II SA/Bk 1569/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w składzie następującym: Przewodniczący sędzia NSA Elżbieta Trykoszko, Sędziowie asesor sądowy WSA Anna Bartłomiejczuk, sędzia WSA Barbara Romanczuk (spr.), Protokolant st. sekretarz sądowy Sylwia Tokajuk, po rozpoznaniu w Wydziale II na rozprawie w dniu 2 grudnia 2025 r. sprawy ze skargi K. B. na czynność Starosty Sejneńskiego z dnia 8 sierpnia 2025 r. nr SE.030.15.2025 w przedmiocie kosztu udzielenia informacji publicznej 1. stwierdza bezskuteczność zaskarżonej czynności oraz poprzedzającej ją czynności Starosty Sejneńskiego z dnia 24 lipca 2025 roku numer SE.030.15.2025; 2. zasądza od Starosty Sejneńskiego na rzecz skarżącego K. B. kwotę 697,00 (sześćset dziewięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego. Stan faktyczny sprawy przedstawia się następująco: W dniu 24 czerwca 2025 r. do Starostwa Powiatowego w Sejnach poprzez ePUAP wpłynął wniosek K. B. o udzielenie na podstawie art. 2 ust. 1 w zw. z art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. b w zw. z art. 12 ust. 1 i 2 pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2022 r., poz. 902 ze zm., dalej: u.d.i.p.). informacji publicznej, poprzez przesłanie na adres kancelarii kopii (wydanych w tutejszym urzędzie) decyzji w sprawie: 1. pierwszej rejestracji na terytorium Unii Europejskiej ciągników rolniczych importowanych spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w tym Białorusi, Kazachstanu, Rosji, Turcji, Ukrainy wydanych w poszczególnych latach okresu 1 stycznia 2009 r. do dnia 31 grudnia 2022 r. a osobno w sprawie: 2. wtórnej rejestracji na terytorium Unii Europejskiej ciągników rolniczych importowanych spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w tym z Białorusi, Kazachstanu, Rosji, Turcji, Ukrainy wydanych w poszczególnych latach okresu 1 stycznia 2009 r. do dnia 31 grudnia 2022 r. Strona zrezygnowała jednocześnie z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W dniu 7 lipca 2025 r. Starostwo Powiatowe w Sejnach poinformowało skarżącego, że żądane informacje stanowią informacje przetworzone, a ich udostępnienie uzależnione jest od wykazania przez wnioskodawcę, że ich uzyskanie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego (art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p.). Organ wezwał zatem skarżącego do podania w jakim szczególnie istotnym interesie publicznym jest uzyskanie tych informacji podkreślając, że niewskazanie interesu publicznego w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisma skutkować będzie decyzją odmawiającą udzielania informacji publicznej. Pismo powyższe skarżący reprezentowany przez pełnomocnika otrzymał w dniu 9 lipca 2025 r. W dniu 14 lipca 2025 r. skarżący poprzez ePUAP udzielił odpowiedzi na powyższe wezwanie organu wskazując, że wniosek z dnia 24 czerwca 2025 r. dotyczy informacji publicznej, której uzyskanie przez wnioskodawcę jesz szczególnie istotne dla interesu publicznego, bowiem ma być ona wykorzystana w celu określenia podstaw i zakresu odpowiedzialności odszkodowawczej Skarbu Państwa i jednostek samorządu terytorialnego, związanej z wprowadzeniem do obrotu (i rejestrowania) na terytorium RP (a także UE) ciągników rolniczych spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Konfederacji Szwajcarskiej niespełniających aktualnych w danym czasie unijnych norm emisji spalin na szkodę polskich (unijnych) producentów ciągników rolniczych spełniających te kryteria. W uzasadnieniu