IV SA/Wa 1368/20

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący sędzia WSA Agnieszka Wójcik (spr.), Sędziowie sędzia WSA Piotr Korzeniowski, asesor WSA Agnieszka Wąsikowska, , po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w dniu 3 listopada 2020 r. sprawy ze skargi [...] z siedzibą w [...] na czynność z zakresu administracji publicznej Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców z [...] kwietnia 2020r. Nr [...] w przedmiocie odmowy zwrotu kosztów związanych z korzystaniem z usług tłumacza oddala skargę Decyzją Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców z dnia [...] kwietnia 2019 roku nr [...] omówiono cudzoziemcowi A. K. nadania statusu uchodźcy oraz udzielenia ochrony uzupełniającej. W dniu [...] kwietnia 2019 roku cudzoziemiec upoważnił adwokata - współpracownika Stowarzyszenia [...] - do reprezentowania i wykonywania wszelkich czynności w postępowaniu odwoławczym przed Radą do Spraw Uchodźców. Pełnomocnik pismem z [...] kwietnia 2019r. (data wpływu do organu-[...] kwietnia 2019 roku) wniósł odwołanie od decyzji organu I instancji, zarzucając obrazę przepisów postępowania, a konkretnie art. 7, art. 77 § 1, art. 80 k.p.a., poprzez zebranie niewyczerpującego materiału dowodowego niepozwalającego na ustalenie wszystkich istotnych okoliczności faktycznych, a także wadliwą ocenę zebranego materiału dowodowego. Z uwagi na powyższe uchybienia pełnomocnik domagał się na podstawie art. 138 § 1 pkt 2 k.p.a. uchylenia zaskarżonej decyzji w całości i udzielenie wnioskodawcy jednej z form ochrony międzynarodowej. Decyzją z dnia [...] lutego 2020 roku Nr [...] - po rozpoznaniu powyższego odwołania - Rada do Spraw Uchodźców utrzymała w mocy zaskarżoną decyzję Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców. W dniu [...] marca 2020 roku Stowarzyszenie [...] z siedzibą w [...] (dalej również jako: "Stowarzyszenie") wystawiło Urzędowi do Spraw Cudzoziemców m.in. fakturę Nr FV [...] zadokonanie tłumaczenia na kwotę 246 zł brutto. Przedmiotowa faktura wraz z uzupełnioną kartą nieodpłatnej pomocy prawnej, rachunkiem za tłumaczenie dokonane w dniu [...] sierpnia 2019 roku w ramach wsparcia pełnomocnika udzielającego nieodpłatnej pomocy prawnej w celu uzyskania informacji nezbędnych do sporządzenia uzupełneienia odwołania , omówienia strategii procesowej i wyjasnienia sytuacji faktycznej i prawnej wnioskodawcy oraz inne dokumenty związane z udzieleniem nieodpłatenj pomocy prawnej- wpłynęły do organu [...] marca 2020 roku. Wiadomością e-mail z dnia [...] marca 2020 roku, organ zwrócił się do Stowarzyszenia o wyjaśnienie kwestii zasadności zwrotu kosztów wykonanego w tłumaczenia ustnego rozmowy oraz przesłania dodatkowych dokumentów, niezbędnych do rozliczenia nadesłanej faktury Nr FV [...] w tym. 1. wyjaśnienia na czym polegała niezbędność wykonania tego tłumaczenia w powyższym terminie, tj. z czyjej inicjatywy i w jakim celu procesowym odbyło się to tłumaczenie oraz jaki efekt miało przynieść dla toczącego się przed Radą do Spraw Uchodźców postępowania administracyjnego, tj. czy do organu II instancji wpłynęło jakiekolwiek pismo w postępowaniu odwoławczym po dacie wykonania tłumaczenia; 2. dowodów odbycia takiej ustnej rozmowy, np. poprzez przedstawienie oświadczenia cudzoziemca, że takie spotkanie, na którym omówiono taką strategię miało miejsce, 3. przesłanie kopii skanów wszystkich stron decyzji Rady do Spraw Uchodźców, kończącej postępowanie odwoławcze w powyższej sprawie. W aktach brak dokumentu potwierdzajacego, iż strona skarżąca odpowiedziała na powyższe wezwanie. Pismem z dnia [...] kwietnia 2020 roku (nr [...]) Urząd do Spraw Cudzoziemców zwrócił Stowarzyszeniu [...] fakturę wskazując, iż żądanie zwrotu kosztu poniesionego za wymienione w powyższej fakturze tłumaczenie nie zostało uzasadnione. Organ wskazał, że Stowarzyszenie, pomimo wezwania, nie przedłożyło stosownej dokumentacji, a w konsekwencji nie wykazało niezbędności kosztów związanych z usługą tłumacza w tej sprawie. Podkreślono, że ciężar wykazania związku pomiędzy poniesionym wydatkiem i postępowaniem odwoławczym spoczywa na podmiocie żądającym zwrotu kosztów, gdyż wykazanie takowego związku jest podstawą refundacji kosztów przez Urząd. Tymczasem Stowarzyszenie, pomimo otrzymania wezwania organu, nie wyjaśniło celu wykonania usługi tłumaczenia rozmowy nt. uzupełnienia odwołania i strategii