III SA/Łd 1116/11

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi Wydział III w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Krzysztof Szczygielski Sędziowie Sędzia WSA Ewa Alberciak (spr.) Sędzia NSA Janusz Furmanek Protokolant asystent sędziego Agata Brolik po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 25 stycznia 2012 r. sprawy ze skargi K. W. na postanowienie Dyrektora Izby Celnej w Ł. z dnia [...] nr [...] w przedmiocie wydania stronie żądanych kserokopii i obciążenia jej kosztami za sporządzenie tych kserokopii oddala skargę Postanowieniem z dnia [...], nr [...], wydanym na podstawie art. 233 § 1 pkt 1 w związku z art. 239 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) - dalej o.p., Dyrektor Izby Celnej w Ł. utrzymał w mocy postanowienie Naczelnika Urzędu Celnego w P. z dnia [...] nr [...]o wydaniu K. W. żądanych przez niego kserokopii dokumentów w ilości 10 stron i obciążeniu go kosztami w wysokości 10,00 zł za ich sporządzenie. Powyższe rozstrzygnięcie wydane zostało w oparciu o następujący stan faktyczny i prawny. Naczelnik Urzędu Celnego w P. prowadzi postępowanie podatkowe w sprawie określenia zobowiązania podatkowego w podatku akcyzowym wobec K. W., prowadzącego działalność gospodarczą pod nazwą PPHU A za miesiące od stycznia do grudnia 2006r. Pismem z dnia 17 czerwca 2011 r. pełnomocnik strony wniósł o wydanie kserokopii protokołów przesłuchania 5 świadków. Naczelnik Urzędu Celnego w P. postanowieniem z dnia [...]nr [...] postanowił o wydaniu stronie żądanych przez nią kserokopii dokumentów w ilości 10 stron i obciążeniu jej kosztami w wysokości 10,00 zł za sporządzenie tych kserokopii. Powyższe rozstrzygnięcie wydane zostało na podstawie art. 267 § 1 pkt 3 , art. 269, art. 270a ustawy Ordynacja podatkowa. Obliczając ww. koszty przyjęto opłatę w wysokości 1,00 zł za jedną kartę formatu A4, w oparciu o § 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 czerwca 2003r. w sprawie wysokości opłat za wydanie kserokopii dokumentów oraz uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, co dało łącznie 10 zł. W zażaleniu na powyższe postanowienie pełnomocnik K. W. zarzucił naruszenie § 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 czerwca 2003 roku w sprawie wysokości opłaty za wydanie kserokopii dokumentów oraz uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, poprzez bezpodstawne zastosowanie. Pełnomocnik strony podniósł, iż rozporządzenie to zostało wydane na podstawie art. 156 § 6 ustawy Kodeks postępowania karnego, a więc odnosi się do sporządzenia kserokopii z akt spraw karnych, a strona żądała sporządzenia kserokopii z akt postępowania podatkowego. Pełnomocnik wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia Dyrektor Izby Celnej w Ł. utrzymał w mocy zaskarżone postanowienie. W uzasadnieniu powyższego rozstrzygnięcia organ II instancji powołał się na treść art. 178 § 1, 2 oraz 3 Ordynacji podatkowej i wskazał, że przepis ten nakłada na organ podatkowy obowiązek udostępnienia akt stronie w celu przejrzenia oraz sporządzania z tych akt notatek, odpisów bądź kopii. Przepis ten upoważnia stronę do utrwalania akt na jej potrzeby. Jednakże nie nakłada on na organ podatkowy obowiązku udostępniania stronom kserokopiarek, czy papieru. Ponadto organ wyjaśnił, że w piśmiennictwie prezentowany jest pogląd, że ww. przepis nie przewiduje wymogu sporządzania i wydawania przez organy podatkowe stronie postępowania nieuwierzytelnionych kserokopii dokumentów z akt postępowania. Strona postępowania nie może żądać, aby kserokopie wykonywał i dostarczał jej organ podatkowy. Organ odwoławczy stwierdził, że organ podatkowy I instancji wykonał obowiązek wynikający z art. 173 