II SAB/Wa 740/21

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Izabela Głowacka-Klimas (spr.), Sędzia WSA Piotr Borowiecki, Sędzia WSA Andrzej Wieczorek, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 14 lutego 2022 r. sprawy ze skargi J. J. i M. J. na przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpatrzenia wniosku z dnia [...] lipca 2018 r. 1. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania; 2. stwierdza, że przewlekłe prowadzenie postępowania miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. wymierza Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych grzywnę w wysokości 500 zł (słownie: pięćset złotych); 4. przyznaje od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżących J. J. i M. J. sumę pieniężną w wysokości 1000 zł (słownie: tysiąc złotych); 5. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżących J. J. i M. J. kwotę 100 zł (słownie: sto złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania. W dniu [...] października 2021 r. J. J. i M.J. złożyli skargę na przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawie ze skargi J.J. z dnia [...] lipca 2018 r. uzupełnionej pismem z dnia [...] stycznia 2019 r. w zakresie dotyczącym Skarżącego – M.J. W skardze domagali się: 1. stwierdzenia, że Organ dopuścił się przewlekłości postępowania administracyjnego; 2. stwierdzenia, że przewlekłość Organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. zobowiązanie Organu do wydania w terminie 30 dni od uprawomocnienia się wyroku decyzji rozstrzygającej kwestię naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych; 4. na podstawie art. 149 § 2 ustawy prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi z dnia 30 sierpnia 2002 r. wymierzenia Organowi grzywny w wysokości 4.000,00 zł; 5. na podstawie art. 149 § 2 ustawy prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi z dnia 30 sierpnia 2002 r. zasądzenia od Organu na rzecz Skarżących sumy pieniężnej w wysokości 7.000,00 zł; 6. zasądzenia od Organu zwrotu kosztów postępowania na rzecz Skarżących. Powyższemu postępowaniu zarzucili naruszenie następujących przepisów prawa: 1. naruszenie art. 8 § 1 k.p.a., art. 12 k.p.a., art. 35 § 1 i 3 k.p.a., art. 36 par. 1 i 2 k.p.a. w wyniku niczym nie uzasadnionej przewlekłości postępowania administracyjnego oraz braku jego zakończenia wydaniem decyzji ostatecznej w terminie, o którym mowa w art. 35 k.p.a., 2. naruszenie art. 7 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz art. 104 i art. 107 k.p.a. poprzez nie wydanie decyzji administracyjnej w przedmiocie rozstrzygnięcia przestrzegania przepisów dotyczących danych osobowych przez skarżony podmiot i nakazania przywrócenie stanu pierwotnego. W uzasadnieniu skargi rozwinięto poszczególne jej zarzuty. Do złożenia przedmiotowej skargi doszło w następującym stanie faktycznym i prawnym: W dniu [...] lipca 2018 r. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pani J. J., zam. w K.przy pl. [...]13/10, zwanej dalej Skarżącą, na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych przez [...] Sp. z o.o. z siedzibą w W. przy ul. [...] 1, zwaną dalej Spółką, polegające na udostępnieniu danych osobowych Skarżącej osobom trzecim, w tym bilingów rozmów bez podstawy prawnej oraz niespełnieniu wobec Skarżącej prawa dostępu do informacji w zakresie odbiorców danych. Pismem z dnia [...] października 2018 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zwany dalej Prezesem Urzędu, wezwał pełnomocnika Skarżącej, Panią K. G.B. do uzupełnienia braków formalnych skargi, poprzez przedłożenie pełnomocnictwa do reprezentowania Skarżącej przed Prezesem Urzędu. Pismem z dnia [...] listopada 2018 r. pełnomocnik Skarżącej, przedłożył stosowne upoważnienie. Pismem z dnia [...] stycznia 2019 r. Prezes Urzędu wezwał Spółkę do udzielenia pisemnych