rozwinięto tą argumentację oraz podtrzymano wniosek. W odpowiedzi na powyższe, organ pismem z dnia 24 lipca 2025 r. nr SE.030.15.2025 (odebranym przez pełnomocnika skarżącego w dniu 29 lipca 2025 r.) wskazał, że skarżący wnosi o udzielenie informacji przetworzonej i w związku z tym podał, że: "1. Żądana informacja wymaga przetwarzania wnioskowanych informacji, które zakłócą normalny toku działania adresata wniosku - Starostwa Sejneńskiego i utrudnią przez to wykonywanie przypisanych mu zadań. Informacja przetworzona jest jakościowo nową informacją, nieistniejącą dotychczas w przyjętej ostatecznie treści i postaci, chociaż jej źródłem są materiały znajdujące się w posiadaniu zobowiązanego. Wytworzenie takiej informacji wymaga podjęcia przez podmiot zobowiązany do udostępnienia informacji publicznej określonego działania intelektualnego w odniesieniu do odpowiedniego zbioru znajdujących się w jego posiadaniu informacji i nadania skutkom tego działania cech informacji publicznej (zob. wyrok WSA w Krakowie z 26 września 2005 r., II SA/Kr 984/05, LEX nr 869735). Koszt udzielenia wnioskowanej informacji wyniesie 3835,30 zł. 2. Zgodnie z zapisami art. 13 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2022 poz. 902) informacja publiczna będzie udzielona do dnia 22.09.2025 r. po wpłacie kwoty wskazanej w pkt 3." W odpowiedzi na powyższe, wnioskodawca w dniu 5 sierpnia 2025 r. - poprzez ePUAP - udzielił odpowiedzi na ww. wezwanie organu wskazując, że stanowisko, zgodnie z którym udostępnienie informacji publicznej warunkowane jest uiszczeniem przez wnioskodawcę opłaty jest nieprawidłowe. W tym zakresie skarżący powołał się na liczne orzeczenia sądów administracyjnych wskazujące, że nie można uzależniać udostępnienia informacji publicznej od uprzedniego wniesienia opłaty. Podkreślił także, że inne starostwa powiatowe udzieliły mu tożsamej informacji bez pobierania opłaty. Mając powyższe na uwadze, organ pismem z dnia 8 sierpnia 2025 r. nr SE.030.15.2025 (przesłanym drogą elektroniczną) odpowiedział na pismo skarżącego z dnia 5 sierpnia 2025 r. Wskazał w nim, że żądana informacja zostanie udzielona w terminie do dnia 22.09.2025 r. Koszt udzielenia wnioskowanej informacji nie ulega zmianie i wynosi 3835,30 zł. Podkreślono, że stan zatrudnienia nie pozwala na zgromadzenie dokumentacji niezbędnej do udzielenia informacji w godzinach pracy wydziału, zachodzi więc konieczność pokrycia przez wnioskodawcę pracy wykonanej w godzinach nadliczbowych. Rachunek za udzielenie informacji publicznej zostanie wystawiony wraz z udzieloną odpowiedzią. W dniu 28 sierpnia 2025 r. (data nadania na poczcie) K. B. reprezentowany przez pełnomocnika wywiódł skargę na czynności Starosty Sejneńskiego z dnia 24 lipca i 8 sierpnia 2025 r. polegające na: 1. nałożeniu na wnioskodawcę opłaty w wysokości 3.835,30 zł za udostępnienie informacji publicznej wnioskowanej we wniosku z dnia z dnia 24 czerwca 2024 r. w sprawie SE.030.15.2025; 2. uzależnieniu udostępnienia informacji publicznej od uiszczenia przez wnioskodawcę powyższej opłaty; a w konsekwencji: 3. nieudostępnieniu żądanej informacji publicznej. Oprócz w/w zaskarżenia czynności skarżący zarzucił także organowi bezczynność polegającą na nieudostępnieniu wnioskodawcy żądanej informacji publicznej (wbrew dyspozycji art. 15 ust. 2 u.d.i.p.) w ustawowym terminie. Na tej podstawie wniósł o: 1) skierowanie (na podstawie art. 119 pkt 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r., poz. 935 ze