II SAB/Wa 221/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Joanna Kube, Sędzia WSA Izabela Głowacka-Klimas (spr.), Sędzia WSA Andrzej Wieczorek, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 23 października 2025 r. sprawy ze skargi E. Z. na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpatrzenia skargi z dnia [...] maja 2023 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych 1. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się bezczynności w przedmiocie rozpatrzenia skargi z dnia [...] maja 2023 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych; 2. stwierdza, że bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. przyznaje od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz E. Z. sumę pieniężną w kwocie 1.000 (słownie: tysiąc złotych); 4. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz E. Z. kwotę 100 zł (słownie: sto złotych), tytułem zwrotu kosztów postępowania. Pismem z 08.01.2025r. Pani E. Z. - dalej Skarżąca złożyła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, dalej Prezes UODO lub Organ, w rozpatrzeniu jej skargi z dnia [...] maja 2023r. Do złożenia skargi doszło w następującym stanie faktycznym i prawnym: W [...].05.2023r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pani E. Z., zam. [...] przy [...], na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych przez Politechnikę [...], (dalej: "Politechnika"), polegające na wykorzystaniu jej prywatnego numeru telefonu do celów służbowych, prowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej, przeglądaniu i udostępnianiu innym pracownikom treści prywatnej korespondencji oraz braku spełnienia obowiązku informacyjnego. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, (dalej: "Prezes UODO"), po przeprowadzeniu analizy wskazanej powyżej skargi Skarżącej, [...].06.2023 r. wezwał Politechnikę do złożenia pisemnych wyjaśnień oraz poinformował Skarżącą o podjętych w tej sprawie czynnościach. Politechnika udzieliła odpowiedzi na pismo Prezesa UODO w dniu [...].06.2023r. Odpowiedź Politechniki obarczona była brakami formalnymi. Skarżąca pismami z [...].06.2023r. oraz [...].07.2023r. złożyła informacje uzupełniające do skargi. Następnie pismem z [...].05.2024r. Skarżąca zwróciła się z wnioskiem o przyspieszenie rozpatrywania skargi. Organ pismami z [...].06.2024r. oraz [...].08.2024r. wzywał Politechnikę do uzupełnienia braków formalnych. Skarżąca pismem z [...].08.2024 r. złożyła ponaglenie do sprawy. Postanowieniem z [...].09.2024r. Prezes UODO odmówił Skarżącej uwzględnienia wniosku o przesłanie kopii wyjaśnień Politechniki [...], wskazując na treść art. 73 § 1 i § 1a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postepowania administracyjnego ( Dz.U. z 2024 r. poz. 572, dalej: "k.p.a") [...].09.2024 r. organ skierował do stron postępowania pismo informujące o zgromadzeniu materiału wystarczającego do wydania decyzji administracyjnej w przedmiotowej sprawie. W tych pismach strony zostały pouczone o przysługującym im prawie do wglądu w akta sprawy w terminie 7 dni od dnia doręczenia pisma. Pismem z [...].09.2024 r. Skarżąca ustosunkowała się do zebranego materiału dowodowego, a następnie pismem z [...].11.2024 r. złożyła kolejne ponaglenie. We wskazanej na wstępie skardze na bezczynność organu Skarżąca domagała się: 1. wydania decyzji kończącej postępowanie, 2. stwierdzenia, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się bezczynności w rozpoznaniu skargi z dnia [...] maja 2023 r., 3. stwierdzenia, że bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa, 4. przyznania od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych sumy pieniężnej (rekompensaty) w wysokości 4.000 zł (słownie: cztery tysiące złotych), 5. zasądzenia od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz Skarżącej kwoty 100 zł (słownie: sto złotych), tytułem zwrotu kosztów postępowania - wpis sądowy od skargi w wysokości 100 zł. W uzasadnieniu skargi wskazała miedzy innymi, że z akt sprawy wynika, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w okresie 12 miesięcy od daty wpływu pism Skarżącej z dnia [...] czerwca i [...] lipca 2023 r. nie podjął żadnej czynności procesowej. Organ nadzorczy nie wydał decyzji i nie poinformował Skarżącej, w terminie 3 miesięcy, o postępach spraw w tym także o opóźnieniu. Stosownie do art. 62 u.o.d.o., w przypadku, o którym mowa w art. 36 k.p.a., Prezes Urzędu, zawiadamiając strony o niezałatwieniu sprawy w terminie, jest obowiązany również poinformować o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach. Organ nie dopełnił tego obowiązku. Skarżąca wskazała, że skoro jej skarga na niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych została doręczona organowi [...].05. 