procesowej oraz możliwości pozyskania lub wykorzystania dodatkowych środków dowodowych, tj. 4 miesiące po dacie wniesienia w sprawie cudzoziemca odwołania. Nie przedstawiło dowodów odbycia takiej ustnej rozmowy, jak też nie dołączyło do akt kopii skanów wszystkich stron decyzji Rady do Spraw Uchodźców kończącej postępowanie odwoławcze w powyższej sprawie. W świetle powyższego - zdaniem organu - nie można przyjąć, że ubiegający się o zwrot wykazał niezbędność poniesionych wydatków. Wyjaśniono nadto, że dokonując w oparciu o przepis art. 69l ust. 2 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 roku o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2019 roku, poz.1666, ze zm. dalej jako: "ustawy o udzieleniu cudzoziemcowi ochrony" lub ’’ustawy’’) kontroli formalnej, merytorycznej oraz rachunkowej przedstawionego do zaksięgowania dokumentu organ musi wyjaśnić czy poniesione koszty miały charakter niezbędnych i są należycie udokumentowane, a to uprawnia go do czynienia w tym zakresie stosownych ustaleń. Zaakcentował w tym kontekście, że skierowanie e-maila w dniu [...] lutego 2020 roku do Stowarzyszenia służyło wyłącznie temu celowi. Jednocześnie, wobec braku przedstawienia należnej dokumentacji, w ocenie Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców wymienione w fakturze, tłumaczenie jest nieudokumentowane. Tym samym w ocenie organu żądanie zwrotu kosztu poniesionego za wymienione w fakturze tłumaczenie - jako, iż nie wykazano jego niezbędności i nie udokumentowano należycie samego faktu jego wykonania - jest nieuzasadnione, co uprawnia organ do odmowy jego zwrotu. Skargę na powyższą czynność z zakresu administracji publicznej Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemca wniosło, z zachowaniem ustawowego terminu, Stowarzyszenie [...], podnosząc, że zaskarżona czynność została dokonana z naruszeniem przepisów prawa materialnego, a konkretnie : 1) art. 69l ust. 1 pkt 3 ustawy poprzez wadliwe przyjęcie, że koszt tłumaczenia decyzji o odmowie udzielenia ochrony międzynarodowej oraz rozmowy z prawnikiem w celu omówienia dalszych kroków prawnych, koniecznych do należytego zabezpieczenia interesów strony postępowania, nie stanowi niezbędnego kosztu związanego z korzystaniem z usługi tłumacza, o której mowa w powołanej ustawie, podczas gdy wyjaśnienie podstaw faktycznych i prawnych decyzji oraz zapewnienie prawidłowej komunikacji pomiędzy pełnomocnikiem a stroną w kluczowych dla sprawy kwestiach stanowi warunek wstępny i niezbędny udzielenia pomocy prawnej; 2) art. 69l ust. 1 pkt 3 ustawy w zw. z art. 7 Konstytucji RP, poprzez nieznajdujące podstaw prawnych badanie zasadności korzystania z pomocy tłumacza i przebiegu nieopłatnej pomocy prawnej, podczas gdy na mocy powołanej regulacji prawnej organ był upoważniony wyłącznie do ustalenia, czy koszt tłumaczenia (nie zaś samo tłumaczenie) był niezbędny, a zatem czy tłumaczenie odbyło się w toku udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej i czy jego koszt nie przekracza stawek rynkowych, co w konsekwencji doprowadziło do odmowy przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców zwrotu organizacji pozarządowej niezbędnych i udokumentowanych kosztów związanych z korzystaniem z usług tłumacza na potrzeby udzielenia pomocy prawnej cudzoziemcowi uprawnionemu do nieodpłatnej pomocy prawnej i de facto przerzuciło częściowo ciężar udzielania tej pomocy na organizację, co pozostaje w sprzeczności z treścią art. 20 ust l i 3 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/32/UE z dnia 26 czerwca 2013 roku w sprawie wspólnych procedur udzielania i cofania ochrony międzynarodowej (dalej jako: "dyrektywa proceduralna"), art. 46 ust. 1 lit a-c dyrektywy proceduralnej oraz art. 47 Karty Praw Podstawowych UE w zw. z art. 91 ust 3 Konstytucji RP, art. 10 § 1 i 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 roku, poz. 256, ze zm.; dalej jako: "k.p.a.") oraz art. 128 k.p.a.; 3) art. 6 ust 1 i 2 ustawy o adwokaturze, poprzez zobowiązanie świadczącego nieodpłatną pomoc prawną profesjonalnego pełnomocnika, będącego adwokatem, do przedłożenia organowi dokumentów i informacji, których zakres stanowi naruszenie tajemnicy zawodowej. Podnosząc powyższe zarzuty Stowarzyszenie wniosło na podstawie art. 146 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 roku, poz. 2325, ze zm.; dalej jako: "p.p.s.a.") o stwierdzenie