zm., dalej: p.p.s.a.) sprawy do rozpoznania w trybie uproszczonym; 2) stwierdzenie (na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 p.p.s.a.), że organ dopuścił się bezczynności; 3) przyznanie (na podstawie art. 149 § 2 in fine p.p.s.a.) od organu na rzecz skarżącego sumy pieniężnej do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6 p.p.s.a.; 4) uchylenie (na podstawie art. 146 § 1 zd. 1 i art. 145 § 1 pkt 1 w zw. z art. 146 § 1 zd. 2 p.p.s.a.) zaskarżonych czynności materialno-technicznych organu w całości; 5) zobowiązanie organu (na podstawie art. 149 § 1 pkt 1 in fine p.p.s.a.) do załatwienia wniosku z dnia 24 czerwca 2024 r. w ustawowym terminie; 6) zasądzenie od organu na rzecz skarżącego kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego, według norm przepisanych. W uzasadnieniu skargi skarżący przedstawił tok postępowania oraz jego zdaniem nieprawidłowość organu w postaci żądania uiszczenia opłaty za udzielenie wnioskowanej informacji. Skarżący powołał się w tym zakresie na liczne orzeczenia sądów administracyjnych wskazujące, że nie można uzależniać udostępnienia informacji publicznej od uprzedniego wniesienia opłaty. W jego ocenie, wnioskowana informacja publiczna winna być udostępniona po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy (tj. pismo organu z dnia 24 lipca 2025 r. doręczone wnioskodawcy w dniu 29 lipca 2025 r.). Końcowo skarżący – powołując się na orzecznictwo sądów administracyjnych, wskazał, że zaskarżone przez niego czynności są aktami określonymi w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a., natomiast uzależnienie udzielenia informacji publicznej od uiszczenia opłaty nie znajduje oparcia w przepisach, a w konsekwencji oczekiwanie organu na uiszczenie takiej opłaty przy jednoczesnym braku udostępnienia żądanej informacji należy traktować jako pozostawanie w bezczynności. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o oddalenie skargi. W uzasadnieniu swego stanowiska organ podkreślił, że dotychczas nie nałożył na skarżącego wskazanej w skardze opłaty. Wbrew twierdzeniu skarżącego organ nie uzależnił udzielenia informacji publicznej od uiszczenia opłaty. W piśmie znak: SE.030.15.2025 z dnia 8 sierpnia 2025r. poinformował jedynie, że za udzielenie wnioskowanej informacji publicznej, wraz z udzieloną odpowiedzią, wystawiony zostanie rachunek. Jeszcze raz podkreślił, że przygotowanie kserokopii kilkuset żądanych decyzji wymaga wielu godzin pracy. Z uwagi na ograniczoną obsadę osobową w Wydziale Komunikacji Starostwa Powiatowego wykonanie takiego zadania wymaga zatrudnienia pracownika w godzinach nadliczbowych, za które pracodawca wypłaci dodatkowe wynagrodzenie. Wydatek taki wykracza poza normalne koszty rzeczowe. Zatrudnieni w Wydziale Komunikacji pracownicy realizują przypisane szerokie zadania związane z ciągłym załatwianiem interesantów w sprawach min. prowadzenia rejestracji pojazdów, nie są w stanie w godzinach zatrudnienia wykonać prac zawiązanym z przygotowaniem dokumentacji wskazanej we wniosku skarżącego. Skompletowanie decyzji wymaga uprzednio wyszukania w systemie poszczególnych pojazdów o wskazanych we wniosku modelach, według dat rejestracji, następnie ustalenie, czy pojazdy zostały zarejestrowane, czy wyrejestrowane. Następnie w archiwum urzędu należy odszukać teczki tych pojazdów, wypiąć decyzje, wykonać kserokopie decyzji, zanonimizować dane oraz sporządzić ich zestawienie. Ponadto, z uwagi na punkt 2 wniosku skarżącego, konieczne jest