VIII SAB/Wa 27/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Justyna Mazur Sędziowie Sędzia WSA Renata Nawrot Sędzia WSA Iwona Szymanowicz- Nowak (sprawozdawca) po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w Radomiu w trybie uproszczonym w dniu 18 czerwca 2025 r. sprawy ze skargi M. K. na przewlekłość Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych 1. umarza postępowanie w zakresie zobowiązania Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych do rozpoznania skargi M. K. dotyczącej nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych z 20 lutego 2020 r.; 2. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się przewlekłości w zakresie rozpoznania skargi opisanej w punkcie 1 (pierwszym) wyroku; 3. stwierdza, że przewlekłość organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 4. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz M.K. kwotę 100 (sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania. Pismem z 3 lutego 2025 r. M.K.(dalej: skarżący, strona) wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie (dalej: Sąd) skargę na przewlekłość Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: organ, Prezes UODO) w sprawie o sygn. akt [...] dotyczącej nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych skarżącego przez N. Bank S.A. z siedzibą w W. (dalej: N. Bank) oraz G.N.Bank S.A. z siedzibą w W. (dalej: G.N.Bank). Skarga została wniesiona w następującym stanie sprawy: Skarżący, reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika, pismem z 20 lutego 2020 r. wystąpił do Prezesa UODO ze skargą na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych przez N. Bank oraz G.N. Bank, polegające na niewypełnieniu wobec skarżącego obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), (Dz. Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1 oraz Dz. Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, str. 2, dalej: RODO). Pismem z 1 czerwca 2020 r. Prezes UODO wezwał skarżącego o uzupełnienie braków formalnych skargi. Pismo stanowiące wykonanie wezwania wpłynęło do organu 16 czerwca 2020 r. Następnie pismami z 8 grudnia 2020 r. Prezes UODO wezwał N. Bank oraz G.N. Bank do udzielenia pisemnych wyjaśnień oraz poinformował skarżącego o podjętych czynnościach w sprawie. Wyjaśnienia N. Banku na ww. wezwanie wpłynęły do organu 28 grudnia 2020 r., a wyjaśnienia G.N. Banku 25 stycznia 2021 r. Prezes UODO 28 maja 2021 r. wezwał oba banki do uzupełnienia złożonych wyjaśnień, które wpłynęły do organu w dniach: 10 czerwca 2021 r. (pismo N. Banku) oraz 5 lipca 2021 r. (pismo G.N. Banku). Pismami z 8 października 2021 r. strony przedmiotowego postępowania zostały powiadomione o zgromadzeniu materiału dowodowego wystarczającego do wydania decyzji administracyjnej oraz przysługujących im prawach. Pismem z 9 grudnia 2022 r. skarżący zwrócił się do Prezesa UODO o informację, tj. wydanie decyzji lub opinii w jego sprawie o numerze: [...]. Wskazał, iż nie ma od organu żadnych informacji od ponad roku. Z uwagi na brak zwrotnego potwierdzenia odbioru pisma z 8 października 2021 r. przez skarżącego - 13 grudnia 2022 r. ponownie wysłano mu informację o zgromadzeniu materiału dowodowego i przysługujących mu prawach. Wobec braku podejmowania rozstrzygnięcia w sprawie skarżący pismem z 3 lutego 2025 r. wniósł wskazaną na wstępie skargę, w której zwrócił się do Sądu o poczynienie starań w jego sprawie dotyczącej niezgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych. Wyjaśnił, iż pomimo ponagleń do dnia złożenia skargi nie została wydana w jego sprawie żadna decyzja przez organ. W odpowiedzi na skargę Minister wniósł o jej odrzucenie. Uzasadniając swoje stanowisko podniósł, że w aktualnym stanie prawnym i faktycznym skarga skarżącego na przewlekłość organu w niniejszej sprawie jest niedopuszczalna z przyczyn formalnych. Wyjaśnił, że stosownie do dyspozycji art. 3 § 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935, dalej: p.p.s.a.) kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawie skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 1-4 lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadku określonym w pkt 4a p.p.s.a. Zgodnie z art. 