II SAB/Wa 636/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Izabela Głowacka-Klimas, Sędzia WSA Joanna Kube, Sędzia WSA Arkadiusz Koziarski (spr.), , po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 13 stycznia 2026 r. sprawy ze skargi K. K. na przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpatrzenia skargi z dnia [...] listopada 2023 r. 1. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania w przedmiocie rozpatrzenia skargi z dnia [...] listopada 2023 r.; 2. stwierdza, że przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. przyznaje skarżącej K. K. od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych sumę pieniężną w wysokości 1.000 (słownie: jeden tysiąc) złotych; 4. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz K. K. kwotę 580 (słownie: pięćset osiemdziesiąt) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania. K. K. (dalej "skarżąca") wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej "organ" lub "PUODO") w przedmiocie rozpatrzenia skargi z dnia [...] listopada 2023 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych. Skarżąca wniosła o: 1. stwierdzenie dopuszczenia się przewlekłego prowadzenia postępowania przez PUODO w sprawie o sygnaturze akt [...], 2. stwierdzenie, iż przewlekłe prowadzenie postępowania przez PUODO w sprawie miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa, 3. zobowiązanie organu do załatwienia sprawy w terminie 30 dni od daty otrzymania odpisu prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy, 4. zasądzenie od PUODO na rzecz skarżącej kwoty w wysokości 20.000,00 zł. W uzasadnieniu skargi skarżąca wskazała, że postępowanie prowadzone przez organ toczy się od 2023 r., a w grudniu 2024 r. został wyznaczony przez organ termin siedmiu dni na zapoznanie się z aktami postępowania. Pomimo upływu tego terminu organ nie wydał decyzji. Od zebrania materiału dowodowego upłynęło już pięć miesięcy. Organ pomimo przewlekłego prowadzenia postępowania nie zawiadomił o tym skarżącej, nie wskazał przyczyny zwłoki, ani też nie wyznaczył nowego terminu załatwienia sprawy, a obowiązek ten jednoznacznie wynika z przepisów oraz znajduje swoje uzasadnienie także w orzecznictwie. Skarżąca wyjaśniła również, że z uwagi na prowadzenie przez organ postępowania dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy, złożyła ponaglenia: w dniu [...] grudnia 2024 r. w dniu [...] marca 2025 r. oraz w dniu [...] maja 2025 r. Do dnia złożenia skargi organ nie ustosunkował się do tych ponagleń. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o odrzucenie skargi, ewentualnie o jej oddalenie. W uzasadnieniu swojego stanowiska organ na wstępie opisał przebieg postępowania w sprawie. W tym zakresie wyjaśnił, że w dniu [...] listopada 2023 r. do UODO wpłynęła skarga skarżącej, na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa [...], polegające na udostępnieniu danych osobowych skarżącej na rzecz [...] sp. z o.o. Organ podał, że pismem z dnia [...] stycznia 2024 r. wezwał skarżącą do usunięcia braków formalnych pisma. W dniu [...] stycznia 2024 r. do UODO wpłynęło pismo pełnomocnika skarżącej, stanowiące odpowiedź na ww. pismo PUODO. Pismem z dnia [...] kwietnia 2024 r. PUODO zwrócił się do Marszałka Województwa [...] o przesłanie wyjaśnień i dowodów w sprawie. Pismem z tego samego dnia PUODO poinformował pełnomocnika skarżącej o podjętej czynności oraz o obowiązku przesłania dowodu uregulowania opłaty skarbowej od złożenia pełnomocnictwa. W dniu [...] kwietnia 2024 r. do UODO wpłynęła korespondencja pełnomocnika skarżącej przesyłająca dowód uiszczenia opłaty skarbowej od złożenia pełnomocnictwa. W dniu [...] kwietnia 2024 r. do UODO wpłynęła korespondencja z Urzędu Marszałkowskiego Województwa [...], zawierająca wyjaśnienia i dowody w sprawie. Pismem z dnia [...] czerwca 2024 r. PUODO zwrócił się do pełnomocnika Województwa [...] o usunięcie braków formalnych nadesłanej korespondencji. Pismem z tego samego dnia PUODO poinformował pełnomocnika skarżącej o podjętej czynności. W dniu [...] czerwca 2024 r. do UODO wpłynęła korespondencja z Urzędu Marszałkowskiego Województwa [...] stanowiąca odpowiedź na ww. pismo PUODO z dnia [...] czerwca 2024 r. W dniu [...] lipca 2024 r. do UODO wpłynęła korespondencja, za którą skarżąca przesłała dodatkowy dowód w sprawie. Organ podał następnie, że w dniu [...] grudnia 2024 r. do UODO wpłynęła korespondencja pełnomocnika skarżącej, zatytułowana "Wniosek", o treści "W odpowiedzi na pismo z [...].06.2024 wnoszę o poinformowanie mnie jako pełnomocnika K. K. o podjętych czynnościach w sprawie oraz planowanym terminie zakończenia postępowania, w tym czy wyjaśnienia