II SA/Wa 923/10

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Stanisław Marek Pietras, Sędziowie WSA Andrzej Kołodziej, Adam Lipiński (spr.), Protokolant Marek Kozłowski, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 26 sierpnia 2010 r. sprawy ze skargi P. S. A. na decyzję Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] marca 2010 r. nr [...] w przedmiocie ochrony danych osobowych – oddala skargę. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych decyzją z dnia [...] marca 2010 r., po rozpatrzeniu wniosku P. S. A. z siedzibą w W. o ponowne rozpatrzenie sprawy, utrzymał w mocy swoją poprzedzającą decyzję z dnia [...] lutego 2010 r., nakazującą P. S. A. usunięcie uchybień przy przetwarzaniu danych osobowych pracowników poprzez pozyskiwanie informacji o osobach korzystających z obrony Związku Zawodowego [...] jedynie w sytuacji, gdy przepisy prawa pracy przewidują w stosunku do tych osób współdziałanie pracodawcy z zakładową organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, zgodnie z art. 232 Kodeksu pracy. Powyższa decyzja została wydana na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 Kpa, art. 12 pkt 2, art. 22 w związku z art. 23 ust. 1 pkt 2, art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.), art. 232 Kodeksu pracy oraz art. 30 ust. 21 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.). W uzasadnieniu decyzji organ wskazał, co następuje: Do biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (zwanego dalej Generalnym Inspektorem), wpłynęło pismo Przewodniczącej Związku Zawodowego [...] (zwanego dalej Związkiem), w którym wniesiono o wydanie "decyzji administracyjnej nakazującej spółce P. S. A. w W. usunięcie uchybień przy przetwarzaniu danych osobowych pracowników poprzez pozyskiwanie informacji o osobach korzystających z obrony Związku Zawodowego [...] jedynie w sytuacji, gdy przepisy prawa pracy przewidują w stosunku do tych osób współdziałanie pracodawcy z zakładową organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, zgodnie z art. 232 Kodeks pracy. Z materiału dowodowego zgromadzonego w przedmiotowej sprawie wynika, że pismem z dnia 1 grudnia 2009 r. P. S. A. (zwane dalej Spółką), powołując się na art. 30 ust. 21 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, zwróciły się o przekazanie, w terminie 5 dni, wykazu imiennego pracowników korzystających z obrony Związku. Przekazanie przez Związek listy będącej przedmiotem pisma Spółki nie nastąpiło. Jak na to wskazują złożone przez Spółkę wyjaśnienia, stoi ona na stanowisku, iż obowiązek przekazania listy pracowników korzystających z ochrony w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy ma charakter jednorazowy, a wszelkie zmiany w reprezentacji pracowników organizacja związkowa powinna sygnalizować pracodawcy sama, z własnej inicjatywy. W tym stanie faktycznym Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wydał w dniu [...] lutego 2010 r. decyzję administracyjną nakazującą P. S. A. usunięcie uchybień przy przetwarzaniu danych osobowych pracowników poprzez pozyskiwanie informacji o osobach korzystających z obrony Związku Zawodowego [...] jedynie w sytuacji, gdy przepisy prawa pracy przewidują w stosunku do tych osób współdziałanie pracodawcy z zakładową organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, zgodnie z art. 23 Kodeksu pracy. Spółka wniosła o ponowne rozpatrzenie sprawy. Zarzucała organowi brak indywidualnego podejścia do sprawy i błędną wykładnię art. 30 ust. 21 ustawy o związkach zawodowych poprzez przyjęcie, iż zobowiązuje on pracodawcę do każdorazowego zasięgania od związku zawodowego informacji na temat konkretnego pracownika, w sytuacji, w której przepisy wymagają jego współpracy z zakładową organizacją związkową. Podnosiła także, iż nie uwzględniono rozkładu obowiązków pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową. W ocenie Spółki organizacja związkowa sama winna dbać o przekazanie pracodawcy aktualnej listy swoich członków, gdyż w przeciwnym razie pozbawia ich gwarantowanego przepisami Kodeksu pracy prawa możliwości skorzystania z obrony związkowej. Po ponownym rozpatrzeniu sprawy organ w decyzji z dnia [...] marca 2010 r. nie podzielił stanowiska Spółki. W uzasadnieniu decyzji podkreślił, że przesłanki dopuszczające przetwarzanie danych osobowych zostały określone w art. 23 ust. 1 pkt. 2 ustawy o ochronie danych osobowych, w myśl którego przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Takim przepisem jest w niniejszej sprawie art. 30 