I OZ 761/25

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: Sędzia NSA Piotr Przybysz po rozpoznaniu w dniu 15 grudnia 2025 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej zażalenia A.J. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 4 września 2025 r., sygn. akt I SA/Wa 1105/25 o odrzuceniu skargi w sprawie ze skargi A.J. na decyzję Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z 12 maja 2025 r. nr DN.rn.625.30.2022 w przedmiocie umorzenia postępowania administracyjnego postanawia: 1. uchylić zaskarżone postanowienie; 2. zwrócić A.J. ze środków Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie kwotę 100 (sto) złotych tytułem wpisu od zażalenia. Pismem z 18 czerwca 2025 r. A.J. (dalej: skarżący), zastępowany przez radcę prawnego, złożył skargę na decyzję Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z 12 maja 2025 r., nr DN.rn.625.30.2022 w przedmiocie umorzenia postępowania administracyjnego. W wykonaniu zarządzeń z 8 lipca 2025 r. pełnomocnik skarżącego został wezwany do uiszczenia wpisu sądowego od skargi w kwocie 200 złotych oraz do nadesłania 5 egzemplarzy odpisów skargi, w terminie 7 dni pod rygorem odrzucenia skargi. Przesyłka zawierająca wezwanie do usunięcia braków formalnych została dwukrotnie awizowana 30 lipca 2025 r. oraz 7 sierpnia 2025 r. i uznana za doręczoną 13 sierpnia 2025 r. W zakreślonym terminie (tj. do 20 sierpnia 2025 r.) braki formalne skargi nie zostały uzupełnione. Zaskarżonym postanowieniem z 4 września 2025 r., sygn. akt I SA/Wa 1105/25, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie odrzucił skargę. Skarżący, zastępowany przez zawodowego pełnomocnika, złożył zażalenie na powyższe postanowienie, zaskarżając je w całości i domagając się jego uchylenia. Postanowieniu zarzucił wydanie z naruszeniem art. 194 § 1 pkt 1a p.p.s.a., to jest mimo braku prawidłowego doręczenia pełnomocnikowi wezwania do uzupełnienia braków formalnych, a zarzucane braki zostały uzupełnione niezwłocznie po powzięciu informacji o wezwaniu i złożone wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu do ich uzupełnienia. Ponadto wniósł o dopuszczenie dowodu z reklamacji z 9 września 2025 r. oraz o zgłoszenie przez sąd – z uwagi na treść art. 92 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe – reklamacji w związku z nienależytym wykonaniem usługi doręczenia przesyłki, ponieważ reklamacja zgłoszona przez pełnomocnika może zostać potraktowana jako niepochodząca od uprawnionego podmiotu. Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Zażalenie zasługuje na uwzględnienie. Niewątpliwie wywiedziona na gruncie niniejszej sprawy skarga była dotknięta brakami formalnymi. Brak uiszczenia wpisu sądowego od skargi oraz niezałączenie odpowiedniej liczby odpisów skargi dla pozostałych stron postępowania wymagał więc wszczęcia procedury naprawczej na mocy art. 49 § 1 w zw. z art. 47 § 1 oraz art. 220 § 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej: "p.p.s.a."). Nieuzupełnienie tych braków było obarczone rygorem odrzucenia skargi na podstawie art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a. oraz art. 220 § 3 p.p.s.a. Kluczowym zagadnieniem podniesionym w zażaleniu nie była sama zasadność wezwania do usunięcia braków formalnych, lecz skuteczność doręczenia tego wezwania. Skarżący wskazał, że operator pocztowy nie pozostawił podwójnego awiza pod adresem kancelarii pełnomocnika, a ponadto przesyłka pocztowa nie została wydana pełnomocnikowi w placówce pocztowej w dniu 11 sierpnia 2025 r., mimo zgłoszenia w tym dniu osobie wydającej przesyłki zamiaru odbioru wszystkich kierowanych do pełnomocnika przesyłek pocztowych. Skarżący zwrócił także uwagę na braki w adnotacjach znajdujących się na