bezskuteczności zaskarżonej czynności, a na podstawie art. 146 § 2 p.p.s.a. także o uznanie uprawnienia lub obowiązku wynikającego z przepisów prawa. Ponadto w oparciu o przepis art. 200 p.p.s.a, sformułowano wniosek o zasądzenie na rzecz skarżącego Stowarzyszenia od organu zwrotu kosztów postępowania niezbędnych do celowego dochodzenia praw, w tym kosztów zastępstwa procesowego. W uzasadnieniu skargi wskazano, że pismem z [...] listopada 2019 roku Stowarzyszenie odpowiedziało na wezwanie organu odnośnie przekazania tożsamych informacji co żądane przez Urząd w mailu z dnia [...] marca 2020 roku w sprawie o analogicznym (paralelnym) stanie faktycznym i prawnym, przedstawiając wówczas swoje stanowisko w tym zakresie. Stowarzyszenie podniosło wówczas, że wskazanie z czyjej inicjatywy i w jakim celu procesowym odbyły się tłumaczeni oraz jaki efekt miały przynieść dla toczącego się przed radą do Spraw Uchodźców postępowania administracyjnego mogłoby wiązać się z ujawnieniem szczegółów spotkań pełnomocnika z jego klientem, co naruszyło by tajemnicę adwokacką, do zachowania której jest zobowiązany każdy adwokat z uwagi na treść art. 6 ust 1 prawa o adwokaturze. Po drugie nadmieniono, że pomoc tłumacza jest w tego rodzaju sprawach warunkiem należytego prowadzenia sprawy i jest konieczna przynajmniej w dwóch przypadkach. Pierwszy z nich zachodzi na początku udzielania pomocy prawnej, podczas pierwszego spotkania pełnomocnika oraz cudzoziemca i ma na celu szczegółowe zapoznanie się klienta z przyczynami odmowy udzielenia ochrony międzynarodowej (w tym z pełną treścią uzasadnienia, która nie jest tłumaczona na język obcy). Druga - mająca miejsce w trakcie trwania postępowania odwoławczego - spotkanie i wsparcie tłumaczeniowe jest potrzebne; by pełnomocnik mógł zapoznać, czy dany materiał dołączyć do akt sprawy. W opinii skarżącego nie powinno budzić wątpliwości, że zapewnienie komunikacji pomiędzy stroną a jej pełnomocnikiem, niewładającym tym samym językiem, jest warunkiem niezbędnym do rzetelnej reprezentacji interesów strony w postępowaniu w przedmiocie udzielenia ochrony międzynarodowej. Przyjęcie za organem, że spotkanie z prawnikiem w celu omówienia strategii procesowej jest zbędne, a pomoc prawna winna ograniczać się do sporządzania pism w imieniu strony, czyniłoby tę pomoc w zasadzie iluzoryczną. Skarżący zauważył, że wykładnia literalna i celowościowa przepisów art. 69j ust. 1 i 2 ustawy o udzieleniu cudzoziemcowi ochrony prowadzić musi do wniosku, że katalog dokumentów, do których złożenia zobowiązany jest udzielający cudzoziemcowi pomocy prawnej podmiot jest zamknięty oraz, że Stowarzyszenie wymienione w tych przepisach dokumenty przedłożyło organowi. W ocenie skarżącego przedstawiając fakturę, oświadczenie cudzoziemca i kartę nieodpłatnej pomocy prawnej wykazał on wysokość poniesionych kosztów związanych z korzystaniem z usług tłumacza, a niezbędność tłumaczenia w postępowaniu wykazał, wskazując w karcie nieodpłatnej pomocy prawnej, że polegało ono na dokonaniu tłumaczenia ustnej rozmowy nt. strategii procesowej i możliwości pozyskania lub wykorzystania dodatkowych środków dowodowych, przeprowadzonej przed doręczeniem pełnomocnikowi cudzoziemca ostatecznej decyzji Rady do Spraw Uchodźców. Dalej strona skarżaca nadmieniła, że art. 69l ust. 2 ustawy o udzieleniu cudzoziemcowi ochrony, wbrew stanowisku organu, nie wskazuje na obowiązek Szefa Urzędu do dokonania kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej dokumentu przedstawionego do zaksięgowania, a w szczególności do wzywania podmiotu udzielającego nieodpłatnej pomocy prawnej do wykazania "na czym polegała niezbędność wykonania tego tłumaczenia w powyższym terminie, tj. z czyjej inicjatywy i w jakim celu procesowym odbyło się to tłumaczenie oraz jaki efekt miało przynieść dla toczącego się przed Radą do Spraw Uchodźców postępowania administracyjnego, tj. czy do organu II instancji wpłynęło jakiekolwiek pismo w postępowaniu odwoławczym po dacie wykonania tłumaczenia". Analizowany przepis wskazuje bowiem na wymóg wykazania przez organizację pozarządową udzielająca pomocy prawnej, że koszty związane z korzystania z usług tłumacza były niezbędne i są udokumentowane. Jednocześnie powołując się na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 września 2019 roku (sygn. akt II OSK 2034/19) skarżący wskazał, że celem wykazania