zostały uzupełnione.". Pismami z dnia [...] grudnia 2024 r. PUODO poinformował pełnomocników stron, że przeprowadził postępowanie administracyjne, w wyniku którego zgromadzony został materiał dowodowy wystarczający do wydania decyzji administracyjnej. W pismach tych wskazano również uprawnienia przysługujące stronom przed wydaniem decyzji oraz termin na ewentualną realizację powyższych uprawnień. W dniu [...] grudnia 2024 r. skarżąca skorzystała z przysługującego jej prawa wglądu w akta sprawy. W dniu [...] stycznia 2025 r. do UODO wpłynęło pismo skarżącej, w którym skarżąca m.in. odniosła się do zebranego w sprawie materiału dowodowego. W dniu [...] marca 2025 r. do UODO wpłynęło pismo pełnomocnika skarżącej, zatytułowane "Informacja" o treści "Wnoszę o poinformowanie mnie jako pełnomocnika K.. K. o podjętych czynnościach w sprawie oraz planowanym terminie zakończenia postępowania. W sprawie był już wyznaczony 7 dniowy termin na zapoznanie się z dokumentami i pomimo upływu terminu postępowanie nie zostało zakończone.". W dniu [...] marca 2025 r. sprawa została przydzielona do prowadzenia przez innego pracownika UODO. W dniu [...] maja 2025 r. do UODO wpłynęło pismo pełnomocnika skarżącej, zatytułowane "Wniosek" o treści "Wnoszę o poinformowanie mnie jako pełnomocnika K. K. o podjętych czynnościach w sprawie oraz planowanym terminie zakończenia postępowania. W sprawie był już wyznaczony w grudniu 2024 r. 7 dniowy termin na zapoznanie się z dokumentami i pomimo upływu terminu postępowanie nie zostało zakończone. Minęły 4 miesiące od zebrania materiału dowodowego a moja Mandantka nadal nie zna terminu rozstrzygnięcia sprawy." Pismem z dnia [...] lipca 2025 r. PUODO zwrócił się do pełnomocnika Województwa [...] o usunięcie braków formalnych podania. W dniu [...] lipca 2025 r. PUODO wydał w sprawie decyzję administracyjną, w której udzielił upomnienia Zarządowi Województwa [...] za naruszenie art. 6 ust. 1 rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4.03.2021, str. 35), dalej "RODO". W międzyczasie, w dniu [...] czerwca 2025 r., do UODO wpłynęła skarga skarżącej z dnia [...] czerwca 2025 r. do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Następnie PUODO uzasadniając wniosek o odrzucenie skargi podniósł, że pisma pełnomocnika skarżącej z [...] grudnia 2024 r., [...] marca 2025 r. i [...] maja 2025 r. nie stanowiły ponaglenia, o którym mowa w art. 37 k.p.a. W pismach tych pełnomocnik skarżącej wnosił bowiem jedynie o poinformowanie o podjętych przez PUODO czynnościach w sprawie oraz o planowanym terminie zakończenia postępowania i nie wskazywał w nich, że wnosi ponaglenie na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. Organ zauważył, że co prawda w pismach z [...] marca i [...] maja 2025 r. pełnomocnik skarżącej podnosił, iż w sprawie był już wyznaczony 7-dniowy termin na zapoznanie się z dokumentami i pomimo upływu terminu postępowanie nie zostało zakończone, ale nie oznacza, to, iż pisma te były ponagleniami, o których mowa w art. 37 k.p.a. Powołując się na poglądy wyrażone w doktrynie PUODO wskazał, że "[p]onaglenie jest podaniem (żądaniem), do którego stosuje się m.in. art. 63. Ponaglenie powinno więc zawierać: 1) oznaczenie strony, która wnosi ponaglenie; 2) adres strony wnoszącej ponaglenie; 3) żądanie stwierdzenia bezczynności lub przewlekłości, ewentualnie także żądanie stwierdzenia, że bezczynność lub przewlekłość miały miejsce z naruszeniem prawa; 4) podpis wnoszącego ponaglenie. Oprócz danych określonych w tym przepisie ponaglenie zawiera uzasadnienie, czyli przytoczenie okoliczności, twierdzeń i ocen uzasadniających żądania ponaglenia. W uzasadnieniu należy opisać przebieg postępowania administracyjnego i argumentację dotyczącą tego, że organ administracji był bezczynny, tj. nie załatwił sprawy w przewidzianym przez prawo terminie (...)". A. Wróbel [w:] M. Jaśkowska, M. Wilbrandt-Gotowicz, A. Wróbel, Komentarz aktualizowany do Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el. 2024, art. 37. W swoich pismach pełnomocnik skarżącej nie żądał zaś stwierdzenia bezczynności lub przewlekłości. Nie żądał też przyśpieszenia załatwienia sprawy. Żądał jedynie udzielenia informacji na temat prowadzonego postępowania. Wobec powyższego niezasadne jest przypisywanie w skardze przez pełnomocnika Skarżącej ww. pismom statusu ponagleń. Organ podniósł, że zgodnie zaś z art. 37 § 1 pkt 2 k.p.a. oraz art. 37 § 3 pkt 2 k.p.a. w związku z art. 52 § 1 i 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postepowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.), dalej "p.p.s.a", skarżąca w pierwszej kolejności powinna była wnieść na podstawie wyżej