Ordynacji podatkowej. Poza sporem jest, że koszty sporządzenia kopii dokumentów zostały poniesione na żądanie strony i w jej interesie. Obciążenie strony kosztami sporządzenia kopii dokumentów w wysokości 1 zł za jedną kartę formatu A4 znajduje racjonalne uzasadnienie. Ustawodawca nie uregulował wprost stawki za wykonanie kserokopii dokumentów z akt spraw wydawanych na wniosek strony, bez potwierdzania ich za zgodność z oryginałem. Ustawowo uregulowana została tylko kwestia opłaty za wydanie kopii dokumentów z akt poświadczonych za zgodność z oryginałem - na kwotę 5 zł, za każdą rozpoczętą stronę (ustawa z dnia 16 listopada 2006r. o opłacie skarbowej Dz. U. Nr 225, poz.1635). Jednakże strona nie żądała potwierdzenia kserokopii za zgodność z oryginałem i w związku z tym przepisy te nie mają zastosowania w niniejszej sprawie. Obowiązujące przepisy nie nakładają również na organy podatkowe (w tym przypadku dyrektora izby celnej) obowiązku wydania wewnętrznego zarządzenia regulującego kwestię kosztów wykonywania kserokopii z akt sprawy. Sprawę kosztów wykonania kserokopii ustawodawca uregulował w sposób ogólny w art. 269 Ordynacji podatkowej. W zaskarżonym postanowieniu koszty wykonania kserokopii dokumentu zostały określone na kwotę 1 zł za stronę, w oparciu o przepisy Ordynacji podatkowej, tj. art. 267 § 1 pkt 3, 178 § 1, art. 269, i art. 270a. Kwota ta wynika z rzeczywistych kosztów poniesionych przez organ I instancji i nie odbiega od kwot stosowanych przez inne organy. Organ II instancji wyjaśnił, powołując się na inne przepisy), że przykładowo zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 czerwca 2003r. w sprawie wysokości opłaty za wydanie kserokopii dokumentów oraz uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy - w jednostkach podległych Ministerstwu - za wydanie kserokopii dokumentów z akt sprawy pobiera się opłatę w wysokości 1 zł za jedną stronę kserokopii. Natomiast Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi za wydanie kserokopii wyroku pobiera 2 zł za jedną stronę. Organ I instancji wydał zaś zaskarżone postanowienie na podstawie art. 267 § 1 pkt 3 ustawy Ordynacja podatkowa, a nie jak podnosił pełnomocnik strony na podstawie § 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 czerwca 2003r. Organ tylko pomocniczo skorzystał z powyższego rozporządzenia ustalając wysokość kosztów sporządzenia kserokopii jednej strony dokumentu poniesionych przez organ państwowy. W niniejszej sprawie mamy do czynienia z postępowaniem podatkowym, niemniej rodzaj postępowania nie ma wpływu na zużycie tonera, czy prace kserokopiarki, jak również czas pracy poświęcony przez funkcjonariusza sporządzającego kserokopie. Skoro zatem przyjęto, że koszt sporządzenia kserokopii jednej strony dokumentu w postępowaniu karnym wynosi 1,00 zł, można uznać ustalenie opłaty w takiej samej wysokości w postępowaniu podatkowym za prawidłowe. W ocenie organu odwoławczego ustalenie kosztów na poziomie 1 zł za jedną kartę formatu A 4 nie jest cena wygórowaną. Podana kwota odzwierciedla faktyczne koszty sporządzania kserokopii, a także nie stanowi kwoty, której strona nie jest w stanie ponieść, tym bardziej, że działa przez profesjonalnego pełnomocnika. Wysokość ustalonych kosztów nie ogranicza też prawa strony do czynnego udziału w prowadzonym postępowaniu. Strona w sytuacji, kiedy nie chce ponosić ustalonych przez organ kosztów sporządzenia kserokopii na podstawie art. 178 § 1 Ordynacji podatkowej może samodzielnie dokonać kserokopii dokumentów, co do których nie żąda poświadczenia za zgodność z oryginałem. W świetle ww. przepisów i mając na uwadze obecny rozwój techniki - nic nie stoi na przeszkodzie, aby podatnik potrzebne mu