III OZ 553/25

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: Sędzia NSA Olga Żurawska-Matusiak (spr.) po rozpoznaniu w dniu 17 października 2025 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej zażalenia P.P. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 22 maja 2025 r., sygn. akt II SA/Wa 1450/24 o odmowie przywrócenia terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi w sprawie ze skargi P.P. na orzeczenie Centralnej Komisji Lekarskiej podległej ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych z dnia 1 lipca 2024 r., nr [...] w przedmiocie ustalenia stanu zdrowia oraz zdolności fizycznej i psychicznej funkcjonariusza do służby w Policji postanawia: oddalić zażalenie. Postanowieniem z 22 maja 2025 r., II SA/Wa 1450/24 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie odmówił przywrócenia terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi P.P. (dalej: "skarżący") na orzeczenie Centralnej Komisji Lekarskiej podległej ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznym z 1 lipca 2024 r., nr [...] w przedmiocie ustalenia stanu zdrowia oraz zdolności fizycznej i psychicznej funkcjonariusza do służby w Policji. W uzasadnieniu postanowienia Sąd pierwszej instancji wskazał, że pismem z 19 sierpnia 2024 r., skarżący, działając przez pełnomocnika, wniósł przywołaną na wstępie skargę. Następnie pełnomocnik skarżącego została wezwana do usunięcia braku formalnego skargi, poprzez nadesłanie pełnomocnictwa upoważniającego do działania w imieniu skarżącego, w terminie 7 dni, pod rygorem odrzucenia skargi. Wojewódzki Sąd Administracyjny odnotował, że powyższe wezwanie zostało zwrócone do Sądu z adnotacją o jej dwukrotnym awizowaniu i zwrocie, z uwagi na niepodjęcie w terminie. Skutkowało to uznaniem przesyłki za doręczoną 30 września 2024 r. Zważywszy na brak uzupełnienia braków formalnych, postanowieniem z 29 października 2024 r., II SA/Wa 1450/24 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie odrzucił skargę. 30 października 2024 r. skarżący wystąpił z wnioskiem o przywrócenie terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi. W uzasadnieniu pisma podano, że pełnomocnik skarżącego, pomimo regularnego sprawdzania skrzynki pocztowej zapewnia, że zarówno pierwsze, jak i drugie awizo nie zostało dostarczone. O wskazanych pismach pełnomocnik dowiedziała się dopiero z rozmowy telefonicznej ze skarżącym, która miała miejsce 23 października 2024 r. Powyższe okoliczności zostały przedstawione w skierowanej do operatora pocztowego reklamacji. Zdaniem skarżącego w takiej sytuacji niedochowanie terminu nastąpiło z przyczyn niezależnych od strony, a brak winy należy uznać za uprawdopodobniony. Odmawiając przywrócenia terminu Sąd pierwszej instancji podkreślił, że z akt sprawy wynika, że awizowanie przesyłki odbyło się z zachowaniem warunków przyjęcia fikcji doręczeń, o której mowa w art. 73 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935, ze zm., dalej: "p.p.s.a."), a każda z wymaganych czynności została prawidłowo odnotowana. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie podkreślił przy tym, że dokument urzędowy, jakim jest zwrotne potwierdzenie wraz z adnotacjami urzędowymi zamieszczonymi na przesyłce, jeżeli został sporządzony w przepisanej formie przez uprawniony do tego podmiot, stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone. Korzysta więc z domniemania prawdziwości i zgodności z prawdą tego, co zostało w nim stwierdzone, zaś jednym ze sposób obalenia tego domniemania jest skuteczne przeprowadzenie postępowania reklamacyjnego. W tym kontekście Sąd pierwszej instancji odnotował, że reklamacja została uznana za nieuzasadnioną. Ponadto Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, powołując się na orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego podkreślił, że przywrócenie terminu na podstawie gołosłownego twierdzenia skarżącego o braku awizo