II SA/Łd 871/24

Dnia 11 kwietnia 2025 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi – Wydział II w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Agnieszka Grosińska-Grzymkowska Sędziowie Sędzia WSA Piotr Mikołajczyk (spr.) Asesor WSA Beata Czyżewska po rozpoznaniu w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym w dniu 11 kwietnia 2025 roku sprawy ze skargi R.W. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Piotrkowie Trybunalskim z dnia 12 września 2024 roku znak KO.420.108.2024 w przedmiocie stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania od decyzji ustalającej warunki zabudowy dla inwestycji uchyla zaskarżone postanowienie. dc 1. Zaskarżonym do tutejszego sądu postanowieniem z dnia 12 września 2024 r. znak KO.420.108.2024 Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Piotrkowie Trybunalskim stwierdziło uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji Prezydenta Miasta Radomska ustalającej warunki zabudowy terenu dla zamierzenia inwestycyjnego. 1. Jak wynika z akt sprawy decyzją z dnia 29 stycznia 2024 r. znak TRM.6730.151.2023.JK Prezydent Miasta Radomska ustalił warunki zabudowy dla zamierzenia inwestycyjnego polegającego na budowie budynku mieszkalnego jednorodzinnego wraz z niezbędną infrastrukturą techniczną - projekt zamienny, na działkach nr ewid. [...],[...],[...], obręb [...] R., przy ul. [...] w R. 2. Powyższa decyzja została wysłana do stron. Z koperty adresowanej do R.W. wynika, że przesyłka nr [...], znak sprawy TRM.6730.151.2023JK, była doręczana przez gońca i dwukrotnie awizowana: w dniu 2 lutego 2024 r. i w dniu 12 lutego 2024 r. Ze zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki adresowanej do R.W., zawierającej decyzję z dnia 29 stycznia 2024 r. znak TRM.6730.151.2023.JK wynika, że wobec niedoręczenia przesyłki, przesyłkę pozostawiono w Urzędzie Miasta w Radomsku, o czym w dniu 2 lutego 2024 r. umieszczono zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej adresata. Następnie z powodu niepodjęcia przesyłki w terminie 7 dni pozostawiono powtórne zawiadomienie w dniu 12 lutego 2024 r. Adresat nie podjął przesyłki w terminie. 3. W aktach sprawy organu I instancji znajduje się również pismo organu z dnia 29 stycznia 2024 r. znak TRM.6730.151.2023.JK, adresowane do R.W., będące odpowiedzią na jego pisma z dnia 9 stycznia 2024 r. i 12 stycznia 2024 r. Ze zwrotnego potwierdzenia odbioru tego pisma wynika, że wobec niedoręczenia przesyłki, przesyłkę pozostawiono w Urzędzie Miasta w Radomsku, o czym w dniu 2 lutego 2024 r. umieszczono zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej adresata. Przesyłka została odebrana osobiście przez R.W. w dniu 5 lutego 2024 r. 4. Przy piśmie z dnia 6 marca 2024 r. znak TRM.6730.151.2023.JK, organ I instancji przekazał do Samorządowego Kolegium Odwoławczego pismo R.W., reprezentowanego przez radcę prawnego U.K., z dnia 16 lutego 2024 r., adresowane do Urzędu Miasta Radomska, zatytułowane: "Odpowiedź na pismo UM z dnia 29.01 w sprawie WZ", znak sprawy TRM.6730.151.2023.JK, wraz z aktami sprawy. Pismo to zostało zakwalifikowane przez organ I instancji, jako odwołanie od ww. decyzji z dnia 29 stycznia 2024 r. 5. W dniu 14 marca 2024 r. wpłynęło do Kolegium pismo R.W. z dnia 13 marca 2024 r. zatytułowane "zawiadomienie". W piśmie tym R.W. poinformował, że dowiedział się o wydaniu decyzji Prezydenta Miasta Radomska z dnia 29 stycznia 2024 r. ustalającej warunki zabudowy w dniu 11 marca 2024 r. z pisma Urzędu Miasta Radomska z dnia 6 marca 2024 r. Po wizycie w Urzędzie Miasta R. w dniu 12 marca 2024 r. dowiedział się, że w dniu 2 lutego 2024 r. zostało zostawione awizo na dwa dokumenty z Urzędu Miasta z dnia 29 stycznia 2024 r. W dniu 5 lutego 2024 r. odebrał jeden dokument z dnia 29 stycznia 2024 r., natomiast drugiego nie otrzymał. Goniec z Urzędu Miasta stwierdził, że w dniu 13 lutego 2024 r. zostawił awizo na ten drugi dokument z dnia 29 stycznia 2024 r., jednak takiego awiza w jego skrzynce nie było, zatem nie doręczono mu decyzji Prezydenta Miasta Radomska. 6. Pismo o podobnej treści zostało złożone także w organie I instancji w dniu 13 marca 2024 r. wraz z wnioskiem o doręczenie decyzji. 7. W dniu 20 marca 2024 r. wpłynęło do Kolegium pismo radcy prawnego U.K., pełnomocnika R.W. wraz pełnomocnictwem z dnia 6 marca 2024 r. W piśmie pełnomocnik strony zakwestionował uznanie pisma z dnia 16 lutego 2024 r. przez Urząd Miasta Radomska jako odwalania od decyzji Prezydenta Miasta Radomska z dnia 29 stycznia 2024 r. z uwagi na niedoręczenie tej decyzji. 