kserokopie akt wykonał własnym skanerem, zrobił fotografie dokumentów w siedzibie organu podatkowego, w obecności pracownika tegoż organu. Dyrektor Izby Celnej w Ł. stwierdził, że zarzuty podniesione w zażaleniu nie znajdują uzasadnienia. W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi pełnomocnik skarżącego zarzucił naruszenie art. 120, art. 121 § 1 i art. 124 w związku z art. 267 § 1 pkt 3 Ordynacji podatkowej poprzez bezpodstawne obciążenie strony kosztami w wysokości 1 zł za każdą stronę A-4 sporządzonej kopii z akt sprawy, który to koszt został ustalony w oparciu o § 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 czerwca 2003 r. w sprawie wysokości opłaty za wydanie kserokopii dokumentów oraz uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, co powoduje, że przyjęty koszt sporządzenia 1 kopii dokumentu z akt sprawy nie jest tożsamy z kwotą faktycznie poniesionego kosztu przez organ w wyniku wykonania tych kopii. Pełnomocnik skarżącego wniósł o uchylenie ww. postanowienia Dyrektora Izby Celnej w Ł. oraz zasądzenie kosztów postępowania. W uzasadnieniu skargi pełnomocnik podniósł argumenty podobne jak w zażaleniu. Ponadto podniósł, że nie zgadza się ze stanowiskiem Dyrektora Izby Celnej w Ł., iż § 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie wysokości opłaty za wydanie kserokopii dokumentów oraz uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy - użyty został przez organ I instancji pomocniczo przy ustalaniu kosztów za sporządzenie kopii dokumentów z akt sprawy. Zdaniem pełnomocnika przepisy art. 267 § 1 pkt 3, art. 269, art. 270a Ordynacji podatkowej, powołane przez organ I instancji, są przepisami proceduralnymi stanowiącymi podstawę wydania postanowienia o obciążeniu strony kosztami za sporządzenie kopii. Natomiast przepisem, który stanowił podstawę obliczenia ww. kosztów był § 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości. W przypadku obciążania strony kosztami sporządzania odpisów lub kopii, o których mowa w art. 178 Ordynacji podatkowej, nie jest jasne, według jakich cen lub według jakich kalkulacji należałoby obciążać stronę. Faktem jest jednak, że stronę mają obciążać faktyczne, rzeczywiste koszty sporządzenia kopii, a nie przybliżone. Organ podatkowy może dla uproszczenia zasad ustalania tego rodzaju kosztów, postanowić w przepisach wewnętrznych, iż będą one obliczane w sposób ryczałtowy. W przypadku, gdy koszty ustalone w oparciu o przyjęte ryczałty będą odbiegać od faktycznych kosztów, strona będzie mogła kwestionować ich wysokość. Zdaniem pełnomocnika skarżącego, skoro Dyrektor Izby Celnej w Ł. stwierdził, że opłata 1 zł nie odbiega od kwoty pobieranej przez inne organy za czynność sporządzenia kopii, to mógł przytoczyć bardziej trafne przykłady w celu przekonania strony o tym fakcie. W ocenie pełnomocnika, Dyrektor Izby Celnej w Ł. nie był uprawniony do oceny czy ustalenie kosztów za sporządzenie jednej kopii na poziome 1 zł jest ceną wygórowaną, czy nie oraz do oceny czy stanowi kwotę, którą strona jest, czy nie jest w stanie ponieść. Ponadto nie ma znaczenia czy strona działa sama, czy przez pełnomocnika. W odpowiedzi na skargę Dyrektor Izby Celnej w Ł. podtrzymał stanowisko zaprezentowane w zaskarżonej decyzji. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył co następuje: Skarga nie jest zasadna. Zgodnie z art. 1 § 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz.U. nr 153, poz. 1269 ze zm.) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę administracji publicznej. Kontrola, o której mowa w § 1 sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej (§ 2 art. 1 tej ustawy). Stosownie do treści art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.) sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej i stosują środki określone w ustawie. Z wymienionych przepisów wynika, że sąd bada legalność zaskarżonego aktu, czy jest on zgodny z prawem materialnym, określającym prawa i obowiązki stron oraz z prawem procesowym, regulującym postępowanie przed organami administracji publicznej. Przeprowadzona przez Sąd w niniejszej sprawie kontrola aktu administracyjnego we wskazanym wyżej aspekcie wykazała, że zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie Naczelnika Urzędu Celnego w P. nie naruszają prawa w stopniu obligującym do ich wyeliminowania z obrotu prawnego. Podstawę prawną rozstrzygnięcia stanowiły przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) - dalej O.p. W myśl art. 267 § 1 O.p. stronę obciążają koszty: 1) które zostały poniesione w jej interesie albo na jej żądanie, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie; 1a) stawiennictwa uczestników postępowania na rozprawę, która nie odbyła się w wyniku nieusprawiedliwionego niestawiennictwa strony, która złożyła wniosek o przeprowadzenie rozprawy; 3) sporządzania odpisów lub kopii, o których mowa w art. 178; 4) przewidziane w odrębnych przepisach; 5) powstałe z jej winy, a w szczególności koszty: a) o których mowa w art. 268, b) wynikłe wskutek zatajenia lub nieprzedstawienia dowodu w wyznaczonym terminie, c) wynikłe wskutek złożenia wyjaśnień lub zeznań niezgodnych z prawdą. W uzasadnionych przypadkach organ podatkowy może zażądać od strony złożenia zaliczki w określonej wysokości na pokrycie kosztów postępowania (art. 267 § 2 O.p.). Stosownie do treści art. 269 O.p. - organ podatkowy ustala, w drodze postanowienia, wysokość kosztów postępowania, które obowiązana jest ponieść strona, oraz termin i sposób ich uiszczenia. Z powyższych przepisów wynika, że ustawodawca wprowadził do Ordynacji podatkowej koszty obciążające stronę, ale nie określił wyraźnie w każdym wypadku, w jaki sposób te koszty powinny być obliczone. Brak jest takiego wskazania także w odniesieniu do kosztów sporządzenie odpisów lub kopii. W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego przyjęto, że koszty nie objęte przepisami regulującymi ich wysokość powinny być ustalone w kwocie odpowiadającej rzeczywistym wydatkom poniesionym przez organ podatkowy w toku postępowania. Ważne jest jedynie to, aby koszty ustalane w taki sposób odpowiadały kosztom rzeczywistym. W niniejszej sprawie nie budzi wątpliwości, że w toku postępowania podatkowego skarżący miał prawo żądać wydania mu kserokopii wskazanych przez siebie dokumentów. Zgodnie bowiem z art. 178 § 1 Ordynacji podatkowej strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Nie budzi też wątpliwości, że sporządzenie kserokopii żadnych dokumentów wiązało się z koniecznością poniesienia przez skarżącego kosztów ich sporządzenia. Natomiast sporną kwestią jest określenie przez organ wysokości tych kosztów w kwocie 10 zł za 10 stron dokumentów. Podstawę prawną obciążenia skarżącego kosztami wydania na jego żądanie kserokopii z akt sprawy stanowił art. 267 § 1 pkt 3 w zw. z art. 269 i art. 270a Ordynacji podatkowej i te przepisy zostały powołane w podstawie prawnej postanowienia Naczelnika Urzędu Celnego w P. z dnia [...]