II SA/Wa 2126/12

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Anna Mierzejewska, Sędziowie WSA Ewa Pisula-Dąbrowska (spr.), Janusz Walawski, Protokolant Sekretarz sądowy Sylwia Mikuła, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 12 marca 2013 r. sprawy ze skargi J. D. i P. L. na postanowienie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] września 2012 r. nr [...] w przedmiocie odmowy sporządzenia odpisów wszystkich dokumentów znajdujących się w aktach sprawy dotyczącej ochrony danych osobowych - oddala skargę - Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych postanowieniem z dnia [...] września 2012 r. nr [...], na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 k.p.a., utrzymał w mocy swoje wcześniejsze postanowienie z dnia [...] lipca 2012 r., którym odmówił J. D. i P. L. sporządzenia odpisów wszystkich dokumentów znajdujących się w aktach sprawy, potwierdzenia ich za zgodność z oryginałem i przesłania na adres kancelarii radcy prawnego M. D. Jako podstawę odmowy organ podał art. 74 § 2 k.p.a. w zw. z art. 73 § 2 k.p.a. w zw. z art. 22 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). W motywach uzasadnienia podał, że strona, stosownie do art. 73 § 2 k.p.a., nie wskazała ważnego interesu dla uzyskania uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy. Stwierdził, że osiągnięcie celu, jakim jest zapoznanie się z aktami sprawy, o czym mowa w art. 73 § 1 k.p.a., nie może następować za pomocą środków przewidzianych w art. 73 § 2 k.p.a. Wyjaśnił, że przepisy art. 73 § 1 k.p.a. oraz art. 73 § 2 k.p.a. dotyczą dwóch odrębnych uprawnień, zaś sposób realizacji uprawnień określonych w art. 73 § 1 k.p.a. (wgląd do akt, sporządzanie notatek, kopii, odpisów) określa art 73 § 1a k.p.a., który stanowi, że czynności te dokonywane są w lokalu organu w obecności pracownika tego organu. Organ stwierdził również, że uzyskiwanie uwierzytelnionych odpisów lub kopii pozostaje pod kontrolą organu administracji, ponieważ powstają wtedy nowe dokumenty, które mogą być wykorzystane poza prowadzonym postępowaniem, dlatego wymagane jest wykazanie przez stronę ważnego interesu w uzyskaniu takiego dokumentu. W konkluzji organ, uznając, iż ważnego interesu strona wnioskująca nie wykazała, stwierdził, iż należy odmówić uwzględnienia wniosku w zakresie sporządzenia odpisu wszystkich dokumentów, znajdujących się w aktach sprawy, potwierdzenia ich za zgodność i przesłania radcy prawnemu M. D. Powyższe postanowienie stało się przedmiotem skargi J. D. i P. i L. do tutejszego Sądu. Wnosząc o uchylenie zaskarżonego postanowienia, stwierdzenia jego nieważności i zasądzenia kosztów postępowania skarżące podniosły, że uwierzytelnione odpisy dokumentów niezbędne są im "do wykorzystania w związku z zamiarem zawiadomienia organów prokuratury o popełnieniu przestępstwa przez osoby, które naruszają ich dane osobowe oraz w celu dochodzenia swoich praw przed sądem". Skarżące podkreśliły, że ze względu na odległość zamieszkania od siedziby organu oraz konieczność poniesienia kosztów związanych z dojazdem do organu, organ winien udostępnić im akta na podstawie art. 52 k.p.a., art. 7, art. 9 i art. 10 k.p.a. oraz umożliwić sporządzenie odpisów. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje. Skarga nie zasługuje na uwzględnienie. Przedmiotem kontroli sądu jest rozstrzygnięcie wydane na podstawie art. 73 k.p.a. Przepis ten określa zasady udostępniania akt stronie postępowania. Paragraf 1 tego artykułu stanowi, iż w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Przepis ten nakłada na organ administracji obowiązek stworzenia stronie warunków, umożliwiających przeglądanie akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek i odpisów. Jak wynika z treści § 2 cytowanego artykułu, strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Z tego unormowania wynikają dwa wnioski. Po pierwsze, wskazane w nim uprawnienia strony przysługują jej o tyle, o ile jest to uzasadnione jej ważnym interesem. Po drugie zaś, z przepisu tego nie wynika obowiązek sporządzania przez organ administracyjny kserokopii akt administracyjnych lub ich odpisu i doręczenia ich stronie. Tak więc uzasadnienie istnienia ważnego interesu tylko koniecznością posiadania uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych, czy to dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie, czy to w zamiarze ich wykorzystania w innych postępowaniach prawnych, jest niewystarczające. Uzyskiwanie uwierzytelnionych odpisów lub kopii pozostaje pod kontrolą organu administracji, ponieważ powstają wtedy nowe dokumenty, które mogą być wykorzystywane poza prowadzonym postępowaniem. Z tego właśnie powodu art. 73 § 2 k.p.a. odnośnie uwierzytelniania odpisów z akt sprawy stawia wymaganie wykazania przez stronę ważnego interesu w celu uzyskania takiego dokumentu. Żądając wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów należy jeszcze wykazać, że nie ma się samemu możliwości sporządzenia pożądanych odpisów z akt sprawy – wyrok NSA z dnia 25 lipca 2007 r., sygn. akt I OSK 1319/06, wyrok NSA z dnia 27 listopada 1996 r., sygn. akt I SA/Lu 139/96, niepubl. Skarżące nie wykazały istnienia tej drugiej przesłanki. Twierdzenie, że żądane, uwierzytelnione odpisy niezbędne im są do dochodzenia swoich praw przed sądem oraz w celu powiadomienia odpowiednich organów prokuratury, nie są wystarczające. Zwłaszcza, że postępowanie przez GIODO, w