2023r., to sprawa powinna być załatwiona najpóźniej do [...].07.2023r. Tymczasem Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, mimo upływu półtora roku od wszczęcia postępowania i ponad 3 miesiące od zawiadomienia stron o zebraniu całego materiału dowodowego, nie wydał decyzji, ani nawet nie dopełnił obowiązku, o którym mowa w art. 36 § 1 k.p.a. i art 62 u.o.d.o. Zdaniem Skarżącej, tak długa bezczynność organu w załatwieniu jej sprawy, nie znajduje żadnego usprawiedliwienia. Bezczynność ta, w ocenie Skarżącej, wynikła wyłącznie z postawy (zaniechań) organu. Każda z czynności organu podejmowana była w kilkumiesięcznych odstępach czasu, dopiero po pismach ponaglających Skarżącej. Organ nie procedował sprawy szybko i wnikliwie, a także nie monitorował jej przebiegu, ani też nie informował Skarżącej o przyczynach opóźnienia. Organ po zawiadomieniu stron o zebraniu całego materiału dowodowego, pomimo ponaglenia, nie wydal niezwłocznie decyzji kończącej postępowanie w sprawie. Kwestie związane z trudnościami organu wynikającymi z dużej liczby rozpoznawanych spraw nie tłumaczą bezczynności w niniejszej sprawie. Organ nie może skutecznie powołać się na liczbę i skomplikowanie prowadzonych spraw, brak pracowników, zaś nawet obiektywne przyczyny zwłoki w procedowaniu nie mogą skutkować negatywnie dla strony postępowania. Do zaistniałej sytuacji w żaden sposób nie przyczyniła się strona skarżąca. Wręcz przeciwnie, to strona skarżąca wykazywała aktywność zmierzającą do sprawnego załatwienia sprawy, wnosząc ponaglenia na niezałatwienie sprawy w terminie i wielokrotnie kontaktując się z organem telefonicznie. Ponadto Prezes UODO do czasu wniesienia skargi do WSA nawet nie poinformował strony skarżącej o przyczynach zaistniałej sytuacji, do czego w myśl przepisów był zobowiązany. Skarżąca podkreśliła, że zgodnie z art. 78 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE wynika, że bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi na niezgodne z prawem przetwarzanie jej danych osobowych. W ocenie Skarżącej organ lekceważy prawo jednostki do uzyskania rozstrzygnięcia jej sprawy w rozsądnym terminie. Skarżąca domniemywa, że organ nie podjąłby w 2024 r. żadnych czynności procesowych, gdyby nie złożyła trzech pism ponaglających. Organ jednak celowo unika wydania decyzji administracyjnej. W odpowiedzi na skargę z dnia 14 02.2025 r. organ wniósł o jej oddalenie. [...].02.2025 r. Prezes UODO wydał decyzję administracyjną w przedmiocie skargi Skarżącej. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył co następuje: Sąd uznał, że skarga na bezczynność organu zasługuje na uwzględnienie. Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r., poz. 1267 t.j.), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. W świetle powołanych przepisów cyt. ustawy, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, w zakresie swojej właściwości, ocenia zaskarżoną decyzję administracyjną, postanowienie, czy też inny akt lub czynność z zakresu administracji publicznej dotyczącą uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, a także bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ z punktu widzenia ich zgodności z prawem materialnym i przepisami postępowania administracyjnego, według stanu faktycznego i prawnego obowiązującego w dacie wydania tego aktu lub podjęcia spornej czynności, zaś w przypadku skargi na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania - według stanu obowiązującego na dzień orzekania przez Sąd. Chodzi więc o kontrolę aktów lub czynności z zakresu administracji publicznej bądź też braku działania organu administracji dokonywaną wyłącznie pod względem ich zgodności z prawem materialnym i przepisami procesowymi, nie zaś według kryteriów słuszności, czy też zgodności z zasadami współżycia społecznego. Ponadto, co wymaga podkreślenia, Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną (vide: art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jednolity Dz. U. z 2024 r., poz. 935 ze zm., dalej: "p.p.s.a."). Należy jednocześnie wyraźnie zaznaczyć, że od dnia wejścia w życie Traktatu Akcesyjnego z dnia 16 kwietnia 2003 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 90, poz. 864), na mocy którego Polska stała się państwem członkowskim Unii Europejskiej, kontrola sądu administracyjnego obejmuje również zgodność rozstrzygnięć organów administracji publicznej z prawem europejskim (prawem Unii Europejskiej), rozumianym, jako całokształt dorobku prawnego Unii Europejskiej (acquis communautaire), w tym zasad ogólnych prawa europejskiego, interpretowanych oraz stosowanych w sposób jednolity na całym obszarze Unii Europejskiej. W tej sytuacji, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, dokonując oceny legalności działania Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w niniejszej sprawie, zobowiązany był zbadać zgodność owego działania (czy też braku działania) nie tylko z normami prawa krajowego, ale również - a właściwie przede wszystkim - z przepisami prawa europejskiego, w tym w szczególności z regulacjami zawartymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1 ze zmianą ogłoszoną w Dz. Urz. UE L 127 z dnia 23 maja 2018 r., str. 2 - zwane dalej także: "RODO"). W ocenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, analizowana pod tym kątem skarga E. Z. zasługuje na uwzględnienie, albowiem bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawie zainicjowanej skargą Skarżącej z dnia [...].05. 