wspomnianych przepisów k.p.a. ponaglenie do organu prowadzącego postępowanie. Tym samym, dopiero po rozpatrzeniu wniesionego ponaglenia przez PUODO, wskutek wyczerpania przysługujących skarżącej środków zaskarżenia, przysługiwałoby jej prawo wniesienia przedmiotowej skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Następnie PUODO podniósł, że z treści art. 35 § 4 k.p.a. wynika, że przepisy szczególne mogą określać inne terminy do załatwienia sprawy niż terminy, o których mowa w § 3 i 3a. Zgodnie ze szczególnym przepisem, tj. art. 78 ust. 2 RODO, termin rozpatrzenia skargi dotyczącej ochrony danych osobowych bądź poinformowania osoby, której dane dotyczą o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wynosi 3 miesiące. PUODO wyjaśnił, że datą wszczęcia postępowania administracyjnego na żądanie strony jest dzień doręczenia organowi administracji publicznej żądania spełniającego wymagania z art. 63 § 2 k.p.a. W niniejszej sprawie braki formalne podania zostały usunięte przez pełnomocnika skarżącej pismem, które wpłynęło do UODO w dniu [...] stycznia 2024 r. Po usunięciu przez skarżącą braków formalnych skargi, a przed upływem terminu określonego w art. 78 ust. 2 RODO, Prezes UODO zwrócił się do Marszałka o złożenie wyjaśnień i przedstawienie dowodów oraz poinformował Skarżącą o podjętym działaniu. Następnie organ wskazał, że spoczywa na nim również statuowany w art. 77 k.p.a. obowiązek wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego sprawy. Jak wielokrotnie podkreślał Naczelny Sąd Administracyjny, z art. 77 § 1 k.p.a. oraz wyrażonej w art. 7 tego aktu prawnego zasady prawdy obiektywnej wynika, że ciężar dowodu spoczywa na organie administracji. Wydanie decyzji administracyjnej w sprawie należącej do właściwości PUODO musi być poprzedzone dokładnym zbadaniem okoliczności faktycznych danej sprawy i zebraniem kompletnego, wewnętrznie spójnego materiału dowodowego. Zdaniem PUODO przedsięwziął on przewidziane prawem czynności służące prawidłowemu przeprowadzenia postępowania, w tym wnikliwemu i rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy. Prowadzenie postępowania administracyjnego jest zależne od konkretnych okoliczności sprawy. Gdy strona wraz z żądaniem wszczęcia postępowania przedstawia określone dowody, to konieczna jest weryfikacja tych dowodów oraz ocena ich kompletności i wiarygodności. PUODO zgodnie z zasadami postępowania administracyjnego jest zobowiązany do ustalenia dokładnego i spójnego stanu faktycznego sprawy. Działania podejmowane przez PUODO w niniejszej sprawie miały zatem na celu fachowe i wnikliwe przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, a następnie rozstrzygnięcie sprawy. Postępowania przed organem właściwym do spraw ochrony danych osobowych, w tym także przedmiotowa sprawa, charakteryzują się skomplikowanym charakterem, wymagają analizy zarzutów i wyjaśnień składanych w odpowiedzi na wezwania organu, a także wnikliwej analizy przepisów i ich zastosowania do ustalonego w sprawie stanu faktycznego. W postępowaniach tych, w przeciwieństwie do innych postępowań administracyjnych, niemożliwym jest wydanie rozstrzygnięcia bez wezwania podmiotu skarżonego o wyjaśnienia, ponieważ - jak już wyżej wskazano - organ zobowiązany jest zgromadzić wewnętrznie spójny i wystarczający do wydania decyzji materiał dowodowy, co konieczne było także w przedmiotowej sprawie. Organ podkreślił, że strony były informowane na bieżąco o podjętych czynnościach w sprawie. Wszystkie czynności podejmowane były zgodnie z kolejnością, bieżącym etapem postępowania oraz z uwzględnieniem złożoności sprawy. Odwołując się do orzecznictwa PUODO wskazał także, że zasada szybkości postępowania wyrażona w art. 12 § 1 k.p.a., jakkolwiek bardzo istotna, nie może być uznana za nadrzędną, w szczególności wobec zasady prawdy obiektywnej, o której mowa w art. 7 k.p.a. Następnie PUODO przytoczył tezy z orzecznictwa dotyczące pojęcia "rażącego naruszenia prawa" w sprawach dotyczących bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. PUODO zaznaczył, że sam czas trwania postępowania nie jest jedyną i nadrzędną przesłanką przesądzającą, że doszło do rażącego naruszenia prawa. W celu ustalenia, czy naruszenie prawa jest rażące, należy uwzględnić nie tylko proste zestawienie terminów rozpoczęcia postępowania i jego zakończenia, lecz także warunkowane okolicznościami materialno-prawnymi sprawy czynności, jakie powinien podjąć organ, dążąc do merytorycznego rozstrzygnięcia konkretnej sprawy. W ocenie PUODO należy uwzględnić, czy organ w ogóle starał się rozpoznać i zakończyć sprawę oraz czy podejmował czynności mające na celu jej rozstrzygnięcie. W niniejszej