8. W dniu 5 kwietnia 2024 r. wpłynęło do Kolegium odwołanie R.W., reprezentowanego przez radcę prawnego U.K. z dnia 3 kwietnia 2024 r., od decyzji Prezydenta Miasta Radomska z dnia 29 stycznia 2024 r. znak TRM.6730.151.2023.JK. 9. Pismami z dnia 11 kwietnia 2024 r. Kolegium zwróciło organowi I instancji pismo R.W., reprezentowanego przez radcę prawnego U.K., z dnia 16 lutego 2024 r., adresowane do Urzędu Miasta Radomska, zatytułowane: "Odpowiedź na pismo UM z dnia 29.01 w sprawie WZ", znak sprawy TRM.6730.151.2023.JK, wraz z aktami sprawy, mylnie przekazane do Kolegium jako odwołanie od decyzji z dnia 29 stycznia 2024 r., nadto Kolegium przekazało organowi I instancji odwołanie R.W., reprezentowanego przez radcę prawnego U.K., z dnia 3 kwietnia 2024 r., od decyzji Prezydenta Miasta Radomska z dnia 29 stycznia 2024 r. w przedmiocie warunków zabudowy, celem rozważenia możliwości jego uwzględnienia w trybie art. 132 k.p.a. 10. Przy piśmie z dnia 2 maja 2024 r. organ I instancji przekazał do Samorządowego Kolegium Odwoławczego odwołanie R.W., reprezentowanego przez radcę prawnego U.K., z dnia 3 kwietnia 2024 r. 11. W związku z zarzutami dotyczącymi doręczenia R.W. decyzji z dnia 29 stycznia 2024 r., w trybie art. 44 k.p.a., pismem z dnia 12 czerwca 2024 r., Kolegium wystąpiło do organu I instancji o: 1) przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, z udziałem gońca doręczającego przesyłkę (przesłuchanego w charakterze świadka), w szczególności czy w dniu 2 lutego 2024 r. w skrzynce adresata pozostawiono jedno awizo czy dwa, czy na awizie (awizach) zawarto wprost informację jakiego dokumentu dotyczy, tj. "pisma" z dnia 29 stycznia 2024 r. oraz "decyzji" z dnia 29 stycznia 2024 r., tak aby strona wiedziała jaki dokument ma odebrać w Urzędzie Miasta w Radomsku, czy tylko ogólnie wskazano, tak jak na zwrotnych potwierdzeniach odbioru: "znak sprawy: TRM. 6730.151.2023JK Dnia: 29.01.2024"; w jakiej dacie pozostawiono powtórne zawiadomienie, tj. w dniu 12 lutego 2024 r., tak jak to wskazano na potwierdzeniu odbioru przesyłki, czy w dniu 13 lutego 2024 r., jak twierdzi R.W.; 2) przesłuchanie w charakterze świadka osoby wydającej R.W. w dniu 5 lutego 2024 r. przesyłkę zawierającą pismo z dnia 29 stycznia 2024 r., w szczególności, czy posiadał i okazał awizo (czy awiza), czy na tym awizie były wpisane dwa dokumenty czy tylko oznaczono znak sprawy i datę dokumentu, czy R.W. odmówił odebrania decyzji, dlaczego został mu wydany tylko jeden dokument datowany na dzień 29 stycznia 2024 r. dot. sprawy znak TRM.6730.151.2023JK; 3) przesłanie do Kolegium protokołów z tych przesłuchań; 4) przesłanie formularza zawiadomienia (awiza) o pozostawieniu przesyłki w Urzędzie Miasta w Radomsku; 5) przesłanie innych dowodów (o ile organ takimi dysponuje) potwierdzających doręczenie decyzji w trybie art. 44 k.p.a. (np. kopii strony rejestru dokumentów wychodzących czy rejestru prowadzonego przez gońca korespondencji dostarczanej). 12. W protokole przesłuchania w charakterze świadka N.C., pracownicy Urzędu Miasta Radomska Biura Obsługi Interesanta, zatrudnionej w charakterze pomocy administracyjnej, z dnia 14 czerwca 2024 r. wskazano, iż: "Świadek zeznał, że w dniu 5 lutego 2024 r. obsługiwał punkt podawczy w Urzędzie Miasta Radomska i wydawał korespondencję adresowaną na R.W., o czym świadczy jego podpis na zwrotnym potwierdzeniu odbioru listu RKW (Rejestr Korespondencji Wychodzącej) [...]. Natomiast samego zdarzenia, ze względu na duży upływ czasu, nie jest w stanie odtworzyć z pamięci jak i nie może zidentyfikować nazwiska R.W. z konkretną osobą. Jednak ze względu na sposób w jakim wydaje się awizowane listy w punkcie podawczym, należy przyjąć, że R.W. przyszedł bez awiza, ponieważ w przypadku powiadomienia adresata o niemożności dostarczenia korespondencji, goniec wpisuje numery przesyłek na jednym awizie (zapisanych numerów RKW może być kilka), a co za tym idzie, gdyby pracownik otrzymał takie awizo z dwoma numerami RKW nie mógłby wydać tylko jednej korespondencji nie zwracając uwagi na to, że nie wydal drugiego listu. Adresat takiego awiza zapewne też nie pozostawiłby bez uwagi fakt, że otrzymał list dotyczący tylko jednego z numerów