2023 r. była w niniejszej sprawie oczywista, gdyż organ nadzorczy naruszył obowiązujące regulacje prawne dotyczące postępowania w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. W świetle normy prawnej wyrażonej w przepisie art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a., kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje m.in. orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 1-4 lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadku określonym w pkt 4a. W przypadku skargi na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania, przedmiotem sądowej kontroli nie jest określony akt lub czynność organu administracji, lecz ich brak w sytuacji, gdy organ miał obowiązek podjąć działanie w danej formie i w określonym przez prawo terminie. Przepis art. 149 § 1 p.p.s.a. stanowi, iż sąd, uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organy w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 1 - 4: (1) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności, (2) zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa, (3) stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie, sąd stwierdza, czy bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 § 1a P.p.s.a.). Ponadto, sąd w przypadku, o którym mowa w § 1 pkt 1 i 2, może ponadto orzec o istnieniu lub nieistnieniu uprawnienia lub obowiązku, jeżeli pozwala na to charakter sprawy oraz niebudzące uzasadnionych wątpliwości okoliczności jej stanu faktycznego i prawnego (§ 1b). Należy wskazać również, że art. 149 § 2 p.p.s.a. przewiduje, iż sąd, w przypadku, o którym mowa w § 1, może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6. Należy zauważyć, że przepisy ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi nie definiują pojęcia bezczynności. W piśmiennictwie przyjmuje się jednak, że bezczynność organu administracji publicznej zachodzi wówczas, gdy w prawnie ustalonym terminie organ ten nie podjął żadnych czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale - mimo istnienia ustawowego obowiązku - nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub też innego aktu lub nie podjął stosownej czynności (tak m.in. T. Woś /w:/ T. Woś, H. Knysiak-Molczyk, M. Romańska, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis, Warszawa 2011, s. 109). Jednocześnie, podnosi się w doktrynie, że stan "bezczynności organu" od "przewlekłego prowadzenia postępowania przez organ" różni się tym, że o ile w pierwszym przypadku dochodzi do przekroczenia terminu załatwienia sprawy poprzez to, iż organ zasadniczo nie podejmuje żadnych istotnych czynności zmierzających do rozstrzygnięcia sprawy, o tyle w drugim przypadku organ nie podejmuje skutecznych działań na podstawie przepisów k.p.a., przez co nie dochodzi do wydania rozstrzygnięcia (por. m.in. J. Drachal, J. Jagielski, R. Stankiewicz /w:/ Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz pod red. prof. R. Hausera i prof. M. Wierzbowskiego, wyd. 5, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2017). Takie rozumienie pojęcia bezczynności potwierdza również orzecznictwo, w którym stwierdza się, że jeżeli w toku postępowania administracyjnego organ podejmuje czynności mające na celu dokładne rozpoznanie sprawy w niezbędnym zakresie, to, choć nie wydał w przewidzianym terminie decyzji administracyjnej, nie można mu zarzucić bezczynności (por. m.in. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 13 maja 2011 r., sygn. akt I OSK 711/11). W tym drugim przypadku (stan przewlekłości postępowania), czynności organu można również uważać za "pozorowane", w tym sensie, iż organ przeprowadza czynności nieistotne dla sprawy lub mnoży czynności postępowania dowodowego, pozostając w sprzeczności z koniecznością zachowania wymogu ekonomiki postępowania administracyjnego. Przy kwalifikowaniu "przewlekłości postępowania" powstaje, więc sytuacja, w której działa opieszale lub tylko pozoruje działania (formalnie nie będąc bezczynnym). Bezczynność organu administracji publicznej ma miejsce wówczas, gdy w prawnie ustalonym terminie organ nie podjął żadnych czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale - mimo istnienia ustawowego