prowadziłoby do nieuzasadnionego podważenia instytucji doręczenia zastępczego. W każdej sytuacji strona mogłaby obalić domniemanie doręczenia przesyłki w trybie zastępczym poprzez zwykłe oświadczenie, że awizo nie zostało umieszczone w skrzynce pocztowej. Zważywszy na powyższe, w ocenie Sądu pierwszej instancji, skarżący nie uprawdopodobnił, że niedokonanie czynności procesowej w terminie, nastąpiło bez jego winy, co w konsekwencji doprowadziło do odmowy przywrócenia terminu. W skierowanym do Naczelnego Sądu Administracyjnego zażaleniu, skarżący zarzucił naruszenie: 1. art. 87 § 2 p.p.s.a., poprzez uznanie, że strona nie uprawdopodobniła okoliczności wskazujących na brak winy w uchybieniu terminowi, podczas gdy strona przedstawiła stanowisko z którego wynika, że uchybienie terminu nie było od niej zależne i nie stanowiło jej winy, a wynikało z nie otrzymania zarówno pierwszego jak i drugiego awiza, co zostało potwierdzone przez operatora pocztowego w piśmie reklamacyjnym przez stwierdzenie - "nie możemy w sposób bezsporny ustalić stanu faktycznego i określić przyczyn skutkujących opisanymi sytuacjami", tym samym Poczta Polska nie zaprzeczyła, aby taka sytuacja nie miała miejsca, 2. art. 73 § 2, 3 i 4 p.p.s.a, poprzez uznanie, że z adnotacji zamieszczonych na kopercie zawierającej wezwanie do uzupełnienia braków formalnych skargi wynika, że awizowanie przesyłki odbyło się z zachowaniem warunków dla przyjęcia fikcji doręczeń, gdyż każda z wymaganych czynności została prawidłowo odnotowana i sporządzona w przepisanej formie przez uprawniony do tego podmiot podczas, gdy na przedmiotowej kopercie zawierającej przesyłkę o nr [...] brak jakiegokolwiek prawidłowego podpisu przy pierwszej awizacji, brak podpisu listonosza przy pieczątce o powtórnej awizacji, brak jest pieczątki z datą, tym samym przesyłka nie spełnia wymogów określonych w § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym, w związku z art. 65 § 2 i art. 73 § 2 i 3 p.p.s.a., tym samym nie można uznać, że zostały spełnione elementy konieczne do uznania prawidłowości doręczenia przedmiotowej przesyłki, 3. art. 106 § 4 p.p.s.a., poprzez pominięcie przez Sąd okoliczności, która jest powszechnie znana, a mianowicie ogólnokrajowych problemów z prawidłowym funkcjonowaniu placówek pocztowych, a w szczególności nieprawidłowości w doręczaniu przesyłek i pozostawianiu awiz, co wynika między innymi ze stanowiska Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 7 kwietnia 2025 roku, które to powinno być znane Sądowi z urzędu. Zważywszy na powyższe, skarżący wniósł o zmianę postanowienia i przywrócenie terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi albo uchylenie zaskarżonego postanowienia i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Warszawie. Jednocześnie, na podstawie art. 193 w zw. z art. 106 § 3 p.p.s.a. skarżący zwrócił się o przeprowadzenie dowodu uzupełniającego z dokumentów, w postaci: 1. listu otwartego dziekanów [...] samorządów adwokatów i radców prawnych w sprawie złego stanu usług pocztowych z 19 maja 2025 roku, na fakt nieprawidłowości w doręczaniu przesyłek na terenie miasta [...], nagannego funkcjonowania Poczty Polskiej, 2. pisma z Urzędu Komunikacji Elektronicznej Departament Rynku Pocztowego z 30 maja 2025 roku, na fakt podjęcia działań wyjaśniających i naprawczych, 3. wydruku z mapy Google Maps - na fakt drogi jaką musi przebyć listonosz od placówki pocztowej (właściwej dla adresu pod którym pełnomocnik prowadzi kancelarię) do siedziby kancelarii pełnomocnika oraz minimalnego czasu (tj. 17 minut) w jakim możliwe jest dostarczenie przesyłki, 4. wydruku ze strony internetowej Poczty Polskiej, na fakt godzin urzędowania placówki pocztowej przy ul. [...] w [...] oraz fakt, że w dacie powtórnego awiza ( godzina 7.11) placówka była czynna od godziny 10:00, wydruku ze strony internetowej Poczty Polskiej z działu śledzenia przesyłek, na fakt przebiegu rzekomego