego odpisów postanowień Sądów Powszechnych ustalić, czy skarżący jest spadkobiercą strony przedmiotowego aktu notarialnego i następnie, jeżeli ustalenie takie będzie pozytywne, rozstrzygnąć sprawę zgodnie z powyższymi wytycznymi. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na zasadzie art. 145 § 1 pkt 1c i art. 200 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, orzekł jak w sentencji wyroku.