ust. 21 ustawy o związkach zawodowych który stanowi iż, w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, w których przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do współdziałania z zakładową organizacją związkową, pracodawca jest obowiązany zwrócić się do tej organizacji o informację o pracownikach korzystających z jej obrony, zgodnie z przepisami ust. 1 i 2. Nieudzielenie tej informacji w ciągu 5 dni zwalnia pracodawcę od obowiązku współdziałania z zakładową organizacją związkową w sprawach dotyczących tych pracowników. Powyższy przepis stanowi rozwinięcie zasady wyrażonej w art. 23 Kodeksu pracy, w świetle której, jeżeli przepisy prawa pracy przewidują współdziałanie pracodawcy z zakładową organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy (przepisem takim jest np. art. 38 Kp), pracodawca ma obowiązek współdziałać w takich sprawach z zakładową organizacją związkową reprezentującą pracownika z tytułu jego członkostwa w związku zawodowym albo wyrażenia zgody na obronę praw pracownika nie zrzeszonego w związku – zgodnie z ustawą o związkach zawodowych. W ocenie Generalnego Inspektora pozyskiwanie danych osobowych w sposób prezentowany przez Spółkę narusza określoną w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy zasadę adekwatności danych w stosunku do celu ich przetwarzania. Zasada ta powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swoimi danymi, a interesem administratora danych. Równowaga będzie zachowana, jeżeli administrator zażąda danych tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wypełnienia celu, w jakim dane są przez niego przetwarzane. Zdaniem Generalnego Inspektora realizacja przez Związek żądania Spółki (pismo z dnia 1 grudnia 2009 r.), skutkowałaby pozyskaniem danych osobowych objętych ochroną związkową również "na zapas" ,co jest niedopuszczalne. Dlatego organ uznał za bezzasadne argumenty Spółki, iż to zakładowa organizacja związkowa sama winna dbać o przekazanie pracodawcy aktualnej listy jej członków, gdyż w przeciwnym razie pozbawia ich gwarantowanego przepisami Kodeksu pracy prawa do skorzystania z obrony związkowej. Sąd Najwyższy – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych w wyroku z dnia 22 stycznia 2008 r. (sygn. II PK 138/2007) stwierdził "(...) jeżeli konstrukcja zachowania pracodawcy oparta została na obowiązku ("pracodawca jest zobowiązany zwrócić się o informację o pracownikach korzystających z obrony zakładowej organizacji związkowej"), to obowiązek taki w zestawieniu z indywidualną sprawą pracownika wcale nie skłania do aprobowania poglądów przyjmujących, że wystarczy jednorazowe (jedynie pierwotne) zwrócenie się pracodawcy do zakładowej organizacji związkowej o wykaz chronionych pracowników, natomiast potem wykaz ten ma być aktualizowany przez zakładową organizację związkową ze skutkiem braku zobowiązania pracodawcy, gdy organizacja ta zaniecha aktualizacji wykazu". Generalny Inspektor podkreślił, że nie kwestionuje prawa Spółki do pozyskiwania informacji o pracownikach korzystających z ochrony związkowej, lecz jedynie kwestionuje sposób realizacji tego prawa. Zdaniem Generalnego Inspektora, Spółka powinna mieć na uwadze wymagania określone przepisami ustawy o ochronie danych osobowych, w tym określoną w art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy zasadę celowości. Cel gromadzenia danych w zakresie korzystania z obrony związku zawodowego został określony w wyżej wskazanych przez Kodeks pracy przypadkach – np. gdy pracodawca zamierza rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem. Z uwagi na powyższe realizacja uprawnienia pracodawcy wynikającego z art. 30 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych, powinna być dokonywana poprzez osobne wystąpienie odnoszące się do poszczególnego pracownika, albowiem chodzi tu o indywidualną ochronę stosunku pracy. P. S. A. wniosły skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie na decyzję Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] marca 2010 r., wnosząc o uchylenie zaskarżonej decyzji wraz z poprzedzającą ją decyzją organu z dnia [...] lutego 2010 r. Spółka zaskarżonej decyzji zarzucała naruszenie prawa materialnego, wskutek błędnej interpretacji zastosowanego przepisu lub jego niewłaściwego zastosowania w odniesieniu do danego stanu faktycznego, co nie pozostało bez wpływu na wynik sprawy, to jest w szczególności przepisu art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych w zw. z art. 232 i art. 38 Kodeksu pracy oraz art. 30 ust. 21 ustawy o związkach zawodowych polegające na przyjęciu, że w stanie faktycznym przedmiotowej sprawy nie występują przesłanki uprawniające do legalnego przetwarzania danych osobowych w oparciu o konieczność spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa materialnego, w sytuacji gdy wystąpienie przesłanki z art. 23 ust. 1 pkt 2 stanowi podstawę legalnego przetwarzania danych. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie, wskazując na argumentację zawarta w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Stosownie do treści art. 13 § 2 – Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi do rozpoznania sprawy właściwy jest wojewódzki sąd administracyjny, na którego obszarze właściwości na siedzibę organ administracji publicznej, którego działalność została zaskarżona. Natomiast zgodnie z treścią art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269 ze zm.), sąd administracyjny sprawuje wymiar sprawiedliwości poprzez kontrolę pod względem zgodności z prawem zaskarżonej decyzji administracyjnej i to z przepisami obowiązującymi w dacie jej wydania. Dokonując kontroli zgodności z prawem zaskarżonej decyzji stwierdzić należy, że nie narusza ona prawa, zaś skarga nie jest uzasadniona. Stosownie do treści art. 27 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych zabrania się przetwarzania danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, zaś danymi osobowymi w myśl art. 6 ust. 1 ustawy, są wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowania lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Przepis ten statuuje generalną zasadę przetwarzania danych sensytywnych, a do takich bezspornie zaliczyć należy ewentualną imienną listę osób przynależących do Związku Zawodowego [...] działającego przy P. S. A. Od tej zasady ustawa wprowadza szereg wyjątków, a do jednego z nich zalicza się art. 27 ust. 2 pkt 6 ustawy stwierdzający, dopuszczalność przetwarzania danych osobowych, kiedy jest to niezbędne do wykonania zadań administratora danych odnoszących się do zatrudnienia pracowników i innych osób, a zakres przetwarzania danych jest określony w ustawie. Nie można również utracić z pola widzenia treści art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy, według którego przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy m. in. jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Niewątpliwie, jeśli się zważy na treść art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w myśl którego, jeżeli przepisy prawa pracy przewidują współdziałanie pracodawcy z zakładową organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek współdziałać w takich sprawach z zakładową organizacją związkową reprezentującą pracownika z tytułu jego członkostwa w związku zawodowym albo wyrażenia zgody na obronę praw pracownika niezrzeszonego w związku – zgodnie z ustawą o związkach zawodowych oraz na przepis art. 30 ust. 21 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. z 2001 r. Dz. U. Nr 79, poz. 854 ze zm.), zgodnie z którym w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, w których przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do współdziałania z zakładową organizacją związkową, pracodawca jest obowiązany zwrócić się do tej organizacji o informację o pracownikach korzystających z jej obrony, zgodnie z przepisami ust. 1 i 2. Nieudzielenie tej informacji w ciągu 5 dni zwalnia pracodawcę od obowiązku współdziałania z zakładową organizacją związkową w sprawach dotyczących tych pracowników. Skarżąca Spółka miała nie tylko prawo, lecz wręcz obowiązek zażądać od związku zawodowego wykazu osób, bądź danych osobowych osoby, a organizacja związkowa miała by obowiązek dane te ujawnić, jednakże jedynie wtedy gdy wiązało by się to ze ściśle określonymi celami wynikającymi z Kodeksu pracy, jak np. zamiar wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę. Zgodnie z art. 38 § 1 K.p., o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy, a po rozpatrzeniu stanowiska organizacji związkowej, a także w razie niezajęcia przez nią stanowiska w ustalonym terminie, pracodawca podejmuje decyzję w sprawie wypowiedzenia (§ 5), bądź też rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia, o czym mowa w art. 52 § pkt 1) – 3), bowiem pracodawca podejmuje decyzję w sprawie rozwiązania umowy po zasięgnięciu opinii reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, którą zawiadamia o przyczynie uzasadniającej rozwiązanie umowy. Pracodawca ma obowiązek poznać stanowisko organizacji