RKW. Przyjmując nawet, że gdyby R.W. otrzymał dwa różne awiza, każde z innym numerem RKW, pracownik musiałby szukać dwóch różnych listów i nie mógłby pozostawić faktu, że nie ma jednego z nich, a adresat zapewne także w tym przypadku widziałby, że nie otrzymuje dwóch, tylko jeden list. Należy więc przyjąć, że R.W. przychodząc do Urzędu, przyszedł bez awiza i poinformował tylko, że ma list do odebrania, nie informując ani o liczbie przesyłek, jak i nie podając numeru z awiza. W wyniku tego pracownik po znalezieniu korespondencji na nazwisko W., wydał jeden list, nie przeszukując dalej wszystkich numerów. Dodać należy, że w rozmowie w dniu 12 marca 2024 r. przy pracownikach Urzędu Miasta Radomska R.W. utrzymywał, że nie otrzymał żadnego awiza. Dopiero po niemożności wytłumaczenia, na jakiej podstawie wiedział, że trzeba przyjść do Urzędu Miasta Radomska i odebrać korespondencję, przyznał, że otrzymał pierwsze awizo, ale nie wydano mu drugiej korespondencji i nie otrzymał w późniejszym czasie drugiego awiza. 13. Z kolei I.C., pracownik Urzędu Miasta w Radomsku Biura Obsługi Interesanta, zatrudnionego w charakterze gońca, w protokole z przesłuchania w charakterze świadka z dnia 14 czerwca 2024 r. wyjaśnił, że: "... w dniu 2 lutego 2024 r. podjął próbę doręczenia dwóch listów RKW (Rejestr Korespondencji Wychodzącej) [...] oraz RKW [...]. Oba listy dotyczyły sprawy TRM.6730.151.2023. Z powodu nieobecności adresata jak i innych domowników, a co za tym idzie w sytuacji niemożności dostarczenia korespondencji R.W., pracownik zostawił awizo z zapisanymi dwoma numerami RKW oraz ustawowymi terminami określającymi datę, do kiedy adresat może odebrać listy w Urzędzie Miasta Radomska. Biuro Obsługi Interesanta nie posiada formularza zawiadomienia (awiza) o pozostawieniu przesyłki w Urzędzie Miasta Radomska dla R.W., ponieważ takowe wypisywane jest w jednym egzemplarzu, który pozostawiany jest w skrzynce pocztowej adresata. Adnotacje o tym zdarzeniu pracownik zapisuje u siebie w rejestrze. Na awizach (pozostawionych po raz pierwszy, jak i na awizach powtórnych) pracownicy urzędu wypisują tylko numery Rejestru Korespondencji Wychodzącej (ilość wpinanych numerów zależy od tego, jak wiele jest listów do danego adresata). Na tej podstawie pracownik w punkcie podawczym, podczas wizyty klienta z awizem, może szybko wyszukać całość korespondencji wysłanej konkretnej osobie danego dnia. Na awizach nie są wpisywane znaki spraw, których dotyczą listy, nie ma też adnotacji odnośnie treści zawartych w pismach". 14. W protokole przesłuchania w charakterze świadka H. L., pracownicy Urzędu Miasta Radomska Biura Obsługi Interesanta, zatrudnionej w charakterze gońca, z dnia 14 czerwca 2024 r. wskazano, iż: "Świadek zeznał, że w dniu 12 lutego 2024 r. wypisał w budynku Urzędu Miasta Radomska powtórne awizo, adresowane na R.W. z zamiarem dostarczenia powiadomienia tego samego dnia. Jednak ze względu na dużą ilość korespondencji, pracownik awizo wrzucił do skrzynki dnia następnego, czyli 13 lutego 2024 r. Czynność ta pomimo błędu w postaci pozostawienia na powtórnym awizie daty 12 lutego 2024 r., nie powoduje negatywnych skutków dla adresata, ponieważ nie skraca ustawowego terminu wyznaczonego na pierwszym awizie pozostawionym dnia 2 lutego 2024 r. i mieści się w terminie wyznaczonym na pozostawienie powtórnego powiadomienia. Ponadto w pytaniach od Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia 12 czerwca 2024 r. znak KO.420.108.2024 w punkcie 1 pada prośba o wyjaśnienie: tu cytuję...w jakiej dacie pozostawiono powtórne zawiadomienie tj. w dniu 12 lutego 2024 r. tak jak wskazano na potwierdzeniu odbioru przesyłki, czy w dniu 13 lutego 2024 r. jak twierdzi R.W.. Z zapisu tego można wnioskować, że R.W. twierdzi, że powtórne awizo pozostawiono 13 lutego 2024 r. i stoi w sprzeczności z twierdzeniem, że powtórnego awiza nie otrzymał. Nadmienić przy tym należy, że R.W. w rozmowie z dnia 12 marca 2024 r. kilkakrotnie zaznaczył, że posiada monitoring i może dostarczyć dowody, że nie otrzymał powtórnego powiadomienia. Uważamy, że dowód ten byłby bardzo pomocny w rozstrzygnięciu tej kwestii, lecz Urząd Miasta Radomska nie posiada wiedzy czy adresat dostarczył taki zapis cyfrowy do Samorządowego Kolegium Odwoławczego". 