II SA/Wa 1840/21

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Radziszewska-Krupa, Sędzia WSA Izabela Głowacka-Klimas (spr.), Sędzia WSA Andrzej Wieczorek, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 9 listopada 2021 r. sprawy ze skargi S. B. na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] marca 2021 r. nr [...] w przedmiocie przetwarzania danych osobowych oddala skargę Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych decyzją z dnia [...] marca 2021 r. nr [...] działając na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256 ze zm.) w zw. z art. 7 ust. 1 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f oraz art. 58 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, L 119, 4 maja 2016) dalej RODO, po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pana S. B., na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w [...] z siedzibą w [...] (WORD) polegające na pozyskiwaniu i przetwarzaniu jego danych osobowych w zakresie uczestnictwa w zajęciach w związku z odbywaniem aplikacji radcowskiej w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w [...], odmówił uwzględnienia wniosku. Do wydania przedmiotowej decyzji doszło w następującym stanie faktycznym i prawnym: Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła w dniu 28 kwietnia 2020 r. skarga Pana S. B., zwanego dalej Skarżącym, na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w [...] z siedzibą w [...] przy ul. [...] (WORD), polegające na pozyskiwaniu i przetwarzaniu jego danych osobowych w zakresie uczestnictwa w zajęciach w związku z odbywaniem aplikacji radcowskiej w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w [...]. W treści skargi Pan S. B. zarzucił WORD naruszenie art. 6 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, L 119, 4 maja 2016), dalej RODO, poprzez nie zastosowanie tego przepisu, to jest zbieranie informacji o jego udziale w aplikacji radcowskiej (przetwarzanie danych), bez upoważnienia prawnego do takiego działania. W ocenie Skarżącego żaden przepis RODO oraz żadnej innej ustawy nie zezwala na przetwarzanie tych danych. Skarżący wskazał, że ww. dane były zbierane po jego wstąpieniu do związku zawodowego, następnie po niewyrażeniu zgody na zmniejszenie etatu w celu kontynuowania aplikacji, późniejszym nieudzielaniu mu dni wolnych na udział w aplikacji radcowskiej na wniosek złożony na podstawie art. 34 ust. 2 ustawy o radcach prawnych. Zdaniem Skarżącego działanie pracodawcy nie miało żadnego legalnego celu i naruszało jego godność przez nakładanie obowiązku tłumaczenia się pracodawcy gdzie był w czasie wolnym od pracy. Mając na uwadze powyższe Skarżący wniósł o nakazanie zaprzestania nielegalnego przetwarzania jego danych osobowych, nałożenie kar administracyjnych i dokonanie stwierdzenia naruszenia prawa. W toku prowadzonego postępowania administracyjnego, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych uzyskał wyjaśnienia odnośnie okoliczności od WORD. Z wyjaśnień tych wynikało, że Skarżący jest pracownikiem WORD w [...] na stanowisku egzaminatora prawa jazdy (dowód: wyjaśnienia WORD z [...] czerwca 2020 r.). Na podstawie art. 34 ustawy o radcach prawnych Skarżący wnioskował do pracodawcy o zwolnienie od pracy w celu udziału w zajęciach na aplikacji radcowskiej oraz o zmianę dni pracy (dowód: wyjaśnienia WORD z [...] czerwca 2020 r.). WORD zobowiązał Skarżącego do potwierdzania jego udziału w zajęciach dla aplikantów radcowskich przez osoby uprawnione w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w [...] (dowód: kopia pisma z [...] lutego 2019 r.) z uwagi na fakt, że u pracodawcy jakim jest WORD, egzaminatorów, którzy przeprowadzają egzaminy państwowe prawa jazdy obowiązuje harmonogram pracy. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 28.06.2019 w sprawie egzaminowania osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami, szkolenia egzaminowania (...) w § 13 ust. 3 pkt 3, pkt 4 i ust 4 wprowadza ograniczenia ilościowe i czasowe w zakresie przeprowadzania egzaminów przez danego egzaminatora w ciągu dnia. Zatem każda zmiana harmonogramu pracy wywiera istotny wpływ na możliwość przeprowadzenia zaplanowanych egzaminów oraz wpływa na obowiązki pracownicze innych pracowników - egzaminatorów. Przestrzeganie ustalonego czasu pracy jest obowiązkiem pracownika wynikającym z art. 100 i art. 22 k.p. Dlatego też WORD jako pracodawca był uprawniony do tego, aby pracownik potwierdził fakt uczestnictwa w zajęciach szkoleniowych, na który to cel uzyskiwał od pracodawcy zwolnienia od pracy oraz zmiany harmonogramu czasu pracy. W uzasadnieniu wskazanej na wstępie decyzji organ wskazał między innymi, że przedmiotowa sprawa dotyczy danych z zakresu tzw. "danych zwykłych", których przetwarzanie regulowane jest w art. 6 ust. 1 RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy spełniona jest jedna z przesłanek wskazanych w tym przepisie. Katalog przesłanek wymienionych w art. 6 ust. 1 RODO, jest zamknięty. Każda z przesłanek legalizujących proces przetwarzania danych osobowych ma charakter autonomiczny i niezależny. Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a, podstawę przetwarzania może stanowić zgoda osoby, której dane dotyczą. Niezależnie od zgody osoby, której dane dotyczą, przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (lit. f). Z art. 34 ust. 2 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 75) wynika, że pracownikowi wpisanemu na listę aplikantów radcowskich, który nie uzyskał zgody pracodawcy na odbywanie aplikacji radcowskiej, przysługuje zwolnienie od pracy w celu uczestniczenia w obowiązkowych zajęciach szkoleniowych bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Stosownie natomiast do art. 22¹ § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320), dalej jako k.p., pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Organ podkreślił, że na podstawie art. 34 ust. 2 ustawy o radcach prawnych WORD jako pracodawca był zobowiązany do zwolnienia Skarżącego z obowiązku świadczenia pracy wyłącznie w celu uczestniczenia w obowiązkowych zajęciach szkoleniowych. Nie był to czas wolny od pracy, który Skarżący mógł wykorzystać dobrowolnie, a jedynie w tym konkretnym celu. W ocenie Prezesa UODO pracodawca mógł zatem żądać udokumentowania obecności Skarżącego na zajęciach szkoleniowych zgodnie z przedstawionym przez niego harmonogramem, dla potwierdzenia czy zwolnienie od pracy jest wykorzystywane zgodnie z celem. Reasumując organ stwierdził, że pozyskiwanie przez WORD danych osobowych Skarżącego w zakresie uczestnictwa w zajęciach w związku z odbywaniem aplikacji radcowskiej w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w [...] było legalne i miało oparcie w ww. przepisach oraz przesłance określonej w art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Organ wskazał, że ocena dokonywana przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w każdym przypadku służy zbadaniu zasadności skierowania pod adresem określonego podmiotu nakazu, odpowiadającego dyspozycji art. 58 ust. 2 RODO, służącego przywróceniu stanu zgodnego z prawem, w procesie przetwarzania danych - jest więc ona uzasadniona i potrzebna tylko o tyle, o ile nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych istnieją. W niniejszej sprawie jednak stanu niezgodności z prawem nie stwierdzono. Skargę na powyższe rozstrzygnięcie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie wywiódł Skarżący. Decyzji zarzucił naruszenie prawa procesowego, tj. art. 7, art. 77 § 1 kpa przez nie zebranie i nie rozpatrzenie w sposób wyczerpujący materiału dowodowego, tj. nie podjęcie wszystkich niezbędnych czynności w celu wyjaśnienia sprawy, tj. czy WORD [...] udzielił zgody na udział w aplikacji. Pominięcie w czynnościach wyjaśniających dowodzenia faktu, czy WORD udzielił zgody na udział w aplikacji, doprowadziło do błędu w ustaleniach faktycznych i ustaleniu, że WORD [...] udzielił takiej zgody Skarżącemu. W rzeczywistym stanie rzeczy WORD [...] nie udzielił zgody na udział w aplikacji więc zajęcia odbywały się w czasie wolnym, a Skarżący brał na te dni urlop. Dowód na