I OSK 1843/13

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący sędzia NSA Monika Nowicka (spr.), Sędzia NSA Irena Kamińska, Sędzia del. WSA Iwona Kosińska, Protokolant starszy asystent sędziego Wojciech Latocha, po rozpoznaniu w dniu 19 lutego 2014 r. na rozprawie w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej J. M. od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 17 kwietnia 2013 r. sygn. akt II SA/Wa 191/13 w sprawie ze skargi J. M. o wymierzenie Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych grzywny z tytułu niewykonania wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 15 listopada 2010 r. sygn. akt. II SA/Wa 1477/10 1. uchyla zaskarżony wyrok i sprawę przekazuje Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Warszawie do ponownego rozpoznania; 2. zasądza od Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych na rzecz J. M. kwotę [....] złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania kasacyjnego. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, wyrokiem z dnia 17 kwietnia 2013 r. (sygn. akt II SA/Wa 191/13), oddalił skargę J. M. o wymierzenie Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych grzywny z tytułu niewykonania wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 15 listopada 2010 r. (sygn. akt II SA/Wa 1477/10). Wyrok został wydany w następujących okolicznościach faktycznych i prawnych sprawy: J. M., wnioskiem z dnia [...] grudnia 2007 r., wystąpił do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) o podjęcie działań, przewidzianych ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), w tym o skontrolowanie zasad przetwarzania jego danych osobowych przez Komisję Weryfikacyjną, utworzoną na podstawie przepisów ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o Służbie Kontrwywiadu Wojskowego oraz ustawę o służbie funkcjonariuszy Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służby Wywiadu Wojskowego (Dz. U. Nr 104, poz. 711 z późn. zm.). GIODO, decyzją z dnia [...] maja 2008 r. nr [...] – utrzymaną następnie w mocy decyzją tego samego organu z dnia [...] listopada 2008 r., nr [...] - umorzył postępowanie administracyjne. Na skutek złożonej przez J. M. skargi, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie - wyrokiem z dnia 15 listopada 2010 r. (sygn. akt II SA/Wa 1477/10), wydanym w ramach związania wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 17 sierpnia 2010 r. (sygn. akt I OSK 1426/09) - uchylił ww. decyzje GIODO wskazując, że organ bezzasadnie umorzył postępowanie administracyjne jako bezprzedmiotowe, bowiem nie ustalił należycie stanu faktycznego oraz arbitralnie przyjął, iż dane osobowe skarżącego (wg. stanu na datę wydania zaskarżonej decyzji), przetwarzane przez Komisję Weryfikacyjną objęte były tajemnicą państwową i nie podlegały jego kontroli. W rezultacie Sąd Wojewódzki stwierdził, że GIODO naruszył w sposób istotny przepisy postępowania administracyjnego, w postaci:. art. 7, 77 § 1 i art. 105 § 1 k.p.a. Po uprawomocnieniu się przedmiotowego wyroku, akta sprawy zostały zwrócone organowi przez Sąd w dniu [...] lutego 2011 r. Prowadząc postępowanie wyjaśniające, pismem z dnia [...] marca 2011 r. organ wystąpił do Ministra Obrony Narodowej o złożenie wyjaśnień w sprawie, o czym poinformował skarżącego pismem z tej samej daty. Minister, za pismem z dnia [...] marca 2011 r., przesłał ww. pismo organu Szefowi Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz za pismem z dnia [...] kwietnia 2011 r. - Szefowi Służby Wywiadu Wojskowego, z prośbą o niezwłoczne zajęcie stanowiska w sprawie. Odpowiedź Ministra Obrony Narodowej została udzielona GIODO w piśmie z dnia [...] maja 2011r. Pismem z dnia [...] czerwca 2011 r. GIODO ponownie zwrócił się do Ministra Obrony Narodowej o dodatkowe wyjaśnienia. Minister