15. Wraz z protokołami z przesłuchań pracowników Urzędu Miasta Radomska Biura Obsługi Interesanta, organ I instancji przesłał, potwierdzone za zgodność z oryginałem, kserokopie stron rejestrów zawierających: 1) wpis pracownika, dotyczący pierwszego awizowania listu RKW [...], RKW [...], 2) wpis pracownika, dotyczący drugiego awizowania listu RKW [...]. 16. Po zapoznaniu się z aktami sprawy, pełnomocnik R.W., radca prawny U.K., w piśmie z dnia 22 sierpnia 2024 r. przedstawiła stanowisko w sprawie i ponowiła wniosek o doręczenie wydanej decyzji, ewentualnie uwzględnienie odwołania z dnia 3 kwietnia 2024 r. 17. Wspomnianym na wstępie postanowieniem z dnia 12 września 2024 r. znak KO.420.108.2024 Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Piotrkowie Trybunalskim stwierdziło uchybienie terminu do wniesienia odwołania. 1. W uzasadnieniu rozstrzygnięcia organ wyjaśnił, że warunkiem skuteczności czynności procesowej - wniesienia odwołania, jest zachowanie ustawowego terminu do jej dokonania. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem nadano pismo w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego (art. 57 § 5 pkt 2 k.p.a.). Uchybienie ustawowego terminu powoduje natomiast bezskuteczność odwołania. 2. Zdaniem organu w rozpoznawanej sprawie nastąpiła fikcja doręczenia, o której mowa w art. 44 § 4 k.p.a. Skarżona decyzja Prezydenta Miasta Radomska z dnia 29 stycznia 2024 r., wobec niemożności jej doręczenia przez gońca w dniu 2 lutego 2024 r., została bowiem złożona w Urzędzie Miasta w Radomsku na okres 14 dni, a zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia, zostało umieszczone w oddawczej skrzynce pocztowej adresata. 3. Jak wyjaśnił pracownik zatrudniony w Urzędzie Miasta w Radomsku w charakterze gońca, zostawione w skrzynce pocztowej adresata awizo, było wystawione na dwa dokumenty oznaczone w RKW nr [...] i [...]. 4. W dniu 5 lutego 2024 r. R.W. przybył do Urzędu Miasta w Radomsku celem odebrania korespondencji. R.W. nie zakwestionował zeznania pracownika Urzędu Miasta Radomska, wydającego korespondencję, że przychodząc po odbiór korespondencji w dniu 5 lutego 2024 r. nie pokazał awiza wystawionego dla niego w dniu 2 lutego 2024 r. 5. Biorąc pod uwagę, że siedmiodniowy termin na odebranie korespondencji, wynikający z pierwszego zawiadomienia upływał w dniu 9 lutego 2024 r. (piątek), w dniu 12 lutego 2024 r. (poniedziałek), pracownica zatrudniona w Urzędzie Miasta w Radomsku w charakterze gońca, H.L., wypisała w budynku Urzędu Miasta powtórne awizo, adresowane do R.W., z zamiarem dostarczenia powiadomienia tego samego dnia. Jednak ze względu na dużą ilość korespondencji, wrzuciła awizo do skrzynki pocztowej adresata w dniu 13 lutego 2024 r. 6. W ocenie Kolegium, okoliczność wystawienia powtórnego zawiadomienia w dniu 12 lutego 2024 r. oraz jego pozostawienia w skrzynce pocztowej adresata w dniu 13 lutego 2024 r. nie ma wpływu na termin odbioru korespondencji, który zgodnie z ww. art. 44 § 1 pkt 2 k.p.a., wynosi czternaście dni od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia. Zatem czternastodniowy termin na podjęcie przesyłki, licząc od pierwszego zawiadomienia, upłynął w dniu 16 lutego 2024 r. (piątek). 7. Wobec niepodjęcia przesyłki w tym terminie, w dniu 16 lutego 2024 r. doszło do doręczenia zastępczego i od następnego dnia po tej dacie należało liczyć czternastodniowy termin do wniesienia odwołania. W tej sytuacji termin do wniesienia odwołania upływał w dniu 1 marca 2024 r. (piątek). Natomiast skarżący złożył odwołanie w dniu 3 kwietnia 2024 r., a więc po upływie terminu określonego wart. 129 § 2 k.p.a. 8. Skarżący nie złożył wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania. 9. Odnosząc się do stanowiska pełnomocnika skarżącego - radcy prawnego U.K., przedstawionego w piśmie z dnia 22 sierpnia 2024 r., organ wyjaśnił, że wbrew twierdzeniom pełnomocnika, organ I instancji prowadzący sprawę dotyczącą ustalenia warunków zabudowy nie dysponował pełnomocnictwem udzielonym przez R.W. radcy prawnemu U.K. Wobec tego nie był uprawniony do przekazywania korespondencji, w tym decyzji kończącej sprawę, pełnomocnikowi. Dopiero w dniu 11 marca 2024 r., wpłynęło do organu pismo radcy prawnego U.K. z dnia 6 marca 2024 r., przy którym przesłano do organu pełnomocnictwo z dnia 6 marca 2024 r. udzielone przez R.W. Dopiero zatem z chwilą otrzymania pełnomocnictwa, co miało miejsce w rozpoznawanej sprawie w dniu 11 marca 2024 r., organ był obowiązany kierować korespondencję