niezbędności kosztów, których zwrotu się żąda na podstawie art. 69l ust 1 pkt 3 profesjonalny pełnomocnik lub organizacja pozarządowa wnosząca o zwrot udokumentowanych kosztów związanych z udzieloną nieodpłatną pomocą prawną zobowiązani są wyłącznie do wykazania, że poniesione koszty związane były z udzieleniem nieodpłatnej pomocy prawnej w postępowaniu odwoławczym. Tym samym, w sytuacji wykazania na karcie nieodpłatnej pomocy prawnej oraz fakturze, że tłumaczenie, którego zwrotu kosztów żąda pełnomocnik lub organizacja pozarządowa, dotyczyło tłumaczenia wykonanego w toku i na potrzeby postępowania odwoławczego i udzielenia nieodpłatnej pomocy prawnej, za bezpodstawne i sprzeczne z konstytucyjną normą zawartą w art. 7 ustawy zasadniczej - zdaniem skarżącego - należy uznać żądanie Urzędu dotyczące dalszych wyjaśnień oraz przedkładania dodatkowych dokumentów celem wykazania niezbędności dokonanego tłumaczenia. Co więcej powszechnie obowiązujące przepisy prawa nie wymagają od pełnomocników oraz organizacji pozarządowych sporządzania dodatkowych dokumentów, np. w postaci protokołu ze spotkania z tłumaczem, czy też wykazania, że w następstwie spotkania sporządzono pismo procesowe. Ponadto, treść decyzji rady ds. Uchodźców oraz innych dokumentów zgromadzonych w aktach organów azylowych obu instancji jest znana Szefowi Urzędu ds. Cudzoziemców z urzędu, jako że jest on organem I stopnia w tych sprawach w przedmiocie udzielania ochrony międzynarodowej, zatem nie był uprawniony do wzywania pełnomocnika do przedłożenia dokumentów w postaci kopii 1 skanów wszystkich stron decyzji organu odwoławczego, jako że fakty znane organowi z urzędu nie wymagają dowodu (art. 77 § 4 k.p.a. oraz art. 220 § 1 pkt 1 i 2 lit. a k.p.a.). W związku z powyższym w ocenie skarżącej doszło do naruszenia 20 ust. 1 i 3 oraz art. 46 ust 1 lit a-c dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/32/UE z dnia 26 czerwca 2013 roku w sprawie wspólnych procedur udzielania i cofania ochrony międzynarodowe, art. 47 Karty Praw Podstawowych UE w zw. z art. 91 ust 3 Konstytucji RP, a także art. 10 § 1 i 2 i art. 128 k.p.a.; Uzupełniająco skarżący zwrócił uwagę na fakt, iż zawód adwokata jest zawodem zaufania publicznego i z racji wykonywania społecznie odpowiedzialnego zawodu osoba taka nie poświadczyłaby nieprawdy w dokumencie urzędowym jakim jest karta nieodpłatnej pomocy prawnej dołączana do wniosku o zwrot kosztów związanych z udzieloną cudzoziemcowi pomocą prawną. W odpowiedzi na skargę Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców wniósł o oddalenie w całości skargi Stowarzyszenia [...] z siedzibą w [...] na inną czynność z zakresu administracji publicznej, tj. na odmowę zwrotu kosztów tłumaczenia wykonanego przez pracownika Stowarzyszenia [...] W. B., dotyczących faktury VAT nr [...]. Odnosząc się do zarzutów skargi, organ podniósł, że Stowarzyszenie nie wykazało niezbędności korzystania z usługi tłumacza po upływie 3 miesięcy od przyjęcia pełnomocnictwa i sporządzenia w imieniu cudzoziemca odwołania, a co więcej nie wykazało, aby pełnomocnik przejawiał jakąkolwiek aktywność jako reprezentant strony w postępowaniu odwoławczym, wskazująca na konieczność podniósł, że Stowarzyszenie nie wykazało niezbędności korzystania z usługi tłumacza po upływie 4 miesięcy od przyjęcia pełnomocnictwa i sporządzenia w imieniu cudzoziemca odwołania, a co więcej nie wykazało, aby pełnomocnik przejawiał jakąkolwiek aktywność jako reprezentant strony w postępowaniu odwoławczym, wskazująca na konieczność dokonania tego tłumaczenia. Co więcej Stowarzyszenie nie przedstawiło umowy, na podstawie której wykonano tłumaczenie, a ponadto brak jest potwierdzenia poniesienia przez Stowarzyszenie przedmiotowego kosztu, tj. kwoty 200 złotych. Zdaniem organu z przedstawionej do akt faktury oraz załączonych do niej dokumentów nie wynika jak wykonanie tłumaczenia wpłynęło na wykonanie obowiązków pełnomocnika przed organem odwoławczym i reprezentację interesów Strony przed Radą do Spraw Uchodźców oraz jaki był związek pomiędzy wykonywanym tłumaczeniem i toczącym się postępowaniem przed Radą ds. Uchodźców. Stowarzyszenie wraz z żądaniem zapłaty nie przedstawiło w jaki sposób "dokonane tłumaczenie wpłynęło na sprawę cudzoziemca w postępowaniu odwoławczym. Nie wykazało też, aby przedmiotowe tłumaczenie odbyło się w celu realizacji praw z art. 10 k.p.a. ani w