Obrony Narodowej, podobnie jak poprzednio, przesłał ww. pismo, za pismem z dnia [...] czerwca 2011 r., Szefowi Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz Szefowi Służby Wywiadu Wojskowego celem zajęcia merytorycznego stanowiska w sprawie. Następnie Minister Obrony Narodowej w piśmie z dnia [...] lipca 2011 r., skierowanym do GIODO, poinformował organ, iż podtrzymuje swoje stanowisko, wyrażone we wcześniejszym piśmie z dnia [...] maja 2011 r. Po otrzymaniu powyższej odpowiedzi GIODO pismami z dnia [...] lipca 2011 r. zwrócił się już bezpośrednio do Szefa Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz Szefa Służby Wywiadu Wojskowego o złożenie wyjaśnień, niezbędnych – zdaniem organu - dla ustalenia stanu faktycznego sprawy. Po otrzymaniu odpowiedzi, od Szefa Służby Wywiadu Wojskowego w dniu [...] sierpnia 2011 r. oraz w dniu następnym od Szefa Kontrwywiadu Wojskowego, pismami z dnia [...] września 2011 r. GIODO wystąpił po raz kolejny do tych organów o złożenie dodatkowych wyjaśnień. Następnie, jeszcze dwukrotnie, pismami z dnia [...] października 2011 r. oraz z dnia [...] listopada 2011 r. GIODO zwracał się do Szefa Służby Wywiadu Wojskowego o uzupełniające wyjaśnienia w sprawie. Ostateczne wyjaśnienia od ww. organu wpłynęły do Biura GIODO w dniu [...] grudnia 2011 r. Pismami z dnia [...] grudnia 2011 r. GIODO poinformował strony o możliwości realizacji uprawnień, o których mowa w art. 10 § 1 i art. 73 § 1 K.p.a., przed wydaniem decyzji administracyjnej w sprawie. W dniu [...] grudnia 2011 r. J. M. złożył skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie na bezczynność GIODO w niniejszym postępowaniu, na którą organ udzielił odpowiedzi w dniu [...] grudnia 2011 r. i jednocześnie przesłał akta sprawy Sądowi. Postanowieniem z dnia 18 stycznia 2012 r. (sygn. akt II SAB/Wa 486/11) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie odrzucił ww. skargę. Po uzyskaniu przez organ informacji o uprawomocnieniu się ww. postanowienia i o tym, iż akta sprawy zostały przez Sąd zatrzymane do sprawy o sygn. akt II SA/Wa 122/12, GIODO pismem z dnia [...] kwietnia 2012 r. wystąpił do Sądu Wojewódzkiego o ich wypożyczenie. Akta sprawy wpłynęły do GIODO w dniu [...] kwietnia 2012 r. i następnie pismami z dnia [...] kwietnia 2012 r. organ ponownie poinformował strony o możliwości realizacji uprawnień, o których mowa w art. 10 § 1 i art. 73 § 1 k.p.a. a w dniu [...] maja 2012 r. wydał decyzję nr [...], którą odmówił uwzględnienia wniosku J. M. W dniu [...] czerwca 2012 r. do organu wpłynął wniosek skarżącego, datowany na dzień [...] czerwca 2012 r., o ponowne rozpatrzenie niniejszej sprawy. W dniu [...] lipca 2012 r. organ został wezwany przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie do zwrotu akt niniejszej sprawy w terminie trzech dni. W wyniku powyższego organ pismami z dnia [...] lipca 2012 r. poinformował strony, że materiał dowodowy sprawy jest wystarczający do wydania decyzji administracyjnej, jednakże akta sprawy zostały przesłane do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. W dniu [...] października 2012 r. GIODO wystąpił do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie o wypożyczenie akt ww. sprawy. Sąd wypożyczył organowi przedmiotowe akta, jednakże zakreślił termin ich zwrotu do dnia [...] listopada 2012 r. W powyższym terminie organ pismami z dnia [...] października 2012 r. po raz kolejny poinformował strony o możliwości realizacji uprawnień, o których mowa w art. 10 § 1 i art. 73 § 1 K.p.a. W dniu [...] grudnia 2012 r. do GIODO wpłynęła skarga J. M., w przedmiocie niewykonania przez organ wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 15 listopada 2010 r. (sygn. akt II SA/Wa 1477/10, w której skarżący podkreślał, że przez okres 18 miesięcy GIODO wysłał do