II SA/Wa 675/24

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Marcinkowska, Sędzia WSA Iwona Maciejuk, Asesor WSA Mateusz Rogala (spr.), , Protokolant starszy specjalista Ewa Kielak-Niedźwiedzka, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 4 grudnia 2024 r. sprawy ze skargi Komendanta Głównego Policji na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] marca 2024 r. nr [...] w przedmiocie przetwarzania danych osobowych oddala skargę Zaskarżoną do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie decyzją z dnia [...] marca 2024 r. nr [...] Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, działając m.in. na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 6 i art. 8 ust. 2 pkt 5 w zw. z art. 12 oraz art. 24 ust. 1 pkt 2 i art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2023 r., poz. 1206, powoływanej dalej jako ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r.), nakazał Komendantowi Głównemu Policji przywrócenie stanu zgodnego z prawem poprzez usunięcie z Krajowego Systemu Informacyjnego Policji (KSIP) danych osobowych K.K., wprowadzonych do KSIP w ramach postępowania karnego prowadzonego wobec K.K. w sprawie o czyn wypełniający znamiona przestępstwa określonego w art. 233 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2022 r., poz. 1138, powoływanego dalej jako k.k.), zakończonego prawomocnym wyrokiem Sądu Rejonowego w [...] z dnia [...] lipca 2012 r. w sprawie o sygn. akt [...] . W uzasadnieniu swojego rozstrzygnięcia organ wyjaśnił, że postępowanie w tej sprawie zostało zainicjowane skargą K.K. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Komendanta Głównego Policji polegające na odmowie usunięcia jego danych osobowych z Krajowego Systemu Informacyjnego Policji. W toku postępowania organ ustalił, że wobec K.K. w 2012 r. zostało przeprowadzone postępowanie karne w sprawie o czyn z art. 233 § 1 k.k. Na zasadach określonych w ówcześnie obowiązującym art. 20 ust. 2a ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2015 r., poz. 355 ze zm.), w związku z przedstawieniem zarzutów, właściwe organy Policji dokonały tzw. rejestracji procesowej, tj. wprowadziły dane osobowe strony do zbioru danych KSIP jako o osobie podejrzanej o popełnienie przestępstwa ściganego z oskarżenia publicznego. Postępowanie karne zostało warunkowo umorzone wyrokiem Sądu Rejonowego w [...] z dnia [...] lipca 2012 r. sygn. akt [...] na okres próby 1 roku. Wyrok jest prawomocny od 31 lipca 2012 r. W odpowiedzi na wniosek strony z dnia 13 grudnia 2021 r. o usunięcie danych osobowych Komendant Główny Policji stwierdził, że ich dalsze przetwarzanie jest legalne i celowe. Komendant Główny Policji w skierowanych do organu wyjaśnieniach podał, że dokonał weryfikacji danych osobowych strony zgromadzonych w KSIP po otrzymaniu informacji o zakończeniu postępowania karnego w sprawie przeciwko stronie. Dodatkowej weryfikacji tych danych dokonano w związku z wnioskiem o usunięcie danych osobowych z KSIP, a także w związku ze skargą strony do Prezesa UODO. Komendant Główny Policji wyjaśnił, że weryfikacji dokonano w szczególności pod kątem przesłanek z art. 51 ust. 4 Konstytucji RP oraz pod kątem legalności i celowości przetwarzania danych osobowych. W wyniku tych weryfikacji Komendant Główny Policji stwierdził dalszą zasadność przetwarzania danych osobowych strony w KSIP. Zdaniem KGP, w związku z naruszeniem norm prawnokarnych przez stronę oraz rodzajem norm naruszonych, nie można uznać, że dane osobowe stały się zbędne dla realizacji zadań Policji, zwłaszcza tych wymienionych w art. 1 ust. 2 ustawy o Policji, m.in. ochrony życia i zdrowia ludzi oraz mienia przed bezprawnymi zamachami naruszającymi te dobra, a także wykrywania przestępstw i wykroczeń oraz ścigania ich sprawców. Komendant Główny Policji wyjaśnił, że nie bez znaczenia dla odmownej decyzji w zakresie usunięcia danych osobowych jest również rodzaj dóbr chronionych prawem naruszonych popełnionym przez stronę przestępstwem oraz forma sprawstwa i umyślności popełnionego czynu. Komendant Główny Policji wskazał, że naruszenie prawa dokonane przez stronę dotyczyły czynu wskazanego w art. 233 § 1 k.k. W ocenie Komendanta Głównego Policji, cechy przestępstwa, którego dotyczyło postępowanie prowadzone wobec stronę, stanowi kolejny element uzasadniający dalsze przetwarzanie jego danych osobowych przez organy Policję w KSIP. Komendant Główny Policji podkreślił, że przetwarzanie to ma na celu, po pierwsze uniemożliwienie ponownego popełnienia takiego czynu, po drugie zaś właściwe dokonywanie dalszych prognoz kryminologicznych oraz czynności analitycznych, a także pełną realizację ustawowych zadań Policji. W dalszej części uzasadnienia swojego rozstrzygnięcia organ powołał odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. oraz ustawy o Policji i stwierdził, że w niniejszej sprawie należało ustalić, czy organy Policji posiadają odpowiednią podstawę prawną legalizującą przetwarzanie danych osobowych strony, wypełniającą dyspozycję art. 13 lub 14 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. W myśl art. 13 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., właściwe organy przetwarzają dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Zgodnie zaś z art. 16 tej ustawy, administrator dokonuje weryfikacji danych osobowych w terminach określonych przez przepisy szczególne, regulujące działania właściwego organu, a jeżeli przepisy te nie określają terminu - nie rzadziej niż co 10 lat od dnia zebrania, uzyskania, pobrania lub aktualizacji danych (ust. 1). Weryfikacja dokonywana jest w celu ustalenia, czy istnieją dane, których dalsze przechowywanie jest zbędne. Zbędne dane usuwa się, z zastrzeżeniem art. 17 (ust. 2). Organ wyjaśnił, że za zbędne dane należy uznać takie, które nie są już przydatne w świetle celów wyrażonych w art. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. Ograniczenie przechowywania uniemożliwia bezterminowe przechowywanie danych pomimo osiągnięcia celu, w którym zostały zebrane. Bezterminowe przechowywanie danych osobowych mogłoby bowiem powodować naruszenie zasad przetwarzania, takich jak zasada adekwatności, minimalizacji danych, związania celem, rzetelności przetwarzania, a także prawidłowości danych. W ocenie organu, dla realizacji celu, jakim jest ochrona bezpieczeństwa i porządku publicznego, a także wykrywanie przestępstw i wykroczeń oraz ścigania ich sprawców, zbędne jest przetwarzanie danych osobowych strony jako osoby, wobec której sąd warunkowo umorzył postępowanie w sprawie o czyn z art. 233 § 1 k.k. W myśl art. 66 § 1 k.k. sąd może warunkowo umorzyć postępowanie karne, jeżeli wina i społeczna szkodliwość czynu nie są znaczne, okoliczności jego popełnienia nie budzą wątpliwości, a postawa sprawcy niekaranego za przestępstwo umyślne, jego właściwości i warunki osobiste oraz dotychczasowy sposób życia uzasadniają przypuszczenie, że pomimo umorzenia postępowania będzie przestrzegał porządku prawnego, w szczególności nie popełni przestępstwa. Warunkowego umorzenia nie stosuje się do sprawcy przestępstwa zagrożonego karą przekraczającą 5 lat pozbawienia wolności (art. 66 § 2 k.k.). Stosownie do art. 68 § 4 k.k. jeżeli wyznaczony w orzeczeniu warunkowo umarzającym postępowanie okres próby przebiegnie pomyślnie, to warunkowe umorzenie, po upływie 6 miesięcy od zakończenia okresu próby, uzyskuje znaczenie umorzenia definitywnego, a sprawca uchodzi za nieukaranego. W rozpoznawanej sprawie okres próby skończył się z upływem 1 roku od dnia uprawomocnienia się orzeczenia Sądu Rejonowego w [...] z dnia [...] lipca 2012 r., tj. od dnia 31 lipca 2012 r. Organ podkreślił, że przetwarzanie w KSIP informacji o prowadzeniu postępowania karnego wobec osoby, która dopuściła się w przeszłości czynu zabronionego, przy czym nie została skazana za przestępstwo (z uwagi na warunkowe umorzenie postępowania) jest okolicznością obciążającą. Zdaniem organu, jedynym