celu sporządzenia lub uzupełnienia odwołania lub zostało wykonane np. po zapoznaniu się pełnomocnika z aktami sprawy. Tym samym Szef Urzędu nie znajduje argumentów uzasadniających niezbędność wykonania tej usługi, tym bardziej, że Stowarzyszenie pomimo zapytania Urzędu o wyjaśnienie na czym polegała jej niezbędność nie przedstawiło żadnego wyjaśnienia. Organ dodał, że wykładnia językowa nie pozostawia wątpliwości co do tego, że "wydatki niezbędne" to wydatki, bez których nie można się obejść, konieczne, nieodzowne, a nie takie, które w subiektywnej ocenie pełnomocnika są potrzebne. Podkreślił w tym kontekście, że ocena niezbędności wydatków należy do organu wypłacającego zwrot kosztów wykonania usługi, a do żądającego ich zapłaty należy obowiązek wykazania, że zostały poniesione i były w sprawie niezbędne. Odnosząc się do zarzutu dotyczącego posiadania lub możliwości wypożyczenia akt Rady ds. Uchodźców na potrzeby refundacji kosztów organ nadmienił, że nie jest rolą Szefa Urzędu występować do innych podmiotów o dokumenty uzasadniające zwrot wydatków żądanych przez adwokata lub organizacje pozarządowe uprawnione do udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej, gdyż to ich obowiązkiem jest gromadzić i następnie przedstawiać dokumenty uzasadniające żądanie refundacji kosztów (powołano wyrok WSA w Warszawie z dnia 21 lutego 2019 roku sygn. akt IV SA/Wa 2900/18 oraz wyrok NSA z 19 września 2019 roku sygn. akt II OSK 2034/19). Odnośnie znajomości treści decyzji Rady do Spraw Uchodźców przez Urząd, organ wyjaśnił, iż do chwili zwrócenia akt do urzędu przez organ II instancji, Urząd nie ma w nie wglądu. Natomiast Stowarzyszenie występujące o zapłatę wynagrodzenia i zwrot kosztów powinno dysponować egzemplarzem decyzji organu II instancji i na prośbę Urzędu ją przedstawić np. w celu wykazania swojej aktywności procesowej. Powody, dla których Stowarzyszenie tej czynności nie zechciało wykonać nie są organowi znane. W kontekście zarzutu obrazy przepisu art. 6 ust 1-2 ustawy - prawo o adwokaturze organ podniósł, że nie oczekiwał ujawnienia szczegółów rozmów z klientem, a wyłącznie wykazania jej związku z toczącym się postępowaniem odwoławczym i wpływu na reprezentację interesu strony przed organem. Zarzut ten jest wobec tego bezpodstawny. Przyjęcie stanowiska forowanego w tym zakresie przez Stowarzyszenie oznaczałoby, że organ administracji zostałby zupełnie pozbawiony możliwości ustalenia czy dokonany wydatek był niezbędny z punktu widzenia jego refundacji, co jest sprzeczne z przepisami ustawy o udzieleniu cudzoziemcowi ochrony. W ocenie Szefa Urzędu - przedstawiony do refundacji koszt usługi nie został przez Stowarzyszenie należycie udokumentowany i nie spełniał kryterium niezbędności. Zatem nie ma jakichkolwiek uzasadnionych argumentów przemawiających za tym, że koszty tłumaczenia, których dotyczy niniejsza skarga powinny być refundowane w ramach systemu nieodpłatnej pomocy prawnej. Z uwagi na powyższe okoliczności organ wniósł o oddalenie skargi. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Kontrola sądu administracyjnego, zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych i art. 3 § 1 i § 2 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - dalej "p.p.s.a.") polega na badaniu zgodności z prawem zaskarżonych aktów administracyjnych lub czynności z zakresu administracji publicznej. Sprowadza się ona do zbadania, czy w toku rozpoznania sprawy organy administracji publicznej nie naruszyły prawa materialnego i procesowego w stopniu istotnie wpływającym na wynik sprawy. Przy czym ocena ta jest dokonywana według stanu i na podstawie akt sprawy istniejących w dniu wydania zaskarżonego aktu lub dokonania czynności. Rozpoznając przedmiotową sprawę Sąd uznał skargę za niezasadną. Kontroli Sądu poddana została czynność z zakresu administracji publicznej, Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców objętej pismem z [...] kwietnia 2020r., w którym odmówiono stronie skarżącej zwrotu kosztów związanych z korzystaniem z usług tłumacza na potrzeby udzielenia pomocy prawnej cudzoziemcowi uprawnionemu do nieodpłatnej pomocy prawnej. W ocenie organu strona skarżąca nie wykazała, pomimo wezwania, że żądane przez nią koszty są niezbędne oraz udokumentowane. Wskazać należy, że podstawę wynagrodzenia za w/w czynność stanowi art. 69 l ustawy z dnia 13 czerwca 2003 roku