Ministra Obrony Narodowej, Szefa Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz Szefa Służby Wywiadu Wojskowego łącznie osiem pism, w których koncentrował się wyłącznie na uzyskaniu od adresatów jednoznacznej deklaracji, że cała dokumentacja, zgromadzona przez byłą Komisję Weryfikacyjną, objęta jest klauzulami tajności. Organ nie przeprowadził natomiast dowodów, zawnioskowanych przez skarżącego w pismach procesowych z dnia [...] stycznia 2011r., z dnia [...] kwietnia 2011 r. oraz z dnia [...] września 2011 r. Nie rozpoznał też jego wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, który to wniosek wpłynął do organu w dniu [...] czerwca 2012 r. Odpowiadając na skargę, GIODO wnosił o jej oddalenie i twierdził, że kierując pisma do Ministra Obrony Narodowej, Szefa Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz Szefa Służby Wywiadu Wojskowego, wykonywał wytyczne Sądu Wojewódzkiego, zawarte w wyroku z dnia 15 listopada 2010 r. i niezwłocznie, po zgromadzeniu materiału dowodowego, pozwalającego na rozstrzygnięcie sprawy, wydał w dniu [...] maja 2012 r. decyzję administracyjną. Odnosząc się do zarzutu nierozpatrzenia wniosku skarżącego o ponowne rozpatrzenie sprawy, organ wskazywał, iż wprawdzie materiał dowodowy zgromadzony w sprawie był wystarczający do jego merytorycznego rozpatrzenia, ale organ nie mógł wydać decyzji, gdyż nie dysponował aktami administracyjnymi. Oddalając skargę - na podstawie art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.), zwanej dalej "P.p.s.a." - Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, ją za nieuzasadnioną. Sąd stwierdził, że GIODO, stosując się do oceny prawnej i wskazań, zawartych w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 15 listopada 2010 r. (sygn. akt II SA/Wa 1477/10), był zobowiązany poczynić ustalenia na okoliczność, czy dane osobowe J. M., przetwarzane przez Komisję Weryfikacyjną, objęte są tajemnicą państwową (stanowią informację niejawną). Zwrócenie się przez organ w toku ponownego rozpoznania sprawy o wyjaśnienie tych okoliczności do Ministra Obrony Narodowej, a następnie bezpośrednio do Szefów Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służby Wywiadu Wojskowego było więc uzasadnione. Decyzja w tej sprawie zaś została wydana po otrzymaniu wyjaśnień od ww. organów oraz po uzyskaniu akt administracyjnych, które znajdowały się w tym czasie w dyspozycji Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. W dniu [...] czerwca 2012 r. – jak wywodził Sąd - do Biura GIODO wpłynął wprawdzie wniosek J. M. czerwca 2012 r. o ponowne rozpatrzenie niniejszej sprawy, ale organ musiał przesłać akta administracyjne do Sądu Wojewódzkiego o sygn. akt II SA/Wa 122/12. Analizując zatem działania, podejmowane przez GIODO po uprawomocnieniu się wyroku z dnia 15 listopada 2010 r., oraz po zwrocie akt administracyjnych organowi w dniu [...] lutego 2011 r., Sąd Wojewódzki uznał, iż nie zachodziły w tym przypadku przesłanki, uzasadniające postawienie organowi zarzutu bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Nierozpoznanie przez organ wniosku J. M. o ponowne rozpatrzenie sprawy spowodowane było bowiem przyczynami obiektywnymi ( brakiem możliwości dysponowania przez organ aktami administracyjnymi sprawy). Ponadto, Sąd Wojewódzki wskazał, że kwestia nieprzeprowadzenia przez organ w toku postępowania, zawnioskowanych przez J. M. dowodów, nie mogła być zaś przedmiotem oceny w niniejszej sprawie. W skardze kasacyjnej, zaskarżając powyższy wyrok w całości, J. M. zarzucił Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Warszawie, naruszenie: 1. art. 35 §1 - 3 k.p.a. oraz art. 154 § 1 i 2 P.p.s.a poprzez błędne uznanie, iż w przedmiotowej sprawie administracyjnej niezałatwienie sprawy w ustawowym terminie, a nawet niepodjęcie przez organ jakiejkolwiek