ustalenie, czy i które pojazdy zostały przerejestrowane w tut. Starostwie Powiatowym. Organ wyjaśnił także, że wtórnej rejestracji dokonuje często inny organ administracji właściwy według miejsca zamieszkania wnioskodawcy - właściciela pojazdu. Końcowo organ wskazał, że w dniu wniesienia skargi, jak i udzielanej na nią odpowiedzi organ nie pozostaje również w bezczynności. Z uwagi na wskazane wyżej okoliczności przygotowania informacji przetworzonej, wnioskodawca pismem z dnia 24 lipca 2025r., stosownie do art. 13 ust. 2 u.d.i.p. poinformowany został, iż wnioskowane informacje otrzyma do dnia 22 września 2025r. W dniu 9 października 2025 r. na podstawie art. 57 § 3 p.p.s.a. rozdzielono skargę niniejszą na dwie skargi tj. czynność Starosty Sejneńskiego oraz bezczynność Starosty Sejneńskiego, o czym poinformowano strony (k.2). Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku zważył, co następuje: Skarga jest zasadna i podlega uwzględnieniu. Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1267 ze zm.) oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 935 ze zm.; dalej: "p.p.s.a.") sąd administracyjny sprawuje kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, stosując środki przewidziane w ustawie. Z kolei z mocy art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na inne niż określone w pkt 1 – 3 akty lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczące uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa. Natomiast stosownie do art. 134 § 1 p.p.s.a. sąd rozstrzyga w granicach sprawy, nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Na mocy zaś art. 146 § 1 p.p.s.a., sąd uwzględniając skargę na akt lub czynność, o których mowa w art. 3 § 2 pkt 4 i 4a, uchyla ten akt, interpretację, opinię zabezpieczającą lub odmowę wydania opinii zabezpieczającej albo stwierdza bezskuteczność czynności. Przepis art. 145 § 1 pkt 1 stosuje się odpowiednio. Przedmiotem kontroli dokonywanej przez Sąd w niniejszej sprawie, z punktu widzenia kryterium legalności, są zaskarżone czynności Starosty Sejneńskiego z dnia 24 lipca 2025 r. i 8 sierpnia 2025 r. nr SE.030.15.2025 w przedmiocie poinformowania K. B. o ustaleniu opłaty za udzielenie wnioskowanej informacji publicznej. W pismach tych poinformowano wnioskodawcę o konieczności przetworzenia wnioskowanych przez niego w dniu 24 czerwca 2025 r. informacji, w zakresie przesłania mu kopii decyzji wydanych w stosunku do pierwszej i wtórnej rejestracji ciągników rolniczych sprowadzonych i importowanych spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego na teren RP i zarazem UE. W piśmie z dnia 24 lipca 2025 r. wskazano, że koszt udzielenia wnioskowanej informacji wyniesie 3.835,30 zł i zgodnie z zapisami art. 13 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej, informacja ta będzie udzielona do dnia 22.09.2025 r. po wpłacie ww. kwoty. Pismo zawierające informacje co do kosztów udzielania wnioskowanej informacji publicznej zostało następnie sporządzone w dniu 8 sierpnia 2025 r. Organ podkreślił wówczas, że stan zatrudnienia nie pozwala na zgromadzenie dokumentacji niezbędnej do udzielenia informacji w godzinach pracy wydziału zachodzi więc konieczność pokrycia przez wnioskodawcę pracy wykonanej w godzinach nadliczbowych. Wskazano również, że rachunek za udzielenie informacji publicznej zostanie wystawiony wraz z udzieloną odpowiedzią. Materialnoprawną podstawę dla przedmiotowych czynności stanowiły przepisy ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2022 