kopercie oraz na zwrotnym potwierdzeniu odbioru spornej przesyłki. W jego ocenie powyższe okoliczności uniemożliwiały uznanie doręczenia za prawidłowe i tym samym uruchomienie negatywnych konsekwencji związanych z nieusunięciem braków formalnych skargi. Należy jednak zauważyć, że autor zażalenia błędnie skonstruował jedyny formalny zarzut, powołując się na naruszenie art. 194 § 1 pkt 1a p.p.s.a. Przepis art. 194 § 1 pkt 1-10 określa wyłącznie katalog postanowień, na które przysługuje zażalenie, nie regulując trybu ich wydawania ani przesłanek ich poprawności. Tym samym nie jest to norma, którą Wojewódzki Sąd Administracyjny mógłby naruszyć przy wydaniu zaskarżonego postanowienia. Rozstrzygnięcie Sądu I instancji zostało wydane na podstawie art. 58 § 1 pkt 3 i § 3 p.p.s.a. oraz art. 220 § 3 p.p.s.a. – i to te przepisy mogły być ewentualnie przedmiotem zarzucanych nieprawidłowości. Niemniej błędne sformułowanie zarzutu nie niweczy zasadności zażalenia, gdyż z jego uzasadnienia wynika jednoznacznie, że istotą podniesionych wątpliwości jest kwestia skuteczności doręczenia wezwania do uzupełnienia braków formalnych skargi. Argumentacja skarżącego dotycząca braku pozostawienia podwójnego awiza ma istotne znaczenie dla oceny, czy doszło do uruchomienia terminów i przesłanek prowadzących do odrzucenia skargi. Należy zatem wyjaśnić, że przepis art. 73 p.p.s.a. wprowadza jedną z form tzw. doręczeń zastępczych, kiedy to przesyłka nie zostaje doręczona bezpośrednio do rąk jej adresata, lecz przyjmuje się fikcję prawną, która zakłada, że takie doręczenie nastąpiło. Fikcję doręczenia przyjmuje się w razie niemożności doręczenia adresatowi pisma sądowego w sposób przewidziany w art. 65-72 p.p.s.a. pod warunkiem, że adresat został dwukrotnie powiadomiony o pozostawieniu przesyłki na okres 14 dni w placówce pocztowej (art. 73 § 1 p.p.s.a.). Warunkiem uznania, że do fikcji doręczenia doszło, jest zatem pozostawienie zawiadomień, o których mowa w art. 73 § 2 i 3 p.p.s.a., a więc dokonanie dwukrotnej awizacji przesyłki pozostawionej w urzędzie pocztowym lub urzędzie gminy. Jak bowiem stanowi art. 73 § 2 p.p.s.a., zawiadomienie o złożeniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy w terminie siedmiu dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej, a gdy to nie jest możliwe, na drzwiach mieszkania adresata lub w miejscu wskazanym jako adres do doręczeń, na drzwiach biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe. Zgodnie zaś z treścią art. 73 § 3 p.p.s.a. w przypadku niepodjęcia pisma w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od dnia pierwszego zawiadomienia o złożeniu pisma w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia ww. okresu (art. 73 § 4 p.p.s.a.). Co istotne, fikcja prawna doręczenia jest skuteczna w tym znaczeniu, że pociąga za sobą wszelkie skutki doręczenia, które to doręczenie jest oparte na domniemaniu, iż zawiadomienie o złożeniu pisma w urzędzie pocztowym dotarło do rąk adresata. Oznacza to, że skuteczność doręczenia dokonanego w tym trybie zależy w szczególności od prawidłowego zawiadomienia adresata o pozostawieniu pisma, które może być odebrane. Domniemanie doręczenia pisma nie nastąpi zatem w razie niespełnienia warunków określonych w art. 73 § 2 i § 3 p.p.s.a. i nie wywoła skutków prawnych dla strony dokonującej czynności procesowej. Samo umieszczenie na kopercie zawierającej wezwanie lub na dowodzie potwierdzającym doręczenie pisma (zwrotnym potwierdzeniu odbioru) stempla czy wzmianki o awizowaniu przesyłki, nie może być wystarczające do stwierdzenia, iż zostały spełnione przesłanki doręczenia zastępczego, ponieważ z powyższych dokumentów wynikać musi, że doręczyciel dokonał powiadomienia adresata o