do pełnomocnika R.W. 10. W ocenie Kolegium, nie można przypisywać decydującego znaczenia w sprawie temu, że pracownica zatrudniona w charakterze gońca, pozostawiła powtórne awizo w skrzynce pocztowej adresata w dniu 13 lutego 2024 r., a nie w dniu 12 lutego 2024 r., pomimo że taka data została wskazana na tym zawiadomieniu. Okoliczność ta nie ma żadnego wpływu na sposób liczenia czternastodniowego terminu do podjęcia przesyłki, który, jak już wyżej wskazano, liczy się od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia. 11. Nie zasługuje w ocenie organu na uwzględnienie zarzut, że "na kserokopii księgi wychodzącej z Urzędu znajduje się dopisane nazwisko mocodawcy właśnie pod dniem dnia 12 lutego 2024 r., mimo że pracownicy twierdzą, iż dnia 13 lutego 2024 r. awizo zostało wrzucone do skrzynki pocztowej R.W. Organ I instancji przekazał do Kolegium, poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie wpisów pracowników dotyczące pierwszego i drugiego awizowania listu nr RKW [...], zawierającego decyzję Prezydenta Miasta Radomska z dnia 29 stycznia 2024 r. Kolegium dodało, że nie ma podstaw do kwestionowania dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem. Jak wynika z kopii wpisu dotyczącego drugiego awizowania przesyłki adresowanej do R.W. nr RKW [...], wśród 18 osób, którym wystawiono awiza w dniu 12 lutego 2024 r. jest wpisany R.W. Kolegium nie zgodziło się z pełnomocnikiem skarżącego, że R.W. został dopisany do tej listy. Na liście tej, zgodnie z podaną ilością łączną, wpisano 18 osób, którym dostarczono awiza. 12. Zdaniem organu nie znajduje też uzasadnienia zarzut, wedle którego urząd doręczył do Kolegium fragment potwierdzenia z kodem kreskowym nadania przesyłki poleconej pod jego adresem, ale z tego dokumentu nie wynika wiarygodność, iż numer nadawczy tej przesyłki jest numerem przesyłki z dnia 12 lutego 2024 r. Z akt sprawy wynika, że przesyłka zawierająca decyzję Prezydenta Miasta Radomska z dnia 29 stycznia 2024 r. nie była doręczana listem poleconym za pośrednictwem operatora pocztowego, lecz przez pracownika Urzędu Miasta w Radomsku. Jak wynika z koperty zawierającej tę decyzję, przesyłce nadano numer [...]. Organ przedstawił wystarczające dowody potwierdzające doręczenie przesyłki nr [...] R.W. w trybie art. 44 § 4 k.p.a. Skarżący natomiast nie przedstawił żadnych dowodów potwierdzających stawiane zarzuty. 1. Skargę na powyższe postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi złożył R.W., reprezentowany przez r.pr. U. K. Zaskarżonemu postanowieniu zarzucono naruszenie przepisów: 1) art. 7 w zw. z art. 44 § 4 k.p.a. (zasady prawdy obiektywnej; zasady uwzględniania interesu społecznego i słusznego interesu obywateli), poprzez uznanie, iż decyzja z dnia 29 stycznia 2024 r. została doręczona skarżącemu - nastąpiła fikcja doręczenia, na który to argument organ II instancji powołał się w uzasadnieniu postanowienia z dnia 12 września 2024 r.; 2) art. 10 § 1 k.p.a. (zasada czynnego udziału strony w postępowaniu) poprzez uniemożliwienie R.W. zapoznania się z decyzją z dnia 29 stycznia 2024 r., braku zawiadomienia o jej wydaniu oraz uniemożliwienie złożenia od niej odwołania; 3) art. 127 § 1 k.p.a. (prawo do odwołania od decyzji administracyjnej) oraz art. 15 k.p.a. (zasada dwuinstancyjności postępowania) poprzez uniemożliwienie skarżącemu złożenia odwołania od decyzji Prezydenta Miasta Radomska. W związku z powyższymi zarzutami strona wniosła o uchylenie w całości zaskarżonego postanowienia z dnia 12 września 2024 r. W uzasadnieniu skargi pełnomocnik skarżącego doprecyzował stawiane zarzuty przywołując orzecznictwo sądów administracyjnych. 2. W odpowiedzi na skargę Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Piotrkowie Trybunalskim wniosło o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko zaprezentowane w zaskarżonym postanowieniu. Organ dodał, że R.W. zapoznał się z całością akt sprawy, w tym z aktami organu I instancji, w siedzibie Kolegium w dniu 25 marca 2024 r. oraz w dniu 13 sierpnia 2024 r., zatem trudno jest podzielić stanowisko pełnomocnika skarżącego dotyczące naruszenia art. 10 § 1 k.p.a. Wobec uchybienia terminu do wniesienia odwołania Kolegium nie mogło się natomiast odnieść merytorycznie do zarzutów w nim zawartych. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi zważył, co następuje: 3. Skarga zasługiwała na uwzględnienie. 