o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2019 roku, poz.1666, ze zm.) zgodnie z ust. 1 pkt 3 tego przepisu, adwokatowi, radcy prawnemu albo organizacji pozarządowej prowadzącej działalność pożytku publicznego, uprawnionej do udzielenia nieodpłatnej pomocy prawnej za udzielenie cudzoziemcowi uprawnionemu pomocy prawnej przysługuje zwrot niezbędnych i udokumentowanych kosztów związanych z korzystaniem z usług tłumacza. Stosownie zaś do ust. 2: Wypłaty wynagrodzenia i zwrotu kosztów, o których mowa w ust. 1 dokonuje Szef Urzędu. W ocenie Sądu, z przepisu tego wynika w sposób nie budzący wątpliwości, że Szef Urzędu ma obowiązek dokonać zwrotu kosztów związanych z korzystaniem z usług tłumacza, ale takich, które są niezbędne i zostały udokumentowane. Jak zatem słusznie wskazał organ "wydatki niezbędne" to wydatki, bez których nie można się obejść, konieczne, nieodzowne. Podmiot, czy też osoba żądająca od Szefa Urzędu ich zwrotu winna zatem wykazać, poprzez przedłożenie stosownych dokumentów, nie tylko że zostały one poniesione ale również iż koszty te były w sprawie niezbędne. Powyższe koresponduje z art. 69j ustawy. Wskazać bowiem należy, że zarówno adwokaci, radcowie prawni, jak i organizacje pozarządowe uprawnione do udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej mają ustawowy obowiązek wynikający wprost z tego przepisu dokumentowania każdego przypadku udzielania cudzoziemcowi uprawnionemu pomocy prawnej poprzez podanie informacji dotyczących: 1. daty wydania i numeru decyzji o której mowa w art. 69 e pkt 1 ustawy; 2. okresu w którym nieodpłatna pomoc prawna była udzielana, 3. korzystania z usług tłumacza. Podkreślić w tym miejscu należy, że przepisy dotyczące nieodpłatnej informacji prawnej i nieodpłatnej pomocy prawnej zawarte w ustawie o udzielaniu cudzoziemcom ochrony (art. 69c-69m) stanowią realizację dyrektywy 2013/32/EU. W art. 20 ust. 1 i 23 ust. 1 tej dyrektywy zobowiązano państwa członkowskie do zapewnienia bezpłatnej pomocy i reprezentacji prawnej w postępowaniach odwoławczych. Bezpłatna pomoc i reprezentacja prawna ma obejmować co najmniej przygotowanie wymaganych dokumentów proceduralnych i udział w rozprawie przed sądem pierwszej instancji w imieniu wnioskodawcy. Zgodnie z art. 23 ust. 1 dyrektywy 2013/32/EU państwa członkowskie mają obowiązek zapewnić, aby doradca lub zastępca prawny dopuszczony lub uprawniony do takiej działalności na mocy prawa krajowego, który udziela pomocy prawnej wnioskodawcy lub reprezentuje go na warunkach określonych w prawie krajowym, korzystał z dostępu do informacji zawartych w aktach wnioskodawcy, na podstawie których decyzja jest podejmowana lub zostanie podjęta. Zgodnie zaś z art. 46 ust. 1 dyrektywy 2013/32/EU, państwa członkowskie zapewniają, aby wnioskodawcy mieli prawo do skutecznego środka zaskarżenia przed sądem decyzji podjętej w sprawie ich wniosku o udzielenie ochrony międzynarodowej. Skuteczny środek zaskarżenia polega na zapewnieniu pełnego rozpatrzenie ex nunc zarówno okoliczności faktycznych, jak i kwestii prawnych (art. 46 ust. 3 dyrektywy). W polskiej procedurze postępowanie administracyjne jest dwuinstancyjne i wnioskodawca wnosi odwołanie za pośrednictwem organu pierwszej instancji do organu odwoławczego, który realizuje wymagania określone w art. 46 ust. 3 dyrektywy 2013/32/EU wyłącznie w aspekcie proceduralnym. Przedmiotem postępowania odwoławczego prowadzonego przez Radę do Spraw Uchodźców jest bowiem ponowne rozpoznanie i rozstrzygnięcie sprawy administracyjnej rozstrzygniętej decyzją organu pierwszej instancji (art. 136 k.p.a.). Dopiero wniesienie skargi na decyzję Rady do sądu administracyjnego stanowi pełną realizację art. 46 dyrektywy 2013/32/EU, gdyż środek zaskarżenia rozpatrywany jest przez wskazaną w przepisie odpowiednią instytucję. Sąd administracyjny nie bada jednak okoliczności faktycznych i prawnych ex nunc, tylko sprawuje kontrolę nad działalnością organów administracji publicznej (art. 3 § 1 p.p.s.a.). W niniejszej sprawie, wbrew zarzutom podniesionym przez stronę skarżącą w zakresie niezgodności dokonanej czynności m.in. ze wskazanymi powyżej przepisami dyrektywy, ocenie Sądu nie podlega kwestia skuteczności, poprawności udzielenia, czy też braku udzielenia cudzoziemcowi pomocy prawnej. Sprawa dotyczy bowiem kwestii poprawności rozliczenia kosztów niezbędnych i udokumentowanych, pomiędzy podmiotem