fakt, że takiej zgody nie było w załącznikach nr 1-6. Powyższe naruszenie przepisów miało istotny wpływ na wynik sprawy. Zdaniem Skarżącego wadliwe ustalony stan faktyczny sprawy doprowadził do: - naruszenie prawa materialnego, tj. art. 6 ust. i lit. f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 206/679, przez jego zastosowanie i uznanie, że pozyskane dane osobowe były w sposób legalny; - naruszenie prawa materialnego, tj. art. 22 [1] § 4 kodeksu pracy przez jego zastosowanie i uznanie, że WORD [...] zbierał dane w przypadku kiedy niezbędne to było do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Skarżący domagał się uchylenia skarżonej decyzji i przekazania sprawy do ponownego rozpatrzenia oraz zasądzenia kosztów postepowania. W uzasadnieniu skargi rozwinął poszczególne jej zarzuty. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie. W uzasadnieniu organ wyjaśnił, że Skarżący zwrócił się do WORD jako pracodawcy z wnioskiem o zwolnienie z pracy we wskazanych w tym piśmie dniach, w tym [...] i [...] lutego 2019 r. Następnie pismem z [...] lutego 2019 r. Skarżący ponownie wystąpił z wnioskiem do pracodawcy o przesunięcie urlopu wypoczynkowego za rok 2019, w razie nie udzielenia odpowiedzi do dnia [...] lutego 2019 r. lub negatywne rozpatrzenie jego wniosków o zmniejszenie etatu i udzielenia zwolnienia od pracy na podstawie ustawy o radcach prawnych. Pismem z [...] lutego 2019 r. Dyrektor WORD wskazał m.in., iż cyt.: "Mam wątpliwości co do zasadności udzielenia Panu zwolnienia z pracy na czas zajęć związanych z aplikacją, zwróciłem się w tym zakresie o uzyskanie informacji prawnej. Niezależnie od ostatecznej decyzji w tym przedmiocie, proszę o każdorazowe potwierdzenie Pana udziału w zajęciach i ich rodzaju przez osobę prowadzącą zajęcia w Okręgowej Izbie Radców Prawnych lub przez inne uprawnione osoby, z wyszczególnieniem czasu uczestnictwa w tych zajęciach (data i godziny)." Skarżący przedstawił pracodawcy zaświadczenia z OIRP w [...] potwierdzające jego uczestnictwo w zajęciach teoretycznych w siedzibie OIRP w [...] w godzinach od 10.00-15.00 w dniach [...] i [...] lutego 2019 r. Organ podkreślił, że zgodnie z art. 34 ust. 2 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych pracownikowi wpisanemu na listę aplikantów radcowskich, który nie uzyskał zgody pracodawcy na odbywanie aplikacji radcowskiej, przysługuje zwolnienie od pracy w celu uczestniczenia w obowiązkowych zajęciach szkoleniowych bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Odpowiadając zatem na zarzut Skarżącego, dotyczący niepodjęcia przez organ wszystkich niezbędnych czynności w celu wyjaśnienia sprawy, tj. czy WORD [...] udzielił zgody na jego udział w aplikacji, organ wskazał, że pracownikowi przysługuje prawo do zwolnienia od pracy w celu uczestniczenia w obowiązkowych zajęciach szkoleniowych związanych z aplikacją niezależnie od wyrażenia zgody przez pracodawcę, przy czym w przypadku braku zgody prawo to przysługuje bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 137), oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r., poz. 2325), dalej: "p.p.s.a.", sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej. W myśl art. 134 § 1 p.p.s.a., sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a. Sąd nie może wydać orzeczenia na niekorzyść skarżącego, chyba że stwierdzi naruszenie prawa skutkujące stwierdzeniem nieważności zaskarżonego aktu lub czynności (§ 2). Skarga oceniana w świetle powyższych kryteriów nie zasługuje na uwzględnienie, bowiem zaskarżona decyzja Prezesa UODO z dnia [...] marca 2021 r. nr [...] o odmowie uwzględnienia wniosku S. B. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych przez Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w [...] nie narusza prawa. Organ trafnie bowiem uznał, że Dyrektor WORD w [...] - administrator danych osobowych Skarżącego jako jego pracodawca - legitymował się przesłanką legalizującą przetwarzanie danych, wyrażoną w art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Należy zauważyć, iż w świetle przepisu art. 4 pkt 2 RODO, przez "przetwarzanie" rozumie się operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Z niespornych okoliczności fatycznych sprawy wynika, że Skarżący jest pracownikiem WORD w [...] zatrudnionym na stanowisku egzaminatora prawa jazdy i złożył do Dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w [...] na podstawie art. 34 ustawy o radcach prawnych wniosek o zwolnienie od pracy w celu udziału w zajęciach na aplikacji radcowskiej oraz o zmianę dni pracy. Nie ulega wątpliwości, że dane Skarżącego, które były pozyskiwane i przetwarzane, a więc jego dane osobowe w zakresie uczestnictwa w zajęciach w związku z odbywaniem aplikacji radcowskiej należą do tzw. "danych zwykłych", których przetwarzanie reguluje art. 6 ust. 1 RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy spełniona jest przesłanka wskazana w tym przepisie. Zgodnie z art. 6 ust.1 lit. f RODO, który to przepis stanowił podstawę przetwarzania danych, przetwarzanie jest zgodne z prawem, gdy jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem. Powyższy przepis kierowany jest do administratorów danych i stron trzecich. W pierwszej kolejności należy ocenić, czy po stronie administratora lub strony trzeciej występuje prawnie uzasadniony interes. Może to być interes faktyczny, gospodarczy lub prawny, ale taki, który jest zgodny z prawem. Dla realizacji celu wynikającego z tak rozumianego interesu administratora przetwarzanie musi być niezbędne. Oznacza to rozsądną potrzebę dla realizacji tego celu. W kolejnym kroku należy ocenić, czy planowana realizacja celu wynikającego z prawnie uzasadnionego interesu administratora lub strony trzeciej może naruszać interesy, podstawowe prawa lub wolności podmiotu danych, które wymagają ochrony danych osobowych. Dla realizacji celu wynikającego z tak rozumianego interesu administratora przetwarzanie musi być niezbędne. Oznacza to rozsądną potrzebę dla realizacji tego celu. Oceniać ją należy zarówno w odniesieniu do przetwarzania w ogóle, jak i do przetwarzania poszczególnych kategorii danych osobowych. Tak, by uwzględniać w procesie subsumpcji zasadę minimalizacji danych, wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia 679/2016. Przetwarzanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia ogólnego nie będzie dopuszczalne, jeżeli po dokonaniu powyższej oceny okaże się, że interesy, podstawowe prawa i wolności podmiotu danych, które wymagają ochrony danych osobowych są nadrzędne nad prawnie uzasadnionymi interesami administratora lub strony trzeciej. W niniejszej sprawie WORD był zobowiązany na podstawie art. 34 ust. 2 ustawy o radcach prawnych do zwolnienia pracownika od pracy w celu uczestniczenia w obowiązkowych zajęciach szkoleniowych. Zgodnie natomiast z art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Na podstawie art. 34 ust. 2 ustawy o radcach prawnych Skarżący został zwolniony od pracy w konkretnym celu, tj. w celu uczestniczenia w obowiązkowych zajęciach szkoleniowych na aplikacji radcowskiej. W związku z tym Sąd w pełni podziela stanowisko organu, że WORD mógł żądać udokumentowania przez Skarżącego obecności na zajęciach szkoleniowych zgodnie z przedstawionym przez niego Harmonogramem. Oznacza to, zdaniem Sądu, że w sprawie wystąpiła rozsądna potrzeba dla realizacji celu przetwarzania danych osobowych Skarżącego. Odnosząc się do zarzutów skargi należy wskazać, że Sąd nie dopatrzył się naruszenia przepisów postępowania wskazanych w skardze, gdyż w ocenie Sądu zgromadzony w sprawie materiał dowodowy jest wystarczający do wydania prawidłowego rozstrzygnięcia w niniejszej sprawie natomiast fakt udzielenia, czy też nie udzielenia Skarżącemu zgody na odbycie aplikacji, jest w tej sprawie irrelewantny. Konkludując stwierdzić należy, że zaskarżona decyzja Prezesa UODO z dnia [...] marca 2021 r. nie narusza prawa, zaś argumenty i wnioski skargi nie zasługują na uwzględnienie. W tym stanie rzeczy, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, działając na podstawie art. 151 p.p.s.a. orzekł, jak w sentencji wyroku.