związkowej co do imiennie oznaczonych osób korzystających z jego ochrony, jednakże tylko pod warunkiem, że w swoim żądaniu przedstawi jego cel, tzn. powoła się na zamiar przewidziany np. w art. 38 lub 52 Kodeksu pracy i bez znaczenia w przedmiotowej sprawie jest, czy wskaże w tym żądaniu ściśle określone osoby, czy też powoła się ogólnie na ów zamiar, bowiem dla potrzeb niniejszej sprawy zasadnicze znaczenie ma – co już wyżej zasygnalizowano – cel owego żądania. Z tego mianowicie powodu, że stosownie do brzmienia art. 26 ust. 1 pkt 3) in fine ustawy o ochronie danych osobowych, administrator danych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były m. in. adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane, a ich zbieranie dla oznaczonych celów, nie może być niezgodne z prawnie oznaczonymi celami (art. 26 ust. 1 pkt 2 omawianej ustawy). Organ prawidłowo w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji wykazał brak istnienia ustawowego celu i adekwatności przetwarzania danych osobowych w przypadku gdy pracodawca żąda podania en bloc od organizacji związkowej danych osobowych pracowników należących do związku bez powołania się na wyżej wskazane okoliczności (np. wynikającej z art. 38 lub art. 52 Kodeksu pracy), dopuszczające przetwarzanie przez pracodawcę takich danych. Oczywistym jest, że pracodawca ma prawo do gromadzenia danych w formie imiennej listy pracowników należących do związków zawodowych, jeżeli w swoim żądaniu określi wskazany cel, podając np. imienną listę pracowników, którym zamierza wypowiedzieć umowę o pracę lub też rozwiązać z nimi umowy o pracę bez wypowiedzenia. Wówczas nie można pracodawcy zarzucić, że narusza wskazane wyżej przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Nie ma bowiem żadnej, prawnie uzasadnionej różnicy, pomiędzy danymi dotyczącymi pojedynczego pracownika, a danymi grupy pracowników, przy założeniu, że zarówno w jednej sytuacji, jak i w drugiej, cel tego żądania będzie jasno sprecyzowany. Natomiast nie do przyjęcia jest domaganie się przez pracodawcę od zakładowej organizacji związkowej danych o pracownikach bez podania wyżej wskazanych celów. Takie gromadzenie przez pracodawcę danych osobowych, "na zapas" – jak to określa w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji organ – nie jest dopuszczalne. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych formułując część stanowczą swojej decyzji, precyzyjnie wyważył, wskazując na stosowne przepisy prawa pracy, takie sytuacje, gdy żądanie przez P. S. A. od Związku Zawodowego [...] informacji o pracownikach należących do związku lub objętych jego ochroną jest dopuszczalne. Organ trafnie wskazuje na niezasadność argumentacji Spółki, która zarówno w postępowaniu administracyjnym jak i w skardze twierdzi, iż zakładowa organizacja związkowa sama winna dbać o przekazanie pracodawcy aktualnej listy jej członków, gdyż w przeciwnym razie pozbawia ich gwarantowanego przepisami Kodeksu pracy prawa do skorzystania z obrony związkowej. Z przywołanego przez organ stanowiska Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych w wyroku z dnia 22 stycznia 2008 r. (sygn. II PK 138/2007) wynika, iż "(...) jeżeli konstrukcja zachowania pracodawcy oparta została na obowiązku ("pracodawca jest zobowiązany zwrócić się o informację o pracownikach korzystających z obrony zakładowej organizacji związkowej"), to obowiązek taki w zestawieniu z indywidualną sprawą pracownika wcale nie skłania do aprobowania poglądów przyjmujących, że wystarczy jednorazowe (jedynie pierwotne) zwrócenie się pracodawcy do zakładowej organizacji związkowej o wykaz chronionych pracowników, natomiast potem wykaz ten ma być aktualizowany przez zakładową organizację związkową ze skutkiem braku zobowiązania pracodawcy, gdy organizacja ta zaniecha aktualizacji wykazu". Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w pełni podziela ten pogląd. Reasumując, skarga jest chybiona, zaskarżona decyzja Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych i utrzymana nią w mocy decyzją poprzedzająca z dnia [...] lutego 2010 r. nie naruszają prawa. Organ prawidłowo przywołał i zastosował przepisy prawne leżące u podstaw rozstrzygnięcia. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie nie dopatrzył się w niniejszej sprawie naruszenia prawa, które skutkowałoby uchyleniem zaskarżonej decyzji albo stwierdzeniem jej nieważności i dlatego, mając powyższe na uwadze art. 151 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, orzekł jak w sentencji.