wyjaśnień, poinformował Skarżącą o podjętych czynnościach oraz zwrócił się do Skarżącej o przesłanie korespondencji kierowanej przez nią do Spółki. Pismem z dnia [...] stycznia 2019 r., nadanym w urzędzie pocztowym w dniu [...]stycznia 2019 r., pełnomocnik Skarżącej rozszerzył skargę wskazując, że do sprawy prowadzonej przez Prezesa Urzędu przystępuje Pan M. J., małżonek Skarżącej, zwany dalej Skarżącym. Wyjaśnił, że skarga dotyczy również nieprawidłowości w procesie przetwarzania przez Spółkę danych osobowych Pana M. J. w zakresie bilingów rozmów telefonicznych wykonywanych z i do numerów telefonów pozostających w dyspozycji Skarżącego, tj. [...], [...], [...], [...], [...], [...]. Ponadto pełnomocnik przesłał kopię korespondencji prowadzonej pomiędzy Skarżącymi a Spółką. Wyjaśnienia Spółki wpłynęły do organu w dniu [...] stycznia 2019 r. Pismem z dnia [...] marca 2019 r. Skarżący uzupełnili skargę poprzez uzupełnienie dotychczasowych żądań Skarżących. Mając na uwadze treść tych wyjaśnień oraz kierowane przez Skarżących do organu pisma z dnia [...] czerwca 2020 r., Prezes Urzędu zwrócił się do pełnomocnika Skarżących w dniu [...] czerwca 2020 r. o przesłanie dowodów oraz do przedłożenia pełnomocnictwa do reprezentacji Skarżącego w toczącym się postępowaniu. Pełnomocnik Skarżących pismem z dnia [...] czerwca 2020 r. udzielił odpowiedzi na wezwanie Prezesa Urzędu. Następnie pismem z dnia [...] sierpnia 2020 r. Prezes Urzędu zwrócił się do Spółki o przedłożenie dodatkowych wyjaśnień. Spółka udzieliła odpowiedzi pismem z dnia [...] sierpnia 2020 r. Z uwagi na przystąpienie Skarżącego do prowadzonego postępowania pismem z dnia [...] lutego 2021 r. Prezes Urzędu wezwał Spółkę do złożenia wyjaśnień w sprawie. Spółka udzieliła odpowiedzi pismem z dnia [...] lutego 2021 r. Zważywszy na złożony charakter skargi Prezes Urzędu pismem z dnia [...] kwietnia 2021 r. ponownie zwrócił się do Spółki o złożenie dodatkowych wyjaśnień w sprawie. Spółka odpowiedziała na powyższe w dniu [...] maja 2021 r. Strony przedmiotowego postępowania pismami z dnia [...] lipca 2021 r. zostały powiadomione o zgromadzeniu w aktach sprawy materiału dowodowego, wystarczającego do wydania decyzji oraz o przysługującym im w myśl art. 10 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2021 r. poz. 735), dalej Kpa, przed wydaniem decyzji w sprawie, prawie wypowiedzenia się co do zebranych w toku postępowania dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań w terminie 7 dni od daty otrzymania ww. pism. W dniu [...] sierpnia 2021 r. Skarżąca poprzez platformę ePUAP złożyła wniosek o przedłużenie terminu realizacji uprawnienia. Pismem z dnia [...] sierpnia 2021 r. Skarżąca poprzez platformę ePUAP złożyła wniosek o przesłanie drogą elektroniczną skanów materiałów zgromadzonych w tracie postępowania. Postanowieniem z dnia [...] sierpnia 2021 r. Prezes Urzędu odmówił Skarżącej uwzględnienia wniosku. Następnie pismem z dnia [...] września 2021 r. Skarżąca złożyła wniosek o zwrot kosztów stawiennictwa. Postanowieniem z dnia [...] listopada 2021 r. Prezes Urzędu odmówił uwzględnienia wniosku Skarżącej. W dniu [...] października 2021 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęło ponaglenie Skarżących, działających w trybie art. 37 Kpa oraz skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie na przewlekłość postępowania administracyjnego. Pismem z dnia [...] września 2021 r., które wpłynęło do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w dniu [...] października 2021 r. Skarżący wnieśli do Prezesa Urzędu o przeprowadzenie kolejnych czynności dowodowych. W dniu [...] listopada 2021 r. Prezes Urzędu wydał decyzję w przedmiotowej sprawie. W odpowiedzi na skargę z dnia [...] listopada 2021 r. organ wniósł o jej oddalenie. W uzasadnieniu odpowiedzi na skargę wskazał, że organ w żadnym