52 § 1 p.p.s.a. skargę można wnieść po wyczerpaniu środków zaskarżenia, jeżeli służyły one skarżącemu w postępowaniu przed organem właściwym w sprawie, chyba że skargę wnosi prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich lub Rzecznik Praw Dziecka. Natomiast art. 52 § 2 p.p.s.a. definiuje pojęcie "wyczerpania środków zaskarżenia" jako sytuację, w której stronie nie przysługuje żaden środek zaskarżenia, taki jak: zażalenie, odwołanie lub ponaglenie, przewidziany w ustawie. W myśl art. 58 § 1 pkt 6 p.p.s.a. sąd odrzuca skargę, jeżeli z innych przyczyn wniesienie skargi jest niedopuszczalne. Dalej wyjaśnił, że stosownie do art. 37 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572, dalej: k.p.a.) na niezałatwienie sprawy w terminie określonym w art. 35 k.p.a., ustalonym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a., lub na przewlekłe prowadzenie postępowania stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia do organu wyższego stopnia, za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie, a jeżeli nie ma takiego organu - do organu prowadzącego postępowanie. Ze względu na status prawny Prezesa UODO nie ma w stosunku do niego organu wyższego stopnia w rozumieniu przepisów k.p.a. Wobec powyższego na niezałatwienie przez ten organ sprawy w ww. terminach strona postępowania ma prawo wniesienia ponaglenia do niniejszego organu. Zdaniem organu dopuszczalność drogi sądowoadministracyjnej w sprawie na bezczynność organu uzależniona jest od uprzedniego wyczerpania środków zaskarżenia. Z treści art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a. wynika bowiem, że na niezałatwienie sprawy w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. stronie służy ponaglenie (wyrok NSA z 29 października 2019 r., sygn. akt II OSK 2012/19). Podsumowując organ wskazał, że skarżący, zaniechawszy wniesienia do niniejszego organu ponaglenia, o którym mowa w art. 37 § 1 k.p.a., nie wyczerpał przysługujących mu środków zaskarżenia. W konsekwencji przed wniesieniem do Sądu skargi na przewlekłość organu nie wyczerpał trybu określonego w powyższym przepisie, co czyni skargę niedopuszczalną. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Zgodnie z art. 119 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935, dalej: p.p.s.a.) sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. Taka sytuacja zaistniała w rozpatrywanej sprawie. Zgodnie natomiast z art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a. kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania, które powinno być zakończone decyzją administracyjną. Skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania można wnieść po wyczerpaniu środków zaskarżenia, jeżeli służyły one skarżącemu w postępowaniu przed organem właściwym w sprawie (art. 52 § 1 p.p.s.a.). W ocenie Sądu skarżący wyczerpał wymóg ustawowy warunkujący wniesienie przedmiotowej skargi, składając uprzednio środek przewidziany w art. 37 k.p.a., tj. ponaglenie – pismo z 9 grudnia 2022 r. (k. 202 akt administracyjnych, k. 19 akt sądowych). Wniosek organu o odrzucenie skargi nie zasługuje więc na uwzględnienie. W dalszej kolejności należy wskazać, że pojęcia "bezczynność" i "przewlekłość" do czasu nowelizacji k.p.a., która weszła w życie 1 czerwca 2017 r., nie były zdefiniowane ustawowo. W orzecznictwie sądowym wskazywano, że z bezczynnością mamy do czynienia, gdy w prawnie ustalonym terminie organ zasadniczo nie podejmuje żadnych istotnych czynności, przez co nie dochodzi do zakończenia sprawy, tj. wydania decyzji lub postanowienia, względnie podjęcia aktu lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczących uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa. Z kolei przewlekłość w prowadzeniu postępowania występuje wówczas, gdy organ, nie załatwiając sprawy w terminie, nie pozostaje jednak w bezczynności, a podejmowane przez organ czynności procesowe nie charakteryzują się koncentracją niezbędną w świetle art. 12 k.p.a. ustanawiającego zasadę szybkości postępowania, względnie mają charakter czynności pozornych, nieistotnych dla merytorycznego załatwienia sprawy (por. wyrok NSA z 5 lipca 2012 r., sygn. akt II OSK 1031/12; wyrok NSA z 3 