świadczącym nieodpłatną pomoc prawną a organem uprawnionym do ich zwrotu-wypłaty. Jak wynika z akt, w niniejszej sprawie nieodpłatna pomoc prawna w postępowaniu odwoławczym (wniesienie odwołania i zastępstwo prawne w postępowaniu odwoławczym) udzielana była cudzoziemcowi, obywatelowi [...], przez adwokata będącego współpracownikiem Stowarzyszenia [...] i dotyczyła decyzji Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców z [...] kwietnia 2019r. odmawiającej udzielania cudzoziemcowi statusu uchodźcy i odmowy nadania ochrony uzupełniającej. Z przedłożonej przez pełnomocnika karty nieodpłatnej pomocy prawnej wynika, że pomoc świadczona była od [...] kwietnia 2019r. (data udzielenia pełnomocnictwa) do [...] marca 2020r. oraz, że [...] sierpnia 2019r. odbyło się w siedzibie Stowarzyszenia ustne tłumaczenie decyzji oraz rozmowy z prawnikiem w celu uzyskania informacji niezbędnych do sporządzenia odwołania, jak również dotyczącej omówienia strategii procesowej i możliwości pozyskania lub wykorzystania dodatkowych środków dowodowych. Dodatkowo z akt sprawy wynika, że odwołanie zostało złożone przez pełnomocnika pismem z [...] kwietnia 2019r. Zawiera ono ogólne zarzuty naruszenia art. 7, 77§1, 80 k.p.a wraz z wnioskiem o uchylenie decyzji na podstawie art. 138§1 pkt 2 k.p.a. oraz informację, że jego uzupełnienie nastąpi w późniejszym terminie. W aktach znajduje się także pierwsza i ostatnia strona (pouczenie) decyzji wydanej przez Radę do Spraw Uchodźców z [...] lutego 2020r. utrzymująca w mocy decyzję organu I instancji. Mając na uwadze powyższe, jak również unormowania prawne w zakresie postępowania odwoławczego tj. art. 128, 136 § 1 k.p.a. oraz okoliczność reprezentowania cudzoziemca w toku postępowania odwoławczego przez profesjonalnego pełnomocnika, w ocenie Sądu analiza zgromadzonych w sprawie dokumentów uprawniała organ do żądania wyjaśnienia niezbędności poniesienia kosztów przeprowadzenia tłumaczenia z [...] sierpnia 2019r.. Wskazać należy, że tłumaczenie odbyło się w terminie znacznie odbiegającym, od terminu w którym wniesiono odwołanie (4 miesiące później). Wskazać w tym miejscu należy, że co do zasady sam udział tłumacza w trakcie czynności dokonywanych przez podmioty wymienione w art.69f ustawy, udzielające nieodpłatnej pomocy prawnej w postępowaniu dotyczącym cudzoziemca, w sytuacji gdy nie posługują się one językiem, którym on włada w stopniu odpowiednim do zapewnienia poprawności dokonania czynności procesowych, wydaje się nieodzowny. W szczególności zaś gdy dotyczy kontaktów z cudzoziemcem mających na celu np. sporządzenie odwołania, czy też dokonywania innych niezbędnych czynności procesowych wymagających udziału cudzoziemca w ramach zastępstwa prawnego w postępowaniu odwoławczym. Dokonując jednak kontroli formalnej, merytorycznej oraz rachunkowej przedstawionego do zaksięgowania dokumentu organ, jako dysponent środków budżetowych musi mieć pewność, czy poniesione koszty były niezbędne i zostały należycie udokumentowane, a to w ocenie Sądu uprawnia go do czynienia w tym zakresie stosownych ustaleń. W sytuacji zatem jaka miała miejsce w niniejszej sprawie, gdzie sekwencja poszczególnych zdarzeń opisana w karcie, która winna obrazować każdy przypadek udzielenia cudzoziemcowi pomocy prawnej, oraz dołączone dokumenty, nie pozwalały na ustalenie w sposób nie budzący wątpliwości, z czego wynikała niezbędność skorzystania z usług tłumacza (4 miesiące po wniesieniu odwołania). Oczywiście w okolicznościach niniejszej sprawy jak wskazano powyżej, co do zasady Sąd ani organ nie kwestionują samego prawa do korzystania z usług tłumacza w trakcie kontaktów pełnomocnika z cudzoziemcem, w sytuacji gdy istnieje konieczność dokonania takiego tłumaczenia. Jednak obowiązkiem pełnomocnika jest wykazanie niezbędności na gruncie danej sprawy poniesienia tych kosztów i udokumentowania ich wysokości. W niniejszej sprawie strona pomimo wezwania Szefa Urzędu, nie przedstawiła żadnych dodatkowych wyjaśnień, czy też dowodów, które potwierdzałyby niezbędność poniesienia przez Szefa kosztów dokonania tego tłumaczenia. Tym samym, organ miał nie tylko prawo ale i obowiązek ustalenia, czy koszty tłumaczenia przeprowadzonego w toku postępowania odwoławczego były niezbędne i poprawnie udokumentowane. W ocenie bowiem Sądu strona chcąc uzyskać zwrot kosztów ma obowiązek wykazania, że faktycznie ich poniesienie w toku