przedmiocie naruszenia danych osobowych, którego skarżące są stroną, nie zostało zakończone (jest w toku). Wskazać również należy, że dla zrealizowania uprawnień, na które powołują się skarżące, nie są niezbędne uwierzytelnione całe akta sprawy, która toczy się przed GIODO. Realizacja wskazanych przez skarżące uprawnień może odbyć się na podstawie kopii, notatek, odpisów. Wyjaśnić należy, iż strona, żądając wydania uwierzytelnionych odpisów dokumentów, winna wykazać w tym swój ważny interes – co jak zaznaczono wyżej – miało miejsce w rozpoznawanej sprawie. Jednakże to organ rozpatrując takie żądanie, dokonuje własnej oceny, czy ze względu na okoliczności prowadzonego postępowania lub ze względu na potrzeby strony w innej sprawie, zaistniał faktycznie ważny interes w rozumieniu art. 73 § 2 k.p.a. Analizując powyższe, Sąd podziela stanowisko organu bowiem nie można uznać, iż tylko wydanie uwierzytelnionych odpisów jest jedynym sposobem spełnienia przysługujących stronie gwarancji procesowych, zawartych w art. 73 §1 k.p.a. W zakresie udostępniania stronie akt postępowania administracyjnego – z którym to zagadnieniem wiąże się ściśle przedmiot skargi – obowiązujące przepisy art. 73 k.p.a. przewidują dwa odrębne stany faktyczno-prawne i związane z nimi obowiązki organu administracji publicznej oraz odpowiednie uprawnienia strony. Zgodnie z § 1 tego artykułu, organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie w każdym stadium postępowania przeglądanie akt sprawy oraz sporządzenie z nich notatek i odpisów. W myśl natomiast § 2, strona może żądać uwierzytelnienia sporządzanych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Zasadnicza różnica unormowań zawartych w omawianym przepisie polega na tym, że art. 73 § 1 k.p.a. przyznający stronie, obok możliwości przeglądania akt także prawo sporządzania z nich notatek i odpisów, pozostawia jej uprawnienia do własnej realizacji, zaś rola organu administracji publicznej kończy się na zapewnieniu stronie możliwości skorzystania z tych uprawnień, w tym utrwalenia na własny użytek materiałów zawartych w aktach, bez żadnych ograniczeń. Natomiast, na podstawie art. 73 § 2 k.p.a., strona może domagać się jedynie uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów i to tylko wtedy, gdy uzasadni to swoim ważnym interesem. Powyższe rozważania prowadzą do wniosku, że wyraźnie zostały przez ustawodawcę rozgraniczone obowiązki organu administracji publicznej do umożliwienia stronie przeglądania akt i sporządzania z nich notatek i odpisów oraz uprawnienia strony do przeglądania akt oraz sporządzania notatek i odpisów, ewentualnie domagania się uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów lub ich wydania w określonej sytuacji. Podkreślić należy, iż Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 25 lipca 2007 r., sygn. akt I OSK 1319/06 stwierdził, że uzasadnianie istnienia ważnego interesu strony li tylko koniecznością posiadania uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych, czy to dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie, czy to w celu ich wykorzystania w innych postępowaniach prawnych, jest niewystarczające. Żądając wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, należy jeszcze wykazać, że nie ma się samemu możliwości sporządzenia pożądanych odpisów z akt sprawy. Natomiast w wyroku z dnia 27 listopada 1996 r., sygn. aktI SA/Lu 139/96 stwierdził, że art. 73 § 1 i § 2 k.p.a. nie przewiduje obowiązku sporządzenia przez organ administracji kserokopii akt administracyjnych lub ich odpisu i doręczenia ich stronie. Odnosząc się do zarzutów skargi dotyczących naruszenia art. 52 k.p.a., stwierdzić należy, iż skarżące żądały przesłania uwierzytelnionych odpisów swojemu pełnomocnikowi M. D. na adres jego kancelarii. Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w tezach wyroku z 3 czerwca 1997 r., I SA/Łd 302/96, strona, żądając doręczenia uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, ma obowiązek wykazać w tym swój ważny interes, a organ rozpatrując takie żądanie dokonuje własnej oceny, czy w danej sprawie ze względu na okoliczność prowadzonego postępowania lub ze względu na potrzeby strony w innej sprawie zaistniał ważny interes strony. Procedura przewidziana w art. 52 k.p.a. nie może mieć zastosowania do czynności zapoznania zgodnie z art. 10 § 1 k.p.a. – pełnomocnika strony, prowadzącego kancelarię prawną w innej miejscowości, z całością zebranego materiału dowodowego przed podjęciem decyzji. Sąd nie podziela w pełni poglądu, iż art. 73 § 2 k.p.a. odnosi się jedynie do sytuacji, kiedy stronie uwierzytelniony odpis lub kserokopia dokumentu niezbędny jest do wykorzystania w innym postępowaniu lub w celu przedłożenia go innemu organowi, albowiem tego rodzaju rozumienie "ważnego interesu" strony nie znajduje dostatecznego uzasadnienia w brzmieniu powołanego przepisu. Podniesienie dopiero na etapie skargi zarzutów dotyczących odległości zamieszkania od siedziby organu, braku środków finansowych, naruszenia art. 52 k.p.a. pozostaje bez znaczenia, albowiem na dzień wydania zaskarżonych postanowień skarżące jasno i precyzyjnie określiły swoje żądania (przesłania uwierzytelnionych odpisów zawodowemu pełnomocnikowi) i w tym zakresie organ wydał stosowne rozstrzygnięcie. Mając powyższe na uwadze, na podstawie art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. nr 153, poz. 1270 ze zm.), Sąd orzekł jak w sentencji.