awizowania przesyłki, godzin w których awizacja miała mieć miejsce. W uzasadnieniu zażalenia przedstawiono argumentację, mającą na celu wykazanie zasadności podniesionych zarzutów. W piśmie z 13 października 2025 r., skarżący działając osobiście złożył dodatkowe pismo z uzupełnieniem uzasadnienia zażalenia, w którym wskazał, że ewentualne błędy jego pełnomocnika nie powinny być źródłem niekorzystnych konsekwencji dla niego. Wskazał także na wątpliwości prawne, co do prawidłowości odrzucenia skargi, w sytuacji podpisania jej przez osobę, która nie przedstawiła pełnomocnictwa, bez wcześniejszego wezwania skarżącego do osobistego podpisania pism. Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje. Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie. Zgodnie z art. 85 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r. poz. 935, dalej: "p.p.s.a.") czynność w postępowaniu sądowym podjęta przez stronę po upływie terminu jest bezskuteczna. W wyjątkowych okolicznościach, na podstawie art. 86 § 1 p.p.s.a., Sąd może postanowić o przywróceniu terminu, o ile strona uprawdopodobni, że niedotrzymanie terminu nastąpiło bez jej winy. Kryterium braku winy jako przesłanka zasadności wniosku o przywrócenie terminu, polega na dopełnieniu przez stronę obowiązku dołożenia szczególnej staranności przy dokonywaniu czynności procesowej. Oceniając wystąpienie tej przesłanki, sąd powinien przyjąć obiektywny miernik staranności, której można wymagać od każdego należycie dbającego o swoje interesy. O braku winy w uchybieniu terminu można mówić jedynie wtedy, gdy strona nie mogła usunąć przeszkody nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku. Innymi słowy jedynie zaistnienie wyjątkowych, nieprzewidywalnych i niezależnych od strony okoliczności, których nie mogła usunąć w terminie do dokonania danej czynności, może uzasadniać jego przywrócenie. Obowiązek wykazania należytej staranności w uprawdopodobnieniu braku winy w uchybieniu danego terminu ciąży na podmiocie składającym wniosek o przywrócenie terminu. W orzecznictwie przyjmuje się, że uprawdopodobnienie istnienia danej okoliczności jest środkiem zastępczym wobec dowodu i jako taki nie daje pewności, lecz tylko wiarygodność (prawdopodobieństwo) twierdzenia o jakimś fakcie (por. M. Jagielska, A. Wiktorowska, P. Wajda [w:] R. Hauser, M. Wierzbowski, R. Stankiewicz (red.), Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, wyd. 9, 2025, art. 86.). W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego skarżący nie uprawdopodobnił, że niedokonanie czynności procesowej w terminie, nastąpiło bez jego winy. W tym zakresie należy przede wszystkim wskazać, że uprawdopodobnienie okoliczności wskazujących na brak winy w uchybieniu terminu powinno nastąpić we wniosku o przywrócenie terminu. W treści tego pisma skarżący przedstawił jedynie oświadczenie reprezentującej go pełnomocnik, że wskazane awiza w rzeczywistości nie zostały doręczone, potwierdzenie złożenia reklamacji (która następnie nie została uwzględniona) oraz wskazanie, że w [...] występują nieprawidłowości w doręczaniu przesyłek. Naczelny Sąd Administracyjny w składzie rozpoznającym niniejszą sprawę podziela pogląd wyrażony w postanowieniu Naczelnego Sądu Administracyjnego z 23 października 2013 r., I OZ 971/13, zgodnie z którym obalenie fikcji doręczenia tylko na podstawie twierdzenia, że awiza nie pozostawiono, prowadziłoby do nieuzasadnionego podważenia instytucji z art. 73 p.p.s.a. W każdej bowiem sytuacji strona mogłaby obalić domniemanie doręczenia przesyłki przez zwykłe oświadczenie, że awizo nie zostało umieszczone w skrzynce pocztowej lub zaginęło. Wbrew twierdzeniom skarżącego, nie ma także wątpliwości, co do rozstrzygnięcia skierowanej do poczty reklamacji. W zawiadomieniu o sposobie rozpatrzenia skargi, operator jednoznacznie wskazał, że "w ramach podjętych działań nie potwierdzono wystąpienia zdarzeń świadczących o niedoręczeniu