razie nie uchylał się od wydania rozstrzygania w przedmiotowej sprawie. Przeciwnie, organ do spraw ochrony danych osobowych - w ramach swoich możliwości - przedsięwziął wszelkie przewidziane prawem czynności służące wnikliwemu i rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy i zebraniu materiału dowodowego potrzebnego do rozstrzygnięcia jej decyzją administracyjną. Wskazać należy, że w trakcie trwającego postępowania Skarżący trzykrotnie uzupełniali swoje stanowisko odnośnie do zakresu skargi oraz żądania. Skarga z [...] lipca 2018 r. inicjująca przedmiotowe postępowanie zawierała braki formalne w zakresie pełnomocnictwa, wobec czego Prezes Urzędu zwrócił się o ich uzupełnienie, co powodowało konieczność powtórnego wystąpienia do [...] Sp. z o.o. o udzielenie wyjaśnień. Odnosząc się do zarzutu nieinformowania Skarżących o wynikach i efektach postępowania wyjaśnić trzeba, że wbrew twierdzeniom Skarżących otrzymywali oni informację o każdej czynności podejmowanej przez organ w sprawie. O efektach postępowania, tj. m. in. o wszczęciu postępowania czy zwróceniu się do strony przeciwnej o złożenie wyjaśnień w sprawie, organ informował Skarżących poprzez ich pełnomocnika pismami z dnia [...] stycznia 2019 r., [...] czerwca 2020 r., [...] sierpnia 2020 r.,[...] lutego 2021 r., [...] kwietnia 2021 r. oraz z [...] lipca 2021 r. Odnosząc się do kwestionowanego przez Skarżących czasu trwania postępowania administracyjnego w przedmiotowej sprawie wskazać należy, iż zgodnie z art. 78 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4.03.2021, str. 35), zwanego dalej RODO, organ nadzorczy zobligowany jest do poinformowania osoby, której dane dotyczą w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrzenia skargi. W tym zakresie Prezes Urzędu podziela stanowisko wyrażone przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 11 czerwca 2019 r. w sprawie o sygn. II SAB/Wa 95/19, w którym sąd ten zauważył, iż art. 78 ust. 2 RODO stanowi przepis szczególny względem uregulowań Kpa. Podkreślono, że ww. przepisy RODO stosować należy bezpośrednio przed przepisami Kpa. Zgodnie ze szczególnym przepisem art. 78 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, termin rozpatrzenia skargi dotyczącej ochrony danych osobowych bądź poinformowania osoby, której dane dotyczą o postępach lub efektach rozpatrywania skargi - wynosi trzy miesiące, z czym Prezes Urzędu w pełni się zgadza. Zauważyć trzeba, że art. 78 ust. 2 RODO nie określa granicznego terminu rozpoznania skargi przez organ nadzorczy. W ocenie Prezesa Urzędu powyższe wynika ze specyfiki postępowań toczących się w przedmiocie nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Skarga jest uzasadniona. W myśl art. 119 pkt 4 i art. 120 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2325 z późn. zm.), dalej "p.p.s.a.", sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. W trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów. W związku z powyższym Sąd rozpoznał skargę w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym. Bezczynność organu administracji publicznej, w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a. ma miejsce wówczas, gdy organ nie załatwił sprawy ani w terminie określonym w art. 35 Kpa lub w przepisach szczególnych, ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 Kpa. Wyjaśnić należy, iż od dnia 25 maja 2018 r. w polskim porządku prawnym obowiązuje ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781, zwanej dalej: "u.o.d.o."), jak również rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE. Seria L. rok 2016 nr 119 str. 1 z dnia 2016.05.04 z późn. zm. - dalej "RODO"), które stosuje się bezpośrednio. Zgodnie z art. 7 ust. 1 u.o.d.o., w postępowaniach prowadzonych przez Prezesa UODO, stosuje się przepisy Kpa w sprawach nieuregulowanych w u.o.d.o.. W