postępowania odwoławczego było niezbędne i właściwie je udokumentować, poprzez złożenie stosownych dokumentów, dowodów. Przy czym należy podkreślić, iż co do zasady podstawowym dokumentem w tym przypadku (obok dokumentów finansowych) jest karta nieodpłatnej pomocy prawnej, gdzie pełnomocnik właśnie w celach dowodowych powinien udokumentować każdy przypadek udzielenia cudzoziemcowi nieodpłatnej pomocy prawnej np. poprzez podanie w danych dotyczących okresu udzielania pomocy -dat w jakich ją udzielano tj. (np. sporządzono- złożono odwołanie, pismo procesowe, odbyło się spotkanie ze stroną przy udziale tłumacza, przejrzano akta administracyjne w organie itp., czy też w przypadku tłumacza podanie nie tylko miejsca, daty ale i czasu trwania usługi). Podmioty świadczące nieodpłatną pomoc prawną mając na uwadze źródło jej finansowania, muszą mieć bowiem świadomość, iż rzetelne opisanie w karcie każdego przypadku udzielenia nieodpłatnej pomocy pozwala organowi, który co należy pamiętać rozdysponowuje środki pochodzące z finansów publicznych i podlega w związku z tym zarówno stosownej dyscyplinie budżetowej, jak i kontrolom, na właściwe i poprawne ich rozliczenie i wydatkowanie. Podanie terminów-okresów przeprowadzonych czynności przez pełnomocnika, czy też ogólne wskazanie czego one dotyczyły w ocenie Sądu nie ogranicza prawa strony do korzystania z nieodpłatnej pomocy prawnej. Obrazuje jedynie zakres czynności, które wykonał pełnomocnik, w ramach świadczenia nieodpłatnej pomocy prawnej. Z przedłożonych przez stronę skarżącą dokumentów wbrew stanowisku zaprezentowanemu w skardze nie można było, jak wskazano powyżej w sposób jednoznaczny, nie budzący żadnych wątpliwości wywieść, iż koszty związane z tłumaczeniem były nie tylko niezbędne ale i właściwie udokumentowane (w aktach sprawy brak jest dokumentów stwierdzających poniesienie przez Stowarzyszenie kosztu tłumaczenia w wysokości 200 złotych bowiem brak jest dowodów na wydatkowanie powyższej kwoty, przelew z [...] sierpnia 2019 roku oraz rachunek wystawiony przez tłumacza wskazuje na poniesienie kosztu rzędu 121,55 zł). Wobec zatem braku przedstawienia przez stronę skarżącą wyjaśnień w niniejszej sprawie, organ zasadnie odmówił dokonania zwrotu kosztów tłumacza. Na rozstrzygnięcie przedmiotowej sprawy, jak wskazano powyżej nie mogły mieć wpływu podniesione przez stronę skarżącą zarzuty dotyczące naruszenia przepisów art. 46 ust. 1 lit a-c Dyrektywy proceduralnej oraz art.47 Karty Praw Podstawowych UE w związku z art. 91 ust. 3 Konstytucji i art. 10§ 1 k.p.a., bowiem w niniejszej sprawie nie jest oceniania kwestia związana z brakiem dostępu cudzoziemca do wymiaru sprawiedliwości. Spór w sprawie dotyczy konieczności właściwego wykazania przez stronę, iż faktycznie poniosła uzasadnione koszty związane z korzystaniem z usług tłumacza, przy nieodpłatnym udzielaniu pomocy prawnej. Wskazać należy, że zgodnie z art. 69 l ust. 1 ustawy adwokatowi co do zasady przysługuje wynagrodzenie za udzielenie nieodpłatnej pomocy prawnej (pkt. 1), jednak w przypadku kosztów przejazdu i usług tłumacza aby je uzyskać musi on wykazać, że istniała niezbędność ich poniesienia w sprawie i je udokumentować (pkt 2 i 3). Wymaga to zatem od pełnomocnika przedstawienia stosownych dokumentów, dowodów. Na uwzględnienie nie zasługuje także zarzut obrazy przepisu art. 6 ust 1-2 ustawy - prawo o adwokaturze. Z akt sprawy nie wynika bowiem aby organ oczekiwał od strony ujawnienia szczegółów rozmów z klientem. Co się zaś tyczy żądania przedłożenia kopii decyzji organu II Instancji, wskazać należy, że treść decyzji Rady ds. Uchodźców oraz innych dokumentów zgromadzonych w aktach organów obu instancji winna być znana Szefowi Urzędu ds. Cudzoziemców z urzędu, jako że jest on organem I stopnia w tych sprawach w przedmiocie udzielania ochrony międzynarodowej, zatem organ mógł pozyskać je bezpośrednio od organu odwoławczego jako dysponenta tych akt, a nie żądać od pełnomocnika przedłożenia kopii decyzji organu odwoławczego. Uchybienie to nie miało jednak wpływu na rozstrzygnięcie sprawy. Mając na uwadze powyższe Sąd uznał, iż w okolicznościach niniejszej sprawy wobec braku wyjaśnienia przez stronę niezbędności poniesionych kosztów i zakresu ich udokumentowania organ zasadnie uznał żądanie ich zwrotu za nieuzasadnione. Powyższe obligowało Sąd do oddalenia skargi na podstawie art. 151 p.p.s.a.