1. Stosownie do treści art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1267) w zw. z art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 935 z późn. zm.), powoływanej dalej jako "P.p.s.a.", sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości poprzez kontrolę działalności administracji publicznej i stosują środki określone w ustawie. Wspomniana kontrola sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Sąd administracyjny nie przejmuje sprawy do jej końcowego załatwienia, ale bada co do zasady, czy zaskarżony akt administracyjny jest zgodny z obowiązującymi w dacie jego podjęcia przepisami prawa materialnego określającymi prawa i obowiązki stron oraz przepisami proceduralnymi normującymi podstawowe zasady postępowania przed organami administracji publicznej. Uchylenie zaskarżonej decyzji lub postanowienia w całości albo w części następuje w przypadku stwierdzenia przez sąd naruszenia przepisów prawa materialnego, jeżeli miało ono wpływ na wynik sprawy, lub naruszenia przepisów prawa procesowego, jeżeli mogło ono mieć istotny wpływ na wynik sprawy, a także dając podstawę do wznowienia postępowania (art. 145 § 1 pkt 1 P.p.s.a.). Natomiast w razie nieuwzględnienia skargi, sąd skargę oddala odpowiednio w całości albo w części (art. 151 P.p.s.a.). Ponadto należy wskazać, że zgodnie z art. 134 § 1 P.p.s.a., sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Sąd stosuje przewidziane ustawą środki w celu usunięcia naruszenia prawa w stosunku do aktów lub czynności wydanych lub podjętych we wszystkich postępowaniach prowadzonych w granicach sprawy, której dotyczy skarga, jeżeli jest to niezbędne dla końcowego jej załatwienia (art. 135 P.p.s.a.). 2. Przedmiotem zaskarżenia w niniejszej sprawie jest postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Piotrkowie Trybunalskim z dnia 12 września 2024 r. znak KO.420.108.2024, stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji Prezydenta Miasta Radomska z dnia 29 stycznia 2024 r. znak TRM.6730.151.2023.JK ustalającej warunki zabudowy dla inwestycji. 3. Jak wynika z ustaleń organu skarżący uchybił terminowi do wniesienia odwołania z dnia 3 kwietnia 2024 r., bowiem zaskarżona tym odwołaniem decyzja, jak twierdzi organ, została doręczona w trybie art. 44 K.p.a. w dniu 16 lutego 2024 r. Termin do wniesienia odwołania upływał dla strony w dniu 1 marca 2024 r., wobec tego organ uznał, że odwołanie z dnia 3 kwietnia 2024 r. zostało złożone z uchybieniem terminu. 4. W myśl art. 42 § 1 K.p.a. zasadą jest, iż osobom fizycznym pisma doręcza się w ich mieszkaniu lub w miejscu pracy albo na adres do korespondencji wskazany w bazie adresów elektronicznych. Od zasady tej przepisy art. 42 § 2 i § 3, art. 43 oraz art. 44 K.p.a. dopuszczają odstępstwa tak co do wymogu osobistego doręczania pisma adresatowi, jak i co do miejsca doręczenia. Aby jednak można było przyjąć, że miało miejsce skuteczne doręczenie pisma adresatowi, muszą zostać spełnione wymagania określone ww. przepisami. 5. Przepis at. 44 K.p.a. reguluje instytucję tzw. doręczenia zastępczego. Jednakże, aby uznać doręczenie zastępcze za dokonane prawidłowo muszą zostać łączenie spełnione określone w tym przepisie przesłanki. Pierwszą z nich jest niemożność doręczenia pisma w sposób określony w art. 42 i w art. 43 K.p.a. Drugą z przesłanek jest pozostawienie pisma na przechowanie przez okres 14 dni w placówce pocztowej danego operatora pocztowego, w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego albo też w urzędzie właściwej gminy (miasta), w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta), upoważnioną osobę lub organ. Trzecią przesłanką jest zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia, odpowiednio w placówce pocztowej albo w urzędzie właściwej gminy (miasta). Czwartą przesłanką jest, w przypadku niepodjęcia przez adresata przesyłki we wskazanym terminie, pozostawienie powtórnego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. 