r., poz. 902 ze zm., dalej: u.d.i.p.), a dokładnie art. 15 ust. 1 i 2 u.d.i.p. Na samym początku zauważenia wymaga, że w orzecznictwie sądów administracyjnych ugruntowane jest stanowisko, że ustalenie wysokości opłaty za udostępnienie informacji publicznej jest aktem lub czynnością z zakresu administracji publicznej, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. i to niezależnie od tego, czy zostało dokonane przed czy po udostępnieniu informacji publicznej. Akt ten stwierdza bowiem obowiązek poniesienia opłaty oraz ustala jej wysokość, kreując zobowiązanie o charakterze finansowym. Może on być określony np. jako: "zarządzenie", "zawiadomienie", "wezwanie", "informacja", czy nawet "postanowienie", jak również może nie zawierać określonej formy i stanowić pismo skierowane do wnioskodawcy, jednak samo zawarcie w treści pisma informacji o wysokości opłaty za udostępnienie informacji publicznej wypełnia dyspozycję normy z art. 15 ust. 2 u.d.i.p (zob. postanowienie NSA z 28 lutego 2017r., sygn. akt I OSK 213/17 i wskazane tam orzecznictwo, wszystkie orzeczenia publikowane na stronie www.orzeczenia.nsa.gov.pl). W związku z tym czynności informujące wnioskodawcę o ustaleniu na podstawie art. 15 u.d.i.p. opłaty za udostępnienie informacji publicznej podlegały samodzielnemu zaskarżeniu do sądu administracyjnego na zasadzie art. 3 § 2 pkt 4 w zw. z art. 53 § 2 p.p.s.a. Jak stanowi art. 53 § 2 p.p.s.a., wniesienie skargi na akt lub czynności, o których mowa w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a., jeżeli ustawa nie przewiduje środków zaskarżenia w tej sprawie, powinno nastąpić w terminie trzydziestu dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się o wydaniu aktu lub podjęcia czynności. Sąd, po wniesieniu skargi, może uznać, że uchybienie terminu nastąpiło bez winy skarżącego i rozpoznać skargę. W stanie faktycznym sprawy skarżący pismo organu z dnia 24 lipca 2025 r. odebrał w dniu 29 lipca 2025 r., natomiast pismo organu z dnia 8 sierpnia 2025 r. odebrał w dniu 13 sierpnia 2025 r. Oba dotyczyły tej samej opłaty za udzielenie informacji publicznej. Skarga została nadania w dniu 28 sierpnia 2025 r. (k.11) i do organu wpłynęła w dniu 29 sierpnia 2025 r. Obie zatem czynności zostały zaskarżone w terminie określonym w art. 53 § 2 p.p.s.a. Przechodząc do meritum skargi wskazać należy, że zgodnie z art. 7 ust. 2 u.d.i.p., dostęp do informacji publicznej jest bezpłatny, z zastrzeżeniem art. 15. Z przepisu art. 15 ust. 1 u.d.i.p. wynika, że jeżeli w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek, o którym mowa w art. 10 ust. 1, podmiot obowiązany do udostępnienia ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, podmiot ten może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom. Ustęp 2 tego przepisu stanowi natomiast, że podmiot, o którym mowa w ust. 1, w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, powiadomi wnioskodawcę o wysokości opłaty. Udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem następuje po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy, chyba że wnioskodawca dokona w tym terminie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofa wniosek. Bezsporne jest, że art. 15 ust. 1 u.d.i.p. wprowadza wyjątek od zasady bezpłatnego dostępu do informacji publicznej wyrażonej w art. 7 ust. 2 u.d.i.p. Natomiast powiadomienie o wysokości opłaty, o którym mowa w art. 15 ust. 2 u.d.i.p., jest obligatoryjnym i wstępnym etapem postępowania, poprzedzającym samą