II SA/Bk 89/20

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w składzie następującym: Przewodniczący sędzia NSA Grażyna Gryglaszewska (spr.), Sędziowie sędzia NSA Elżbieta Trykoszko, asesor sądowy WSA Elżbieta Lemańska, po rozpoznaniu w Wydziale II na posiedzeniu niejawnym w dniu 11 lutego 2020 r. w trybie uproszczonym sprawy ze skargi K. H. G. "[...]" Sp. z o.o. w W. na postanowienie P. Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w B. z dnia [...] grudnia 2019 r., nr [...] w przedmiocie stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia zażalenia na postanowienie nakazujące przedłożenie określonych dokumentów 1. uchyla zaskarżone postanowienie, 2. zasądza od P. Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w B. na rzecz skarżącej K. H. G. "[...]" Sp. z o.o. w W. kwotę 597 (pięćset dziewięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego. Skarga została wywiedziona na podstawie następujących okoliczności. Postanowieniem z [...] grudnia 2019 r. nr [...] P. Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego, działając na podstawie art. 134 w zw. z art. 141 § 2 i art. 144 K.p.a., stwierdził że zażalenie Kompleksu Hotelowo-Gastronomicznego "L." Sp. z o.o. od postanowienia Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego Powiatu Grodzkiego w Ł. z [...] listopada 2019 r. nr [...], zostało wniesione z uchybieniem terminu i w związku z tym pozostawił je bez rozpoznania. W uzasadnieniu podano, że postanowienie organu pierwszej instancji zostało doręczone Spółce [...] listopada 2019 r. a także jej pełnomocnikowi - J. W. w tym samym dniu za pośrednictwem poczty polskiej i pokwitowane w obu przypadkach czytelnym podpisem S. Ś. (prawnika) - na zwrotnym potwierdzeniu odbioru. Zatem termin do skutecznego wniesienia zażalenia mijał [...] listopada 2019 r. Natomiast zażalenie zostało wysłane za pośrednictwem placówki pocztowej w dniu [...] grudnia 2019 r. (data stempla pocztowego). Z zestawienia dwóch terminów, tj. daty odebrania postanowienia przez stronę oraz daty złożenia przedmiotowego zażalenia jednoznacznie wynika, że zostało ono wniesione z uchybieniem 7-dniowego terminu do jego wniesienia, tj. z naruszeniem art. 141 § 2 K.p.a. Mając powyższe na uwadze P. Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego w B. postanowił zażalenie pozostawić bez rozpoznania z uwagi na przekroczenie terminu do jego wniesienia. Skargę od tego postanowienia do sądu administracyjnego wniosła Spółka i zarzuciła naruszenie: 1) art. 7 i art. 77 § 1 K.p.a. przez zaniechanie podjęcia wszelkich czynności niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i niezebranie w sposób wyczerpujący oraz nierozpatrzenie całego materiału dowodowego, a w konsekwencji: a) błędne uznanie, że postanowienie Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego Powiatu Grodzkiego w Ł. z [...] listopada 2019 r. zostało doręczone pełnomocnikowi skarżącej Spółki jak i Spółce, za pośrednictwem operatora wyznaczonego, tj. poczty polskiej, mimo że: - zwrotne potwierdzenia odbioru, na które wskazuje organ, nie posiadają wymaganych oznaczeń Poczty Polskiej w postaci pieczęci w miejscu "datownik placówki odbiorczej" oraz numeru tzw. "erki", tj. numeru nadania zwrotnego, dzięki któremu można sprawdzić, kiedy listonosz doręczył zwrotne potwierdzenie odbioru; - koperta, w której doręczono Spółce postanowienie nie zawiera ani pieczęci PINB PG w Ł. wskazującej adresata, ani pieczęci placówki poczty polskiej, ani numeru nadania, który jest nalepiany na kopertę, ani pieczęci poczty polskiej z datą przyjęcia listu przez placówkę pocztową; - organ nie zbadał, czy w aktach PINB PG w Ł. znajdują się potwierdzenia nadania przesyłek z numerem nadania, które umożliwiłyby sprawdzenie w systemie śledzenia przesyłek, kiedy doręczono korespondencję oraz czego dotyczyła. b) błędne uznanie, że postanowienie z [...]4 listopada 