podmiotem uprawnionym do dokonywania oceny stopnia winy i społecznej szkodliwości popełnionego czynu jest sąd. To sąd stosując sprawiedliwościowe dyrektywy wymiaru kary dokonuje oceny czynu z punktu widzenia naganności zachowania się sprawcy oraz jego stosunku psychicznego do popełnionego czynu. Nadto wartościując powyższe, sąd analizuje nie tylko stopień społecznej szkodliwości czynu, ale również dyrektywę prewencji indywidualnej biorąc pod uwagę dotychczasowy tryb życia sprawcy, sposób popełnienia czynu i zachowanie się po czynie. W ocenie organu, nie bez znaczenia zatem dla dokonania oceny kryminologicznej strony pozostaje okoliczność, że sąd orzekając w sprawie dokonanego przez niego czynu zabronionego skorzystał z instytucji określonej w art. 66 § 1 k.k., tj. warunkowo umorzył postępowanie karne. Sąd, wydając rozstrzygnięcie w takim kształcie, dokonał zatem de facto oceny kryminologicznej strony. W kontekście powyższego organ uznał stanowisko Komendanta Głównego Policji, że przetwarzanie danych osobowych strony jest niezbędne w celu prowadzenia dalszych prognoz kryminologicznych wydaje się kwestionować niejako stanowisko sądu, który jako organ do tego właściwy, takiej oceny uprzednio dokonał warunkowo, umarzając postępowanie karne. Organ podkreślił ponadto, że z ustaleń przeprowadzonego postępowania wynika, że od 2012 r. nie doszło do postawienia stronie innego zarzutu o charakterze prawnokarnym. W szczególności obecnie nie toczy się przeciwko niemu żadne postępowanie karne. Dlatego też przetwarzanie danych strony w celu zapobieżeniu popełnieniu bezpośrednio przez nią w przyszłości przestępstwa, albo wykryciu go w przypadku niemożności zapobieżenia popełniania takiego przestępstwa wydaje się całkowicie nieuzasadnione. Dodatkowo organ zauważył, że w toku postępowania Komendant Główny Policji nie wykazał, w jaki sposób przetwarzanie danych osobowych strony pomogło w realizacji celów oraz zadań ustawowych Policji. Komendant Główny Policji wniósł na powyższą decyzję skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, zaskarżając ją w całości. Skarżący zarzucił organowi wydanie decyzji z rażącym naruszeniem przepisów prawa materialnego, tj.: 1. art. 13 i art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. oraz art. 21nb, art. 20 ust. 1 - 1d, 1j i ust. 2ad - 2ba w zw. z art. 1 ust. 1 i ust. 2 pkt 1-4 ustawy o Policji, mające istotny wpływ na wynik sprawy, poprzez niewłaściwe zastosowanie tych przepisów i uznanie, że przetwarzanie przez Policję danych osobowych K.K. w KSIP w zakresie dotyczącym przestępstwa z art. 233 § 1 k.k. jest nieuzasadnione i nie ma podstaw oraz odbywa się z naruszeniem art. 13 i art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., to jest bez uwzględnienia podstaw i praw (uprawnień) Policji wynikających z art. 13 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., art. 21nb oraz art. 20 ust. 1-1d, 1j i ust. 2ad - 2ba ustawy o Policji do przetwarzania przez Policję w KSIP informacji, w tym danych osobowych, niezbędnych w celu realizacji ustawowych zadań Policji, w tym informacji dotyczących osób podejrzanych o popełnienie przestępstw, w stosunku do których Policja realizowała ustawowe zadania, oraz które w zakresie realizowanych zadań na podstawie ustawowych uprawnień Policja legalnie zgromadziła i przetwarza w KSIP w związku z realizacją tych zadań - to jest w sytuacji gdy wskazane przepisy ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. i ustawy o Policji są podstawą prawną (stanowią legitymację Policji do) przetwarzania danych osobowych strony, a także bez uwzględnienia ustawowych zadań Policji określonych w art. 1 ust. 2 pkt 1-4 w zw. z art. 1 ust. 1 ustawy o Policji, które uzasadniają ich przetwarzanie przez Policję i determinują cel przetwarzania tych danych w KSIP, w szczególności realizację zadań Policji w zakresie ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz wykrywania i ścigania sprawców przestępstw i wykroczeń; a także uznanie przez organ wbrew wskazanym przepisom, że przetwarzanie przez Policję w KSIP informacji, w tym danych osobowych, dotyczących strony jest nieuzasadnione i brak jest podstawy do ich przetwarzania, a tym samym, że przetwarzanie danych osobowych strony jest zbędne i nieprzydatne w kontekście celów przetwarzania przez Policję informacji, w tym danych osobowych, w KSIP oraz, że ustał cel ich przetwarzania przez Policję, tj. dla realizacji zadań ustawowych Policji określonych w szczególności w art. 1 ust. 2 pkt 1-4 w zw. z art. 1 ust. 1 ustawy o Policji, podczas gdy Policja przetwarza dane osobowe strony w powyższym zakresie na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., art. 21nb oraz art. 20 ust. 1-1d, 1j i ust. 2ad - 2ba ustawy o Policji oraz na podstawie tych przepisów dane osobowe strony we wskazanym zakresie, zgromadzone legalnie przez Policję w związku z prowadzonym postępowaniem karnym w 2012 r. są niezbędne dla realizacji ustawowych zadań Policji oraz pozostają w zakresie uprawnień Policji do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, wynikających z wymienionych przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. i ustawy o Policji, w wyniku czego organ niewłaściwe i bezpodstawnie rozstrzygnął istotę sprawy; 2. art. 16 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. oraz art. 21nb oraz art. 20 ust. 1-1d, 1j i ust. 2ad - 2ba w zw. z art. 1 ust. 1 i ust. 2 pkt 1-4 ustawy o Policji mające istotny wpływ na wynik sprawy poprzez odstąpienie od zastosowania tych przepisów jako przepisów szczególnych oraz uznanie przez organ terminu 9 lat, faktu warunkowego umorzenia postępowania karnego wobec strony oraz faktu niekaralności strony w chwili wydania decyzji - jako podstaw do usunięcia danych osobowych strony z KSIP, a także uchylających cel przetwarzania danych osobowych strony przez Policję w KSIP, pomimo iż ustawa o Policji, jak również ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. nie wskazuje takich okoliczności (przesłanek) jako podstaw usuwania danych osobowych przetwarzanych przez Policję w KSIP w celu realizacji zadań ustawowych Policji, zezwalając Policji na przetwarzanie danych osobowych zgromadzonych legalnie i prawidłowych, w tym o osobach podejrzanych o popełnienie przestępstwa, wobec których Policja realizowała ustawowe zadania przez okres niezbędny dla realizacji tych zadań, jednakże przez okres nie krótszy niż 10 lat od dnia zebrania, uzyskania, pobrania lub aktualizacji oraz pomimo tego, iż powyższe przepisy nakładają na Komendanta Głównego Policji obowiązek regularnej, okresowej weryfikacji, z częstotliwością nie rzadziej niż raz na 10 lat od dnia zebrania, uzyskania lub pobrania danych oraz dokonywania oceny niezbędności przetwarzania (w tym przechowywania) danych osobowych dla realizacji ustawowych zadań Policji, który to termin 10 lat przechowywania danych osobowych strony przez Policję nie upłynął w dacie złożenia wniosku do organu do Policji, zaś organ Policji dokonał obowiązkowej weryfikacji danych osobowych strony w 2023 r. w celu ustalenia, czy dalsze przechowywanie jej danych osobowych jest zbędne dla celów ich przetwarzania, a w konsekwencji dla realizacji ustawowych zadań Policji, w wyniku której uznał dane strony za niezbędne dla realizacji zadań Policji; a także nieuwzględnienie wynikających z art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. obowiązków administratora dokonywania weryfikacji przetwarzanych danych osobowych w terminach określonych w przepisach szczególnych, a w przypadku ich braku nie rzadziej niż co 10 lat od dnia zebrania, uzyskania lub pobrania danych osobowych, a jednocześnie prawa Policji do przetwarzania danych osobowych w KSIP w celu realizacji ustawowych zadań Policji przez okres nie krótszy niż 10 lat od uzyskania (zgromadzenia, pobrania) danych, po którym to okresie przechowywania (przetwarzania) aktywizuje się obowiązek weryfikacji zgromadzonych danych w celu ustalenia