II SA/Po 204/24

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Tomasz Świstak (spr.) Sędziowie: Asesor WSA Robert Talaga Asesor WSA Paweł Daniel Protokolant: starszy sekretarz sądowy Krzysztof Dzierzgowski po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 24 lipca 2024 r. sprawa ze skargi K. A. na postanowienie Wojewody z dnia 24 stycznia 2024 r., nr [...] w przedmiocie odmowy wszczęcia postępowania oddala skargę. Wojewoda postanowieniem z 24 stycznia 2024 r., nr [...], po rozpoznaniu zażalenia K. A. na postanowienie Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w P. z 1 grudnia 2023 r., nr [...], o odmowie wszczęcia postępowania, utrzymał w mocy postanowienie organu I instancji. Powyższe orzeczenie wydane zostało w następującym stanie faktycznym. Wnioskiem z 23 listopada 2023 r. K. A., urodzony [...] 1982 r. w P., zwrócił się do Urzędu Stanu Cywilnego w P. o wydanie: - kserokopii oryginału aktu urodzenia, - kserokopii oryginału karty szpitalnej urodzenia się dziecka żywego/ zgłoszenia urodzenia wraz z innymi dokumentami z akt zbiorowych, - umożliwienie wykonania fotokopii oryginału aktu urodzenia, a także o poświadczenie powyższych dokumentów za zgodność z oryginałem wyłącznie przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego przez czytelny podpis z imieniem i nazwiskiem oraz pieczęciami Urzędu Stanu Cywilnego w P.. Wniosek w zakresie wydania poświadczonych za zgodność kserokopii akt zbiorowych aktu urodzenia oraz samodzielnego wykonania fotokopii aktu urodzenia został zrealizowany 11 grudnia 2023 r. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w P. postanowieniem z 1 grudnia 2023 r., nr [...], na podstawie art. 61a § 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r., poz. 775 ze zm., dalej: "K.p.a."), w związku z wnioskiem w sprawie wydania potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii aktu urodzenia, odmówił wszczęcia postępowania. Wojewoda, wydając podane na wstępie niniejszego uzasadnienia postanowienie, wskazał, że przepisy ustawy z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r., poz. 1378., dalej: "P.a.s.c.") określają zamknięty katalog dokumentów wydawanych z rejestru stanu cywilnego oraz ksiąg stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie tej ustawy i formy ich wydania. Wymienione w art. 44 ust. 1 tej ustawy rodzaje dokumentów mogą zostać wydane w wersji papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Odpis zupełny aktu stanu cywilnego stanowi dosłowne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego oraz treści dołączonych wzmianek dodatkowych, zaś odpis skrócony zawiera treść aktu stanu cywilnego uwzględniającą treść dołączonych wzmianek dodatkowych. Powyższe dokumenty sporządzone wedle określonych przepisami wzorów na specjalnych, ewidencjonowanych drukach, opatrzone wymaganymi pieczęciami, stanowią jedyne przewidziane prawem potwierdzenie zdarzeń, których dotyczą. Osobie uprawnionej do otrzymania odpisu można umożliwić nieodpłatnie wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie ustawy. Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego (art. 130 ust. 5 P.a.s.c.). Dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, m.in. na żądanie osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, mogą być wydawane w formie dokumentu elektronicznego, kopii lub wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego (art. 26 ust. 4 P.a.s.c.). Tak więc w przepisach P.a.s.c. został określony zamknięty katalog dokumentów wydawanych w oparciu o akty stanu cywilnego i akta zbiorowe oraz podmioty uprawnione do ich uzyskania. Przepisy te nie dają kierownikowi urzędu stanu cywilnego uprawnień do wykonywania oraz poświadczania za zgodność z oryginałem kserokopii aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu) ani samych oryginałów jako takich. Organ wydaje natomiast odpisy aktów o mocy prawnej oryginału, a postać i forma tych odpisów zostały określone i zdefiniowane w ustawie oraz przepisach wykonawczych do tej ustawy. Stwierdzenie powyższych okoliczności obligowało do zakończenia postępowania w sposób formalny na podstawie art. 61a § 1 K.p.a., przez odmowę wszczęcia postępowania, bowiem brak jest podstawy materialnoprawnej do uwzględnienia zawartego we wniosku żądania wydania potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii aktu urodzenia strony. W skierowanej do tut. Sądu skardze K. A. zarzucił naruszenie art. 73 § 2 K.p.a. i wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia oraz skierowanie sprawy do I instancji w celu dokonania czynności zgodnej z interesem strony. W uzasadnieniu skarżący podniósł, że doszło także do naruszenia art. 51 ust. 3 Konstytucji RP oraz art. 15 