sprawie tak zaś było. Termin wydania przez PUODO decyzji w niniejszej sprawie podyktowany był m.in. stopniem skomplikowania sprawy i koniecznością dogłębnej analizy prawnej zgromadzonego materiału dowodowego. Organ podkreślił, że jest jedynym urzędem na całą Polskę, bez jednostek pomocniczych, czy oddziałów zamiejscowych. Skargi do UODO składają osoby z całej Polski, jak również z zagranicy. PUODO prowadzi szereg działań w zakresie poszerzania świadomości obywateli na temat ochrony danych osobowych, co również przekłada się nie tylko na liczbę wpływających skarg do UODO, ale także próśb o interwencję, czy też wniosków o wydanie opinii, których liczba z każdym rokiem się zwiększa. Od momentu wejścia w życie RODO do UODO wpływa kilkakrotnie więcej skarg, w porównaniu do lat poprzedzających, a wnoszone skargi mają coraz bardziej skomplikowany charakter, co znacznie może wydłużać okresy prowadzonych postępowań administracyjnych. Pomimo powyższego organ wprowadza i monitoruje usprawnienia organizacyjne pozwalające na poprawę jego efektywności, co przekłada się na zwiększanie się ilości wydawanych decyzji i zakończonych spraw w stosunku do lat ubiegłych, pomimo ograniczeń kadrowych, wynikających z przyznanego na zatrudnienie budżetu. Niezależnie od powyższego, organ proceduje przy wykorzystaniu posiadanych przez siebie możliwości kadrowych i organizacyjnych możliwie szybko, mając jednak na uwadze nadrzędność zasady prawdy obiektywnej, nad zasadą szybkości, dążąc przede wszystkim do poprawnego załatwienia sprawy. Budżet UODO nie jest natomiast wystarczający do zwiększenia zasobów kadrowych UODO w stopniu pozwalającym na zaspokojenie potrzeb UODO w tym zakresie. Organ zaznaczył, że to nie na nim spoczywa określony w art. 52 ust. 4 RODO obowiązek zapewnienia mu m.in. zasobów kadrowych i finansowych niezbędnych do skutecznego wypełniania swoich zadań i wykonywania swoich uprawnień. Przepis ten przewiduje bowiem, że to każde państwo członkowskie zapewnia, by każdy organ nadzorczy dysponował zasobami kadrowymi, technicznymi i finansowymi, pomieszczeniami i infrastrukturą niezbędnymi do skutecznego wypełniania swoich zadań i wykonywania swoich uprawnień. PUODO nie ma realnego wpływu na wysokość swojego budżetu, czego przykładem jest budżet UODO w 2024 r., w przypadku którego Prezes UODO wnioskował o kwotę 66 818 tys. zł (źródło: [...]), a w ustawie budżetowej na rok 2024 (Dz. U. z 2024 r. poz. 122) otrzymał kwotę 54 828 tys. zł. Zdaniem PUODO, biorąc pod uwagę powyższe, nie sposób uznać, że w niniejszej sprawie doszło do przewlekłego prowadzenia postępowania w postaci kwalifikowanej, tj. z rażącym naruszeniem prawa. Odnosząc się do zawartego w skardze wniosku o zobowiązanie organu do wydania decyzji w sprawie w terminie 30 dni od otrzymania odpisu prawomocnego wyroku, PUODO wskazał, że aktualnie wniosek ten jest bezprzedmiotowy. W dniu [...] lipca 2025 r. PUODO wydał bowiem w niniejszej sprawie decyzję administracyjną. Odnosząc się z kolei do żądania zasądzenia od PUODO na rzecz skarżącej kwoty 20.000,00 zł, organ wskazał, że Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 23 września 2020 r., w sprawie o sygn. akt I OSK 434/20, stwierdził, że: "Przyznanie skarżącemu od organu określonej sumy pieniężnej stanowi nie tyle sankcję dla organu za wadliwe prowadzenie postępowania, co rekompensatę dla strony za wszelkiego rodzaju dolegliwości i niedogodności, jakich doznała na skutek bezczynności organu lub przewlekłego prowadzenia postępowania (por. wyrok NSA z 20 grudnia 2019 r., I OSK 539/19). (...) Suma pieniężna ma być natomiast swego rodzaju zadośćuczynieniem za wszelkiego rodzaju dolegliwości i niedogodności, jakich strona doznała na skutek opieszałego i przewlekłego sposobu rozpoznawania jej sprawy przez organ.". W wyroku z dnia 11 sierpnia 2020 r. (sygn. akt I OSK 3271/19) Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził zaś, że cyt.: "nie ulega wątpliwości, że wniosek o przyznanie sumy pieniężnej winien zawierać uzasadnienie, w którym skarżący powinien nawiązać do uszczerbku wywołanego bezczynnością lub przewlekłością postępowania.". Organ podniósł, że pełnomocnik skarżącej wnioskując w skardze o zasądzenie na rzecz skarżącej sumy pieniężnej nie wykazał jednakże jakie wymierne skutki dla skarżącej miała długość trwania postępowania administracyjnego. Pełnomocnik skarżącej nie wykazał zatem, że skarżąca w jakikolwiek sposób doznała wymiernych dolegliwości i niedogodności w związku z długością trwania postępowania administracyjnego. Wobec tego przyznanie na rzecz skarżącej sumy pieniężnej jest bezzasadne. Kolejną okolicznością wykazującą bezzasadność przyznania na