2019 r. zostało doręczone do rąk S. Ś. dnia [...] listopada 2019 r., mimo że: - na zwrotnym potwierdzeniu odbioru S. Ś. złożył jedynie podpis, nie opatrzył go datą odbioru, ani odciskiem stempla firmowego; - nie można zidentyfikować osoby, która dokonała oznaczenia daty na zwrotnym potwierdzeniu odbioru. - na zwrotnym potwierdzeniu odbioru nie ma pieczęci skarżącej Spółki; 2) art. 7, art. 77 § 1 i 107 § 3 K.p.a. przez niewyjaśnienie w treści uzasadnienia: a) z jakich względów PINB PG w Ł. doręczył postanowienie z [...] listopada 2019 r. skarżącej Spółce dnia [...] listopada 2019 r. za pośrednictwem swojego pracownika lub innej upoważnionej osoby, skoro rzekomo doręczono to postanowienie zarówno pełnomocnikowi Spółki jak i Spółce już dnia [...] listopada 2019 r. za pośrednictwem poczty polskiej; b) dlaczego postanowienie to zaadresowano i doręczono jedynie skarżącej Spółce, z pominięciem pełnomocnika Spółki - J. W.; 3) art. 80 K.p.a. przez niepodjęcie działań niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i nieuzasadnione przyjęcie, że Spółka złożyła odwołanie z uchybieniem terminu. W konsekwencji powyższych naruszeń organ błędnie ustalił, że postanowienie PINB PG w Ł. z [...] listopada 2019 r. skutecznie zostało doręczone [...] listopada 2019 r., podczas gdy skarżącej Spółce postanowienie to doręczono dopiero [...] listopada 2019 r., a pełnomocnikowi Spółki - J. W. w ogóle nie doręczono tego postanowienia. W razie uznania, że doręczenie postanowienia nastąpiło [...] listopada 2019 r. do rąk S. Ś., dalej zarzucono naruszenie: art. 7 i art. 77 § 1 K.p.a., przez zaniechanie podjęcia wszelkich czynności niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i niezebranie w sposób wyczerpujący oraz nierozpatrzenie całego materiału dowodowego, a w konsekwencji błędne uznanie, że S. Ś. jest prawnikiem skarżącej Spółki lub pełnomocnika Spółki - J. W., podczas gdy S. Ś. nie jest takim prawnikiem, nigdy też nie został upoważniony ani przez Spółkę, ani pełnomocnika Spółki - J. W. do odbioru w ich imieniu korespondencji; art. 7, art. 77 § 1 i 107 § 3 K.p.a., przez niewyjaśnienie w treści uzasadnienia w jakim trybie zastępczym nastąpiło rzekome doręczenie decyzji pełnomocnikowi Spółki - J. W. w dnia 5 listopada 2019 r.; art. 43 i 45 w zw. z art. 40 § 2 i 42 K.p.a., przez błędne uznanie, że skuteczne jest doręczenie postanowienia adresowanego do pełnomocnika Spółki - J. W., które odebrał S. Ś., niebędący ani upoważnionym do odbioru korespondencji adresowanej do pełnomocnika, ani pracownikiem pełnomocnika. Wskazując na powyższe naruszenia skarżąca Spółka wniosła o uchylenie postanowienia i zasądzenie zwrotu kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego według norm przepisanych. W uzasadnieniu skargi rozwinięto argumentację dotyczącą sformułowanych zarzutów. Organ w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie i generalnie podtrzymał swoje stanowisko zawarte w zaskarżonym postanowieniu. Wojewódzki Sad Administracyjny w Białymstoku zważył co następuje. Skarga zasługuje na uwzględnienie. Przedmiotem kontroli sądowoadministracyjnej pod względem legalności w niniejszej sprawie jest postanowienie P. Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia przez skarżącą Spółkę zażalenia od postanowienia Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego Powiatu Grodzkiego w Ł.. Podstawą prawną powyższego postanowienia jest art. 134 w zw. z art. 141 § 2 i art. 144 K.p.a., który stanowi, że organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania (zażalenia) oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania (zażalenia). Postanowienie w tej sprawie jest ostateczne. Termin do wniesienia zażalenia określa art. 141 § 2 K.p.a., zgodnie z którym zażalenie wnosi się w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia postanowienia stronie, a gdy postanowienie zostało