myśl art. 35 § 1 Kpa, organy administracji publicznej obowiązane są załatwić sprawy bez zbędnej zwłoki, przy czym - w myśl § 3 tego przepisu - załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Jednocześnie, zgodnie ze szczególnym przepisem art. 78 ust. 2 RODO, termin rozpatrzenia skargi dotyczącej ochrony danych osobowych bądź poinformowania osoby, której dane dotyczą o postępach lub efektach rozpatrywania skargi - wynosi trzy miesiące. Z niespornych okoliczności faktycznych sprawy wynika, iż Skarżąca złożyła skargę wszczynającą postępowanie przed Prezesem Urzędu w dniu [...] lipca 2018 r., a następnie rozszerzono skargę w dniu [...] stycznia 2019 r. Niniejsze postępowanie zakończono decyzją z dnia [...] listopada 2021 r. W konsekwencji, brak jest podstaw do zobowiązania Prezesa Urzędu do rozpatrzenia skargi (wniosku) J. J. i M.J. z dnia [...] lipca 2018 r. Jak wynika z analizy akt administracyjnych sprawy, w toku postępowania wystąpiły co najmniej dwie długotrwałe i nieusprawiedliwione przerwy w działaniu organu. Pierwsze pismo organu do strony sporządzone zostało w dniu [...] października 2018 r. Zwłoka trwała zatem prawie 3 miesiące i 14 dni. Druga z tych przerw trwała od [...] stycznia 2019 r. (tj. od dnia rozszerzenia skargi poprzez przystąpienie do postępowania M. J.) do [...] czerwca 2019 r., tj. wezwania przez organ do złożenia pełnomocnictwa do reprezentacji męża Skarżącej. Zwłoka trwała zatem prawie 6 miesięcy. Trzecia długotrwała nieusprawiedliwiona przerwa w działaniu organu trwała od [...] czerwca 2019 r. (złożenie pełnomocnictwa do reprezentacji Skarżącego) do [...] lutego 2021 r., a więc ponad 9 miesięcy kiedy to organ zwrócił się do [...] sp. z o.o.o nadesłanie wyjaśnień w sprawie w związku z przystąpieniem Skarżącego. W świetle powyższego nie sposób przyjąć, iż organ dotrzymał trzymiesięcznego terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 2 RODO. Analiza okoliczności sprawy daje podstawę do stwierdzenia, że bezczynność organu nosi cechy rażącego, a więc oczywistego, ciężkiego naruszenia prawa. Świadczy o tym długi, ponad 3 - letni okres rozpatrywania skargi dotyczącej ochrony danych osobowych i tym samym przekroczenia wszelkich terminów do załatwienia sprawy określonych w RODO i Kpa. Przedmiotowa sprawa została rozpatrzona dopiero w dniu [...] listopada 2021 r. Takie procedowanie organu jest szczególnie niepożądane w sprawach tak istotnych jak ochrona danych osobowych i tego typu prowadzenie postępowania nie licuje z wyrażoną w art. 8 Kpa zasadą pogłębiania zaufania uczestników postępowania do organów władzy publicznej. Dlatego też Sąd uznał za zasadne wymierzenie organowi grzywny w kwocie 500 złotych. W ocenie Sądu grzywna w tej wysokości powinna spełnić swoją rolę prewencyjną i stanowić dla organu czytelny sygnał konieczności wywiązywania się z terminów procesowych. Przyznana natomiast od organu na rzecz Skarżących suma pieniężna w kwocie 1000 złotych ma na celu zrekompensowanie przewlekłego prowadzenia postępowania w niniejszej sprawie. Oczywistym jest podnoszona w odpowiedzi na skargę przez organ okoliczność, że to na nim spoczywa statuowany w art. 77 Kpa obowiązek wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego sprawy. Jednakże należy zwrócić uwagę, że w przedmiotowej sprawie materiał dowodowy wystarczający do wydania decyzji administracyjnej zebrany został w dniu [...] lipca 2021 r., a decyzja w sprawie została wydana dopiero po ponad 3 miesiącach. Mając na względzie wszystko powyższe, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 i § 1a p.p.s.a., orzekł jak w punktach 1 i 2 sentencji wyroku. Orzeczenie zawarte w punkcie 3 i 4 sentencji znajduje oparcie w art. 149 § 2 p.p.s.a. O kosztach postępowania w wysokości 100 złotych, Sąd orzekł na podstawie art. 200 p.p.s.a., jak w punkcie 5 sentencji wyroku.