obowiązku - nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub innego aktu, lub nie podjął stosownej czynności. W niniejszej sprawie, Prezes PUODO pismami z dnia [...].06.2023 r. [...].06.2024r, oraz [...].08.2024r. wezwał Politechnikę [...] do uzupełnienia braków formalnych, jednocześnie informując Skarżącą o podjętych w tych sprawie czynnościach. Ponadto, Skarżąca pismem z [...].05.2024r. zwróciła się z wnioskiem o przyspieszenie rozpatrywania skargi oraz kolejno pismem z dnia [...] sierpnia 2024r. złożyła ponaglenie do organu. Ponadto pismem z dnia [...] września 2024 r. Prezes PUODO zawiadomił Skarżącą oraz Politechnikę [...], że materiał dowodowy jest na tyle wystarczający by wydać decyzję. W ww. pismach Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych pouczył strony o przysługującym im prawie wypowiedzenia się co do zebranych w toku postępowania dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań przed wydaniem decyzji oraz prawie wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Organ wyjaśnił stronom sposób, w jaki mogą skorzystać z tych uprawnień oraz wskazał siedmiodniowy termin na ich realizację. Podsumowując, już [...] września 2024r. materiał dowodowy zgromadzony przez Prezesa PUODO był wystarczający by została wydana decyzja w niniejszej sprawie. Jak wynika jednak z akt sprawy, Prezes PUODO wydał wspomnianą decyzję dopiero w dniu [...] lutego 2025r. a zatem dopiero po 5 miesiącach od poinformowania Skarżącej oraz Politechniki [...] o możliwości wydania rozstrzygnięcia. Ponadto miedzy wezwaniami do uzupełnienia braków formalnych kierowanych przez Prezesa PUODO do Politechniki [...] istnieją przerwy mające długość 1 roku i 1 roku i 2 miesiące (tj. [...].06.2023r., [...].06.2024r. [...].08.2024r.)., co ewidentnie świadczy o braku intensyfikacji działań organu zmierzających do wyjaśnienia sprawy. W tym stanie rzeczy, Sąd uznał, że PUODO dopuścił się bezczynności o czym orzekł w pkt. 1 wyroku działając na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 p.p.s.a. Sąd obowiązany był również rozważyć, czy bezczynność ta miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa (vide: art. 149 § 1a P.p.s.a.). W ocenie Sądu, bezczynność Prezesa UODO w załatwieniu skargi Skarżącej miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa, gdyż dopiero skarga do Sądu spowodowała wydanie decyzji przez organ, co nastąpiło po 5 miesiącach od zgromadzenia materiału dowodowego wystarczającego do wydania końcowego rozstrzygnięcia w sprawie oraz ponad 1 rok i 9 miesiącach od złożenia przez E. Z. skargi do PUODO. O rażącym naruszeniu prawa świadczy również fakt długich przerw miedzy pismami organu kierowanymi do Politechniki [...] w celu wyjaśnienia sprawy. W orzecznictwie sądów administracyjnych prezentowany jest pogląd, że rażącym naruszeniem prawa jest stan, w którym bez żadnej wątpliwości i wahań można stwierdzić, że naruszono prawo w sposób oczywisty, przy czym każdorazowo taka ocena musi być dokonana przy uwzględnieniu okoliczności danej sprawy (por. m.in. wyrok NSA z dnia 21 czerwca 2012 r., sygn. akt I OSK 675/12, publ. https://orzeczenia.nsa.gov.pl). Oznacza to, że orzeczenie o kwalifikowanej formie bezczynności winno być zarezerwowane dla sytuacji szczególnych, oczywistych i niedających się usprawiedliwić w żaden sposób. Rażące naruszenie prawa dotyczyć może w szczególności zawartych w ustawie przepisów o terminach załatwienia sprawy, przy czym przekroczenie terminu musi być szczególnie znaczące i niezaprzeczalne, a rażące opóźnienie w podejmowanych przez organ czynnościach musi być pozbawione racjonalnego uzasadnienia (por. wyrok NSA z dnia 21 czerwca 2012 r., sygn. akt I OSK 675/12; podobnie: wyrok WSA w Łodzi z dnia 17 października 2014 r., sygn. akt II SAB/Łd 124/14; publ. https://orzeczenia.nsa.gov.pl). W realiach niniejszej sprawy, zdaniem Sądu, Prezes PUODO dopuścił się rażącej bezczynność. Skarżąca czekała bowiem na załatwienie jej sprawy 1 rok i 9 miesięcy od złożenia skargi. Zatem termin rozpoznania skargi został przez organ nadzorczy przekroczony w sposób znaczący, w orzecznictwie sadów administracyjnych ukształtował się pogląd, że o rażącym naruszeniu prawa możemy mówić w sytuacji przekroczenia terminu o 6 m-cy. Oceniając jako rażący niniejszy przypadek bezczynności Prezesa UODO oraz uwzględniając fakt 1 rok i 9 miesięcznego oczekiwania Skarżącej na rozstrzygnięcie sprawy, Sąd, w oparciu o art. 149 § 2 p.p.s.a., przyznał Skarżącej od organu sumę pieniężną w kwocie 1000 zł, uznając ją za swoiste zadośćuczynienie za ignorowanie uzasadnionego interesu Skarżącej w terminowym załatwieniu sprawy. Zdaniem Sądu przyznanie Skarżącej sumy pieniężnej w tej kwocie rekompensuje okres oczekiwania na załatwienie sprawy. O kosztach orzeczono w oparciu o art.200 p.p.s.a.