6. W orzecznictwie przyjmuje się, że dla przyjęcia, że doszło do doręczenia przesyłki, pomimo braku jej faktycznego przekazania adresatowi, konieczne jest spełnienie określonych czynności, które mogą zostać zweryfikowane w oparciu o adnotacje dokonane przez doręczyciela na kopercie lub zwrotnym potwierdzeniu odbioru. W szczególności chodzi o wskazanie dat kolejnych zawiadomień o pozostawieniu przesyłki w określonym urzędzie, miejsca pozostawienia zawiadomień oraz przyczynę braku doręczeń przesyłki adresatowi. Aby uznać, że przesyłka została skutecznie doręczona w drodze tzw. fikcji doręczenia należy dysponować kopertą z naklejonym zwrotnym potwierdzeniem odbioru, na której znajdą się stosowne pieczęcie i podpisy doręczyciela przy pierwszym i drugim awizowaniu oraz data zwrotu pisma (z podpisem pracownika podejmującego próbę doręczenia przesyłki i datą zwrotu). Dodatkowo konieczną jest adnotacja doręczyciela ze wskazaniem, gdzie zostało umieszczone awizo i gdzie złożona została przesyłka. Kolejne czynności z tym związane winny znaleźć odzwierciedlenie na kopercie i zwrotnym potwierdzeniu odbioru (tak np. wyrok NSA z 23.01.2023 r., I OSK 2741/19; wyrok WSA w Gliwicach z 8.01.2025 r., II SA/Gl 1180/24; wszystkie powoływane w niniejszym uzasadnieniu orzeczenia sądów administracyjnych dostępne są w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych - https://orzeczenia.nsa.gov.pl) W aktach sprawy musi się zatem znajdować się dowód, z którego jednoznacznie i jasno wynika, jak działał doręczający (wyrok WSA w Warszawie z 28.07.2011 r., I SA/Wa 1073/11). Jeżeli nie wiadomo, jak działał doręczający, to doręczenia nie można uważać za dokonane. Podkreślić przy tym należy, że procesowa instytucja doręczenia zastępczego polega nie tyle na domniemaniu, ile oparta jest na konstrukcji fikcji prawnej poprzez uznanie, że nastąpiło doręczenie pisma, które de facto nie miało miejsca. Warunkiem jednak przyjęcia przez organ takiej fikcji prawnej, tj. uznania, iż nastąpiło doręczenie zastępcze, jest dysponowanie przez ten organ niebudzącym wątpliwości dowodem potwierdzającym, że przesłanki określone w art. 44 K.p.a. zostały spełnione (wyrok NSA z 31.05.2012 r., I OSK 2105/11). 7. W przedmiotowej sprawie sporna przesyłka miała zostać doręczona przez pracownika urzędu miasta. 8. Jak wynika z ustaleń Biura Obsługi Interesanta (pismo z dnia 21.03.2024 r.), na pozostawionym w skrzynce skarżącego w dniu 2.02.2024 r. pierwszym awizo wskazane były dwie przesyłki adresowane do skarżącego (decyzja i pismo z dnia 29.01.2024 r.). O tym, że w praktyce goniec wypisuje jedno awizo w przypadku kilku przesyłek skierowanych do adresata (tak jak w niniejszej sprawie) zeznał także pracownik UMR Biura Obsługi Interesanta – N.C. Wskazanie na pierwszym awizo dwóch przesyłek kierowanych do skarżącego potwierdził także pracownik UMR Biura Obsługi Interesanta – I.C. Zdaniem Sądu należy więc przyjąć, że jest to standardowa praktyka przyjęta również w działalności tego urzędu. 9. W ocenie Sądu rację ma zatem skarżący, że organ wprowadził go w błąd wydając mu w dniu 5.02.2024 r. przesyłkę zawierającą pismo z dnia 29.01.2024 r., a jednocześnie nie wydając mu przesyłki zawierającej decyzję z dnia 29.01.2024 r. Organ miał bowiem w tym dniu obowiązek wydać skarżącemu wszystkie awizowane do niego przesyłki, czego jednak nie zrobił. Nie ma przy tym znaczenia dla oceny niniejszej sprawy, czy skarżący okazał pracownikowi organu awizo, czy też tego nie uczynił – okazanie awizo nie jest bowiem wymogiem wydania korespondencji. Tym bardziej że jak wynika z zeznań pracownika I.C. na awizach pracownicy urzędu wypisują tylko numery Rejestru Korespondencji Wychodzącej, a nie znaki spraw, których dotyczą listy, brak jest też adnotacji dotyczącej treści pism. Skarżący nie mógł zatem wiedzieć, której sprawy dotyczy korespondencja, a tym samym jaka korespondencja jest do niego kierowana, a dodatkowo, jeśli numery RKW były wpisane jednym ciągiem, to nie mógł wiedzieć, ile listów oczekuje w urzędzie na odbiór. 10. Ponadto, wyjaśnienia doręczyciela awizowanej przesyłki, zawierającej decyzję skierowaną do skarżącego, co do okoliczności dotyczących powtórnego awizowania przesyłki nie pokrywają się z adnotacjami na "zwróconej" przesyłce. Z jednej strony bowiem doręczyciel tj. H.L. stwierdziła, że wrzuciła awizo do skrzynki skarżącego w dniu 13.02.24 r. (wedle złożonego oświadczenia opóźnienie było spowodowane dużą ilością korespondencji w dniu poprzednim), przy czym z adnotacji na niedoręczonej przesyłce wynika, że przesyłka była awizowana powtórnie w dniu 12 lutego 2024 r. Tę rozbieżność dotyczącą daty awizacji i powoływanego "wrzucenia" awizo do skrzynki skarżącego, potwierdza także zapis w Rejestrze Korespondencji Wychodzącej z dnia 12.02.2024 r. Nie można też nie zauważyć, że zapis w RKW dotyczący powtórnego awiza skierowanego dla skarżącego jest ciasno wpisany pomiędzy dwie pozycje dotyczące innych korespondencji i rzeczywiście budzi zdaniem Sądu zasadnicze wątpliwości czy zapis ten istniał w tej dacie czy też został dokonany później, a tym samym czy do powtórnego doręczania awizo doszło. Jednocześnie skarżący utrzymuje, że powtórnego awiza nie było w jego skrzynce, a – zdaniem Sądu - brak jest podstaw do odmówienia wiarygodności składanych przez skarżącego oświadczeń. 