przesyłce w sposób wskazany w art. 73 p.p.s.a. Brak fikcji prawnej doręczenia pisma w trybie art. 73 p.p.s.a. może być zaś wykazany, gdy adresat pisma wskaże, że dane wynikające z dowodu doręczenia są niezgodne z rzeczywistością i nie mógł w ogóle odebrać przesyłki pocztowej (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 maja 2028 r., II OSK 2755/17). Zwrotne potwierdzenie odbioru stanowi dokument urzędowy dowodzący doręczenia przesyłki w jeden z przewidzianych sposobów, a zamieszczone w nim dane korzystają z domniemania prawidłowości. Domniemanie to może jednak zostać obalone, jeżeli dokument został wypełniony nieprawidłowo lub w sposób niepozwalający na ustalenie, czy czynności wymagane w przepisie zostały wykonane. W niniejszej sprawie z adnotacji na zwrotnym potwierdzeniu odbioru i kopercie wynika, że przesyłka zawierająca wezwania do uzupełnienia braków formalnych skargi została dwukrotnie awizowana 30 lipca 2025 r. i 7 sierpnia 2025 r. oraz pozostawiona w placówce pocztowej. Jednakże adnotacje te poza datą "14.08.2025 r." nie zawierają podpisu pracownika doręczającego/wydającego, co samo w sobie podważa prawidłowość dokumentu. Ponadto ze zwrotnego potwierdzenia odbioru nie wynika, gdzie doręczyciel umieścił zawiadomienie o pozostawieniu pisma na okres wskazany w art. 73 § 1 p.p.s.a. W polach przeznaczonych na wskazanie miejsca pozostawienia zawiadomienia ("w drzwiach adresata", "w oddawczej skrzynce pocztowej", "w skrytce pocztowej") nie zaznaczono żadnej z opcji, co uniemożliwia ustalenie, gdzie faktycznie pozostawiono awizo. Tymczasem zgodnie z art. 73 § 2 p.p.s.a. zawiadomienie o złożeniu pisma powinno zostać umieszczone w skrzynce oddawczej, a dopiero gdy to nie jest możliwe – w jednym z miejsc wskazanych w tym przepisie. Dla skuteczności doręczenia w trybie art. 73 p.p.s.a. konieczne jest zaznaczenie przez doręczyciela na potwierdzeniu odbioru, gdzie umieścił on zawiadomienie o przesyłce dla adresata (por. postanowienia NSA z 8 kwietnia 2014 r., II GSK 589/14 oraz z 12 maja 2006 r., II FSK 709/05). Brak zatem dokładnego wskazania poprzez wyraźne i jednoznaczne zaznaczenie, gdzie pozostawiono zawiadomienie, czyni doręczenie bezskutecznym. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego materiał dokumentacyjny niniejszej sprawy nie pozwala więc na przyjęcie bez żadnych wątpliwości, że przedmiotowa przesyłka została doręczona w sposób spełniający wymogi art. 73 p.p.s.a. Należy odnotować, że pełnomocnik skarżącego wszczął postępowanie reklamacyjne dotyczące nienależytego wykonania usługi doręczenia. W złożonej do akt sprawy odpowiedzi na reklamację Poczta Polska S.A. wskazała jednak na niemożność uzyskania szczegółowych wyjaśnień, ponieważ pracownik odpowiedzialny za wydawanie przesyłek nie jest już zatrudniony. W konsekwencji, zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego nie można wykluczyć nieprawidłowości opisanych przez pełnomocnika, a z akt sprawy nie wynika jednoznacznie, aby doręczenie było skuteczne. Uznać zatem należy, że istnieją uzasadnione wątpliwości co do skutecznego doręczenia w trybie art. 73 p.p.s.a. Wątpliwości te – mając na uwadze konstytucyjne prawo do sądu – należy rozstrzygać na korzyść strony skarżącej. W konsekwencji brak było podstaw do odrzucenia skargi przez Sąd I instancji na podstawie art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a. oraz art. 220 § 3 p.p.s.a. W tym stanie rzeczy Naczelny Sąd Administracyjny na podstawie art. 185 § 1 w związku z art. 197 § 1 i 2 p.p.s.a. uchylił zaskarżone postanowienie (punkt pierwszy sentencji). O zwrocie kwoty 100 zł tytułem wpisu od zażalenia Naczelny Sąd Administracyjny orzekł na podstawie art. 232 § 1 pkt 2 p.p.s.a. (punkt drugi sentencji).