. W ocenie Sądu, powyżej wskazana podstawa prawna do obciążenia skarżącego kosztami sporządzenia kserokopii wynika z aktu ustawowego i nie powinna budzić żadnych wątpliwości. Wprawdzie organ powołał się na § 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 czerwca 2003r. w sprawie wysokości opłat za wydanie kserokopii dokumentów oraz uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy (Dz.U. Nr 107, poz. 1006), jednakże prawidłowo stwierdził organ odwoławczy, iż organ I instancji tylko pomocniczo skorzystał z tego przepisu. Skoro ustawodawca nie określił w jaki sposób powinny być obliczone koszty sporządzenia kserokopii dokumentów w postępowaniu podatkowym, to organy podatkowe wzorowały się na przepisach dotyczących sporządzenia kserokopii w innych postępowaniach. Istotne jest zaś tylko to, czy koszty te zostały ustalane w taki sposób, aby odpowiadały kosztom rzeczywistym. W niniejszej sprawie, Sąd w pełni podzielił pogląd wyrażony w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 20 stycznia 2009 r., sygn. akt I SA/Łd 1080/08, LEX nr 537570. W powyższym wyroku Sąd stwierdził, że czynności sporządzania odpisów lub kopii dokumentów z akt sprawy są czynnościami powtarzalnymi, częstymi, wykonywanymi w takich samych warunkach, przy użyciu takich samych materiałów i jednakowo pracochłonnymi. Konieczność oddzielnego kalkulowania jednostkowych składników tych kosztów (kosztu zużycia jednej karty papieru, kosztu pracy kserokopiarki w jednostce czasu i kosztu roboczogodziny) oddzielnie w każdej sprawie wymagałaby wykonywania dodatkowych, pracochłonnych czynności, w zasadzie zbędnych, bo i tak prowadzących do takiego samego rezultatu. Należy też mieć na uwadze, że koszty jednostkowe są uśrednione, bo przecież nie ustala się roboczogodziny według wynagrodzenia pracownika, który wykonywał konkretne kserokopie w danej sprawie, a koszty zakupu ryzy papieru też są różne. Jednak takie różnice w praktyce nie mają większego znaczenia. Skoro więc czynności sporządzania odpisów lub kopii dokumentów z akt sprawy są czynnościami powtarzalnymi, częstymi, wykonywanymi w takich samych warunkach, przy użyciu takich samych materiałów i jednakowo pracochłonnymi, to nic nie stało na przeszkodzie, aby organ przy ustalaniu kosztów sporządzenia żadnych przez skarżącego dokumentów wzorował się na sposobie ustalania tych kosztów w innych postępowaniach niż podatkowe. Zdaniem Sądu, organ ustalił rzeczywiste koszty sporządzenia żądanych przez skarżącego dokumentów. Dyrektor Izby Celnej w Ł. wyjaśnił w jaki sposób obliczony został koszt wykonania kserokopii jednej strony dokumentu. Z kalkulacji organu wynika, że obejmowała ona, poza kosztami zużytego papieru, pracę urządzenia kopiującego (kserokopiarki), zużycie tonera, czas pracy funkcjonariusza Służby celnej poświęcony na sporządzenie kserokopii dokumentów. A więc orzeczenie organów podatkowych dotyczące ustalenia kosztów sporządzenia kserokopii wskazanych przez skarżącego dokumentów nie jest orzeczeniem arbitralnym. Ustalone koszty odpowiadają kosztom rzeczywistego sporządzenia kserokopii. Nie jest zatem uzasadniony zarzut naruszenia art. 120, 121 § 1 i art. 124 w związku z art. 267 § 1 pkt 3 Ordynacji podatkowej poprzez ustalenie kosztów sporządzenia kserokopii w oparciu o koszty, które faktycznie nie zostały przez organ poniesione. Ustalenie w niniejszej sprawie kosztów nastąpiło w kwocie odpowiadającej rzeczywistym wydatkom poniesionym przez organ podatkowy w toku postępowania. Posiłkowanie się przez organy, przy ustalaniu kosztów sporządzenia kserokopii dokumentów w postępowaniu podatkowym, przepisami obowiązującymi w innych postępowaniach w istotny sposób nie narusza prawa. Odwołanie się przez organy podatkowe do innych przepisów stanowiło wyjaśnienie, że ustalone przez nie koszty sporządzenia kopii dokumentów, nie różnią się od kosztów ponoszonych przez strony w innych postępowaniach. Powyższe zaś było konieczne z uwagi na brak w przepisach podatkowych uregulowania dotyczącego sposobu obliczania tych kosztów. Z tych wszystkich względów, Sąd na podstawie art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi oddalił skargę. k.ż.