zbędności ich dalszego przechowywania (przetwarzania) dla realizacji zadań Policji - które to przepisy mają zastosowanie do przetwarzania danych osobowych strony w KSIP i stanowiły podstawę do dokonania przez Komendanta Głównego Policji weryfikacji danych osobowych K.K. w celu ustalenia zbędności dalszego przechowywania i co się z tym wiąże zbędności oraz jednocześnie niezbędności przetwarzania dla realizacji ustawowych zadań Policji tych danych osobowych w zakresie dotyczącym prowadzonego wobec niego postępowania karnego, po upływie 10 lat od dnia ich zgromadzenia w KSIP, tj. po upływie 10 lat od września 2012 r, której to weryfikacji organ Policji dokonał w 2023 r.; a także uznanie przez organ sprzecznie z art. 16 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. oraz art. 21nb oraz art. 20 ust. 1-1d, 1j i ust. 2ad - 2ba ustawy o Policji, że przetwarzanie danych osobowych strony w KSIP w celu realizacji ustawowych zadań Policji jest niezgodne z art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. ze względu na to, iż postępowanie karne wobec strony zostało warunkowo umorzone oraz ze względu na to, iż strona nie figuruje w Krajowym Rejestrze Karnym a od czasu zgromadzenia danych osobowych strony w KSIP w 2012 r. dotyczących ww. przestępstwa nie doszło do postawienia jej innego zarzutu o charakterze prawnokarnym i nie toczy się wobec niej żadne postępowanie karne oraz że okoliczności te stanowią jednocześnie podstawę usunięcia informacji, w tym danych osobowych, dotyczących strony z KSIP, pomimo iż: KSIP nie jest rejestrem skazanych w rozumieniu art. 106 k.k., a informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w KSIP nie służą ewidencjonowaniu informacji o ukaraniu czy o skazaniu osób za przestępstwa, jak również ewidencjonowaniu czy rejestrowaniu wyroków sądów w sprawach karnych za przestępstwa, lecz informacje te służą realizacji zadań ustawowych Policji, do których nie należą zadania w zakresie ewidencjonowania informacji o skazaniach, o wyrokach sądów itp., i jako takie nie determinują celów przetwarzania danych osobowych w KSIP, co jednocześnie świadczy o braku jakiegokolwiek związku, w tym w zakresie podstaw prawnych, celów i zasad przetwarzania, w tym przechowywania i usuwania, informacji w Krajowym Rejestrze Karnym z podstawami prawnymi, celami i zasadami przetwarzania, w tym przechowywania i usuwania, danych osobowych w KSIP przez Policję, a także, że KSIP jest zestawem zbiorów danych, ustanowionym na podstawie art. 21nb ustawy o Policji oraz na mocy którego Policja ma prawo przetwarzać informacje, w tym dane osobowe, w związku z realizacją zadań Policji, a zatem również dane osobowe strony w zakresie jej sprawstwa dotyczącego popełnienia ww. przestępstw w celu realizacji ustawowych zadań Policji z obowiązkiem weryfikacji przetwarzanych informacji, w tym danych osobowych, w KSIP nie rzadziej niż co 10 lat (a zatem bez obowiązku wcześniejszej weryfikacji) pod kątem ich niezbędności dla realizacji tych zadań oraz obowiązkiem usuwania danych zbędnych, w tym tych, co do których ustał cel ich przetwarzania identyfikowany celami przetwarzania danych osobowych w KSIP określonymi w art. 21nb ustawy o Policji, do których nie należy gromadzenie informacji o ukaraniach i skazaniach, co jednocześnie potwierdza legalność przetwarzania danych osobowych strony w KSIP a zatem zgodność z prawem ich przetwarzania, zwłaszcza, że jeszcze nie nastąpiło przedawnienie karalności przestępstwa z art. 233 § 1 k.k. popełnionego przez stronę, a w konsekwencji potwierdza brak podstaw do żądania przywrócenia stanu zgodnego z prawem poprzez nakazanie usunięcia danych osobowych strony z KSIP wobec faktu istnienia zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych w KSIP, oraz że warunkowe umorzenie postępowania karnego stanowi stwierdzenie popełnienia przestępstwa a wyrok warunkowo umarzający postępowanie jest orzeczeniem stwierdzającym popełnienie przestępstwa, a co się z tym wiąże jest potwierdzeniem sprawstwa skarżącego w zakresie popełnienia przestępstwa z art. 233 § 1 k.k. oraz że w związku z tym nie ustaje realizacja ustawowych zadań Policji w zakresie zapewnienia ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz wykrywania i ścigania sprawców przestępstw i wykroczeń, w tym nie ustaje realizacja tych zadań w odniesieniu do strony, a także, że strona popełniła czyn zabroniony jako przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego w 2012 r., co uzasadnia cel przetwarzania w KSIP danych osobowych dotyczących jej sprawstwa w zakresie popełnienia ww. przestępstwa dla celów realizacji zadań Policji w zakresie zapewnienia ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz wykrywania i ścigania sprawców przestępstw i wykroczeń, w tym nie ustaje realizacja tych zadań w odniesieniu do strony, zwłaszcza, że nie nastąpiło przedawnienie karalności przestępstwa z art. 233 § 1 k.k., w wyniku czego organ niewłaściwe i bezpodstawnie rozstrzygnął istotę sprawy; 3. art. 13 oraz art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. poprzez niewłaściwe zastosowanie i uznanie przez organ, że przetwarzanie danych osobowych K.K. przez Komendanta Głównego Policji w KSIP jest nieuzasadnione i nie ma podstawy oraz odbywa się w związku z tym z naruszeniem tych przepisów podczas gdy Policja, w tym Komendant Główny Policji, ma prawo do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, dotyczących strony w ww. zakresie w KSIP w celu realizacji ustawowych zadań Policji na podstawie art. 21nb oraz art. 20 ust. 1-1d, 1j i ust. 2ad - 2ba oraz art. 1 ust. 1 i 2 pkt 1-4 ustawy o Policji w zw. z art. 13 ust. 1 i 2, art. 16 i art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. ze względu na to, iż dane osobowe strony w ww. zakresie zostały zgromadzone przez Policję legalnie, są prawidłowe w świetle celów przetwarzania przez Policję w zakresie realizacji jej zadań ustawowych oraz przetwarzane w KSIP przez okres niezbędny dla realizacji tych zadań, tj. przez okres, w którym od ich zgromadzenia w KSIP w 2012 r. nie upłynęło 10 lat ich przechowywania przez Policję w KSIP (w dacie złożenia wniosku do organu) oraz w sytuacji gdy Komendant Główny Policji dokonał w 2023 r. obowiązkowej weryfikacji danych osobowych strony w zakresie niezbędności ich przetwarzania dla realizacji zadań Policji uznał dane osobowe za niezbędne dla realizacji tych zadań w szczególności z uwagi, iż nie upłynął termin przedawnienia karalności przestępstwa z art. 233 § 1 k.k., a zatem, co do których nie ustał cel ich przetwarzania, tj. nie ustały cele w zakresie realizacji ustawowych zadań Policji oraz które są niezbędne dla realizacji tych celów - zadań Policji ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz wykrywania i ścigania sprawców przestępstw i wykroczeń; 4. art. 16 w zw. z art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. oraz art. 21nb oraz art. 20 ust. 1-1d, 1j i ust. 2ad - 2ba ustawy o Policji mające istotny wpływ na wynik sprawy poprzez błędną wykładnię i niewłaściwe zastosowanie polegające na: dokonaniu przez organ oceny niezbędności i przydatności dla realizacji ustawowych zadań Policji informacji, w tym danych osobowych, dotyczących strony przetwarzanych w KSIP oraz uznaniu tych informacji, w tym danych osobowych, za zbędne i nieprzydatne dla realizacji ustawowych zadań Policji, pomimo iż przepisy ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. oraz inne przepisy ustawowe nie przyznają takich uprawnień organowi, pozostawiając zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. weryfikację danych osobowych pod kątem niezbędności ich dalszego przechowywania administratorowi, tj. w tym przypadku Komendantowi Głównemu Policji oraz co stanowi nieuprawnioną ingerencję w prawa i zadania ustawowe Policji, stanowiąc jednocześnie naruszenie zasady legalizmu wynikającej z art. 7 Konstytucji RP; a także oparciu rozstrzygnięcia istoty sprawy wyłącznie na własnej