czynności w tym terminie, nie wyczerpuje znamion przewlekłego prowadzenia postępowania oraz znamion rażącego naruszenia prawa, 2. art. 35 § 3 k.p.a. w zw. oraz art. 154 par. 1 i 2 P.p.s.a poprzez błędne uznanie, iż w przedmiotowej sprawie administracyjnej załatwienie sprawy, po upływie okresu postępowania, wielokrotnie przekraczającym ustawowy termin jej załatwienia, nie wyczerpuje znamion przewlekłego prowadzenia postępowania oraz znamion rażącego naruszenia prawa, 3. art. 35 § 3 k.p.a. oraz art. 154 § 1 i 2 P.p.s.a poprzez błędne uznanie, iż w przedmiotowej sprawie administracyjnej niezałatwienie sprawy w postępowaniu odwoławczym w ustawowym terminie, a nawet niepodjęcie przez organ jakiejkolwiek czynności w okresie postępowania odwoławczego wielokrotnie przekraczającego ustawowy termin jej załatwienia, nie wyczerpuje znamion przewlekłego prowadzenia postępowania, znamion niewykonania wyroku sądu oraz znamion rażącego naruszenia prawa, 4. art. 35 § 5 k.p.a. oraz art. 154 § 1 i 2 P.p.s.a poprzez błędne uznanie, iż w przedmiotowej sprawie administracyjnej do terminów załatwienia sprawy nie wilcza się okresów nieusprawiedliwionych opóźnień zawinionych przez organ. Wskazując na powyższe podstawy kasacyjne, J. M. wnosił o uchylenie zaskarżonego wyroku w całości i przekazanie sprawy Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Warszawie do ponownego rozpoznania wraz z zasądzeniem kosztów postępowania kasacyjnego. W uzasadnieniu skargi kasacyjnej podnoszono w szczególności, że organ po otrzymaniu w dniu [...] lutego 2011 r. odpisu wyroku z dnia [...] listopada 2010 r. wraz z uzasadnieniem i aktami administracyjnymi – pomimo ciążącego na nim obowiązku - nie załatwił sprawy w terminie, o którym mowa w art. 35 k.p.a. Do dnia [...] marca 2011 r. nie wykonał żadnej w tej sprawie czynności. W tym czasie nie nastąpiły także żadne, wymienione w art. 35 §. 5 k.p.a., okoliczności. Ponadto, nie zawiadomiono skarżącego kasacyjnie o niezałatwieniu sprawy w terminie. Nie podano także przyczyny zwłoki oraz nie wskazano nowego terminu jej załatwienia. Zdaniem skarżącego, Sąd Wojewódzki bezzasadnie nie wziął również pod uwagę, że czynności GIODO były dokonywane w znacznych odstępach czasu. Organ prowadził postępowanie wyjaśniające ponad osiem miesięcy. W tym czasie następowały terminy, których nie wlicza się do terminu załatwienia sprawy, o których mowa w przepisie art. 35 § 5 k.p.a. wynosiły one jednak łącznie około cztery miesiące. Po za tymi wyłączeniami, nie nastąpiły zaś inne, z przewidzianych w ww. przepisie, okoliczności, które skutkowałyby nie wliczaniem do terminu załatwienia sprawy dodatkowych terminów bądź okresów. W szczególności, nie było opóźnień wynikających z winy strony postępowania oraz okresów zawieszenia postępowania. Podkreślano, iż organ zawiadomił także strony o niezałatwieniu sprawy w ustawowym terminie oraz nie wskazał nowego terminu jej załatwienia. Pisma wysyłane w tym okresie przez GIODO do skarżącego kasacyjnie informowały jedynie o niektórych czynnościach organu. Autor skargi kasacyjnej wskazywał również, iż Sąd I instancji nie uwzględnił, że od daty otrzymania odpowiedzi na ostatnie wysłane przez organ pismo do Szefa SWW ([...] grudnia 2011 r.), do dnia wydania decyzji administracyjnej o nr. [...], organ nie dokonywał żadnych merytorycznych czynności w sprawie. Jedynym zaś okresem, który nie mógł być wliczony do okresu załatwienia sprawy był czas, w którym organ oczekiwał od stron postępowania administracyjnego realizacji uprawnień wynikających z art. 73 § 1a oraz art. 10 § 1 k.p.a. W związku z tym, także w tym czasie następowały okresy przewlekłego prowadzenia przez organ sprawy. W ocenie skarżącego Sąd Wojewódzki powinien był stwierdzić, że GIODO przy ponownym rozpatrzeniu sprawy, dopuścił się przewlekłości. Do