zawiadomień odnoszących się do skarżonej przesyłki", a w konsekwencji "brak jest podstaw do uznania wniesionej skargi za uzasadnioną". Wbrew intencji skarżącego nie można także przyjąć, że problemy w funkcjonowaniu Poczty Polskiej są wystarczające do uznania domniemania, że w każdym przypadku wątpliwości dotyczące prawidłowego doręczenia przesyłki, należy uznać za uprawdopodobnione. W skierowanym do Naczelnego Sądu Administracyjnego zażaleniu, skarżący przedstawił dodatkową argumentację oraz wniósł o przeprowadzenie uzupełniających dowodów. W tym zakresie należy przede wszystkim podkreślić, że celem zażalenia jest kontrola prawidłowości orzeczenia Sądu pierwszej instancji. W jego treści, co do zasady, nieuprawnione jest powoływanie się na dodatkowe okoliczności i rozszerzanie dotychczasowej argumentacji, która powinna znaleźć się we wniosku o przywrócenie terminu. Niezależnie od tego Naczelny Sąd Administracyjny wskazuje, że okoliczność funkcjonowania placówki pocztowej w dniu, w którym doszło do doręczenia przesyłki w godzinach 10:00 – 17:00, świadczy jedynie o tym, że w tym czasie była ona otwarta dla interesantów. Nie oznacza to, że osoba dostarczająca przesyłki nie mogła pracować w innym czasie. Twierdzenie, że doręczenie przesyłki poza podanymi godzinami było niemożliwe jest bezpodstawne. Odnosząc się do listu otwartego dziekanów [...] samorządów adwokatów i radców prawnych w sprawie złego stanu usług pocztowych z 19 maja 2025 roku oraz pisma z Urzędu Komunikacji Elektronicznej Departament Rynku Pocztowego z 30 maja 2025 roku, należy ponownie wskazać, że występowanie problemów w funkcjonowaniu poczty, nie oznacza, że w tym konkretnym przypadku także doszło do nieprawidłowości. Skarżący nie ma także racji twierdząc, że awizowanie przesyłki nie odbyło się z zachowaniem warunków przyjęcia fikcji doręczeń, o której mowa w art. 73 p.p.s.a. Znajdująca się w aktach sprawy koperta, zawierająca wezwanie do uzupełnienia braków formalnych, została opatrzona odpowiednimi adnotacjami, datami poszczególnych czynności oraz odręcznymi podpisami. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, Sąd pierwszej instancji prawidłowo orzekł, że skarżący nie uprawdopodobnił dostatecznie, że niedokonanie czynności procesowej w terminie, nastąpiło bez jego winy. W takiej sytuacji słusznie postanowił o odmowie przywrócenia terminu do uzupełniania braków formalnych skargi. Odnosząc się do dodatkowej argumentacji, przedstawionej przez skarżącego w piśmie z 13 października 2025 r., należy stwierdzić, że wątpliwości dotyczące zasadności odrzucenia skargi, w wyniku nieuzupełnienia pełnomocnictwa, bez wcześniejszego wezwania skarżącego do osobistego podpisania pisma, mogą być przedmiotem rozważań w postępowaniu mającym na celu kontrolę postanowienia o odrzuceniu skargi i pozostają bez wpływu na postępowanie w sprawie przywrócenia terminu. Z akt sprawy wynika, że Naczelny Sąd Administracyjny postanowieniem z 6 marca 2025 r., III OZ 52/25 oddalił zażalenie skarżącego na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 29 października 2024 r., II SA/W 1450/24 o odrzuceniu skargi. W uzasadnieniu rozstrzygnięcia Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że dwukrotne wzywanie do uzupełnienia braków formalnych skargi, najpierw pełnomocnika – do złożenia stosownego pełnomocnictwa do działania w imieniu strony, a następnie strony – do osobistego podpisania skargi, jest niedopuszczalne i prowadziłoby do uprzywilejowania stron korzystających z usług profesjonalnych pełnomocników względem stron, które z takiej możliwości z różnych przyczyn nie korzystają. Kwestia ta została rozstrzygnięta w przywołanym powyżej rozstrzygnięciu Naczelnego Sądu Administracyjnego i pozostaje bez wpływu na postępowanie dotyczące zasadności przywrócenia terminu. Mając powyższe na uwadze, Naczelny Sąd Administracyjny, na podstawie art. 184 w zw. z art. 197 § 1 i § 2 p.p.s.a., oddalił zażalenie.