weryfikacji dokonanej przez organ, do czego nie jest on uprawniony na podstawie ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., w tym na podstawie art. 16 oraz art. 31 ust. 1 pkt 5 tej ustawy z całkowitym pominięciem weryfikacji dokonanej przez Komendanta Głównego Policji zgodnie z wymienionymi przepisami ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. jako administratora danych osobowych przetwarzanych w KSIP, co stanowi przekroczenie kompetencji Prezesa UODO w zakresie uznania danych osobowych strony przetwarzanych w KSIP za zbędne i nieprzydatne dla realizacji zadań Policji, a w konsekwencji uznaniu, iż przetwarzanie tych danych osobowych nie jest uzasadnione i nie ma podstaw oraz co się z tym wiąże w zakresie rozstrzygnięcia o usunięciu danych osobowych strony z KSIP; uznaniu, że przetwarzanie w KSIP informacji o prowadzeniu postępowania karnego przeciwko osobie, która dopuściła się w przeszłości czynu zabronionego z art. 233 § 1 k.k. i wobec której warunkowo umorzono postępowanie karne, oraz wobec której od tego czasu nie postawiono innego zarzutu o charakterze prawnokarnym oraz nie jest prowadzone postępowanie karne w ocenie Prezesa UODO stanowi podstawę do usunięcia tych informacji z KSIP, podczas gdy art. 16 i art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. oraz art. 21nb oraz art. 20 ust. 1-1d, 1j i ust. 2ad - 2ba ustawy o Policji nie uzależniają i nie wiążą obowiązku usunięcia, sprostowania, uzupełnienia i uaktualnienia danych osobowych dotyczących osoby, a przetwarzanych w celach określonych w art. 1 pkt 1 tej ustawy, w tym danych osobowych przetwarzanych w tych celach w KSIP z wystąpieniem powyższych okoliczności, zezwalając Policji na przetwarzanie (przechowywanie) danych osobowych strony w powyższym zakresie w terminach określonych w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. zgromadzonych przez Policję legalnie i prawidłowych, który to termin 10 lat, po upływie którego należy dokonać weryfikacji zbędności dalszego ich przechowywania dla realizacji ustawowych zadań Policji oraz tym samym niezbędności ich przetwarzania dla realizacji tych zadań, której to weryfikacji organ Policji dokonał w 2023 r. i w wyniku której dane osobowe strony uznał za niezbędne dla realizacji zadań Policji, w szczególności z uwagi na to, iż nie upłynął termin karalności przestępstwa z art. 233 § 1 Kodeksu karnego - co czyni przyjęte przez Prezesa UODO kryteria oceny, przesłanki i okoliczności usunięcia danych osobowych dotyczących strony z KSIP za niezasadne i nieznajdujące podstaw prawnych w obowiązujących przepisach prawa, w wyniku czego organ niewłaściwe i bezpodstawnie rozstrzygnął istotę sprawy; 5. art. 16 i art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. poprzez niewłaściwe zastosowanie polegające na uznaniu, że ustanie celu przetwarzania danych osobowych strony w KSIP wynika z art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. oraz że przepis ten ma charakter nadrzędny i niezależny względem przepisu art. 16 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. podczas gdy art. 16 ustanawia zasadę przetwarzania danych osobowych, o czym stanowi tytuł rozdziału 3 ww. ustawy, którą to zasadę należy stosować zgodnie z obowiązkami administratora określonymi w art. 31 ust. 1 umieszczonymi w rozdziale dotyczącym administratora, co prowadzi do realizacji obowiązku, o którym mowa w art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. zweryfikowania niezbędności dalszego przechowywania danych osobowych strony przez administratora - Komendanta Głównego Policji w terminach i na zasadach, o których stanowi art. 16 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. a nie w każdej chwili bez uwzględnienia zasad wynikających z tego przepisu; 6. art. 24 ust. 6 i art. 26 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. w zw. z art. 21nb oraz art. 20a ust. 1 oraz art. 1 ust. 1 i 2 pkt 1-4 ustawy o Policji poprzez niewłaściwe zastosowanie i rozstrzygnięcie przez Prezesa UODO o usunięciu danych osobowych strony z KSIP z powodu uznania, iż Komendant Główny Policji nie wykazał, w jaki sposób przetwarzanie danych osobowych strony pomogło w realizacji celów oraz zadań ustawowych Policji pomimo tego, że Komendant Główny Policji w kontekście ustawowych zadań Policji oraz jako administrator w odniesieniu danych osobowych w KSIP zgodnie ze wskazanymi przepisami nie ma obowiązku wykazywania sposobu wykorzystywania, a zatem przetwarzania danych osobowych strony w celu i w zakresie realizacji ustawowych zadań Policji w tym wskazywania rodzaju spraw, czynności, metod i form realizowanych zadań Policji, w których przetwarzanie danych strony miało miejsce, gdyż mogłoby to powodować uniemożliwienie rozpoznawania, zapobiegania, wykrywania lub zwalczania czynów zabronionych oraz utrudnienie prowadzenia postępowania karnego, karnego wykonawczego, karnego skarbowego lub w sprawach o wykroczenia lub wykroczenia skarbowe, jak również istotne naruszenie dóbr innych osób, a także w określonych przypadkach ujawnienie informacji uzyskanych w wyniku czynności operacyjno-rozpoznawczych, tj. mogłoby powodować wystąpienie skutków, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 1-3 i 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., które uchylają obowiązek informacyjny administratora w zakresie sposobu przetwarzania danych osobowych strony; 7. art. 5 ust. 1 pkt 6 w zw. z "art. 8 ust. pkt 5" ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. poprzez niewłaściwe zastosowanie i rozstrzygnięcie przez organ o usunięciu danych osobowych strony z KSIP z powodu uznania, iż przetwarzanie danych osobowych strony przez Komendanta Głównego Policji w KSIP nie jest uzasadnione i nie ma podstaw ze względu na to, iż postępowanie karne prowadzone w 2012 r. wobec K.K. zostało warunkowo umorzone oraz ze względu na to, iż od tego czasu nie postawiono mu innego zarzutu o charakterze prawnokarnym oraz nie jest prowadzone inne postępowanie karne, co stanowi dokonanie przez organ ustalenia (oceny) zbędności dalszego przechowywania (przetwarzania) danych osobowych strony w KSIP dla realizacji zadań ustawowych Policji skutkującego nakazem usunięcia tych danych jako zbędnych dla realizacji tych zadań, pomimo iż organ nie jest uprawniony do dokonywania takich ustaleń (oceny) zbędności przetwarzania danych osobowych przez Policji dla realizacji jej zadań ustawowych na podstawie wymienionych przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. w ramach rozpatrywania skarg osób w zakresie niezgodnego z prawem przetwarzania ich danych osobowych oraz prowadzenia postępowań w tym zakresie, gdyż ustalenie (ocena) zbędności przetwarzania (przechowywania) danych osobowych przetwarzanych przez Policję dla realizacji jej zadań ustawowych oraz co się z tym wiąże niezbędności dla realizacji tych zadań jest ustawowym prawem i obowiązkiem Policji - Komendanta Głównego Policji - nierozerwalnie związanym z realizacją ustawowych zadań Policji oraz stanowi formę realizacji tych zadań, gdyż pobierane, gromadzenie, uzyskiwanie, analizowanie, typowanie, łączenie informacji, w tym danych osobowych, pod kątem ich przydatności (możliwości wykorzystania) dla realizowanych spraw, czynności zadań przez Policję służy realizacji tych zadań i jest formą ich realizacji, a co się z tym wiąże należy do zadań i kompetencji ustawowych Policji, których nie posiada Prezes UODO - w wyniku czego Prezes UODO rozstrzygnął sprawę poza zakresem uprawnień wynikających z przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r.; 8. art. 5 ust. 1 pkt 6 w zw. z "art. 8 ust. pkt 5" ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., art. 7 Konstytucji RP oraz art. 1 ust. 1 i 2, art. 20 ust. 1, art. 20a ust. 1 i art. 21nb ustawy o Policji poprzez niewłaściwe zastosowanie polegające na uznaniu, iż w ramach zadań i kompetencji Prezesa UODO określonych w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., w