rzecz skarżącej sumy pieniężnej jest, w ocenie organu, to, że postępowanie administracyjne wszczęte na skutek wniesionej przez nią skargi zostało zakończone decyzją PUODO z dnia [...] lipca 2025 r. PUODO wskazał zatem na uzasadnienie wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 listopada 2020 r. (sygn. akt II OSK 3455/19), w którym wskazano, że "Naczelny Sąd Administracyjny w składzie rozpoznającym niniejszą skargę kasacyjną podziela stanowisko reprezentowane przez NSA w orzecznictwie, zgodnie z którym środki wskazane w art. 149 § 2 p.p.s.a. są środkami dyscyplinująco-represyjnymi o charakterze dodatkowym, które powinny być stosowane z rozwagą, a więc w szczególnie drastycznych przypadkach zwłoki organu w załatwieniu sprawy. Odnosić je należy do sytuacji, gdy oceniając całokształt działań organu, można dojść do przekonania, że działania te noszą znamiona celowego unikania podjęcia rozstrzygnięcia w sprawie, a przy tym istnieje uzasadniona obawa, że bez tej dodatkowej sankcji organ nadal nie będzie respektować obowiązków wynikających z przepisów prawa (...)". Zdaniem organu wobec zakończenia postępowania decyzją przez organ nie ma konieczności stosowania dodatkowych sankcji, o których mowa w art. 149 § 2 p.p.s.a., ponieważ wobec ww. okoliczności nie ma obawy, że organ nie będzie respektować obowiązków wynikających z przepisów prawa lub celowo unikać podjęcia rozstrzygnięcia w sprawie, gdyż takie rozstrzygnięcie zostało już przez PUODO wydane. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Skarga jest zasadna. Na wstępie należy wyjaśnić, że Sąd rozpoznał skargę w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym, stosownie do art. 119 pkt 4 p.p.s.a. W myśl bowiem tego przepisu sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. W trybie uproszczonym Sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów (art. 120 p.p.s.a.). Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1267) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, sprawowaną pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje między innymi orzekanie w sprawach skarg na przewlekłe prowadzenie postępowania przez organy w przypadkach określonych w art. 3 § 2 pkt 1-4 p.p.s.a., w tym aktów i czynności z zakresu administracji publicznej dotyczących uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa. Wyjaśnić należy, że przedmiotem skargi w niniejszej sprawie skarżąca uczyniła przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ w przedmiocie rozpatrzenia jej skargi z dnia z [...] listopada 2023 r. Pojęcie "przewlekłego prowadzenia postępowania" pojmowane jest jako prowadzenie postępowania w sposób nieefektywny, poprzez wykonywanie czynności w dużym odstępie czasu bądź wykonywanie czynności pozornych, powodujących, że formalnie organ nie jest bezczynny (por. J. Drachal, J. Jasielski, R. Stankiewicz. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz pod red. R. Hausera i M. Wierzbowskiego, Warszawa 2011, str. 69-70). Również w orzecznictwie sądowym przewlekłe prowadzenie postępowania określane jest jako nieefektywne. Wskazuje się bowiem, że przewlekłość obejmuje opieszałe, niesprawne i nieskuteczne działanie organu, w sytuacji, gdy sprawa mogła być załatwiona w krótszym terminie, jak również nieuzasadnione przedłużanie terminu załatwienia sprawy. W wyroku z dnia 26 października 2012 r. sygn. akt II OSK 1956/12 (orzeczenia.nsa.gov.pl) NSA stwierdził, iż przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ zaistnieje wówczas, gdy organowi będzie można skutecznie przedstawić zarzut niedochowania należytej staranności w takim zorganizowaniu postępowania administracyjnego, by zakończyło się ono w rozsądnym terminie, względnie zarzut prowadzenia czynności (w tym dowodowych) pozbawionych dla sprawy jakiegokolwiek znaczenia. Kontrola Sądu zmierza zatem do ustalenia, czy istotnie organ administracji publicznej postępowanie w sprawie prowadzi przewlekle i bezpodstawnie nie kończy go wydaniem rozstrzygnięcia. Zgodnie z art. 52 § 1 i § 2 p.p.s.a. skargę można wnieść po wyczerpaniu środków zaskarżenia, jeżeli służyły one skarżącemu w postępowaniu przed organem właściwym w sprawie, chyba że skargę wnosi prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich lub Rzecznik Praw Dziecka. Przez wyczerpanie środków zaskarżenia należy rozumieć sytuację, w której stronie nie przysługuje żaden środek zaskarżenia, taki jak zażalenie, odwołanie lub ponaglenie, przewidziany w ustawie. Sąd uznał, że skarżąca przed wniesieniem skarg wniosła do organu ponaglenie. Skarżąca uczyniła to w pismach z dnia [...] marca i [...] maja 2025 r. złożonych do organu przez jej pełnomocnika. Treść pisma