dnia wniesienia skargi kasacyjnej nie rozpoznał bowiem wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy ( nie podjął jakiejkolwiek czynności zmierzającej do jego rozpatrzenia). Nie zawiadomił przy tym skarżącego o przyczynach takiego stanu rzeczy oraz nie zakreślił terminu do jej rozpatrzenia. Skarżący nie podzielał stanowiska Sądu Wojewódzkiego, że nierozpoznanie przez organ wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy spowodowane było przyczynami obiektywnymi. Za taką nie mogła bowiem zostać uznana okoliczność niedysponowania przez GIODO aktami administracyjnymi sprawy, które przekazane zostały sądom administracyjnym, w związku z rozpoznawaniem przez nie środków odwoławczych, w sprawach, w których również J. M. był stroną. Wymienione okresy nie mieściły się bowiem w katalogu terminów i okresów niewliczanych do terminu załatwienia sprawy, o którym mowa w art. 35 § 5 k.p.a. Zdaniem skarżącego, GIODO powinien był zapobiec takiej sytuacji ponieważ miał obowiązek dysponowania aktami administracyjnymi sprawy w swojej siedzibie przez cały czas trwania przedmiotowego postępowania a także po jego zakończeniu. Był zobowiązany chociażby realizować prawa strony postępowania, polegające na prawie wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Przed przekazaniem zatem akt sądowi, powinien zatem sporządzić, poświadczone za zgodność z oryginałem, odpisy znajdujących się w nich dokumentów i kontynuować postępowanie administracyjne. Okresy pozostawania akt przedmiotowej sprawy administracyjnej w dyspozycji WSA w Warszawie oraz w dyspozycji NSA po przekazaniu akt przez organ w związku ze sprawami: II SAB/Wa 486/11 oraz II SA/Wa 122/12, nie stanowiły bowiem terminów i okresów, o których mowa w przepisie art. 35 § 3 k.p.a. W odpowiedzi na skargę kasacyjną GIODO wnosił o jej oddalenie i wskazywał, że stosował się do wytycznych, zawartych w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 15 listopada 2010 r. (sygn. akt II SA/Wa 1477/10) i po otrzymaniu wyjaśnień od organów wojskowych oraz po uzyskaniu akt administracyjnych, które znajdowały się w tym czasie w dyspozycji Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w dniu [...] maja 2012 r., wydał decyzję administracyjną. Skarżący był przy tym na bieżąco informowany przez organ o przebiegu postępowania i podejmowanych czynnościach. Podkreślał również, że kilkakrotnie zwracał się do Sądu o wypożyczenie akt sprawy, które otrzymywał jednak niekompletne a nie spoczywa na nim obowiązek sporządzania odpisów dokumentów, zgromadzonych w aktach prowadzonego przez siebie postępowania w sytuacji przesłania akt do sądu administracyjnego. Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Stosownie do art. 183 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, Sąd rozpoznaje sprawę w granicach skargi kasacyjnej, biorąc z urzędu pod uwagę tylko okoliczności uzasadniające nieważność postępowania, a które to okoliczności w tym przypadku nie zachodziły. Tak więc postępowanie kasacyjne w niniejszej sprawie sprowadzało się wyłącznie do badania zasadności podstaw kasacyjnych, przytoczonych w skardze kasacyjnej. Zarzuty te zaś sprowadzały się do zakwestionowania stanowiska Sądu I instancji, iż postępowanie administracyjne, prowadzone przez Głównego Inspektora Danych Osobowych w sprawie z wniosku J. M. o podjęcie działań, przewidzianych ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, w tym skontrolowania zasad przetwarzania danych osobowych skarżącego przez Komisję Weryfikacyjną, utworzoną na podstawie przepisów ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o Służbie Kontrwywiadu Wojskowego oraz ustawę o służbie funkcjonariuszy Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służby Wywiadu Wojskowego, po otrzymaniu wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 