czynność udostępnienia informacji. Po otrzymaniu powiadomienia wnioskodawca może bowiem podjąć decyzję o pokryciu tych kosztów, gdy zgadza się z ustaloną opłatą albo odstąpić od żądania udostępnienia informacji, bądź też może żądanie zmodyfikować w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji. Tym samym ustawodawca pozostawił wnioskodawcy możliwość podjęcia decyzji o pokryciu kosztów udostępnianych informacji, ewentualnie zrezygnowania ze wskazanego we wniosku sposobu lub formy udostępnienia informacji, bądź też ich zreformowania, w wyniku czego realizacja wniosku o informację publiczną nie będzie związana z koniecznością wniesienia opłaty albo zostanie ona ustalona w znacznie niższej wysokości. Takie rozwiązanie pozwala na uniknięcie sytuacji, w której wysokość kosztów udostępnienia informacji publicznej łączyłaby się z bezpośrednią przeszkodą w dostępie do nich (por. wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 19 października 2017 r., sygn. akt IV SA/Wa 399/17). W orzecznictwie wskazuje się, że przewidziany w art. 15 u.d.i.p. wyjątek od zasady bezpłatnego dostępu do informacji publicznej dotyczy poniesienia przez podmiot zobowiązany dodatkowych kosztów i znajduje zastosowanie w dwóch przypadkach. Pierwszy z nich obejmuje koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji, innym niż jedna z form określonych w art. 12 ust. 2 pkt 2 u.d.i.p., zaś drugi wiąże się z koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku (por. wyrok NSA z dnia 18 kwietnia 2018 r., sygn. I OSK 1789/17). Zatem przez "dodatkowe koszty" należy rozumieć rzeczywiste, ustalane każdorazowo przy realizacji danego wniosku, wykraczające poza normalne koszty funkcjonowania podmiotu udostępniającego informację, dodatkowe koszty rzeczowe lub osobowe poniesione przez adresata wniosku w związku z określonym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku. Musi to być koszt wykraczający poza normalne koszty funkcjonowania podmiotu zobowiązanego (por. wyrok NSA z dnia 28 marca 2018 r., sygn. I OSK 1302/17 i z dnia 18 czerwca 2024 r. sygn. III OSK 2237/22). Jednocześnie w orzecznictwie podkreśla się, że obciążenie opłatą za udzielenie informacji ma charakter uznaniowy. Zatem żądając "dodatkowych kosztów", organ winien wykazać zasadność ich wystąpienia. Sąd w składzie rozpoznającym sprawę poglądy te podziela. Ustalając skarżącemu opłatę z tytułu udostępnienia informacji publicznej Starosta ograniczył się do wskazania dodatkowych kosztów określonych na kwotę 3.835,30 zł. Zaznaczono jedynie, że w celu udzielenia odpowiedzi konieczne będzie przetworzenie wnioskowanych informacji, co zakłóci normalny tok działania organu i utrudni przez to wykonywanie przypisanych mu zadań (pismo z dnia 24 lipca 2025 r.) Natomiast w piśmie z dnia 8 sierpnia 2025 r. organ podkreślił także, że stan zatrudnienia nie pozwala na zgromadzenie dokumentacji niezbędnej do udzielenia informacji w godzinach pracy wydziału, zachodzi więc konieczność pokrycia przez wnioskodawcę pracy wykonanej w godzinach nadliczbowych. Wskazano także, że rachunek za udzielenie informacji publicznej zostanie wystawiony wraz z udzieloną odpowiedzią. Sąd stwierdza, że ustalona w taki sposób opłata mająca odpowiadać kosztom dodatkowym w podanym wyżej rozumieniu nie poddaje się kontroli Sądu. Jest tak dlatego, że w obu czynnościach organu zawarto jedynie szczątkowe informacje o konieczności pracy w godzinach nadliczbowych. Nie podano żadnej dodatkowej argumentacji, która