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 26 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE Seria L z 2016 r. Nr 119, s. 1 ze zm., dalej: "rozporządzenie 2016/679") Wojewoda w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie, podtrzymując dotychczas prezentowane stanowisko. Na rozprawie przed tut. Sądem, która odbyła się 24 lipca 2024 r., skarżący wniósł i wywiódł jak w skardze. Na pytanie Przewodniczącego wskazał, że ubiega się o wydanie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, bo chce sporządzić księgę rodową. Uważa, że działanie organu jest dyskryminacyjne, ponieważ według jego wiedzy niektóre organy administracji wydają dokumenty, o które się ubiega. Jego partnerka otrzymała taki dokument w USC w W.. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu zważył, co następuje: Skarga okazała się bezzasadna. Zaskarżone postanowienie Wojewody z 24 stycznia 2024 r., nr [...], nie narusza ani prawa materialnego, ani przepisów postępowania w sposób, który zgodnie z art. 145 § 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 935) stanowiłby podstawę do jego wyeliminowania z obrotu prawnego. Na wstępie wskazać trzeba, że podstawę prawną tego postanowienia stanowił przepis art. 61a § 1 zd. 1 K.p.a. Zgodnie z nim, gdy żądanie, o którym mowa w art. 61 K.p.a., a więc żądanie wszczęcia postępowania administracyjnego (przyp. tut. Sądu), zostało wniesione przez osobę niebędącą stroną lub z innych uzasadnionych przyczyn postępowanie nie może być wszczęte, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania. Istota sporu do jakiego doszło w sprawie sprowadza się do stwierdzenia, czy istniała podstawa prawna do uwzględnienia wniosku skarżącego z 23 listopada 2023 r. w zakresie, w jakim skarżący zażądał w nim kserokopii oryginału aktu urodzenia poświadczonej za zgodność z oryginałem osobiście przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w P.. Rację przyznać trzeba organom administracji, że żądanie skarżącego zawarte we wniosku nie zostało oparta na podstawie prawnej wynikającej z P.a.s.c., bowiem ustawa ta określa zamknięty katalog dokumentów wydawanych w oparciu o akty stanu cywilnego oraz zasady i formy wydawania dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. Jednocześnie do żądania skarżącego, wbrew zarzutowi sformułowanemu w skardze, nie znajdował zastosowania art. 73 § 2 K.p.a., który reguluje problematykę udostępniania akt sprawy przewidując możliwość żądania uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów. Skoro brak jest podstawy prawnej do wydania skarżącemu "kserokopii oryginału aktu urodzenia poświadczonej za zgodność z oryginałem", to postępowanie administracyjne w myśl art. 61a § 1 K.p.a. nie mogło być wszczęte (por. wyrok NSA z 12 września 2023 r., sygn. akt II OSK 1042/22, wszystkie przywołane w niniejszym uzasadnieniu orzeczenia dostępne są w CBOSA na stronie: orzeczenia.nsa.gov.pl). W tym miejscu wskazać trzeba, że skarżący w sposób jednoznaczny i precyzyjny sformułował powyższe żądanie wniosku, a organy żądaniem tym były związane. Skarżący domagał się "kserokopii oryginału aktu urodzenia", a także "poświadczenia osobiście w/w dokumentów za zgodnością z oryginałami wyłącznie przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego poprzez czytelny podpis z imieniem i nazwiskiem wraz z pieczęciami tutejszego Urzędu Stanu Cywilnego". W ocenie Sądu za prawidłowe uznać trzeba stanowisko organów administracji, zgodnie z którym przepisy obowiązującej P.a.s.c. nie przewidują wydania kserokopii oryginału aktu urodzenia potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Podkreślenia wymaga, że organy te zobowiązane są do przestrzegania zasady praworządności. Zgodnie z art. 7 Konstytucji RP organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa. Zasada ta znalazła odzwierciedlenie w art. 6 K.p.a., zgodnie z którym organy administracji publicznej działają na podstawie przepisów prawa. Problematyka wydawania dokumentów w oparciu o akty stanu cywilnego oraz z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego została wyczerpująco uregulowana w P.a.s.c. Ustawa ta ze względu na istotność danych o stanie cywilnym osób fizycznych (art. 2 ust. 1 P.a.s.c.), szczególny charakter aktów stanu cywilnego (art. 2 ust. 2 i 3) oraz ich wyjątkową wartość dowodową (stosownie do art. 3 P.a.s.c. akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych; ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym) ustanowiła szczególne zasady wydawania dokumentów z rejestru stanu cywilnego (zob. art. 44-51 P.a.s.c.). Zasadą ustawową jest ograniczona jawność aktów stanu cywilnego (zob. art. 45 i nast. P.a.s.c.). Zgodnie z art. 44 ust. 1 P.a.s.c. kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje z rejestru stanu cywilnego: 1) odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego; 2) zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby; 3) zaświadczenia o stanie cywilnym. Szczególne zasady wydawania odpisów aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych na podstawie dotychczasowych przepisów (obowiązujących przed 1 marca 2015 r.) zostały określone w art. 127b P.a.s.c. Wyjątkowym rozwiązaniem jest przyznanie osobie uprawnionej do otrzymania odpisu możliwości nieodpłatnego wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie P.a.s.c., jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego (art. 130 ust. 5 P.a.s.c.). Ponadto, osobie uprawnionej do otrzymania odpisu aktu zgonu można umożliwić przeglądanie skorowidzów alfabetycznych aktu zgonu (art. 130 ust. 6 P.a.s.c.). Prawdą jest, że akt stanu cywilnego sporządzony przed wejściem w życie informatyzacji ksiąg stanu cywilnego może zostać zamieszczony jako odwzorowanie cyfrowe, jako element akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (art. 124 ust. 6 P.a.s.c.), jednak czynność ta została pozostawiona decyzji organu, co wynika z użytego w ostatnio przywołanym przepisie zwrotu normatywnego – "można zamieścić". Poza tym, zamieszczenie następuje siłą rzeczy w postaci odwzorowania cyfrowego, a więc sporządzenia skanu aktu (zob. Komentarz do art. 124 P.a.s.c. pod red. K. Osajda, M. Domański, J. Styk, Warszawa 2023., s. 613). Nie jest to zatem taki dokument, którego żądał skarżący. W konsekwencji art. 26 ust. 4 pkt 2 P.a.s.c. nie mógł stanowić podstawy prawnej uwzględnienia rozważanego żądania. Zgodnie z art. 26 ust. 1 P.a.s.c. dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego lub dokumenty złożone po sporządzeniu aktu stanu cywilnego stanowiące podstawę do dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego lub stanowiące podstawę zamieszczenia przypisku przy innych aktach stanu cywilnego stanowią akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego. Jako część tych akt należy uznać także – o ile zostanie sporządzony – odwzorowany cyfrowo akt stanu cywilnego sporządzony w księgach papierowych. W związku z treścią powyższych regulacji należy stwierdzić, że w aktualnym stanie prawnym brak jest materialnoprawnej podstawy do załatwienia wniosku skarżącego o wydanie poświadczonej urzędowo kserokopii oryginału aktu urodzenia (por. wyroki NSA z 12 września 2023 r., sygn. akt II OSK 1042/22, z 19 października 2023 r., sygn. akt II OSK 1222/22, czy z 29 listopada 2023 r., sygn. akt II OSK 1625/22, w którym uchylono wyrok WSA w Gliwicach z 14 kwietnia 2022 r., sygn. akt II SA/Gl 1683/21, na który powołał się skarżący popierając swą argumentację). Bez znaczenia pozostają przy tym twierdzenia skarżącego, jakoby inni Kierownicy Urzędu Stanu Cywilnego dokumenty takie wydawali. Działalność innych organów nie jest bowiem objęta przedmiotem zaskarżenia i nie podlega kontroli tut. Sądu. Choć w świetle art. 2 ust. 5 i 6 P.a.s.c. czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego innych niż akty stanu cywilnego dokonuje się w formie decyzji administracyjnej albo czynności materialno-technicznej, a odmowa dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego następuje w formie decyzji administracyjnej, to w sprawie brak jest podstaw, aby uznać, że wniosek skarżącego o wydanie określonego dokumentu był wnioskiem o dokonanie określonych czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. W tym przedmiocie w orzecznictwie można wprawdzie zauważyć szerokie podejście interpretacyjne do terminu "czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego", jednak należy pamiętać, że zasadniczo czynności rejestracyjne w sferze stanu cywilnego obejmują rejestrację w formie aktów stanu cywilnego (art. 2 ust. 2 P.a.s.c.), adnotacji w akcie stanu cywilnego (art. 23 P.a.s.c.), wzmianki dodatkowej w akcie stanu cywilnego (art. 24 P.a.s.c.), przypisków przy akcie stanu cywilnego (art. 25 P.a.s.c.) lub zmian w zakresie aktów stanu cywilnego (art. 35 i nast. P.a.s.c.). Uwzględniając tę argumentację nie sposób uznać, aby odmowa wydania poświadczonej za zgodność kserokopii oryginału aktu urodzenia była odmową dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, dla której art. 2 ust. 6 P.a.s.c. przewiduje formę decyzji administracyjnej. W powyższym stanie rzeczy jako prawidłowe należało uznać wydanie postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania administracyjnego na podstawie art. 61a § 1 K.p.a. Zarzuty dotyczące naruszenia art. 73 § 2 K.p.a., art. 51 ust. 3 Konstytucji RP oraz art. 15 ust. 3 rozporządzenia 2016/679 były chybione. Z uwagi na powyższe na podstawie art. 151 P.p.s.a. skargę oddalono.