15 listopada 2010 r. (sygn. akt II SA/Wa 1477/10), nie było prowadzone w sposób przewlekły. Wbrew poglądowi Sądu Wojewódzkiemu, zdaniem skarżącego, organ prowadził to postępowanie w sposób przewlekły, dopuścił się zatem niewykonania w/w wyroku, a to świadczyło o naruszeniu art. 154 § 1 P.p.s.a. Z tym stanowiskiem skarżącego należy się zgodzić. W myśl regulacji zawartej w art. 154 § 1 P.p.s.a., niewykonanie wyroku sądu administracyjnego może bowiem polegać m. in. na pozostawaniu przez organ w stanie przewlekłości w prowadzeniu postępowania, w jego podjęciu lub kontynuacji, zmierzającej do zakończenia postępowania decyzją administracyjną lub w innej formie przewidzianej prawem. W rozpoznawanej sprawie obowiązkiem Sądu Wojewódzkiego było zbadanie, czy GIODO, po otrzymaniu odpisu wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 15 listopada 2010 r. (sygn. akt akt II SA/Wa 1477/10) wraz z uzasadnieniem i aktami administracyjnymi, podjął postępowanie administracyjne w odpowiednim terminie i następnie prowadził je - stosownie do zawartych w w/w wyroku wytycznych – w sposób efektywny. Wyjaśnienia zatem w tym miejscu wymaga, że choć przedmiotowa sprawa nie dotyczyła meritum wniosku J. M., to jednak – z uwagi na znaczną liczbę pism, kierowanych przez organ do służb wojskowych i długotrwałość wymiany tej korespondencji - należało zbadać, czy wymiana ta była rzeczywiście uzasadniona. Jak wyżej wspomniano, przewlekłość postępowania oznacza bowiem stan, w którym organ administracyjny prowadzi wprawdzie postępowanie, ale w sposób nieuzasadniony "przedłuża" termin jego zakończenia, powołując się np. na niezależne od niego przyczyny, uniemożliwiające dotrzymanie terminu podstawowego. Przewlekłość zachodzi zatem w sytuacji, gdy organ podejmuje wprawdzie pewne działania, to jest - z punktu widzenia formalnego - pozostaje aktywnym, ale "wykorzystując" przepisy procesowe nie wydaje jednak w ogóle rozstrzygnięcia lub wydaje je dopiero w dalszym terminie. W rezultacie, takie działanie organu jest procedowaniem nieefektywnym a nieraz wręcz jedynie pozornym. Oceniając, w tym kontekście, postępowanie prowadzone przez GIODO, Sąd I instancji nie dostrzegł, że po zwrocie organowi akt administracyjnych przez Sąd (po wydaniu wyroku z dnia 15 listopada 2010 r.), co nastąpiło – jak ustalił Sąd Wojewódzki - w dniu [...] lutego 2011 r., organ nie podjął żadnych działań aż do dnia [...] marca 2010 r. W tym dopiero dniu skierowano pierwsze pismo do Ministra Obrony Narodowej. Zatem od razu na początku, ponownie prowadzonego, postępowania został naruszony przepis art. 35 § 3 k.p.a., nakazujący załatwienie sprawy, wymagającej postępowania wyjaśniającego w terminie jednego miesiąca. Organ nie informował przy tym skarżącego o przyczynach powstałych opóźnień oraz nie wyznaczył dodatkowego terminu do załatwienia sprawy. Pisma GIODO, kierowane do skarżącego dotyczyły bowiem – jak trafnie wskazuje na to skarżący - jedynie dokonywanych przez organ czynności procesowych, których uzasadnieniem miała być realizacja wytycznych, zawartych we wspomnianym wyroku z dnia 15 listopada 2010 r. Sąd Wojewódzki nie zwrócił na powyższe uwagi, ograniczając się, w tym zakresie, wyłącznie do faktu, że w toku postępowania były w ogóle podejmowane czynności zmierzające do wyjaśnienia sprawy. Sąd nie ocenił jednak, czy podejmowane przez organ czynności były efektywne oraz, nie dostrzegł, iż w dużej mierze pisma kierowane przez GIODO do organów wojskowych żądały uzupełnienia nadesłanych wcześniej informacji, a zatem powinny być wysyłane szczególnie sprawnie. Ocenie w tym wypadku winna zatem podlegać także okoliczność, czy istniała realna możliwość ograniczenia, dokonywanej przez GIODO wymiany korespondencji. Znamienne jest np., że pierwotnie pisma organu były kierowane do