ogłoszone ustanie – od dnia jego ogłoszenia stronie. Uchybienie terminu do wniesienia zażalenia jest okolicznością obiektywną i w razie jej stwierdzenia organ odwoławczy nie ma innej możliwości niż wydanie postanowienia o uchybieniu terminu przewidzianego w art. 134 K.p.a. (por. wyrok NSA z 21 marca 1997 r., SA/Łd 2990/95, Lex nr 29079). Uchybienie to musi być jednoznaczne i mieć pełne oparcie w zgromadzonym materiale dowodowym sprawy. Warunkiem wydania takiego postanowienia jest w pierwszej kolejności bezsporne ustalenie daty, w której organ skutecznie doręczył stronie postanowienie wydane w toku postępowania, bowiem bieg terminu do wniesienia zażalenia rozpoczyna się dopiero wtedy, gdy doręczenie było prawidłowe. Zatem organ winien dysponować niebudzącym wątpliwości dokumentem zwrotnego potwierdzenia odbioru korespondencji przez adresata lub inną osobę do tego upoważnioną. Organ procedując w przedmiocie terminowości wniesienia środka odwoławczego jest zatem zobligowany zbadać wnikliwie okoliczności dotyczące prawidłowości i daty doręczenia adresatowi zaskarżonego rozstrzygnięcia. Doręczenie decyzji (postanowienia) jest czynnością materialno-techniczną, z której dokonaniem prawo wiąże określone prawnie doniosłe skutki. Jednym z nich jest rozpoczęcie biegu terminu do dokonania określonej czynności procesowej W ocenie sądu w niniejszej sprawie organ odwoławczy - wbrew obowiązkom wynikającym z art. 7 i 77 § 1 K.p.a. - nie zbadał w sposób wystarczający okoliczności związanych z prawidłowością doręczenia, a tym samym wydane postanowienie było co najmniej przedwczesne. Przede wszystkim podkreślić należy, że w oparciu o akta administracyjne nie sposób traktować J. W. za pełnomocnika Spółki. Stosownie bowiem do art. 33 § 2 K.p.a. pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu, a w myśl art. 33 § 3 zd. 1 K.p.a. pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Ponadto wykazanie przez pełnomocnika procesowego umocowania do reprezentowania strony będącej osobą prawną, wymaga złożenia nie tylko dokumentu pełnomocnictwa podpisanego przez osoby działające w imieniu tej osoby prawnej, ale także dokumentu potwierdzającego umocowanie tych osób do działania w imieniu tejże osoby prawnej (por. wyrok NSA z 24 czerwca 2008 r., II OSK 704/07, pub. CBOSA). Właściwym dokumentem do wykazania, że organ osoby prawnej, jaką w sprawie jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest umocowany do udzielenia pełnomocnictwa procesowego, stanowi odpis z Krajowego Rejestru Sądowego aktualny w dniu udzielenia pełnomocnictwa. Organ administracyjny bada z urzędu prawidłowość pełnomocnictwa i nie powinien dopuścić do udziału w sprawie osoby, która nie legitymuje się ważnym pełnomocnictwa, chyba że zachodzi przypadek określony w art. 33 § 4 K.p.a. (por. A. Wróbel, k.p.a., Komentarz, WK 2018, t. 12 do art. 33), który nie zachodzi w kontrolowanej sprawie, gdyż odnosi się on do spraw mniejszej wagi i reprezentacji osób fizycznych. Z akt administracyjnych sprawy niniejszej wynika, że Spółka przedłożyła notarialne pełnomocnictwo z [...] października 2019 r. Wynika z niego, że E. W., działająca jako Prezes Zarządu Spółki, ustanawia pełnomocnikiem Spółki – J. W. W aktach sprawy brak jest zaś aktualnego, na datę sporządzenia pełnomocnictwa, odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego z którego wynikałoby, że E. W. była uprawniona do udzielenia pełnomocnictwa w imieniu Spółki. Tylko istnienie pełnomocnictwa, udzielonego w sposób określony w art. 33 § 2 K.p.a., czego organ nie wyjaśnił przed podjęciem zaskarżonego postanowienia, pozwalałoby na doręczenie przedmiotowego postanowienia, stosownie do art. 40 § § 2 zd. 1 K.p.a., pełnomocnikowi, w przeciwnym razie, doręczenie winno nastąpić stronie, co w przypadku osoby prawnej, jaką jest Spółka, następuje - w myśl art. 45 K.p.a. - w lokalu jej siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. W sprawie niniejszej organ pierwszej instancji wskazał, że kwestionowane postanowienie otrzymują: Spółka oraz jej pełnomocnik. Obie korespondencje zostały wysłane na ten sam adres, tj. ul. [...] w Ł. Obie korespondencje zostały odebrane przez S. Ś. Jak już wywiedziono powyżej w sprawie nie wykazano w sposób jednoznaczny, że J. W. został skutecznie ustanowiony pełnomocnikiem Spółki. Bez znaczenia zatem pozostaje to czy w jego imieniu korespondencję mógł odebrać S. Ś. Postanowienie bowiem nie powinno być w ogóle wysłane do J. W. W takiej sytuacji postanowienie powinno być doręczone Spółce. Odnosząc się do doręczenia również należy stwierdzić, że nie było ono prawidłowe. Jeśli więc zakwestionowane doręczenie nastąpiło w siedzibie skarżącej Spółki organ odwoławczy powinien był zbadać, czy nastąpiło to do rąk osoby uprawnionej do obioru pisma. Pojęcie osoby uprawnionej do odbioru pism - w rozumieniu art. 45 K.p.a. - jest pojęciem szerszym niż pojęcie pełnomocnika czy reprezentacji. Jest nią każda osoba, która ze względu na wykonywaną funkcję została regulaminowo lub zwyczajowo uprawniona do odbierania korespondencji przychodzącej do siedziby osoby prawnej (por. wyrok NSA z 6 maja 2010 r., II GSK 594/09, pub. CBOSA). Przy czym domniemuje się, że osobą uprawnioną do odbioru korespondencji jest pracownik jednostki organizacyjnej posiadający pieczęć i podejmujący się odbioru pisma w siedzibie tej jednostki. Do obowiązku kierujących daną jednostką należy takie zorganizowanie pracy, ażeby wykluczyć możliwość odbioru przesyłek przez osoby nieuprawnione (por. postanowienie NSA z 7 lipca 2011 r., I OZ 474/11, , postanowienie NSA z 4 kwietnia 2014 r., II OSK 586/14, pub. CBOSA). Z akt spraw niniejszej nie wynika jednak, aby S. Ś. był uprawniony do odbioru korespondencji w imieniu Spółki. Ze zwrotnego potwierdzenia odbioru nie wynika kim jest S. Ś. Nie wskazano w nim czy jest on pracownikiem Spółki, niewątpliwie odbierając korespondencję nie posługiwał się on pieczęcią Spółki. Tym samym stwierdzić należy, że nie zostały spełnione wymagania dla skutecznego doręczenia pism w postępowaniu administracyjnym jednostce organizacyjnej zgodnie z art. 45 K.p.a. Organ w sprawie niniejszej pomimo tego, że przesłał kwestionowane postanowienie zarówno pełnomocnikowi Spółki jak i samej Spółce, w obu przypadkach nie uczynił tego skutecznie. Odnośnie pełnomocnika nie ustalił czy pełnomocnictwo zostało udzielone skutecznie, stąd też postanowienie nie powinno być wysłane J. W.. Nadmienić przy tym należy, że w przypadku skutecznie udzielonego pełnomocnictwa korespondencja powinna być kierowana tylko do pełnomocnika. Z kolei korespondencja skierowana do Spółki została odebrana przez osobę, która nie wykazała że jest upoważniona do odbioru korespondencji w imieniu Spółki. Stąd też organ odwoławczy nie mógł przyjąć, że doręczenie kwestionowanego postanowienia nastąpiło w dniu [...] listopada 2019 r. a w konsekwencji, że termin do wniesienia zażalenia mijał w dniu [...] listopada 2091 r. Mając na uwadze powyższe naruszenie przepisów postępowania sąd - na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy z 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2325) - uchylił zaskarżone postanowienie (pkt I wyroku). Ponownie rozpoznając sprawę organ odwoławczy oceni skuteczność doręczenia postanowienia uwzględniając powyżej przedstawioną ocenę prawną. Jako, że skarga została uwzględniona sąd - na podstawie art. 200 i art. 205 § 2 P.p.s.a. - zasądził od organu na rzecz skarżącej Spółki zwrot kosztów postępowania, które sprowadzają się do: wpisu od skargi w wysokości 100 zł; wynagrodzenia pełnomocnika w kwocie 480 zł, określonego z zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia MS z 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 265 ze zm.); opłaty skarbowej od pełnomocnictwa w kwocie 17 zł.