tym w ramach rozpatrywania skarg osób w zakresie niezgodnego z prawem przetwarzania ich danych osobowych oraz prowadzenia postępowań - tj. w ramach oceny zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych strony w prowadzonym postępowaniu administracyjnym - pozostaje ocena zbędności przetwarzania danych osobowych przez Policję dla realizacji jej zadań ustawowych określonych w art. 1 ust. 1 i 2 ustawy o Policji jako celów przetwarzania danych osobowych przez Policję w KSIP podczas gdy ocena zbędności lub niezbędności przetwarzania danych osobowych przez Policję dla realizacji jej zadań ustawowych stanowi formę realizacji jej zadań ustawowych oraz jest dokonywana na podstawie i na zasadach określonych w ustawie o Policji w kontekście celów przetwarzania określonych w tej ustawie, gdyż ocena ta służy zapewnieniu realizacji tych zadań oraz, co się z tym wiąże, ocena ta jako forma realizacji zadań podlega ochronie na podstawie art. 20a ust. 1 ustawy o Policji i w konsekwencji co się z tym wiąże ocena powyższa nie należy do kompetencji Prezesa UODO wynikających z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., a dokonanie takiej oceny w sprawie rozstrzygniętej zaskarżoną decyzją stanowi ingerencję w zadania ustawowe Policji, metody i formy ich realizacji oraz tym samym stanowi działanie Prezesa UODO poza granicami jego uprawnień wynikających z niniejszej ustawy oraz bez podstawy prawnej z naruszeniem zasady legalizmu wynikającej z art. 7 Konstytucji RP, w wyniku czego Prezes UODO rozstrzygnął sprawę poza zakresem uprawnień wynikających z przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. i bez podstawy prawnej. Strona skarżąca zarzuciła również organowi wydanie decyzji z naruszeniem przepisów postępowania, tj. art. 6, art. 7, art. 8, art. 77 § 1 i art. 80 w zw. z art. 104 § 1 i art. 107 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r., poz. 775 ze zm., powoływanej dalej jako k.p.a.), oraz w związku z art. 8 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., co miało istotny wpływ na wynik postępowania poprzez: 1. rozstrzygnięcie istoty sprawy w zakresie nakazania usunięcia danych osobowych strony z KSIP, poprzez błędne ustalenia faktyczne i prawne dokonane w trakcie postępowania administracyjnego, a także błędne ustalenie faktów w zakresie ustalenia zbędności dalszego przechowywania (przetwarzania) danych osobowych strony w KSIP dla realizacji zadań ustawowych Policji oraz błędnego ustalenia, iż przetwarzanie danych osobowych strony przez Komendanta Głównego Policji w KSIP nie jest uzasadnione i nie ma podstaw ze względu na to, iż postępowanie karne prowadzone w 2012 r. przeciwko K.K. zostało warunkowo umorzone na okres próby 1 roku, oraz ze względu na to, iż od tego czasu nie postawiono innego zarzutu o charakterze prawnokarnym oraz nie jest prowadzone inne postępowanie karne, na których organ oparł rozstrzygnięcie istoty, podczas gdy z materiału dowodowego zgromadzonego w sprawie, w tym z wyjaśnień Komendanta Głównego Policji oraz z wyników weryfikacji danych osobowych strony dokonanej przez ten organ w kontekście informacji przetwarzanych przez Policję oraz jej zadań ustawowych nie wynika zbędność danych osobowych dla realizacji zadań Policji, nie stwierdzono takiej zbędności oraz nie ustał cel przetwarzania jej danych osobowych, a także załatwienie sprawy bez uwzględnienia interesu społecznego i interesu publicznego w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego tj. ustawowych zadań Policji określonych w art. 1 ust. 2 w zw. z art. 1 ust. 1 ustawy o Policji - co stanowi naruszenie zasady praworządności, zasady prawdy obiektywnej, zasady pogłębiania zaufania oraz zasady wyjaśniania przesłanek w zakresie rozstrzygnięcia istoty sprawy w sposób nieznajdujący oparcia w zgromadzonym materiale dowodowym oraz bez wszechstronnego rozpatrzenia całego materiału dowodowego oraz bez dokonania oceny okoliczności sprawy na podstawie całokształtu materiału dowodowego w postępowaniu administracyjnym prowadzonym przez Prezesa UODO w niniejszej sprawie; 2. nieuwzględnienie faktu dokonania weryfikacji informacji dotyczących strony przez Komendanta Głównego Policji pod kątem usunięcia danych uznanych za zbędne dla realizacji ustawowych zadań Policji po zakończeniu sprawy przez Policję oraz w następstwie złożonego wniosku o usunięcie danych osobowych i skargi do Prezesa UODO, a także zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. nie rzadziej niż raz na 10 lat od zgromadzenia danych osobowych strony w KSIP, tj. w 2023 r. w wyniku której organ Policji uznał dane osobowe za niezbędne dla realizacji zadań Policji, w szczególności z uwagi na brak upływu terminu przedawnienia karalności przestępstwa z art. 233 § 1 k.k. oraz nieuwzględnienie przez Prezesa UODO wyniku tej weryfikacji, a zamiast tego przyjęcie za podstawę rozstrzygnięcia wyłącznie własnej oceny dokonanej przez organ zbędności i nieprzydatności dla realizacji ustawowych zadań Policji informacji, w tym danych osobowych, dotyczących strony przetwarzanych w KSIP oraz uznaniu według własnego przekonania niemającego oparcia w materiale dowodowym oraz w przepisach prawa tych informacji, w tym danych osobowych, za zbędne i nieprzydatne dla realizacji ustawowych zadań Policji - co stanowi naruszenie zasady praworządności, zasady prawdy obiektywnej, zasady pogłębiania zaufania oraz zasady wyjaśniania przesłanek w zakresie rozstrzygnięcia istoty sprawy w sposób nie znajdujący oparcia w zgromadzonym materiale dowodowym oraz bez wszechstronnego rozpatrzenia całego materiału dowodowego oraz bez dokonania oceny okoliczności sprawy na podstawie całokształtu materiału dowodowego w postępowaniu administracyjnym; 3. brak wyjaśnienia w decyzji zasadności niezastosowania przepisów art. 16 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. jako przepisów szczególnych względem art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. w stanie faktycznym sprawy oraz tym samym faktu i sposobu naruszenia tych przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. przez Komendanta Głównego Policji, a także niewykazanie stopnia tego naruszenia skutkującego nakazem usunięcia danych osobowych strony z KSIP, tj. bez faktycznego wskazania i wykazania przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. oraz przepisów ustawy o Policji, które Komendant Główny Policji naruszył w procesie przetwarzania legalnie zgromadzonych danych osobowych, przechowując te dane na podstawie art. 21nb oraz art. 20 ust. 1-1d, 1j i ust. 2ad -2ba ustawy o Policji w zw. z art. 16 w zw. z art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., tj. przy istniejącym obowiązku wykonywania weryfikacji danych przez organy w zakresie niezbędności do realizacji zadań Policji nie rzadziej niż co 10 lat od dnia zgromadzenia, uzyskania lub pobrania danych, której to weryfikacji organ Policji dokonał w 2023 r., i w wyniku której uznał dane osobowe strony za niezbędne dla realizacji zadań Policji, co stanowi naruszenie zasady praworządności, zasady prawdy obiektywnej, zasady pogłębiania zaufania oraz zasady wyjaśniania przesłanek w zakresie rozstrzygnięcia istoty sprawy w sposób nieznajdujący oparcia w zgromadzonym materiale dowodowym oraz bez wszechstronnego rozpatrzenia całego materiału dowodowego oraz bez dokonania oceny okoliczności sprawy na podstawie całokształtu materiału dowodowego w postępowaniu administracyjnym; 4. brak uzasadnienia faktycznego i prawnego zaskarżonej decyzji w zakresie wyjaśnienia przez organ istnienia przesłanek faktycznych oraz przepisów prawa nakazujących usunięcie z KSIP danych osobowych osób, wobec których prowadzone było postępowanie karne o przestępstwo oraz w stosunku do których Policja realizowała ustawowe zadania, a wobec których nie upłynęło 10 lat od ich zgromadzenia przez Policję w KSIP - co stanowi naruszenie zasady praworządności, zasady prawdy obiektywnej, zasady pogłębiania