II SA/Wa 1488/15

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA – Stanisław Marek Pietras (spraw.) Sędzia WSA – Danuta Kania Sędzia WSA – Ewa Pisula – Dąbrowska Protokolant – starszy sekretarz sądowy Aneta Duszyńska po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 2 marca 2016 r. sprawy ze skargi Z.W. na decyzję Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] lipca 2015 r. nr [...] w przedmiocie przetwarzania danych osobowych – oddala skargę – Skarżący Z. W. pismem z dnia [...] listopada 2013 r. skierował skargę do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych na udostępnienie przez Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr [...] im. [...] w [...], osobie nieupoważnionej jego danych osobowych zawartych w aktach osobowych. W uzasadnieniu wskazał, że skierował pozew do Sądu Rejonowego Sądu Pracy w [...] przeciwko Gminie Miejskiej [...] i jego teczka osobowa została wydana przez Dyrektora Szkoły dla przedstawicieli organu prowadzącego. Wobec powyższego naruszono przepisy ustawy o ochronie danych osobowych, jak też naruszono prawa pracownicze, bowiem wydanie akt nastąpiło bez jego wyraźnej zgody oraz, że cała sprawa wydaje się być wynikiem prowadzonego postępowania przeciwko Burmistrzowi Miasta [...]. Do pisma załączono kserokopię podania z dnia [...] października 2013 r. skierowanego do Dyrektora Szkoły o udzielenie informacji dotyczącej powodu przekazania akt osobowych i odpowiedź Dyrektora Szkoły z dnia [...] października 2013 r. wyjaśniającą, że teczka akt osobowych została przekazana do Urzędu Miasta w [...] celem załączenia do odpowiedzi na pozew w sprawie z powództwa skarżącego przeciwko Gminie Miejskiej w [...] zgodnie z żądaniem Sądu zawartym w piśmie z dnia [...] października 2013 r. Pismem z dnia [...] lutego 2014 r. skarżący zwracając się do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych sprecyzował żądanie o stwierdzenie, czy doszło do naruszenia przepisów ustawy o ochronie danych osobowych w sprawie będącej przedmiotem niniejszej skargi, bowiem jego zdaniem przekazanie teczki akt osobowych przez Dyrektora Szkoły do organu prowadzącego jest niezgodne z przepisami ustawy i w jego ocenie nosi znamiona czynu zabronionego. W tej sytuacji Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych pismem z dnia [...] lipca 2014 r. zwrócił się do Dyrektora Szkoły o złożenie pisemnych wyjaśnień i w odpowiedzi zawartej w piśmie z dnia [...] lipca 2014 r. wskazano, że szkoła przetwarza dane osobowe skarżącego w związku z zatrudnieniem w charakterze nauczyciela dyplomowanego, zgodnie z wymogami art. 94 pkt. 9a Kodeksu Pracy. Ponadto wyjaśniono, że akta osobowe skarżącego zostały udostępnione radcy prawnemu reprezentującemu Gminę Miejską [...] w procesie z powództwa skarżącego w celu sporządzenia odpowiedzi na pozew oraz złożenia do akt sprawy zgodnie z żądaniem Sądu Rejonowego w [...]. Na okoliczność powyższą załączono do pisma kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem powyższego zarządzenia. Wobec powyższego Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych decyzją z dnia [...] grudnia 2014 r. nr [...], działając na podstawie art. 12 pkt 2, art. 22 i art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.), odmówił uwzględnienia wniosku skarżącego. We wniosku z dnia [...] grudnia 2014 r. do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych o ponowne rozpatrzenie sprawy skarżący podał, że w wydanej decyzji nie uwzględniono treści jego skargi, a przedstawione w niej argumenty, nie przekonują go. Mianowice nie podziela stanowiska, że jego akta osobowe zostały przekazane ze względu na żądanie sądu. Gmina pozwana przez niego do sądu nie miała prawa żądania od jego pracodawcy teczki jego akt osobowych, a pracodawca (szkoła) i działający w jej imieniu dyrektor, nie miał prawa ich wydać. W tej sytuacji zatem nastąpiło naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych, bezprawne przekazanie. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych decyzją z dnia [...] lipca 2015 r. nr [...], mając za podstawę art. 138 § 1 pkt 1 k.p.a., utrzymał w mocy zaskarżoną decyzję z dnia [...] grudnia 2014 r. nr [...]. W uzasadnieniu – powołując się na opisany powyżej stan faktyczny i argumenty w niej wskazane – podał, że ustawa o ochronie danych osobowych, określa zasady postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych oraz prawa osób fizycznych, których dane osobowe są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych (art. 2 ust. 1). Za przetwarzanie danych należy rozumieć wszelkie operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. Z kolei za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (art. 6 ust. 1 ustawy). Przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, gdy ich administrator legitymuje się posiadaniem jednej z materialnych przesłanek dopuszczalności przetwarzania, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy, a w myśl tego przepisu przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę (pkt 1), ale także m.in. wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (pkt 