z [...] marca 2025 r. jest następująca: "Wnoszę o poinformowanie mnie jako pełnomocnika K. K. o podjętych czynnościach w sprawie oraz planowanym terminie zakończenia postępowania. W sprawie był już wyznaczony 7 dniowy termin na zapoznanie się z dokumentami i pomimo upływu terminu postępowanie nie zostało zakończone." Z kolei w piśmie z [...] maja 2025 r. pełnomocnik skarżącej wskazał: "Wnoszę o poinformowanie mnie jako pełnomocnika K. K. o podjętych czynnościach w sprawie oraz planowanym terminie zakończenia postępowania. W sprawie był już wyznaczony w grudniu 2024 r. 7 dniowy termin na zapoznanie się z dokumentami i pomimo upływu terminu postępowanie nie zostało zakończone. Minęły 4 miesiące od zebrania materiału dowodowego a moja Mandantka nadal nie zna terminu rozstrzygnięcia sprawy." Istotą tych pism jest kwestionowanie przez skarżącą długości postępowania prowadzonego przez organ. Skarżąca w pismach tych wskazuje organowi, że postępowanie nie zostało zakończone mimo upływu terminu na zapoznanie się z aktami sprawy. Pisma ta wyrażają niezadowolenie skarżącej z powodu czasu trwania postępowania i jego niezakończenia, mimo upływu terminu wyznaczonego przez organ na zapoznanie się z aktami sprawy. Wobec tego, w ocenie Sądu, pisma te stanowią ponaglenia. Wobec tego skarga spełnia wymogi formalne, wniesiona została bowiem po wyczerpaniu przysługującego środka zaskarżenia – ponaglenia. Zgodnie z art. 149 § 1 p.p.s.a., sąd uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekle prowadzenie postępowania przez organy w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 1–4 albo na przewlekłe prowadzenie postępowania w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 4a, 1) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności, 2) zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa, 3) stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 § 1a p.p.s.a.). Sąd w przypadku, o którym mowa w § 1 pkt 1 i 2, może ponadto orzec o istnieniu lub nieistnieniu uprawnienia lub obowiązku, jeżeli pozwala na to charakter sprawy oraz niebudzące uzasadnionych wątpliwości okoliczności jej stanu faktycznego i prawnego (§ 1b). W myśl art. 149 § 2 p.p.s.a., sąd, w przypadku, o którym mowa w § 1, może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6. Stosownie do treści art. 12 k.p.a., organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie. Zasada szybkości postępowania wyrażona w ww. przepisie - ściśle związana z regulacjami zawartymi w art. 35-38 k.p.a. - nie może jednak pozostawać w sprzeczności z obowiązkiem organu dokładnego wyjaśnienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywatela. Zgodnie z art. 35 § 1 k.p.a., organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Stosownie zaś do art. 35 § 3 k.p.a., załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. O przewlekłym prowadzeniu postępowania można mówić wówczas, gdy postępowanie trwa dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (art. 37 § 1 pkt 2 k.p.a.). Innymi słowy, organ administracji prowadzi postępowanie przewlekle, gdy nie załatwia sprawy w wymaganym terminie, a więc w okresie, który można uznać za konieczny dla wyjaśnienia wszystkich okoliczności faktycznych i prawnych, istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy. Prowadzi zatem, co prawda, postępowanie, ale podejmuje w nim czynności opieszale, w tempie nieznajdującym usprawiedliwienia w ich złożoności lub charakterze, albo czynności zbędne, pozorne albo nie podejmuje żadnych czynności zmierzających do załatwienia sprawy (por. np. wyrok NSA z 19 grudnia 2017 r. sygn. akt I OSK 1039/17, LEX nr 2454680, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 22 listopada 2017 r. sygn. akt II SAB/Łd 187/17, LEX nr 2411020). Narusza tym samym wyraźnie wynikającą z art. 12 § 1 k.p.a. zasadę szybkości postępowania administracyjnego. Zauważyć należy, że od dnia 25 maja 2018 r. w polskim porządku prawnym obowiązuje ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), zwana dalej u.o.d.o. oraz rozporządzenie RODO - które stosuje się bezpośrednio. Zgodnie z art. 7 ust. 1 u.o.d.o. w sprawach nieuregulowanych w u.o.d.o. do postępowań prowadzonych przez PUODO, stosuje się przepisy k.p.a. W myśl natomiast do art. 78 ust. 2 RODO, bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77. W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazuje się, że trzymiesięczny termin z art. 78 ust. 2 RODO nie odnosi się tylko do obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77 RODO, ale w pierwszej kolejności odnosi się do rozpatrzenia skargi, co wynika z treści tego przepisu ("jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował"). Rozpatrzenie