uzasadniałaby ustalenie "dodatkowych kosztów", nie mówiąc już o uzasadnieniu wysokości podanej kwoty, co jest w sprawie kluczowe. Zaznaczono jedynie, że konieczne będzie przetworzenie informacji będących w posiadaniu organu. Dopiero w odpowiedzi na skargę poszerzono uzasadnienie odnośnie do "dodatkowych kosztów", co jest spóźnione i nie może podlegać ocenie Sądu. W odpowiedzi na skargę wskazano bowiem, że przygotowanie kserokopii kilkuset żądanych decyzji wymaga wielu godzin pracy. Z uwagi na ograniczoną obsadę osobową w Wydziale Komunikacji Starostwa Powiatowego wykonanie takiego zadania wymaga zatrudnienia pracownika w godzinach nadliczbowych, za które pracodawca wypłaci dodatkowe wynagrodzenie. Wydatek taki wykracza poza normalne koszty rzeczowe. W tym miejscu należy nadmienić, że co do zasady, przetworzenie żądanych informacji przez ich zebranie, przeanalizowanie i wyciągnięcie wniosków może generować dodatkowe koszty, dlatego udostępnienie ich w sposób wskazany we wniosku może łączyć się z ponoszeniem opłat. Koszty osobowe (koszty pracy) mogą być bowiem traktowane jako dodatkowe koszty w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.d.i.p. Warunkiem jednak takiego uznania jest to, że wystąpiła konieczność zatrudnienia dodatkowej osoby do udzielenia informacji lub zapłacenia za nadgodziny pracownikowi. W związku z tym obowiązkiem organu jest dokładne wykazanie, że koszty udostępnienia informacji publicznej przekraczają normalne koszty funkcjonowania organu, nadto również w jaki sposób żądana opłata została wyliczona oraz, że jej wysokość odpowiada rzeczywiście poniesionym kosztom (por. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 28 lutego 2024 r., sygn. II SA/Po 803/23, wyrok WSA w Krakowie z dnia 22 maja 2024 r., sygn. II SA/Kr 55/24 i inne). Jak już wyżej wskazano, takiej argumentacji nie zawierają obie zaskarżone czynności, albowiem trudno się w nich doszukiwać, w jaki sposób został ustalona kwota 3.835,30 zł tj. ile godzin nadliczbowych zostało przewidzianych do realizacji tego wniosku, a także jak jest stawka za tą godzinę. Sąd nie jest zatem w stanie zweryfikować zasadności żądania tej kwoty. W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 12 lutego 2025 r. sygn. akt III OSK 1872/23 wskazano, że: "Regułą jest udostępnianie informacji publicznej bez ponoszenia opłat przez osoby wnioskujące, a pobieranie z tego tytułu opłaty należy traktować jako wyjątek, który jako taki winien być interpretowany ściśle. (...) Organ administracji publicznej nie może więc uzależnić udostępnienia informacji publicznej od uiszczenia opłaty. Jak trafnie wskazuje się w orzecznictwie sądów administracyjnych, powiadomienie o wysokości opłaty jest ewentualnym wstępnym etapem postępowania, poprzedzającym samą czynność materialno-techniczną udostępnienia informacji publicznej, chociaż jej nie warunkującym. Dla zachowania gwarancji dla wnioskodawcy wskazanych w art. 15 ust. 2 u.d.i.p., w sytuacji żądania opłaty od wnioskodawcy na podstawie art. 15 ust. 1 u.d.i.p., konieczne jest zachowanie chronologii podejmowania czynności określonych w art. 15 ust. 2 u.d.i.p. W pierwszej kolejności organ powinien zatem powiadomić wnioskodawcę o konkretnej wysokości żądanej opłaty, aby umożliwić wnioskodawcy podjęcie decyzji o pozostawieniu wniosku w pierwotnej jego wersji, ewentualnej zmianie wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji lub cofnięcia wniosku. W powiadomieniu, o którym mowa organ winien nadto wskazać przyczyny