września 2013 r., sygn. akt II OSK 891/13; wyrok NSA z 7 maja 2014 r., sygn. akt I OSK 2595/1, publ. cbosa). Natomiast zgodnie z obecnym brzmieniem art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a. bezczynność organu zachodzi, gdy nie załatwił on sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. Przy czym przewlekłość organu w prowadzeniu postępowania ma miejsce wówczas, gdy postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (art. 37 § 1 pkt 2 k.p.a.). Zatem uznać należy, że przewlekłość w prowadzeniu postępowania występuje wtedy, gdy organ, nie załatwiając sprawy w terminie, nie pozostaje jednak w bezczynności, lecz podejmowane przez niego czynności w postępowaniu nie charakteryzują się koncentracją niezbędną w świetle art. 12 k.p.a., ustanawiającego zasadę szybkości postępowania, względnie mają charakter czynności pozornych, nieistotnych dla merytorycznego załatwienia sprawy. Instytucja skargi na przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ ma na celu doprowadzenie do wydania rozstrzygnięcia w sprawie. Natomiast kontrola Sądu zmierza do sprawdzenia, czy istotnie organ administracji publicznej prowadził postępowanie w sposób przewlekły. Oceniając powyższe okoliczności Sąd bierze pod uwagę stan faktyczny i prawny istniejący w dacie orzekania. Przy czym Sąd, badając przewlekłość postępowania, kontroluje czynności podejmowane przez organy i ich terminowość w zakresie przepisów wynikających z art. 35 - 36 k.p.a. Stosownie do art. 35 § 1 k.p.a. organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub faktów i dowodów powszechnie znanych albo znanych z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ (art. 35 § 2 k.p.a.). Natomiast zgodnie z art. 35 § 3 k.p.a. załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia (art. 36 § 1 k.p.a.). Ten sam obowiązek ciąży na organie również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu (art. 36 § 2 k.p.a.). Podnieść również należy, że zgodnie z art. 12 § 1 k.p.a. organy administracji publicznej mają obowiązek działać wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do załatwienia sprawy, jak również zobowiązane są do podejmowania wszelkich kroków niezbędnych do jej wyjaśnienia i załatwienia, stosownie do art. 7 i art. 77 § 1 k.p.a. Zgodnie z art. 149 § 1 p.p.s.a. sąd, uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 1-4a p.p.s.a., zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu lub interpretacji lub dokonania czynności lub stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa oraz stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie, zgodnie z art. 149 § 1a p.p.s.a. sąd stwierdza, czy przewlekłe prowadzenie postępowania miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Jak wynika z akt sprawy skarga inicjująca postępowanie w sprawie wpłynęła do organu 25 lutego 2020 r. Pierwsza czynność, jaką organ podjął w sprawie, tj. zwrócenie się do skarżącego z wezwaniem o uzupełnienie braków formalnych skargi, miała miejsce 1 czerwca 2020 r., a więc po niespełna trzech miesiącach od wpływu skargi do organu. Kolejną czynność w sprawie organ podjął dopiero sześć miesięcy później, tj. 8 grudnia 2021 r., wzywając G.N.Bank i N. Bank do złożenia wyjaśnień w sprawie dotyczącej nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych skarżącego. Pismem z 8 października 2021 r. organ pouczył strony postępowania o uprawnieniach wynikających z art. 10 § 1 k.p.a. (prawo strony do wypowiedzenia się przed wydaniem decyzji) i art. 73 § 1 k.p.a. (prawo strony do wglądu do akt sprawy). Pomimo zastosowania powyższych przepisów organ dalej nie podejmował żadnych czynności w sprawie, w tym nie wydał decyzji merytorycznej w związku ze skargą strony z 20 lutego 2020 r. Dopiero w momencie kiedy skarżący pismem z 9 grudnia 2022 r. zwrócił się do organu o wyjaśnienia, Prezes UODO zorientował się, że pismo z 8 października 2021 r. nie dotarło do skarżącego, w związku z czym pismem z 13 grudnia 2022 r. ponownie poinformował skarżącego o treści art. 10 § 1 i art. 73 § 1 k.p.a. Jednak do momentu złożenia skargi do Sądu w przedmiotowej sprawie (3 lutego 2025 r.) organ nie podejmował żadnych czynności, aż do 26 marca 2025 r., kiedy to wydał decyzję w związku ze skargą strony z 20 lutego 2020 r. Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności, należy stwierdzić, że oceniane postępowanie było prowadzone o wiele dłużej niż było to konieczne, ze znaczącymi, a nieznajdującymi uzasadnienia w świetle akt sprawy przerwami w podejmowanych czynnościach. Organ mógł zakończyć sprawę już w końcu 2021 r., a ostatecznie pod koniec 2022 r., jednak dopuścił się przewlekłości w rozpoznaniu skargi strony z 20 lutego 2020 r. Działania w niniejszej sprawie były bowiem podejmowane przez organ w bardzo dużych odstępach czasu, bez żadnego uzasadnienia. Organ nie załatwił sprawy w terminach wyznaczonych w art. 35 k.p.a., podejmował czynności bez formalnego przedłużenia terminu. W ocenie Sądu podejmowane przez organ czynności w niniejszym postępowaniu nie charakteryzowały się koncentracją materiału dowodowego niezbędną w świetle art. 12 k.p.a., ustanawiającego zasadę szybkości postępowania, nie były skumulowane. Takie działanie organu może budzić uzasadnione obawy skarżącego co do przestrzegania przez organy administracji zasady szybkości postępowania oraz zasady pogłębiania zaufania obywateli do organów państwowych. Podkreślić w tym miejscu należy, że wydanie przez organ decyzji po wniesieniu skargi w sprawie, w której pozostawał on do tej pory w zwłoce, nie zwalnia Sądu z obowiązku rozpoznania skargi w zakresie orzekania, czy organ dopuścił się przewlekłości i czy miała ona miejsce z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 § 1 pkt 3 oraz § 1a p.p.s.a.). Czyni to bezprzedmiotowym orzekanie na podstawie art. 149 § 1 pkt 1 p.p.s.a. (pkt 1 wyroku). W ocenie Sądu Prezes UODO dopuścił się przewlekłości w rozpoznaniu i rozstrzygnięciu sprawy zainicjowanej skargą skarżącego, o czym na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 p.p.s.a. orzeczono w punkcie 2 sentencji wyroku. Stwierdzenie, że organ dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania wymaga również dokonania oceny, czy przewlekłość miała charakter rażący. Zgodnie z art. 149 § 1a p.p.s.a. rażące naruszenie prawa odnosi się do wadliwości o szczególnie dużym ciężarze gatunkowym, mającej miejsce w razie oczywistego braku podejmowania jakichkolwiek czynności, oczywistego lekceważenia wniosków strony i jawnego natężenia braku woli do załatwienia sprawy, jak i w razie ewidentnego niestosowania przepisów prawa (por. wyrok NSA z 18 stycznia 2019 r., sygn. akt Il OSK 1557/18; wyrok NSA z 5 września 2018 r., sygn. akt Il OSK 272/18; wyrok NSA z 24 maja 2018 r., sygn. akt Il OSK 381/18, wszystkie publ. cbosa). Stwierdzenie przez sąd rażącego naruszenia prawa i odniesienie tego stanu do zaistniałej przewlekłości prowadzonego przez organ postępowania administracyjnego wymaga zatem zaistnienia szczególnych okoliczności, które z punktu widzenia celów ochrony zapewnianej stronie powinny być powszechnie uznawane za niemożliwe do zaakceptowania z punktu widzenia zasady praworządności (por. wyrok NSA z 4 kwietnia 2019 r., sygn. akt I OSK 1831/17, publ. cbosa). O rażącej przewlekłości świadczą więc: znaczna zwłoka w załatwieniu sprawy, zaniechania organów, które można zinterpretować jako unikanie podejmowania rozstrzygnięcia, bądź lekceważenie praw stron domagających się czynności. W orzecznictwie podkreśla się również, że bezczynność organu będzie miała charakter rażący, gdy odpowiednio brak działania lub poważne opóźnienia w podejmowanych przez organ czynnościach oczywiście pozbawione są jakiegokolwiek racjonalnego usprawiedliwienia (por. wyroki NSA: z 4 czerwca 2019 r., sygn. akt II OSK 3374/18 oraz z 7 marca 2018 r., sygn. akt I OSK 2311/17, publ. cbosa). W przedmiotowej sprawie sytuacja taka zaistniała, ponieważ bez racjonalnego uzasadnienia postępowanie w przedmiotowej sprawie na skutek skargi strony wniesionej do organu 20 lutego 2020 r. trwało ponad 5 lat. Dlatego w punkcie 3 sentencji wyroku Sąd na podstawie art. 149 § 1a p.p.s.a. stwierdził, że przewlekłość organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. O kosztach postępowania (wpis od skargi w kwocie 100 zł) orzeczono w punkcie 4 sentencji wyroku na podstawie art. 200, art. 205 § 1 i art. 210 § 2 p.p.s.a.