skargi w rozumieniu art. 78 ust. 2 RODO w zw. z art. 7 ust. 1 u.o.d.o., oznacza wydanie decyzji administracyjnej. Nie jest więc uprawnione twierdzenie, że art. 78 ust. 2 RODO nie wyznacza terminu na załatwienie sprawy administracyjnej (por. wyrok NSA z dnia 29 listopada 2023 r. sygn. akt III OSK 1959/22, wyrok NSA z dnia 7 lipca 2023 r., sygn. akt III OSK 4754/21, orzeczenia.nsa.gov.pl). Art. 78 ust. 2 RODO określa zatem graniczny termin rozpoznania skargi przez organ nadzorczy. Jak wynika z akt sprawy skarga na nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych skarżącej wpłynęła do organu w dniu [...] listopada 2023 r. Zauważyć należy, że już na wstępnym etapie postepowania organ podejmował w sprawie czynności opieszale. Dopiero bowiem [...] stycznia 2024 r. wezwał skarżącą do uzupełniania braków skargi. Nastąpiło to zatem po 50 dniach od wpływu skargi do organu. Pismo skarżącej uzupełniające braki wpłynęło do organu w dniu [...] stycznia 2024 r. W efekcie tego dopiero w dniu [...] kwietnia 2024 r. PUODO wezwał Marszałka Województwa [...], którego dotyczyła skarga skarżącej, do złożenia wyjaśnień w sprawie. Wezwanie, to choć formalnie nastąpiło przed upływem 3 miesięcy od uzupełnienia braków formalnych skargi przez skarżącą, to nastąpiło po ponad 4 miesiącach od wpływu skargi do organu. Dalej zauważyć należy Marszałek Województwa [...] udzielił odpowiedzi na wezwanie z dnia [...] kwietnia 2024 r. już w dniu [...] kwietnia 2024 r. (data wpływu do organu). Dopiero zaś w dniu [...] czerwca 2024 r. organ wezwał Marszałka do uzupełnienia braku formalnego pisma będącego odpowiedzią na wezwanie organu z dnia [...] kwietnia 2024 r. Brak ten polegał na niedołączeniu oryginału bądź urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa. Do przedmiotowego pisma dołączono wyłącznie kopię pełnomocnictwa. Brak ten został uzupełniony w dniu [...] czerwca 2024 r. (data wpływu do organu). Ponadto dopiero w dniu [...] lipca 2025 r. organ wezwał Marszałka Województwa [...] do uzupełnienia braku formalnego pisma z dnia [...] czerwca 2024 r., stanowiącego odpowiedź na wezwanie do uzupełnia braku formalnego pisma z [...] kwietnia 2024 r. W dniu [...] grudnia 2024 r. organ poinformował strony o zebraniu materiału dowodowego wystarczającego do wydania decyzji w sprawie, jednocześnie pouczając strony o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, a także dokonaniu wglądu w akta, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Miało to zatem miejsce po prawie pół roku od otrzymania przez organ wyjaśnień Marszałek Województwa [...]. Decyzja kończąca postępowanie została wydana zaś dopiero w dniu [...] lipca 2025 r. Cały zaś materiał, na którym organ oparł swoje rozstrzygniecie stanowiła skarga z [...] listopada 2023 r., wyjaśnienia Marszałka Województwa [...] z dnia [...] kwietnia 2024 r. oraz dodatkowe wyjaśnienia skarżącej z dnia [...] lipca 2024 r. oraz z [...] stycznia 2025 r. W świetle powyżej przedstawionego stanu faktycznego, nie sposób przyjąć, iż organ dotrzymał trzymiesięcznego terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 2 RODO. Biorąc pod uwagę, że braki formalne skargi inicjującej postępowanie zostały uzupełnione [...] stycznia 2024 r., to postępowanie w sprawie powinno zakończyć się do [...] kwietnia 2024 r. Jeżeli nawet organ uznałby, że sprawa wymaga przeprowadzenia szczegółowego postępowania wyjaśniającego, winien każdorazowo zawiadomić o tym stronę, podając przyczynę zwłoki oraz wskazać jej termin załatwienia sprawy wynikający z przepisów k.p.a., czego w tej sprawie nie uczynił. W ocenie Sądu, organ dopuścił się przewlekłości w prowadzonym postępowaniu albowiem podejmował w sprawie czynności opieszale. Wyraźnie zauważalne są przestoje w działaniach organu, a czynności podejmowane były w dużych odstępach czasu. Nie sposób też mówić w tym przypadku o efektywnym prowadzeniu przez PUODO skoro występują dość długie przerwy między wpływem pisma, a wezwaniem do uzupełnienia jego braków. Decyzja kończąca postepowanie w sprawie wydana została zaś prawie po 6 miesiącach od otrzymania przez organ ostatniego stanowiska skarżącej złożonego w sprawie. Odnotować również należy, że wydając decyzję kończącą postępowanie w sprawie organ już od ponad roku dysponował wyjaśnieniami złożonymi przez Marszałka Województwa [...], będącego jedyną stroną, której dotyczyła skarga wywiedziona przez skarżącą do PUODO. Z uwagi na wydanie decyzji w sprawie, Sąd nie miał podstaw do zobowiązania organu do rozpoznania skargi skarżącego myśl art. 149 § 1 pkt 1 p.p.s.a. Sąd stwierdził jednak, że organ dopuścił się przewlekłego prowadzenia postepowania - stosownie do art. 149 § 1 pkt 3 p.p.s.a. Zdaniem Sądu przewlekłe prowadzenie postepowania w niniejszej sprawie miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Jak wskazał NSA w wyroku z dnia 17 stycznia 2025 r., sygn. akt I FSK 1376/24, rażącym naruszeniem prawa jest stan, w którym bez żadnej wątpliwości i wahań oraz bez potrzeby odwoływania się do szczegółowej oceny okoliczności sprawy można stwierdzić, że naruszono prawo w sposób oczywisty. Taka sytuacja ma miejsce, gdy w sposób jednoznaczny i znaczący doszło do przekroczenia terminów określonych przepisami prawa na dokonanie danej czynności, a zarazem nie zachodzą okoliczności ekskulpujące bezczynność (przewlekłość). Według Sądu, zaistniałe w przedmiotowej sprawie okresy bierności PUODO należy uznać za kwalifikowaną postać przewlekłości. W prawie wystąpiły znaczne i niezaprzeczalne opóźnienia w podejmowanych czynnościach, pozbawione jakiegokolwiek racjonalnego uzasadnienia. Długość postępowania, brak zintensyfikowanych działań ze strony organu zmierzających do jak najszybszego zakończenia postępowania, długotrwałe przerwy pomiędzy kolejnymi czynnościami podjętymi w tym postępowaniu przez organ, oraz zignorowanie wniesionego przez skarżącego ponaglenia, doprowadziły Sąd do wniosku, że przewlekłe prowadzenie postępowania miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Kwestie związane z trudnościami organu wynikającymi z konieczności wnikliwego rozpatrzenia skarg (wniosków) nie usprawiedliwiają zarzutu rażącej przewlekłości. Realizacja kompetencji organu administracji publicznej jest jego prawnym obowiązkiem, od którego nie zwalniają go tzw. trudności obiektywne w postaci złożoności sprawy, kumulacji spraw, braku etatów czy też środków pieniężnych. Poza tym strona nie może ponosić negatywnych skutków braku działań leżących po stronie organu, w tym w zakresie dotrzymywania terminów załatwienia sprawy. Odnosząc się do wniosku skarżącej o przyznanie od organu na jej rzecz sumy pieniężnej w trybie art. 149 § 2 p.p.s.a., wyjaśnić należy, że stosownie do treści tego przepisu sąd uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 p.p.s.a. lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6 p.p.s.a. Przyznanie sumy pieniężnej od organu jest uprawnieniem dyskrecjonalnym Sądu. Ten dodatkowy środek służy wzmocnieniu instytucji przeciwdziałających bezczynności oraz przewlekłemu prowadzeniu postępowania, jego celem jest zatem w pierwszej kolejności zdyscyplinowanie organu do załatwienia sprawy. Instytucja sumy pieniężnej ma ponadto charakter kompensacyjny, chodzi o rodzaj zadośćuczynienia wnioskodawcy za oczekiwanie na rozstrzygnięcie sprawy. Użycie w ww. przepisie sformułowania "może" oznacza, że rozstrzygnięcie w przedmiocie przyznania sumy pieniężnej ma charakter fakultatywny. Biorąc pod uwagę okoliczności związane z prowadzeniem sprawy, zdaniem Sądu, zachodzą przesłanki do zrekompensowania skarżącej w formie pieniężnej czasu oczekiwania na rozstrzygnięcie poprzez zasądzenie sumy pieniężnej w kwocie 1 000 złotych. Zdaniem Sądu przyznanie skarżącej sumy pieniężnej w tej kwocie rekompensuje okres oczekiwania na załatwienie sprawy. Sąd miał przy tym na uwadze przede wszystkim długość okresu, w którym organ rozpatrywał sprawę. Zaznaczyć jednak należy, że Sąd nie znalazł podstaw do przyznania skarżącej sumy pieniężnej we wnioskowanej wysokości, tj. w wysokości 20 000 zł. Skarżąca w skardze skierowanej do Sądu nie powołała żadnych okoliczności, które by przemawiały za przyznaniem sumy pieniężnej w tej wysokości. Dodatkowa argumentacja skarżącej w tym zakresie zawarta w piśmie procesowym z dnia [...] stycznia 2026 r. została dołączona do akt sprawy w dniu [...] stycznia 2026 r., a więc już po wydaniu wyroku. Sąd rozstrzygając o przyznaniu sumy pieniężnej nie mógł zatem uwzględnić stanowiska skarżącej wyrażonej w tym piśmie. Przyznana skarżącej suma pieniężna spełnia kryterium określone w ww. przepisie, wedle którego nie może ona przekraczać wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6 p.p.s.a. Wobec powyższego, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 p.p.s.a w zw. z art. 119 pkt 4 p.p.s.a., orzekł jak w pkt 1 wyroku. Orzeczenie zawarte w pkt 2 wyroku wydano na podstawie art. 149 § 1a p.p.s.a. Przyznając skarżącemu sumę pieniężną Sąd orzekł na podstawie art. 149 § 2 p.p.s.a. – pkt 3. O kosztach postępowania w pkt 4 sentencji wyroku, obejmujących wpis od skargi w kwocie 100 zł oraz koszty zastępstwa procesowego w wysokości 480 zł, Sąd orzekł na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 § 2 p.p.s.a. w związku z § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1935, z późn. zm.).