Ministra Obrony Narodowej a następnie już bezpośrednio do Szefów podległych mu Służb. Istotna jest również precyzyjność zapytań zawartych w w/w korespondencji. Aby jednak udzielić odpowiedzi na te pytania, konieczne jest dysponowanie aktami administracyjnymi dotyczącymi wniosku J. M. Poza tym, wbrew wyrażonemu w zaskarżonym wyroku stanowisku, okoliczność przekazywania do sądów administracyjnych akt administracyjnych (w związku z innymi, toczącymi się postępowaniami sądowoadministracyjnymi) nie mogła stanowić obiektywnej przyczyny, usprawiedliwiającej opóźnienie organu w rozpoznaniu wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Wprawdzie expressis verbis nie spoczywa na organie administracyjnym obowiązek by w tego rodzaju sytuacjach sporządzał kopie, zawartych w aktach, dokumentów, czy też zakładał tzw. akta zastępcze sprawy, ale nie można pomijać faktu, iż organ administracyjny, dopóki formalnie nie zakończy postępowania administracyjnego, cały czas jest zobligowany przestrzegać procedury administracyjnej. Dotyczy to zwłaszcza, wyrażonej w art. 12 k.p.a., a uszczegółowionej w art. 35 i n. k.p.a., zasady obligującej organ do jak najszybszego załatwienia sprawy. Ponadto, jak słusznie podnosi skarżący, organ jest także cały czas zobowiązany realizować prawa strony postępowania, polegające na: prawie wglądu do akt sprawy, prawie sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. W opisanych sytuacjach organ administracyjny jest zatem zobowiązany podjąć takie działania, które zagwarantują realizację powyższych zasad. W szczególności może albo do sądu przesłać poświadczone za zgodność kserokopie akt administracyjnych lub procesować w oparciu o tego rodzaju kserokopie. Podkreślenia wymaga, iż tego rodzaju postępowanie różnych organów nie stanowi żadnego wyjątku. W ten sposób bowiem powyższy obowiązek jest realizowany np. gdy toczy się kilka postępowań administracyjnych, w których materiałem dowodowym są te same zbiory dokumentów zebranych w formie różnych akt, przy udostępnianiu pacjentom przez zakłady opieki zdrowotnej dokumentacji medycznej, czy też w przypadku prowadzenia egzekucji komorniczej w momencie, gdy sąd rozpoznaje skargę na czynności komornika (a więc akta egzekucyjne komornik wysyła do sądu a sam prowadzi egzekucję w oparciu o założone przez siebie akta zastępcze). GIODO zatem winien rozwiązać omawiany problem w ramach stosownych procedur wewnętrznych. W rezultacie należy uznać, że dokonana przez Sąd I instancji ocena wykonania przez GIODO wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 15 listopada 2010 r. (sygn. akt II SA/Wa 1477/10), w kontekście stwierdzenia przewlekłości, prowadzonego z wniosku J. M. postępowania administracyjnego, nie była trafna. Oparcie zaskarżonego wyroku wyłącznie na fakcie, iż akta administracyjne sprawy były kilkakrotnie wypożyczane do sądów administracyjnych oraz, że była wielokrotnie wymieniana korespondencja pomiędzy GIODO i organami wojskowymi, nie mogło bowiem dostatecznie usprawiedliwiać rozpoznawania niniejszej sprawy w tak długim czasie. Przy ponownym rozpoznaniu sprawy Sąd Wojewódzki, mając na uwadze, że postępowanie dotyczące przedmiotowego wniosku J. M., skierowanego do GIODO toczyło się w sposób przewlekły, winien ustalić stopień tej przewlekłości. W tym celu Sąd dołączy akta administracyjne, dotyczące sprawy merytorycznej i oceni efektywność prowadzenia przez organ tego postępowania i - w zależności od wyników kontroli – określi wysokość grzywny a także wypowie się, co do kwestii prowadzenia przewlekłego prowadzenia postępowania z rażącym naruszeniem prawa. Mając powyższe na uwadze, Naczelny Sąd Administracyjny – z mocy art. 185 § 1 P.p.s.a. – orzekł jak w sentencji. Rozstrzygnięcie o kosztach postępowania kasacyjnego oparto na przepisie art. 203 pkt 2 P.p.s.a.