zaufania oraz zasady wyjaśniania przesłanek w zakresie rozstrzygnięcia istoty sprawy w sposób nieznajdujący oparcia w zgromadzonym materiale dowodowym oraz bez wszechstronnego rozpatrzenia całego materiału dowodowego oraz bez dokonania oceny okoliczności sprawy na podstawie całokształtu materiału dowodowego w postępowaniu administracyjnym; 5. brak uzasadnienia faktycznego i prawnego zaskarżonej decyzji w zakresie szczegółowego wyjaśnienia przez organ podstaw prawnych, ze wskazaniem przepisów prawa oraz norm z nich wynikających, zezwalających Prezesowi UODO na dokonywanie ustaleń zbędności przetwarzania danych osobowych strony dla realizacji zadań ustawowych Policji oraz oceny niezbędności i przydatności dla realizacji ustawowych zadań Policji informacji, w tym danych osobowych przetwarzanych w KSIP w związku z prowadzonym wobec strony postępowaniem karnym oraz zezwalających temu organowi na uznanie tych informacji, w tym danych osobowych, za zbędne i nieprzydatne dla realizacji ustawowych zadań Policji, podczas gdy zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. weryfikacji danych osobowych pod kątem niezbędności ich dalszego przechowywania dokonuje administrator oraz zgodnie z art. 31 ust. 1 pkt 5 administrator zapewnia, by dane osobowe były przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób, których dane dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do celów ich przetwarzania, tj. w tym przypadku Komendant Główny Policji jako administrator danych osobowych przetwarzanych w KSIP dokonuje weryfikacji danych osobowych strony w zakresie ich niezbędności i przydatności do realizacji zadań Policji oraz zapewnia przechowywanie tych danych przez czas, który jest niezbędny dla realizacji ustawowych zadań Policji - co jednocześnie stanowi naruszenie przez organ ustawowych kompetencji Komendanta Głównego Policji jako administratora danych osobowych przetwarzanych w KSIP, a także jako centralnego organu administracji rządowej, właściwego w sprawach ochrony bezpieczeństwa ludzi oraz utrzymania bezpieczeństwa i porządku publicznego (art. 5 ust. 1 ustawy o Policji), a także stanowi nieuprawnioną ingerencję w prawa i zadania ustawowe Policji - co stanowi naruszenie zasady praworządności, zasady prawdy obiektywnej, zasady pogłębiania zaufania oraz zasady wyjaśniania przesłanek w zakresie rozstrzygnięcia istoty sprawy w sposób nie znajdujący oparcia w zgromadzonym materiale dowodowym oraz bez wszechstronnego rozpatrzenia całego materiału dowodowego oraz bez dokonania oceny okoliczności sprawy na podstawie całokształtu materiału dowodowego w postępowaniu administracyjnym. Komendant Główny Policji zarzucił także organowi wydanie decyzji z naruszeniem przepisów postępowania, tj. art. 6 i art. 14 § 1a w zw. z art. 107 § 1 pkt 8 i art. 39 § 1 k.p.a., co miało istotny wpływ na wynik postępowania polegające na doręczeniu Komendantowi Głównemu Policji lub upoważnionemu przez niego przedstawicielowi decyzji z dnia [...] marca 2024 r. niezawierającej podpisu Prezesa UODO lub upoważnionego przedstawiciela tego organu, to jest nieopatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej co stanowi doręczenie pisma z naruszeniem zasady pisemności oraz bez wymaganego kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego decyzji wydanej w formie dokumentu elektronicznego, co uniemożliwia Komendantowi jako stronie postępowania obronę swoich praw, w tym zweryfikowanie prawdziwości decyzji, jej integralności w zakresie treści oraz faktu rzeczywistego wydania przez Prezesa UODO lub osobę upoważnioną do działania w jego imieniu w przypadku gdy zaskarżona decyzja przekazana organowi za pomocą środków komunikacji elektronicznej ePUAP nie zawiera podpisu odpowiadającego normie z art. 107 § 1 pkt 8 k.p.a. oraz nie zawiera wymaganych elementów właściwych dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego stanowiącego warunek konieczny dla decyzji wydawanych w formie dokumentu elektronicznego oraz w sytuacji gdy Komendant Główny Policji nie otrzymał zaskarżonej decyzji w formie pisemnej (papierowej) spełniającej wymogi dla wydania decyzji w tej formie, w szczególności w zakresie wymogów dla podpisu decyzji określonych w art. 107 § 1 pkt 8 k.p.a., tj. zawierającej podpis (własnoręczny) z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji - co stanowi brak doręczenia Komendantowi Głównemu Policji lub upoważnionemu przedstawicielowi tego organu decyzji administracyjnej w formie dokumentu elektronicznego, ani w żadnej innej postaci i formie dopuszczonej przepisami prawa, co jest warunkiem skutecznego doręczenia takiej decyzji za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej zgodnie z wymienionymi przepisami k.p.a. oraz stanowi brak podstawy prawnej do wykonania rozstrzygnięcia zawartego w decyzji - niedoręczonej Komendantowi Głównemu Policji - przez ten organ Policji w świetle art. 7 Konstytucji RP. Mając na uwadze powyższe zarzuty, strona skarżąca wniosła o uchylenie w całości zaskarżonej decyzji, uznanie, iż Komendant Główny Policji zgodnie z prawem przetwarza, w tym przechowuje, dane osobowe strony w Krajowym Systemie Informacyjnym Policji w celu realizacji ustawowych zadań Policji, uznanie, iż zaskarżona decyzja nie odpowiada przepisom prawa, a także o wstrzymanie wykonania w całości zaskarżonej decyzji oraz o zasądzenie kosztów postępowania. W obszernym uzasadnieniu skargi strona skarżąca przedstawiła argumentację na poparcie postawionych zarzutów. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie. Postanowieniem z dnia 14 czerwca 2024 r. sygn. akt II SA/Wa 675/24 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wstrzymał wykonanie zaskarżonej decyzji. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Skarga nie zasługuje na uwzględnienie. W pierwszej kolejności należy odnieść się do postawionego w skardze zarzutu naruszenia art. 6 i art. 14 § 1a w zw. z art. 107 § 1 pkt 8 i art. 39 § 1 k.p.a. W istocie, w niniejszej sprawie organ naruszył przepisy dotyczące trybu doręczenia decyzji podpisanej w formie elektronicznej. Jak wynika z wyjaśnień organu zawartych w odpowiedzi na skargę, zaskarżona decyzja została opatrzona odręcznym podpisem osoby upoważnionej do działania w imieniu Prezesa UODO, a następnie jej skan został przesłany wraz z pismem przewodnim do Komendanta Głównego Policji jako załącznik w formacie pdf do pisma przewodniego w formacie XML. Należy w związku z tym wyjaśnić, że stosownie do § 17 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy i wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 180), pisma wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządza się w formacie danych XML na podstawie dokumentów elektronicznych umieszczonych w centralnym repozytorium lub w lokalnym repozytorium. Powyższy wymóg dotyczy nie tylko pisma przewodniego lecz również dołączonych do niego załączników. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych, w razie dokonywania doręczeń za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 391 k.p.a.), przedmiotem doręczenia powinna być decyzja wydana w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 107 § 1 pkt 8 k.p.a.). Wymogu tego nie spełnia doręczenie dokumentu w postaci elektronicznej, powstałego w wyniku przekształcenia pisma tradycyjnego, np. zeskanowane pismo w postaci papierowej opatrzone podpisem własnoręcznym (por. np. P. Chmieliński, Prawne aspekty doręczenia elektronicznego..., s. 152; A. Wróbel [w:] M. Jaśkowska, M. Wilbrandt-Gotowicz, A. Wróbel, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, wyd. VIII, Warszawa 2020, teza 26 do art. 107; P. Krzykowski, Wyjątki od zasady doręczania przez organy podatkowe profesjonalnym pełnomocnikom pism procesowych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, Kwartalnik Prawa Podatkowego 2022, nr 4, s. 200). Z art. 109 § 1 k.p.a. wynika obowiązek organu administracji publicznej do doręczenia stronie decyzji, co należy rozumieć jako obowiązek doręczenia stronie oryginału decyzji. Oryginałem decyzji nie jest skan decyzji sporządzonej w wersji papierowej i podpisanej własnoręcznie, przesłany następnie do strony za pośrednictwem platformy ePUAP. W takim przypadku można mówić co najwyżej o kopii elektronicznej dokumentu sporządzonego w wersji tradycyjnej. Kopia ta nie jest tożsama z decyzją sporządzoną w formie dokumentu elektronicznego, która dla zaistnienia w porządku prawnym musi być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 107 § 1 pkt 8 k.p.a.) (por. np. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego: z dnia 15 grudnia 2022 r. sygn. akt II OSK 1170/22 oraz z dnia 19 grudnia 2022 r. sygn. akt II OSK 281/22, wszystkie powoływane orzeczenia są dostępne w internetowej bazie orzeczeń sądów administracyjnych). Jak jednak zauważył Naczelny Sąd Administracyjny w przywoływanym wyroku sygn. akt II OSK 1170/22, sytuacja, w której organ załatwił sprawę w formie tradycyjnej, a następnie przesłał do tej strony uwierzytelniony skan tej decyzji w postaci pliku pdf, nie może być w okolicznościach każdej sprawy kwalifikowana jako równoznaczna z niezałatwieniem sprawy, a wydana decyzja uznawana jako pozbawiona mocy prawnej w kontekście treści art. 110 § 1 k.p.a. Jak bowiem podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych, dla wejścia decyzji do obrotu prawnego wymagane jest jej doręczenie co najmniej jednej ze stron postępowania, natomiast ewentualny brak skutecznego doręczenia aktu innym stronom postępowania może stanowić jedynie przesłankę wznowienia postępowania (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 stycznia 2017 r. sygn. akt I OSK 981/16). W realiach rozpoznawanej sprawy nie budzi wątpliwości, że zaskarżona decyzja weszła do obrotu prawnego, bowiem została doręczona w formie K.K. w dniu 26 marca 2024 r. (zwrotne potwierdzenie odbioru – k. 51 akt administracyjnych). Okoliczność nieprawidłowego doręczenia decyzji Komendantowi Głównemu Policji pozostaje natomiast bez wpływu na wynik postępowania. Nie budzi bowiem wątpliwości, że strona skarżąca miała możliwość zapoznania się z treścią decyzji, skoro złożyła na tę decyzję skargę do sądu administracyjnego. Jak już wielokrotnie podnoszono w orzecznictwie sądów administracyjnych, przepisy regulujące zasady doręczenia pism w postępowaniu administracyjnym mają charakter gwarancyjny. Ich celem jest realizacja prawa strony do rzetelnego postępowania, w którym dochodzi do władczego i jednostronnego rozstrzygnięcia o jej prawach lub obowiązkach (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 28 kwietnia 2020 r. sygn. akt II OSK 1645/19). Również w wyroku z dnia 4 kwietnia 2008 r. sygn. akt II GSK 3/08 w sprawie, w której decyzję wadliwie doręczono stronie zamiast jej pełnomocnikowi, NSA uznał, że celem przepisów k.p.a. o doręczeniach jest przestrzeganie przez organy administracji publicznej zasad demokratycznego państwa prawa. Zatem, nawet jeżeli doręczenie decyzji było w okolicznościach sprawy wadliwe, to brak podstaw do przyjęcia, że przedwczesne było wniesienie odwołania przez pełnomocnika, któremu strona przekazała decyzję celem jej zaskarżenia. Rozważania te pozostają również aktualne w przypadku wniesienia na decyzję skargi do sądu administracyjnego. Z tych przyczyn Sąd uznał, że w niniejszej sprawie strona skarżąca skutecznie wniosła skargę na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] marca 2024 r., która to decyzja została uprzednio wprowadzona do obrotu prawnego. Brak było zatem podstaw do uwzględnienia zarzutów skargi w omawianym zakresie. Przechodząc do merytorycznej oceny zaskarżonej decyzji, Sąd stwierdza, że organ ustalił w sposób wyczerpujący stan faktyczny niniejszej sprawy i na jego podstawie rozstrzygnął sprawę co do istoty w oparciu o wskazaną w decyzji podstawę prawną w granicach przedmiotu postępowania wyznaczonego skargą wniesioną przez K.K. Sąd podziela stanowisko organu, że cel przetwarzania przez Komendanta Głównego Policji danych osobowych strony w KSIP został zrealizowany i dlatego też dalsze przetwarzanie jego danych osobowych odbywa się z naruszeniem art. 13 oraz art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., co wymagało nakazania przywrócenia stanu zgodnego z prawem w tym zakresie. Odnosząc się do zarzutów skargi dotyczących przekroczenia przez organ swoich kompetencji i wydania decyzji w zakresie należącym do wyłącznej kompetencji Komendanta Głównego Policji, należy wyjaśnić, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych jest organem nadzorczym w zakresie przetwarzania danych osobowych. W ustawie z dnia 14 grudnia 2018 r. ustawodawca przyznał temu organowi prawo do dokonania oceny zgodności działań organów Policji z przepisami w zakresie ochrony danych osobowych. Otóż w art. 5 ust. 1 pkt 1-12 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. zostały enumeratywnie wymienione zadania Prezesa UODO, wśród których oprócz szeroko rozumianych czynności związanych z monitorowaniem i egzekwowaniem przepisów tej ustawy, do zadań Prezesa UODO należy również rozpatrywanie skarg osób, których dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem i prowadzenie postępowań w tym zakresie. Zarzuty skargi w tej części nie są więc zasadne, bowiem organ był uprawniony do dokonania własnej, autonomicznej oceny, czy przetwarzanie danych osobowych strony postępowania następuje zgodnie z prawem, a w szczególności zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., który stanowi, że właściwe organy przetwarzają dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Ocena legalności przetwarzania danych musi również uwzględniać, że w myśl art. 31 ust. 1 pkt 5 tej ustawy, administrator zapewnia, aby dane osobowe były przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób, których dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów ich przetwarzania. Wprawdzie, jak słusznie wskazała strona skarżąca, zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. weryfikacja danych osobowych w celu ustalenia, czy istnieją dane, których dalsze przechowywanie jest zbędne, stanowi zadanie administratora danych. Skoro jednak ustawodawca przyznał Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych uprawnienia nadzorcze zmierzające do oceny, czy przetwarzanie danych osobowych ma miejsce w zgodzie z przepisami, to nie sposób uznać, jak czyni to Komendant Główny Policji, że organ był związany ustaleniami Policji w zakresie niezbędności przetwarzanych danych. Przyjęcie takiego stanowiska czyniłoby bowiem dokonywaną przez Prezesa UODO kontrolę całkowicie iluzoryczną. Postawione w skardze zarzuty dotyczące naruszenia przez organ wyłącznych kompetencji strony skarżącej są zatem niezasadne. Podobnie należy ocenić zarzuty koncentrujące się na nieuwzględnieniu przez organ, że na dzień złożenia wniosku do organu nie upłynął ustawowy termin, w którym dopuszczalne było przetwarzania danych osobowych K.K.. Jak wynika z przytoczonych wyżej przepisów, istotna z punktu widzenia dopuszczalnego czasu przetwarzania danych osobowych jest ich niezbędność dla realizacji celów przetwarzania, tj. w szczególności w celu realizacji ustawowych zadań Policji określonych w ustawie o Policji. Całkowicie chybiona jest natomiast argumentacja Komendanta Głównego Policji, który z treści art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2018 r. wywodzi podstawę dla istnienia uprawnienia Policji do przetwarzania danych osobowych przez okres 10 lat (a wręcz "co najmniej 10 lat") od ich pozyskania. Przepis ten nakłada bowiem na administratora danych obowiązek dokonywania weryfikacji danych osobowych – nie rzadziej niż co 10 lat – w celu ustalenia, czy istnieją dane, których dalsze przechowywanie jest zbędne, nakazując jednocześnie usunięcie zbędnych danych. Błędna jest w związku z tym przyjęta przez stronę skarżącą wykładnia tego przepisu, według której przyznaje on