2). Tym samym zgoda osoby, której dane dotyczą, nie jest jedyną podstawą dopuszczającą przetwarzanie danych osobowych, bowiem proces ten będzie zgodny z ustawą również wówczas, gdy administrator danych wykaże spełnienie innej przesłanki wskazanej w art. 23 ustawy. Z kolei – jak wskazała Dyrektor Szkoły – szkoła przetwarza dane osobowe skarżącego w związku z jego zatrudnieniem w tejże szkole w charakterze nauczyciela dyplomowanego, co jest zgodne z art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy, a jego akta osobowe były udostępnione radcy prawnemu reprezentującemu Gminę Miejską [...] w procesie z powództwa skarżącego przeciwko Gminie w zawisłym przed Sądem Rejonowym w [...] – Sądem Pracy w sprawie o sygnaturze akt [...], w celu sporządzenia odpowiedzi na pozew i złożenia do akt sprawy zgodnie z żądaniem sądu. Zatem – wbrew "opinii prawnej" przedstawionej przez skarżącego – Gmina Miejska [...] została zobowiązana przez Sąd Rejonowy w [...] – [...] Wydział Pracy do złożenia odpowiedzi na pozew, jak również akt osobowych powoda w terminie 14 dni w toku postępowania z powództwa skarżącego. Wobec powyższego zasadnym było wystąpienie przez Gminę do Dyrektora Szkoły o udostępnienie powyższych akt. Zgodnie bowiem z art. 208 Kodeksu postępowania cywilnego, przewodniczący, stosownie do okoliczności, wydaje przed rozprawą na podstawie pozwu i innych pism procesowych zarządzenia mające na celu przygotowanie rozprawy. W szczególności może zażądać na rozprawę od państwowej jednostki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego znajdujących się u nich dowodów, jeżeli strona sama dowodów tych otrzymać nie może. Na podstawie art. 248 § 1 k.p.c., każdy obowiązany jest przedstawić na zarządzenie sądu w oznaczonym terminie i miejscu dokument znajdujący się w jego posiadaniu i stanowiący dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że dokument zawiera informacje niejawne. W niniejszej sprawie zarządzenie Sądu zobowiązywało Gminę Miejską w [...] do złożenia odpowiedzi na pozew wytoczony z powództwa skarżącego oraz przesłania jego akt osobowych, które w tym czasie znajdowały się i były prowadzone w Szkole Podstawowej Nr [...] im. [...] w [...] w związku z zatrudnianiem wymienionego jako nauczyciela dyplomowanego. Nadto jednostka samorządu terytorialnego (gmina), jako organ prowadzący, miała prawo a nawet obowiązek takie akta uzyskać od szkoły, gdyż była do tego zobowiązana zarządzeniem sądu. Dalej stwierdzono, że Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych nie jest organem kontrolującym ani nadzorującym prawidłowość stosowania prawa materialnego i procesowego w sprawach należących do właściwości innych organów, służb czy sądów, których orzeczenia podlegają ocenom w toku instancji czy w inny sposób określony odpowiednimi procedurami. Niezależnie od powyższego wskazano, że przedmiotem indywidualnej skargi kierowanej do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych może być wyłącznie zarzut naruszenia prawa do ochrony danych osobowych osoby wnoszącej skargę przez konkretny podmiot, zaś decyzję administracyjną wydaje się w oparciu o stan faktyczny i prawny obowiązujący w momencie wydania decyzji. Reasumując, w rozpatrywanej sprawie brak było podstaw do wydania decyzji nakazującej przywrócenie stanu zgodności z prawem, albowiem przetwarzanie danych osobowych skarżącego w postaci udostępnienia akt osobowych Gminie Miejskiej [...] celem przedłożenia ich sądowi w toczącym się postępowaniu, odbyło się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, tj. na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych i udostępnienie nastąpiło w oparciu o obowiązujące przepisy prawa w wykonaniu zobowiązania nałożonego przez Sąd Rejonowy w [...]. W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, skarżący Z. W. wniósł o uchylenie zaskarżonej decyzji i zasądzenie na jego rzecz kosztów postępowania według norm przepisanych. W uzasadnieniu – powołując się na opisany stan faktyczny – podał, że nie podziela opinii, iż jego akta osobowe zostały przekazane ze względu na żądanie sądu, bowiem pozwana Gmina nie miała prawa żądania od jego pracodawcy teczki akt osobowych, a pracodawca szkoła i działający w jej imieniu dyrektor nie miał prawa ich wydać. Przedstawiciel organu prowadzącego w żaden sposób nie mógł żądać wglądu do jego akt osobowych. Wystarczyło gdyby sąd zwrócił się do szkoły, wówczas jego akta zapewne zostały by wydane, gdyż te instytucje mają do tego stosowne umocowanie prawne i on sam również nie rościłby żadnej pretensji. Zatem w uzasadnieniu decyzji można odczytać, że na zawołanie organu prowadzącego, dyrektor szkoły bezwzględnie jest zobowiązany przekazywać wszelkie dane osobowe w tym dane strzeżone. W odpowiedzi na skargę Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wniósł o jej oddalenie, wskazując na dotychczasowe ustalenia faktyczne i prawne. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Zgodnie z brzmieniem art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269 ze zm.), sąd administracyjny sprawuje wymiar sprawiedliwości m.in. poprzez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem. Skarga analizowana pod tym kątem podlega oddaleniu, bowiem zaskarżona decyzja została wydana zgodnie z prawem. Stosownie do treści art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. z 2014 r., poz. 1182 ze zm.), za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, zaś w myśl art. 7 pkt 2) przez przetwarzanie danych osobowych rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. Z kolei według art. 23 ust. 1 pkt 1) ustawy, przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych. Jednakże zgoda osoby na przetwarzanie danych, które jej dotyczą, nie jest w myśl art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy potrzebna, jeżeli jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. W dalszej części stwierdzić należy, że zgodnie z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r., poz. 1502 ze zm.), pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Z kolei stosownie do treści art. 7 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jedn. z 2014 r., poz. 1202), czynności w sprawach z zakresu prawa pracy za jednostki, o których mowa w art. 2, z zastrzeżeniem art. 8 ust. 2, art. 9 ust. 2 i 3 oraz art. 10 ust. 2 i 3, wykonują: 1) wójt (burmistrz, prezydent miasta) – wobec zastępcy wójta (burmistrza, prezydenta miasta), sekretarza gminy, skarbnika gminy oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych; 2) przewodniczący zgromadzenia związku jednostek samorządu terytorialnego – wobec członków zarządu tego związku; 3) wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa w urzędzie jednostki samorządu terytorialnego – wobec pozostałych pracowników urzędu oraz wobec kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych innych niż wymienione w pkt 1 i 2, a na podstawie art. 3 pkt 5) ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn. z 2004 r. Dz. U. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), przez organ prowadzący szkołę należy rozumieć m.in. jednostkę samorządu terytorialnego. Niezależnie od przytoczonych powyżej przepisów wskazać również należy na art. 207 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postepowania cywilnego (tekst jedn. z 2014 r., poz. 101 ze zm.) w myśl którego przewodniczący może zarządzić wniesienie odpowiedzi na pozew w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż dwa tygodnie, a zgodnie z brzmieniem art. 208 § 1, przewodniczący, stosownie do okoliczności, wyda przed rozprawą na podstawie pozwu i innych pism procesowych zarządzenia mające na celu przygotowanie rozprawy. Przewodniczący może w szczególności: 2) zażądać na rozprawę od państwowej jednostki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego znajdujących się u nich dowodów, jeżeli strona sama dowodów tych otrzymać nie może, 5) zarządzić przedstawienie dokumentów. Natomiast w rozpoznawanej sprawie bezspornym jest, że akta osobowe skarżącego Z. W. znajdowały się w posiadaniu jego pracodawcy, tj. Dyrektora Szkoły Podstawowej nr [...] w [...]. Nie budzi również wątpliwości fakt, że skierował on do Sądu Rejonowego w [...] pozew przeciwko Gminie Miejskiej [...], dla której Burmistrz Miasta [...] jest organem prowadzącym powyższą szkołę. Oczywistym ponadto jest, że zawiadomieniem Sądu Rejonowego w [...] – [...] Wydział Pracy z dnia [...] października 2013 r. do sygn. akt [...], zażądano od Gminy Miejskiej [...] złożenia odpowiedzi na pozew oraz akt osobowych skarżącego. Zatem, jako organ prowadzący szkołę, Gmina Miejska [...] wykonując zarządzenie Sądu, miała obowiązek je wykonać. Skoro zaś tak, to musiała zażądać akt osobowych skarżącego od dyrektora szkoły, bowiem nie sposób było udzielić odpowiedzi na pozew bez ich posiadania, jak również niemożliwym było przesłanie ich Sądowi, nie będąc w ich fizycznym posiadaniu. Zatem Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych nie naruszył prawa odmawiając skarżącemu uwzględnienia jego wniosku, bowiem prawidłowo ocenił, że zaistniały przesłanki z przepisu art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, nakładające na Gminę Miejską w [...] obowiązek przetwarzania jego danych osobowych poprzez zażądanie akt osobowych, gdyż było to niezbędne do spełnienia obowiązku nałożonego przez Sąd Rejonowy w [...]. Dodać na koniec należy, że gdyby hipotetycznie nawet przyjąć, iż zawiadomienie Sądu zostało skierowane do niewłaściwego organu, to zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym w uzasadnieniu wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 2 marca 2001 r. sygn.. akt II SA 401/00, "Generalny Inspektor, jak to eksponowano w jego decyzjach, nie jest organem kontrolującym ani nadzorującym prawidłowość stosowania prawa materialnego i procesowego w sprawach należących do właściwości innych organów, służb czy sądów, których orzeczenia podlegają ocenom w toku instancji czy w inny sposób określony odpowiednimi procedurami". W tym stanie rzeczy, na podstawie art. 151 w zw. z art. 132 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 270), należało orzec jak w sentencji wyroku.