powstania kosztów udostępnienia informacji publicznej i wyjaśnić sposób ustalenia ich wysokości. Następnie, w zależności od stanowiska wnioskodawcy, podjąć działania związane z realizacją wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Prawidłowa wykładnia przepisów art. 15 ust. 1 i ust. 2 u.d.i.p. prowadzi do wniosku, że organ ma nie tylko obowiązek powiadomienia wnioskodawcy o wysokości opłaty i poinformowania o ww. możliwych działaniach, ale także wyjaśnienia przyczyn powstania kosztów udostępnienia informacji publicznej i sposobu ustalenia ich wysokości. Dla oceny prawidłowości działań organu zobowiązanego do udostępnienia informacji publicznej kluczowe jest zatem to, czy wnioskodawca został w sposób prawidłowy poinformowany o ustaleniu opłaty za udostępnienie informacji publicznej przed jej udostępnieniem oraz okolicznościach dotyczących powstania tych kosztów i możliwości zmiany swojego wniosku (por. wyrok WSA w Kielcach z 27 listopada 2024 r., sygn. akt II SA/Ke 530/24). Naczelny Sąd Administracyjny podziela w pełni tezę, że żaden przepis prawa nie sprzeciwia się uprawnieniu odzyskania kosztu pracy związanej z udostępnieniem informacji, jeżeli jednak wykazane zostanie, że ów koszt przekracza normalne działanie pracownika w ramach wykonywania swoich obowiązków. Koszty osobowe (koszty pracy) mogą być zatem traktowane jako dodatkowe koszty w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.d.i.p. tylko wówczas, jeżeli jest konieczność (potrzeba) zatrudnienia dodatkowej osoby do udzielenia informacji lub zapłacenia za nadgodziny pracownikowi wynika z realizacji wskazanych we wniosku szczególnej formy lub sposobu jej udostępnienia (por. wyrok NSA z 3 października 2024 r., sygn. akt III OSK 582/23). Kosztem dodatkowym jest wydatek rzeczywiście poniesiony ponad koszt funkcjonowania podmiotu zobowiązanego związany z realizacją wskazanego we wniosku sposobu udostępnienia informacji publicznej (por. wyrok NSA z 18 stycznia 2022 r., sygn. akt III OSK 953/21)." Sąd w niniejszej sprawie podziela powyższe stanowisko i wskazuje, że o ile na etapie już sądowym okoliczności dotyczące powstania kosztów udzielenia wnioskowanej informacji publicznej są bardziej czytelne, to nadal w dalszym ciągu z akt sprawy oraz zaskarżonych czynności nie da się ustalić sposobu ustalenia wysokości tych kosztów, co powoduje brak możliwości zweryfikowania ich wysokości i zasadności. Kosztem zaś dodatkowym może być uznany jedynie rzeczywiście poniesiony wydatek. Powiadomienie o wysokości opłaty jest ponadto jedynie wstępnym etapem postępowania, poprzedzającym samą czynność materialno-techniczną udostępnienia informacji publicznej, ale jej nie warunkującym. Tym samym nie można uzależniać udzielenia informacji publicznej od uiszczenia żądanej opłaty, co miało miejsce w piśmie organu z dnia 24 lipca 2025 r. Mając powyższe na uwadze, Sąd uznał, że podziela całą argumentację przedstawioną w skardze, jak również orzecznictwo tam przytoczone, które w tym zakresie jest jednolite. W tym stanie sprawy Sąd stwierdza, że zaskarżone czynności wydane zostały z naruszeniem art. 15 ust. 1 u.d.i.p. i dlatego należało stwierdzić ich bezskuteczność, na podstawie art. 146 § 1 p.p.s.a., orzekając o tym w pkt I sentencji wyroku. O kosztach sąd orzekł na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 § 1 p.p.s.a. (pkt 2 sentencji wyroku). Składały się na nie wpis od skargi (200 zł) i koszty zastępstwa procesowego 497 zł wraz z opłatą skarbową od pełnomocnictwa.