uprawnienie dla Policji do przechowywania danych przez okres 10 lat. Podnoszona w skardze okoliczność, że od momentu wprowadzenia danych osobowych K.K. do KSIP do dnia złożenia wniosku nie upłynęło 10 lat nie ma zatem żadnego znaczenia dla oceny legalności przetwarzania tych danych przez Komendanta Głównego Policji. Zarzuty skargi w tym zakresie Sąd ocenił zatem również jako chybione. Trzeba ponadto zauważyć, że jak wynika z wyjaśnień strony skarżącej dokonała ona w roku 2023 r. weryfikacji przetwarzania danych osobowych strony, a następnie uznała, że ich przetwarzanie jest w dalszym ciągu niezbędne. Sama okoliczność niedokonania weryfikacji nie stanowiła zatem podstawy uznania przez organ, że w tej sprawie wystąpił stan niezgodny z prawem. Przyczyną wydania zaskarżonej decyzji była natomiast konstatacja organu (odmienna od dokonanej przez Komendanta Głównego Policji) co do przesłanki niezbędności dalszego przetwarzania danych. W tym zakresie Sąd w całości podziela stanowisko organu z przyczyn podanych w dalszej części uzasadnienia. Odnosząc się do zarzutów skargi dotyczących błędniej oceny przez organ przesłanki zbędności danych z punktu widzenia realizacji przez Policję jej ustawowych zadań, należy zwrócić uwagę, że przepisy ustawy o Policji są na tyle ogólne, że biorąc tylko je pod uwagę, możliwe byłoby zakwalifikowanie wszystkich zebranych przez Policję danych osobowych jako niezbędnych dla realizacji jej zadań, co umożliwiałoby bezterminowe przechowywanie danych pomimo osiągnięcia celu, w którym zostały zebrane (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 28 kwietnia 2022 r. sygn. akt II SA/Wa 3288/21). Tymczasem kluczowym wyznacznikiem dla oceny dopuszczalności przetwarzania danych osobowych w KSIP jest – jak wspomniano – cel gromadzenia określonych informacji, co determinuje konieczność dokonywania każdorazowej, zindywidualizowanej oceny wniosków o usunięcie danych z tego zbioru, co słusznie zauważył organ. Ustalenie celu, w jakim dane są przetwarzane, kształtuje okres, przez jaki dane mogą być przetwarzane. Przy czym cel musi zostać określony konkretnie i musi być zasadny w świetle realizacji ustawowych zadań Policji, a nie określony w sposób ogólnikowy. Natomiast w przypadku ustania celu, dla którego dane są przetwarzane, niezbędne jest ich usunięcie. W rozpoznawanej sprawie zarówno w toku postępowania administracyjnego, jak i w obszernej argumentacji zawartej w skardze do sądu administracyjnego strona skarżąca nie powołała się na żadne konkretne, zindywidualizowane okoliczności, które świadczyłyby o tym, że dalsze przetwarzanie danych osobowych K.K. jest niezbędne z punktu widzenia realizacji ustawowych zadań Policji. Co więcej skarżący zdaje się twierdzić, że do wskazywania takich okoliczności nie jest zobowiązany, bowiem w tym zakresie wystarczająca jest sama deklaracja organów Policji. Skarga zawiera jedynie ogólne rozważania dotyczące zadań Policji, rodzaju zarzucanego stronie czynu (tj. przestępstwa z art. 233 § 1 k.k.) oraz charakteru procesowego orzeczenia o warunkowym umorzeniu postępowania karnego, bez odwołania się do realiów niniejszej sprawy. Innymi słowy, Komendant nie wyjaśnia, z jakiej konkretnie przyczyny uważa dalsze przetwarzanie danych osobowych strony za niezbędne z punktu widzenia powoływanych w skardze celów. W świetle poczynionych ustaleń organ miał zatem podstawy przyjąć, że Komendant Główny Policji nie uzasadnił, jaki konkretnie cel determinuje dalsze przetwarzanie danych osobowych K.K. w KSIP w związku z prowadzonym przeciwko niemu postępowaniem karnym w sprawie o czyn z art. 233 § 1 k.k. Nie wykazał bowiem, w jaki sposób przetwarzanie jego danych osobowych przyczynia się do realizacji któregokolwiek z zadań określonych w art. 1 ust. 2 ustawy o Policji. Organ zasadnie ocenił, że skoro postępowanie karne prowadzone wobec K.K. w 2012 r. zostało warunkowo umorzone wyrokiem Sądu Rejonowego w [...] z dnia [...] lipca 2012 r. sygn. akt [...] . (jest to okoliczność niesporna), brak jest racjonalnych podstaw do uznania, by w dalszym ciągu, po upływie niespełna 9 lat po zakończeniu okresu próby, przetwarzanie danych osobowych strony było niezbędne dla realizacji zadań Policji. Ponadto, jak trafnie podniósł organ, od czasu pozyskania i wprowadzenia danych osobowych do zbioru KSIP w 2012 r. w związku z prowadzonym postępowaniem karnym nie doszło do postawienia K.K. innego zarzutu o charakterze prawnokarnym. Obecnie nie toczy się przeciwko niemu żadne postępowanie karne. Zdaniem Sądu, należy zgodzić się z organem, że jedynym podmiotem uprawnionym do dokonywania oceny stopnia winy i społecznej szkodliwości czynu przestępczego jest sąd. To sąd, stosując sprawiedliwościowe dyrektywy wymiaru kary, dokonuje oceny czynu z punktu widzenia naganności zachowania się sprawcy oraz jego stosunku psychicznego do popełnionego czynu. Sąd, poza stopniem społecznej szkodliwości czynu, analizuje również dyrektywę prewencji indywidualnej, biorąc pod uwagę dotychczasowy tryb życia sprawcy, sposób popełnienia czynu i zachowanie się po czynie. Zatem nie bez znaczenia dla oceny kryminologicznej strony pozostaje okoliczność, że sąd orzekając w sprawie dokonanego przez niego czynu zabronionego skorzystał z instytucji określonej w art. 66 § 1 k.k., tj. warunkowo umorzył postępowanie karne. Sąd, wydając rozstrzygnięcie w takim kształcie, dokonał de facto oceny kryminologicznej skarżącego stwierdzając, że jego wina i społeczna szkodliwość popełnionego czynu nie są znaczne, a jego postawa jako sprawcy niekaranego za przestępstwo umyślne, jego właściwości i warunki osobiste oraz dotychczasowy sposób życia uzasadniają przypuszczenie, że pomimo umorzenia postępowania będzie przestrzegał porządku prawnego, w szczególności nie popełni przestępstwa. Sąd nie uwzględnił z tej przyczyny zawartych w skardze zarzutów naruszenia prawa materialnego i procesowego koncentrujących się na nieprawidłowej, zdaniem strony skarżącej, ocenie przesłanki niezbędności przetwarzania danych osobowych strony dla realizacji ustawowych zadań Policji. W ocenie Sądu, w tej sprawie nie występuje jasny i konkretny związek pomiędzy określonymi w ustawie o Policji celami tej formacji a znajdującymi się w KSIP danymi osobowymi K.K., w szczególności wziąwszy pod uwagę, że figuruje on w Systemie w związku z czynem, który miał miejsce w 2012 r., zaś postępowanie karne w związku z jego popełnieniem zostało warunkowo umorzone. Dywagacje Komendanta Głównego Policji, jako mające jedynie charakter hipotetyczny i ogólny nie mogły stanowić przekonującego argumentu, który mógł podważyć skutecznie stanowisko organu w tej kwestii. Należy dodatkowo zauważyć, co również podniósł organ w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji, że w sprawie przetwarzania danych osobowych przez Policję wypowiedział się Europejski Trybunał Praw Człowieka, który w wyroku z dnia 4 grudnia 2008 r. (30562/04, S. I Marper v. Wielka Brytania, LEX nr 468452) stwierdził, iż bezterminowe przechowywanie przez władze danych szczególnie wrażliwych jest niedopuszczalne w demokratycznym społeczeństwie i prowadzi do naruszenia art. 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka, stanowiącego o prawie do ochrony życia prywatnego. Trybunał wskazał również, że prawo krajowe powinno zawierać odpowiednie mechanizmy ochronne w celu zapobieżenia takiego wykorzystania informacji osobistych, które naruszałoby art. 8 Konwencji. Trybunał podniósł, iż potrzeba takiej ochrony wzrasta, gdy ma się do czynienia z procesem automatycznego przetwarzania danych, a wykorzystywanie ich do celów policyjnych nie może być usprawiedliwieniem mniejszej ochrony. Sąd rozpoznający niniejszą sprawę to stanowisko Trybunału w całości podziela i również z tej przyczyny uznaje, że zaskarżona decyzja nie narusza prawa. Biorąc wszystkie powyższe okoliczności pod uwagę, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r., poz. 935), orzekł jak w sentencji.