11. W ocenie Sądu znamienne jest także stwierdzenie organu I instancji zawarte w piśmie z dnia 2 maja 2024 r., w którym organ ten stwierdza, że jedynie "podjął czynności zmierzające do doręczenia decyzji, natomiast do doręczenia nie doszło wskutek okoliczności nieznanych ani stronie, ani organowi". W tym miejscu organ de facto zaprzeczył swoim twierdzeniom, wedle których przesyłka została doręczona skarżącemu w trybie art. 44 K.p.a. 12. Wszystkie powyższe okoliczności świadczą o tym, że nie sposób w sprawie uznać, iż organ dysponował niebudzącymi wątpliwości dowodem potwierdzającym doręczenie awizo, a tym samym zdaniem Sądu uznać należy, że przesłanki określone w art. 44 K.p.a. nie zostały spełnione. Nie wszystkie bowiem dokonane czynności przewidziane w tym przepisie zostały dopełnione. W aktach sprawy znajduje się bowiem dowód – zwrot korespondencji, na którym sporządzone adnotacje wywołują wątpliwość co do sposobu działania doręczającego. Podkreślenia w tym miejscu wymaga, że wszelkie adnotacje poczty na zwróconej przesyłce - zamieszczone na kopercie lub na zwrotnym potwierdzeniu odbioru - mają walor dokumentu urzędowego, korzystającego z domniemania prawdziwości (autentyczności) oraz domniemania zgodności z prawdą twierdzeń w nim zawartych (wiarygodności) (wyrok WSA w Krakowie z 8.12.2023 r., III SA/Kr 1183/23). Wskazana przez doręczyciela data dokonania powtórnej awizacji umieszczona na "zwróconej" przesyłce została jednak zakwestionowana przez samego doręczyciela. Tym samym w błędzie pozostaje organ, że dysponował on miarodajnym dowodem pozwalającym na uznanie, że decyzja została doręczona w trybie art. 44 K.p.a. 13. W orzecznictwie wskazuje się, że adresat pisma nie powinien ponosić jakichkolwiek negatywnych konsekwencji niezawinionych przez siebie uchybień przy doręczaniu mu korespondencji, będących wynikiem zaniedbań organu lub podmiotu dokonującego doręczenia, a wszelkie pojawiające się w tym zakresie wątpliwości winny być interpretowane i oceniane na jego korzyść. Prawidłowo dokonane doręczenie uznawane jest za jeden z kluczowych warunków przestrzegania praw strony w postępowaniu administracyjnym (por. np. postanowienie NSA z 15.09.2011 r., II GSK 1761/11; wyrok WSA w Gliwicach z 8.01.2025 r., II SA/Gl 1180/24). 14. Mając na uwadze przytoczone wyżej przepisy, wskazane powyżej okoliczności faktyczne oraz poglądy prezentowane w orzecznictwie, w ocenie Sądu zaskarżone postanowienie stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania z uwagi na uznanie, że do doręczenia decyzji skarżącemu doszło w trybie art. 44 K.p.a., zostało wydane z naruszeniem prawa, a mianowicie art. 44 w zw. z art. 7, 77, 80 i 107 w związku z art. 126 K.p.a. Zgodnie z art. 7 K.p.a. w toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności, z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli. Prowadzą też postępowanie w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej (art. 8 § 1 K.p.a.) i powinny działać w sprawie wnikliwie (art. 12 § 1 K.p.a.). Przepisy te znajdują doprecyzowanie m.in. w art. 77 § 1 K.p.a., zgodnie z którym organ administracji publicznej jest obowiązany w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy; istotny jest także art. 80 k.p.a., w świetle którego organ administracji publicznej ocenia na podstawie całokształtu materiału dowodowego czy dana okoliczność została udowodniona. Powyższym obowiązkom organ wydający zaskarżone do tutejszego Sądu postanowienie uchybił. Z powyższych względów skarga okazała się zasadna. 15. Mając na uwadze powyższe zaskarżone postanowienie wymagało wyeliminowania z obrotu prawnego stosownie do art. 145 § 1 pkt 1 lit. c P.p.s.a. 16. Niniejsza sprawa została rozpoznana w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów na podstawie art. 119 pkt 3. Zgodnie z treścią tego przepisu, sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie. dc